Bài giảng Quản trị học - Chương 6: Chức năng tổ chức - Đoàn Gia Dũng

Chương 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC NỘI DUNG CỦA CHƯƠNG • Cấu trúc tổ chức • Thiết kế cấu trúc tổ chức CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Khái niệm cấu trúc tổ chức • Vai trò của cấu trúc tổ chức • Các khía cạnh phản ánh của cấu trúc tổ chức. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Khái niệm: – Mối liên hệ công việc diễn ra trong tổ chức (ai?, bộ phận nào đảm đương những nhiệm vụ gì?, ai báo cáo cho ai?) • Ví dụ: CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Vai trò của cấu trúc tổ chức – Ảnh hưởng đến chi phí (định phí) – Ảnh hưởng đến dòng thông tin (tốc độ, chất lượng, nội dung thông tin)-> Quyết định – Phân công thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh của cấu trúc tổ chức. – Sự khác biệt hóa – Sự tích hợp – Cấp bậc – Tầm hạn quản trị – Phân quyền CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh của cấu trúc tổ chức. – Sự khác biệt hóa • Sự khác biệt hóa trong tổ chức bao gồm những đơn vị khác nhau thực hiện những nhiệm vụ cụ thể thông qua những nhân viên có các phương pháp và các năng lực làm việc riêng biệt. • Phân công lao động: Hoạt động trong tổ chức được phân thành các công việc bộ phận • Chuyên môn hóa: Là quá trình xác định những nhiệm vụ cụ thể và giao chúng vào các bộ phận, nhóm hoặc các khu vực cụ thể. CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh của cấu trúc tổ chức. – Sự tích hợp • Sự liên kết chặc chẽ giữa các bộ phận khác nhau trong một tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu chung. SXuất Marketing Tài chính CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh của cấu trúc tổ chức. – Cấp bậc • Phản ánh mối liên hệ trên dưới giữa các cấp (theo chiều dọc). • Ai phải báo cáo cho ai? (nguyên tắc một người cấp dưới chỉ nhận lệnh từ một người cấp trên) CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh của cấu trúc tổ chức. – Tầm hạn quản trị • Tầm hạn quản trị ám chỉ số lượng nhân viên trực tiếp báo cáo cho một người. • Các nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị :  NLực của cả nhà quản trị và nhân viên dưới quyền.  Mức độ giống nhau hoặc không giống nhau các nhiệm vụ kiểm tra..  Sự xuất hiện các vấn đề mới phải giải quyết.  Mức độ rõ ràng các tiêu chuẩn và qui tắc CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh của cấu trúc tổ chức. – Tầm hạn quản trị • Ví dụ Tầm hạn kiểm soát rộng Tầm hạn kiểm soát hẹp CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh của cấu trúc tổ chức. • Phân quyền – Khái niệm: • Quá trình giao quyền hành cho một người hay một nhóm người để ra quyết định và thực thi – Mục đích: • Giảm bớt áp lực cho người đứng đầu • Đào tạo cấp dưới • Chia sẻ trách nhiệm CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh của cấu trúc tổ chức. • Phân quyền – Phân quyền hữu hiệu cần có: • Thiết lập mục tiêu và tiêu chuẩn • Làm rỏ • Thuyết phục • Công việc được thực thi có tính thành thạo • Huấn luyện • Thu thập thông tin kịp thời CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các khía cạnh phản ánh của cấu trúc tổ chức. • Phân quyền – Tập quyền • Tập quyền là tập trung quyền hạn ở nhà quản trị cấp cao – Các nhân tố tác động đến quyết định tập quyền hoặc phân quyền. • Chi phí phân quyền gia tăng, do khi phân quyền làm tăng chi phí kiểm soát • Nguy cơ mất quyền kiểm soát • Trùng lắp về thông tin • Sợ lu mờ vai trò THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Cấu trúc máy móc và cấu trúc hữu cơ • Tiến trình thiết kế cấu trúc tổ chức • Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế cấu trúc tổ chức • Các dạng cấu trúc tổ chức. