Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp - Chương II, Bài 2: Quản trị cơ sở dữ liệu và nguồn nhân lực hệ thống thông tin

CHƯƠNG II - BÀI 2: QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ NGUỒN NHÂN LỰC HTTT QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP BÀI GIẢNG Mục tiêu học tập Sau khi học xong phần này, chúng ta có thể nắm được: Thông tin đối với hoạt động của doanh nghiệp Các khái niệm chung về CSDL và cách thông tin doanh nghiệp được lưu trữ. Mô tả cách thức hoạt động, tổ chức hệ thống quản trị dữ liệu. Các khái niệm cơ bản về quản trị nguồn nhân lực hệ thống thông tin. 2 Các vấn đề quản trị Quản trị thông tin và ý nghĩa của thông tin tốt trong hoạt động kinh doanh của DN. Xác định các nguồn gây tác động xấu đến chất lượng thông tin DN và tác động của nó đến DN. Hiểu rõ giá trị và tầm quan trọng của quản trị cơ sở dữ liệu trong việc lưu trữ và bảo mật hiệu quả thông tin DN. Nhận dạng những thách thức của việc quản lý nguồn liệu và giải pháp quản lý. Quản trị nguồn nhân lực HTTT hiệu quả sẽ thúc đẩy quá trình phát triển của HTTT và hoạt động KD của DN. 3 Nội dung chính 1) Quản trị cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp 2) Quản trị nguồn nhân lực hệ thống thông tin 4 1. Quản trị cơ sở dữ liệu của DN Thông tin có ở mọi nơi trong và ngoài doanh nghiệp Nhân viên cần phải nhận được và xử lý nhiều dạng dữ liệu và thông tin ở những mức độ, dạng thức, và tính chi tiết khác nhau để đưa ra các quyết định Thu thập xử lý, sắp xêp, và phân tích thông tin thành công có thể giúp nhận diện rõ về những hoạt động của doanh nghiệp Các thông tin của doanh nghiệp được lưu trữ trong những cơ sở dữ liệu. Tài sản dữ liệu là một thế mạnh và tạo nên sự khác biệt cho DN. 5 1.1. Thông tin trong doanh nghiệp Thông tin giao dịch – Thông tin chứa trong một quy trình nghiệp vụ đơn lẻ hoặc một đơn vị công tác, và mục đích của nó là hỗ trợ việc thực hiện các nhiệm vụ tác nghiệp hàng ngày. Thông tin phân tích – mọi thông tin của tổ chức được hình thành với mục đích trước nhất là để hỗ trợ việc thực hiện nhiệm vụ phân tích cho các nhà quản lý. Các quyết định kinh doanh tốt hay không phụ thuộc vào chất lượng thông tin sử dụng cho việc ra quyết định đó. 6 1.1. Thông tin trong doanh nghiệp Đặc tính của thông tin có chất lượng: Thời gian Nội dung Hình thức Tiêu chí khác • Tính đúng lúc • Tính cập nhật • Tính thường xuyên • Tính thời đoạn • Tính chính xác • Tính phù hợp • Tính đầy đủ • Tính súc tích • Tính phạm vi • Rõ ràng • Chi tiết • Có thứ tự • Trình bày phù hợp • Phương tiện phù hợp • Độ an toàn • Độ tin cậy • Tính thích hợp • Tính dễ hiểu 7 1.1. Thông tin trong doanh nghiệp Nguyên nhân gây ra thông tin có chất lượng kém: Khách hàng trực tuyến có xu hướng nhập thông tin không chính xác để bảo vệ quyền riêng tư của họ Thông tin từ các hệ thống khác nhau có các dạng nhập và chuẩn nhập thông tin khác nhau  Những người điều