Bài giảng Quản trị học - Chương 8: Chức năng kiểm tra - Đoàn Gia Dũng

Chương 9 CHỨC NĂNG KIỂM TRA NỘ DUNG CỦA CHƯƠNG • Khái niệm kiểm tra • Mô hình lợi ích- chi phí của kiểm tra • Các kiểu kiểm tra • Cơ sở của công tác kiểm tra • Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh • Các phương pháp kiểm tra căn bản trong tổ chức Khái niệm kiểm tra • Kiểm tra là tiến trình nhằm đảm bảo hành vi và thành tích của nhân viên tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức, bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu. Khái niệm • Một hệ thống kiểm tra tốt cần có các yêu cầu sau: – Khách quan – Đầy đủ – Kịp thời – Chấp nhận được Mô hình lợi ích- chi phí kiểm tra Điểm cân bằng Mất Chi phí kiểm tra Lợi ích ròng tối ưu Điểm cân bằng Mất Thấp CaoTối ưu Zero Cao Chi phí & l ợi ích Mô hình lợi ích- chi phí kiểm tra • Mô hình là cơ sở để xác định mức độ kiểm tra hiệu quả nhất. – Khi ít có sự kiểm tra hay kiểm tra quá nhiều làm chi phí vượt lợi ích kiểm tra không hiệu quả – Kiểm tra hiệu quả là mức độ kiểm tra nằm trong khoảng hai điểm cân bằng Các kiểu kiểm tra CÁC TÀI NGUYÊN Các phương pháp Kiểm tra trước (Tiền kiểm) HOẠT ĐỘNG CÁC KẾT QUẢ Các phương pháp Kiểm tra quá trình ( Giám sát) Các phương pháp kiểm tra sau (Hậu kiểm) •Thông tin •Hoạt động điều chỉnh Các kiểu kiểm tra • Các kỹ thuật kiểm tra: – Kiểm tra trước: • Tuyển dụng và bố trí nhân sự • Kiểm tra vật tư • Dự toán vốn ngân sách • Lập và dự toán tài chính • Thẩm định dự án đầu tư Các kiểu kiểm tra • Các kỹ thuật kiểm tra: – Giám sát (kiểm tra hiệu chỉnh) • Quan sát và theo dõi tiến độ thi công • Đánh giá phần công việc Các kiểu kiểm tra • Các kỹ thuật kiểm tra: – Hậu kiểm • Phân tích báo cáo tài chính (so sánh với đối thủ cạnh tranh) • Kiểm tra chất lượng sản phẩm • Đánh giá thành tích của nhân viên Ví dụ về kiểm tra • Giả sử một hệ thống sản xuất gồm các công đoạn • Một dự án đầu tư có dòng tiền như sau: Hãy cho biết có nên đầu tư không ? 1 2 3 5 7 4 6 Để bảo đảm chất lượng đầu ra, cần kiểm tra như thế nào? Năm 0 Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 -200 80 80 90 60 Cơ sở của kiểm tra • Kiểm tra trước là cơ chế nhằm để giảm bớt các lỗi và tối thiểu hóa các nhu cầu để điều chỉnh • Kiểm tra hiệu chỉnh là một cơ chế làm giảm thiểu hoặc hạn chế các hành vi không hoặc kết cục không mong đợi nhờ vậy đạt được sự phù hợp với các tiêu chuẩn của tổ chức. Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh • Tiến trình kiểm tra hiệu chỉnh Xác định hệ thống Nhận dạng các đặc điểm chính (Mục tiêu chiến lược) Thiết lập các tiêu chuẩn Thu thập thông tin Tiến hành so sánh Nếu đạt, tiếp tục Nếu sai biệtChẩn đoán và hiệu chỉnh vấn đề Các phương pháp kiểm tra căn bản • Kiểm tra máy móc • Kiểm tra hữu cơ • Kiểm tra thị trường • Kiểm tra tài chính kế toán • Kiểm tra dựa trên tự động hoá Các phương pháp kiểm tra căn bản • Kiểm tra máy móc – Sử dụng nhiều các qui tắc và thủ tục bất cứ mọi lúc – Quyền hạn từ trên xuống, đề cao quyền lực vị trí – Các hoạt động dựa trên bảng mô tả công việc – Nhấn mạnh các phần thưởng bên ngoài công việc – Bỏ qua nhóm vì cho rằng mục tiêu nhóm xung đột với mục tiêu của tổ chức Các phương pháp kiểm tra căn bản • Kiểm tra hữu cơ – Sử dụng các qui tắc và thủ tục chỉ khi cần thiết – Sử dụng quyền hạn linh hoạt, nhấn mạnh quyền lực chuyên môn và mối liên hệ trong công việc – Dựa trên bảng mô tả công việc nhấn mạnh đến việc đạt được các mục tiêu. – Coi trọng cả hai phần thưởng bên ngoài và bên trong công việc ( công việc có ý nghĩa ) – Làm việc nhóm dựa trên việc cho rằng mục tiêu và các định mức của nhóm hỗ trợ đạt được các mục tiêu của tổ chức. Các phương pháp kiểm tra căn bản • Kiểm tra thị trường – Kiểm tra thị trường liên quan đến việc tập hợp các dữ liệu về doanh số, giá bán, chi phí và lợi nhuận để hướng dẫn việc ra quyết định và đánh giá kết quả Các phương pháp kiểm tra căn bản • Kiểm tra thị trường – Kiểm tra thị trường đòi hỏi : • Chi phí các nguồn lực sử dụng trong việc sản xuất ra kết quả phải được đo lường bằng tiền tệ • Giá trị của hàng hóa và dịch vụ sản xuất phải được xác định rõ ràng và được định giá. • Giá của hàng hóa và dịch vụ sản xuất phải được thiết lập có tính cạnh tranh • Hai cơ chế kiểm tra có thể đạt được yêu cầu này là: – Kế hoạch phân chia lợi nhuận – Quản lý khách hàng (thu thập thông tin phản hồi) Các phương pháp kiểm tra căn bản • Kiểm tra tài chính kế toán – Kiểm tra tài chính: bao gồm một cơ chế để ngăn ngừa hoặc hiệu chỉnh các lỗi phân bổ các nguồn lực Các phương pháp kiểm tra căn bản • Kiểm tra tài chính kế toán – Ba cơ chế của kiểm tra tài chính • Phân tích tài chính so sánh • Ngân sách: – Tiến trình phân loại các khoản chi đề nghị và kết nối chúng với mục tiêu. • Kiểm soát chi phí hoạt động Các phương pháp kiểm tra căn bản • Kiểm tra dựa trên tự động hoá – Liên quan đến việc sử dụng các quá trình tự điều chỉnh và độc lập với tác động của con người – Tự động hóa thường bao gồm việc liên kết các máy móc lại với nhau để thực hiện công việc. – Sử dụng các thiết bị hoặc công cụ tự điều chỉnh nhằm ngăn ngừa và hiệu chỉnh những sai lệch so với tiêu chuẩn được thiết lập.