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Cấu trúc máy móc và cấu trúc hữu cơ CƠ GIỚI HỮU CƠ Mối quan hệ cấp bậc cứng nhắc Nhiệm vụ cố định Nhiều quy tắc Kênh truyền thông chính thức Quyền hành quyết định tập trung Cơ cấu tổ chức cao hơn Sự cộng tác (cả chiều dọc và chiều ngang) Nhiệm vụ thích ứng Một vài quy tắc Truyền thông phi chính thức Quyền hành quyết định phi tập trung Cơ cấu tổ chức phẳng hơn THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Cấu trúc máy móc và cấu trúc hữu cơ STT CÁC KHÍA CẠNH XEM XÉT CẤU TRÚC MÁY MÓC CẤU TRÚC HỮU CƠ 1 Tính chất ổn định các nhiệm vụ đảm nhận Cụ thể và chuyên môn hoá Thay đổi theo môi trường 2 Các bộ phận được hình thành và hoạt động ổn định, ít thay đổi Không ổn định và thay đổi 3 Giao tiếp và ra quyết định giữa các bộ phận Theo quyền hành cấp bậc; Truyền thông theo chiều dọc Hai chiều dọc và chiều ngang 4 Dạng thông tin đề cao Chính thức Chính thức và không chính thức THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Tiến trình thiết kế cấu trúc tổ chức M ụ c ti ê u và các chiế n l ượ c củ a t ổ ch ứ c Thiế t kế công vi ệ c và phân b ổ vào các v ị trí trong t ổ ch ứ c Xây d ự ng mô hình t ổ ch ứ c Môi t r ườ ng n ộ i bộ c ủ a tổ ch ứ c Các n hân t ố bên n goài THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế cấu trúc tổ chức: – Môi trường – Chiến lược – Công nghệ – Nguồn nhân lực THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế cấu trúc tổ chức: – Môi trường • Môi trường thay đổi nhanh chóng sẽ xuất hỉện nhiều vấn đề mà nhà quản trị đối diện. • Khi môi trường thay đổi nhanh hơn, thường cần một cấu trúc tổ chức phân quyền. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế cấu trúc tổ chức: – Chiến lược: • Chiến lược khác nhau đòi hỏi sử dụng cấu trúc khác nhau. – Chiến lược khác biệt hóa cần một cấu trúc năng động, CL chi phí thấp có lẽ cần cấu trúc chính thức hơn – Việc gia tăng hôi nhập theo chiều dọc hoặc đa dạng hóa cũng cần có cấu trúc linh hoạt hơn. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế cấu trúc tổ chức: – Công nghệ • Sản xuất đơn chiếc • Sản xuất hàng loạt • Sản xuất theo dây chuyền THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế cấu trúc tổ chức: – Nguồn nhân lực • Số lượng • Kỹ năng • Trình độ BÀI TẬP TÌNH HUỐNG • Một công ty bán sản phẩm trên ba khu vực A, B, C trong đó khu vực A vừa làm luôn chức năng sản xuất. Ông tổng giám đốc dự kiến phát triển sản phẩm trên cả ba khu vực, vì vậy Ông cho phép các giám đốc khu vực có quyền chủ động rất lớn về tuyển dụng nhân viên và triển khai các hoạt động Marketing phù hợp với khu vực mình phụ trách. • Hãy cho biết mỗi khu vực nên có những phòng ban nào. Vẽ ra mô hình tổ chức của tổng công ty BÀI TẬP TÌNH HUỐNG • CẤU TRÚC TỔ CHỨC THEO KHU VỰC • Các bộ phận cấu thành • Khu vực A: – Sản xuất, Marketing, kế toán, nhân sự • Khu vực B – Marketing, kế toán, nhân sự • Khu vực C – Marketing, kế toán, nhân sự THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế theo chức năng – Thiết kế theo sản phẩm – Thiết kế theo địa lý – Thiết kế mạng THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế theo chức năng • Khái niệm: – Thiết kế cấu trúc theo chức năng có nghĩa nhóm các nhà quản trị và nhân viên theo lĩnh vực chuyên môn của họ và phân bổ nguồn lực để hoàn thành công việc của họ. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế theo chức năng • Ví dụ Giám đốc nhà máy Trưởng bộ phận, kỹ sư Trưởng bộ phận kế toán Trưởng bộ phận, hệ thống thông tin Trưởng bộ phận nguồn nhân lực Trưởng bộ phận thu mua THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế theo chức năng • Ưu điểm: – Hỗ trợ phát triển các kỹ năng chuyên môn hóa – Giảm sự phân tán nguồn lực và tăng sự phối hợp – Mở rộng sự phát triển và đào tạo nghề nghiệp trong lĩnh vực chức năng – Cho phép người giám sát và nhân viên chia sẽ các chuyên môn chung – Thúc đẩy việc ra các quyết định có chất lượng kỹ thuất cao THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế theo chức năng • Nhược điểm – Khó khăn để truyền thông – Xung đột về thứ tự ưu tiên về