hành trung tâm dịch vụ khách hàng bị phân tán nhập những thông tin sai Thông tin bên ngoài và thông tin từ các đối tác khác thường không phù hợp, thiếu chính xác và có lỗi 8 1.1. Thông tin trong doanh nghiệp Những ảnh hưởng xấu đối với doanh nghiệp có những thông tin chất lượng kém:  Không có khả năng bám sát khách hàng Khó xác định những khách hàng có giá trị Không có khả năng xác định các cơ hội bán hàng Marketing tới những khách hàng không tồn tại Khó giám sát doanh thu do các đơn đặt không chính xác Không có khả năng xây dựng quan hệ chặt chẽ với khách hàng => tăng áp lực của khách hàng 9 1.2 Cơ sở dữ liệu của DN  Các thông tin của doanh nghiệp được lưu trữ trong những cơ sở dữ liệu. Tài sản dữ liệu là một thế mạnh và tạo nên sự khác biệt cho DN.  CSDL là khối dữ liệu với mục đích chia sẻ một cách an toàn và hiệu quả cho nhiều ứng dụng của DN: dữ liệu xử lý tài chính, giao dịch, kế toán, nhân sự  Chức năng của CSDL trong DN  Lưu trữ thông tin  Đáp ứng các truy vấn tức thời  Thống kê, phân tích, dự báo  Thiết lập báo cáo 10 1.2. Cơ sở dữ liệu của DN CSDL doanh nghiệp chia làm hai mức:  CSDL mức tác nghiệp (chức năng, dự án): chứa các DL liên quan đến một lĩnh vực nghiệp vụ cụ thể hoặc phạm vi cục bộ. Các HT chức năng riêng lẻ chủ yếu làm việc với CSDL mức tác nghiệp.  CSDL mức toàn thể: Gồm các CSDL có phạm vi toàn DN hoặc bao gồm các dữ liệu quan trọng của toàn DN. Các HT chức năng tổng hợp thường làm việc với CSDL này. 11 1.2. Cơ sở dữ liệu của DN  Ưu điểm của Quản trị CSDL  Tăng tính linh hoạt  Tăng khả năng thực hiện  Giảm sự trùng lặp thông tin  Tăng chất lượng thông tin  Tăng độ an toàn cho thông tin  Các phần mềm quản trị CSDL là nền tảng để phát triển HT phần mềm chức năng xử lý DL doanh nghiệp, các HTTT quản lý 12 a) Hệ thống quản trị CSDL  Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System – DBMS) là phần mềm tạo và duy trì CSDL để các ứng dụng kinh doanh có thể khái thác DL một cách độc lập.  Một phần hệ thống cho phép định nghĩa, xây dựng và xử lý thông tin.  Định nghĩa: khai báo toàn bộ khung DL cùng các mô tả chi tiết về DL  Xây dựng: Lưu trữ DL lên bộ nhớ phụ  Xử lý: Truy vấn, cập nhật và phát sinh báo cáo 13 Những yếu tố cơ bản của HT quản trị CSDL Hệ thống quản trị CSDL Nhà quản trị dữ liệu Công nghệ và quản lý CSDL Hoạch định DL và pp mô hình hóa Người sử dụng 14 Các thành phần của hệ thống quản trị CSDL  Ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu: Xác định nội dung và cấu trúc của CSDL và xác định từng thành phần dữ liệu.  Ngôn ngữ thao tác dữ liệu: cho phép truy xuất, thêm, xóa, sửa chữa, sắp xếp dữ liệu trong CSDL.  Từ điển tra cứu dữ liệu: Các định nghĩa chuẩn tắc về các biến số trong CSDL, các thao tác về nội dung của CSDL. 15 Hoạt động của hệ thống quản trị CSDL Quản trị CSDL CSDL Từ điển DL Hệ điều hành Hệ quản trị CSDL Các chương trình ứng dụng -Phát triển CSLD -Tương tác DL -Bảo trì DL -Phát triển ứng dụng DBMS 16 Mục tiêu của hệ thống quản trị CSDL Hệ thống quản trị CSDL phải đảm bảo các mục tiêu: Dữ liệu sẵn dùng, tính toàn vẹn dữ liệu, an toàn DL, và độc lập DL.  Dữ liệu sẵn dùng (data availability): dữ liệu được tổ chức sao cho mọi người dùng có thể truy cập dễ dàng theo chức năng và cả nhiệm vụ của họ.  Tính toàn vẹn dữ liệu (data integrity): DL lưu trữ trong CSDL là đúng đắn và đáng tin cậy. 17 Mục tiêu của hệ thống quản trị CSDL (tt)  An toàn DL (data security): Chỉ những người dùng được phép mới có thể truy cập DL. Nếu nhiều người truy cập chung một mục DL thì DBMS không cho phép thực hiện những thay đổi gay mâu thuẫn DL.  Độc lập DL (data independency): DBMS phải cho người dùng được phép lưu trữ, cập nhật và rút DL hiệu quả mà không cần nắm chi tiết về cấu trúc của CSDL được biểu diễn và cài đặt như thế nào. 18 b) Tổ chức cơ sở dữ liệu Cấu trúc:  Tập trung: tất cả các file liên quan ở cùng một vị trí  Phân tán: toàn bộ hoặc từng phần CSDL được lưu trữ ở nhiều vị trí  Lặp: toàn bộ CSDL được lưu ở nhiều vị trí  Phi tập trung: những phần khác nhau của CSDL được lưu trữ ở nhiều vị trí 19 b) Tổ chức cơ sở dữ liệu  Tổ chức CSDL tập trung CSDL Máy tính trung tâm 20 b) Tổ chức cơ sở dữ liệu  Tổ chức CSDL phân tán CSDL CSDL CSDL Vị trí A Vị trí B Vị trí C 21 b) Tổ chức cơ sở dữ liệu Các xu hướng xây dựng CSDL mới:  Kho dữ liệu (Data Warehouse) và kỹ thuật khai thác dữ liệu (Dataminig)  Siêu CSDL liên kết mạng 22 Kho dữ liệu  Kho dữ liệu (Data Warehouse) – là một tập hợp logic thông tin, được sinh ra từ nhiều CSDL điều hành khác nhau, được sử dụng để tạo ra trí tuệ DN hỗ trợ cho việc phân tích KD và các hoạt động ra quyết định.  Mô hình dữ liệu đa chiều: CSDL chứa thông tin nhiều hướng.  Xử lý phân tích trực tuyến OLAP: Khả năng thực hiện, phân tích dữ liệu khối lượng lớn từ nhiều nguồn lực. 23 Kho dữ liệu  Các thành phần của kho dữ liệu TRUY XUẤT, CHUYỂN ĐỔI Truy nhập và phân tích DL THƯ MỤC THÔNG TIN NGUỒN DL BÊN TRONG NGUỒN DL BÊN NGOÀI DL HOẠT ĐỘNG VÀ LỊCH SỬ KHO DỮ LIỆU 24 Kho dữ liệu  Khai thác dữ liệu:  Được sử dụng bởi các hãng lớn  Cho phép đi từ DL khái quát đến DL chi tiết, sắp xếp hoặc trích lọc DL và thực hiện nhiều phương án phân tích thống kê.  Các hoạt động chính  Trực tiếp: Phân loại, ước tính, dự báo  Gián tiếp: Xâu chuỗi, mô tả, minh họa 25 Kho dữ liệu Ưu điểm khi sử dụng kho DL:  Có thể truy vấn và lập báo cáo mà không cần sử dụng hệ thống xử lý giao dịch TPS.  Có thể làm tăng tốc độ truy vấn và lập báo cáo bằng cách sử dụng lược đồ sao.  Những người không phải là chuyên gia về CNTT cũng vẫn có thể viết được đoạn truy vấn đơn giản.  Có thể xóa DL mà không cần can thiệp vào TPS. 26 Kho dữ liệu Nhược điểm khi sử dụng kho DL:  Kho dữ liệu đòi hỏi bảo trì tốt ⇒ tốn kém nhiều  Giá trị của nhiều DL có thể bị giới hạn  Nhiều ứng dụng chiến lược có thời gian sử dụng ngắn hoặc hoàn toàn không có tác dụng đối với người sử dụng HTTT ⇒ HT không thực hiệu quả.  