sản phẩm – Khó để phối hợp với nhau – Tập trung vào các vấn đề của bộ phận MÀ bỏ qua các lợi ích và mục tiêu của công ty – Phát triển các nhà quả trị theo hướng chuyên môn hẹp THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế theo sản phẩm • Khái niệm: – Thiết kế cấu trúc theo sản có nghĩa tất cả các chức năng để tạo ra một sản phẩm được đạt dưới quyền một nhà quản trị THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế theo sản phẩm • Ví dụ: Giám đốc nhà máy Marketing Hoạch định và kinh tế Cung cấp và phân phối Sản xuất Marketing Hoạch định và kinh tế Cung cấp và phân phối Sản xuất Phó chủ tịch, hoá chất Phó chủ tịch, dầu nhờn và chất sáp Phó chủ tịch, nhiên liệu Marketing Hoạch định và kinh tế Cung cấp và phân phối Sản xuất THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế theo sản phẩm • Ưu điểm – Cho phép thay đổi nhanh chóng trong tuyến sản phẩm – Cho phép nhin thấy viễn cảnh lớn về một tuyến sản phẩm – Đáp ứng nhu cầu của khách hàng – Vạch rỏ trách nhiệm đối với từng tuyến sản phẩm – Phát triển các nhà quản trị có thể thấu hiểu các tuyến chức năng THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế theo sản phẩm • Nhược điểm – Không cho phép sử dụng hiệu quả các kỹ năng và các nguồn lực – Không thuận lợi phối hợp các họat động xuyên suốt giữa các tuyến sản phẩm – Tăng sự xung đột trong việc phân bổ các nguồn lực giữa các tuyến sản phẩm – Giới hạn sự động viên nghề nghỉệp đối với các cá nhân bên ngoài tuyến sản phẩm THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế theo địa lý • Khái niệm: – Nhóm gộp tất cả các chức năng trong một khu vực địa lý dưới sự giám sát của một nhà quản trị THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế theo địa lý • Ví dụ: Tổng Giám đốc Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vự 2 Giám đốc khu vực 3 Giám đốc khu vực 4 Giám đốc khu vực 5 THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế theo địa lý • Ưu điểm: – Có năng lực và thiết bị sử dụng để sản xuất và (or) phân phối tất cả các sản phẩm trên một khu vực, tiết kiệm thời gian và chi phí – Tiện lợi để giải quyết các vấn đề riêng biệt phát sinh trên một khu vực – Thuận lợi để hiểu các mong muốn và các vấn đề của khách hàng – Làm cho việc sản xuất gắn bó chặt chẽ với nguyên vật liệu và nhà cung cấp THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế theo địa lý • Nhược điểm: – Rối loạn các chức năng ở các cấp độ khác nhau ở mỗi vùng hoặc từng đơn vị của nó – Xung đột giữa mục tiêu vùng và mục tiêu của tổ chức – Tăng thêm các cấp quản trị và tăng cường việc sử dụng các qui tắc thủ tục để phối hợp và bảo đảm nhất quán giữa các khu vực THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế mạng • Khái niệm – Cấu trúc được thiết kế để phối hợp cùng nhau một vài hoặc nhiều hoạt động giữa các hãng khác nhau và phối hợp với nhau để thực thi các mục tiêu cụ thể THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế mạng • Ví dụ: Spielberg Katzenberg Geffen (Films) (Animation) (Music) Computer Hardware/ Software Agents Makeup Artists Media RelationsTalent Scouts Actors Legal Future Games Marketing Technicians Costume Designers THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế mạng • Ưu điểm – Có đủ kiến thức và kỹ năng cụ thể từ các hãng khác nhau mà không phải thuê nhân công. – Thuê mướn đồng thời nhiều người có địa điểm khác nhau. – Cho phép các nhà quản trị có thể linh hoạt làm việc với các nhà cung cấp khác nhau, các khách hàng khác nhau và các tổ chức khác nhau. THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC • Các dạng cấu trúc tổ chức: – Thiết kế mạng • Nhược điểm – Các nhà quản trị cần phải giám sát thường xuyên chất lượng công việc được cung cấp từ các hãng khác – Người nhân viên trong các tổ chức có thể không bảo đảm các cam kết về giá trị khoảng thời gian như cái mà họ có trách nhiệm trong cam kết chung của tổ chức.