Chi phí có thể vượt quá lợi ích mang lại. 27 Siêu cơ sở dữ liệu  Siêu CSDL là một CSDL sử dụng các liên kết siêu văn bản để tổ chức:  Các tập tin tài liệu  Các tập tin thực hiện  Các chỉ dẫn và cơ cấu tìm kiếm:  Các chỉ dẫn: một danh sách có cấu trúc xác định vị trí các trang văn bản ở trên mạng có liên quan đến một vấn đề xác định.  Cơ cấu tìm kiếm: Các chương trình giúp xác định vị trí các trang mạng phù hợp với từ khóa tìm kiếm của người sử dụng. 28 Siêu cơ sở dữ liệu  Liên kết ứng dụng Website với các siêu CSDL Internet Máy chủ WEB HTML Máy chủ ứng dụng Các ctrình tùy chỉnh Máy chủ CSDL CSDL Trình duyệt WEB 29 c) Lựa chọn CSDL phù hợp Lựa chọn phụ thuộc vào:  Tầm cỡ của ứng dụng  Hệ thống phần cứng và hệ điều hành sử dụng cho CSDL  Trình độ nhân viên  Hỗ trợ về chương trình  Chi phí  Tính linh hoạt trong vận hành 30 1.3. Các nguyên tắc quản lý CSDL  Các doanh nghiệp phải bảo vệ nguồn dữ liệu của mình chống lại sự xâm nhập bất hợp pháp và sự phá hỏng dữ liệu.  DN có thể thực hiện các bước để thực hiện bảo vệ dữ liệu: 1. Phát triển chiến lược phục hồi và sao lưu dữ liệu thích hợp 2. Lập kế hoạch khắc phục sự cố 3. Xây dựng hệ thống kinh doanh có khả năng thích ứng cao 31 Chiến lược sao lưu và phục hồi DL  Sao lưu : Tạo ra một bản sao chính xác cho toàn bộ hệ thống thông tin của doanh nghiệp.  Phục hồi: Là khả năng đưa hệ thống trở về hoạt động lại khi hệ thống bị xâm nhập trái phép hay bị phá hỏng. 32 Kế hoạch khắc phục sự cố  Kế hoạch khắc phục sự cố là một quy trình chi tiết để phục hồi thông tin hoặc hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin trong trường hợp xảy ra sự cố do bị xâm nhập trái phép hay phá hoại.  Vùng nóng: Là vùng phương tiện riêng được trang bị đầy đủ mà DN có thể ngay lập tức đưa vào sử dụng sau sự cố.  Vùng lạnh: Là vùng tách biệt không trang bị sẵn các thiết bị máy tính, nhưng là nơi nhân viên có thể chuyển đến sau sự cố. 33 Kế hoạch khắc phục sự cố  Chi phí khắc phục sự cố:  Chi phí mà DN phải chịu nếu không có thông tin và những công nghệ cần thiết.  Chi phí mà DN phải chịu để khắc phục sự cố Chi phí mà DN phải chịu nếu không có thông tin và những công nghệ cần thiết. Chi phí mà DN phải chịu để khắc phục sự cố Kế hoạch khắc phục sự cố về chi phí và thời gian 34 Các nguyên tắc quản trị CSDL của DN  Nhu cầu quản lý dữ liệu của DN là luôn tồn tại  DL có thể trích xuất ở nhiều cấp  Phần mềm ứng dụng phải được tách riêng khỏi CSDL  Phần mềm ứng dụng nên được phân loại theo cách mà nó xử lý DL và được thiết kế độc lập  DL nên nhập vào HT chỉ một lần  Cần phải kiểm dữ liệu một cách chính xác và đầy đủ trước khi nhập. 35 Các nguyên tắc quản trị CSDL của DN Nhà quản trị CSDL cần  Xác đinh, tổ chức cấu trúc nội dung CSDL  Phát triển quy trình bảo mật  Phát triển tài nguyên CSDL  Bảo trì hệ thống CSDL 36 2. Quản trị nguồn nhân lực HTTT Quản trị nguồn nhân lực HTTT là các chính sách và hoạt động chức năng để thu hút, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực hiểu biết CNTT nói chung và HTTT nói riêng, nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả DN lẫn nhân viên. Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực HTTT: Thu hút nguồn nhân lực có hiểu biết về công nghệ và kỹ thuật. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Duy trì nguồn nhân lực. 37 Mô hình hệ thống nguồn nhân sự CNTT Hồ sơ nhân lực CNTT Nhu cầu nhân lực CNTT Nguồn cung nhân lực CNTT DN cần nguồn lực CNTT Đơn vị đào tạo Tổ chức sử dụng khác Nhân lực CNTT 38 Bộ máy nhân sự HTTT trong DN 39 Bộ máy nhân sự HTTT trong DN HTTT Nâng cao đóng góp của con người Giới hạn đóng góp của con người Nhà quản trị Tăng cường vai trò của nhà quản lý Làm giảm vai trò của nhà quản lý Mô hình đóng góp nhân lực và vai trò của nhà quản lý 40 Bộ máy nhân sự HTTT trong DN Giám đốc thông tin CIO (Chief Information Officer ) chịu trách nhiệm về hiệu quả tổng thể của HTTT trong DN và quản lý các nguồn tài nguyên thông tin. CIO là thành viên của ban giám đốc. Trong một số DN, đây là một trong những nhiệm vụ của một thành viên hội đồng quản trị. Các chuyên gia HTTT: là nhà phân tích hệ thống, lập trình viên, nhà quản trị mạng, nhà quản trị CSDL, nhân viên đứng máy Người dùng cuối: tất cả những người sử dụng HTTT trong DN, các cấp quản lý, cho đến các nhân viên tác nghiệp. Cần đào tạo sử dụng cho người dùng cuối các chức năng phần mềm được trang bị. 41 Nhà quản trị HTTT trong DN CIO Hỗ trợ Thu nhận / phát triển Điều khiển HTTT chiến lược HTTT quản lý Thiết bị máy tính Nhập dữ liệu Mạng lưới Web bảo trì Lập trình Phát triển Web Phần mềm lựa chọn Sửa đổi phần mềm Trợ giúp khách hàng Truyền thông Đào tạo 42 Nhà quản trị HTTT trong DN Nhà quản trị HTTT cần có kiến thức về kỹ thuật công nghệ. Nhà quản trị hệ thống thông tin cần được đào tạo về kinh doanh, giao tiếp, kế toán. Nhà quản trị cần có các kỹ năng: có kinh nghiệm về phần mềm và kỹ thuật công nghệ phù hợp với công việc, vừa có khả năng quản lý kinh doanh tốt. Người quản trị HT cần có khả năng giao tiếp tốt, khả năng lãnh đạo bởi vì họ không chỉ tiếp xúc với nhân viên mà còn với nhiều người khác bên trong cũng như bên ngoài công ty. 43 Câu hỏi 1. Trình bày thông tin doanh nghiệp và vai trò của thông tin chất lượng trong kinh doanh của DN. Nguyên nhân tạo ra thông tin chất lượng kém? Thông tin chất lượng ảnh hưởng đến DN thế nào? 2. Trình bày hệ quản trị CSDL và hoạt động,mục tiêu của nó. Hãy nêu cách tổ chức CSDL trong DN? Những điểm cần lưu ý nào khi lựa chọn CSDL cho DN? 3. Hãy trình bày các nguyên tắc quản trị CSDL trong DN. 4. Trình bày khái niệm quản trị nguồn nhân lực HTTT và bộ máy HTTT trong DN. 5. Trình bày vai trò của CIO, các chuyên gia HTTT và người dùng cuối. Chuyên viên về quản trị HTTT trong DN cần những yêu cầu gì? Phân tích các yêu cầu đó 44