Bài giảng Quản trị hành vi tổ chức - Chương 4: Cơ sở của hành vi nhóm - Huỳnh Minh Triết

CHƯƠNG 4 CƠ SỞ CỦA HÀNH VI NHÓM PHẦN 3: QUẢN TRỊ HÀNH VI CẤP ĐỘ NHÓM YÊU CẦU  Phân biệt được nhóm chính thức và nhóm không chính thức.  Lý giải các nguyên nhân khiến người lao động tham gia vào các nhóm.  Thấy được sự ảnh hưởng của sự thay đổi về vai trò cá nhân, chuẩn mực nhóm, tính liên kết, quy mô và thành phần nhóm đến hành vi cá nhân trong nhóm.  Giải thích tác động của tư duy nhóm đối với việc ra quyết định và lựa chọn phương pháp ra quyết định hiệu quả. I. Khái niệm và phân lọai nhóm •1.1. Khái niệm Nhóm là một tổ chức gồm 2 hay nhiều cá nhân tương tác và phụ thuộc lẫn nhau nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể. 1.2. Phân loại Nhóm chính thức Nhóm không chính thức II. Lý do hình thành nhóm •LÝ do an toàn: Mọi người cảm thấy mạnh mẽ và tự tin hơn khi họ thuộc vào một nhóm nào đó •Lý do hội nhập: Các nhóm có thể đáp ứng nhu cầu xã hội. Mọi người có thể phát triển mối quan hệ khi là thành viên nhóm. •Lý do tạo sức mạnh: Điều gì một cá nhân riêng lẽ không thể đạt được lại thường có thể đật được thông qua hành động nhóm III. Nhóm các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi cá nhân trong nhóm 3.1. Vai trò của cá nhân trong nhóm 3.2. Chuẩn mực nhóm 3.3. Tính liên kết nhóm 3.4. Quy mô nhóm 3.5. Thành phần nhóm 3.6. Địa vị cá nhân trong nhóm 3.1. Vai trò của cá nhân trong nhóm  Mỗi người có nhiều vai trò  Hành vi của con người thay đổi theo vai trò của họ trong nhóm  Khả năng chuyển đổi vai trò một cách nhanh chóng khi nhận thấy tình huống và nhu cầu cần phải có những thay đổi.  Sự xung đột về vai trò khi việc tuân thủ một yêu cầu về vai trò này lại xung đột với một yêu cầu của vai trò khác 3.2. Chuẩn mực nhóm  Là các tiêu chuẩn hành vi trong khuôn khổ một nhóm mà các thành viên phải tuân thủ  Ở đây ta chỉ xét các chuẩn mực liên quan đến công việc  Các chuẩn mực khi được nhóm nhất trí và chấp thuận, thì chúng có ảnh hưởng lớn đến hành vi của các thành viên trong nhóm 3.2. Chuẩn mực nhóm tt  Các nhóm thường gây áp lực đối với thành viên của mình để đưa hành vi của họ vào khuôn khổ những chuẩn mực của nhóm - N/c Hawthorne: xác định mối quan hệ môi trường vật chất (độ chiếu sáng và điều kiện làm việc khác) và năng suất lao động==> cường độ ánh sáng chỉ là một nhân tố ảnh hưởng thứ yếu trong số nhiều nhân tố tác động đến năng suất 3.2. Chuẩn mực nhóm tt - N/c tại Western Electric: cách ly một nhóm phụ nữ khỏi môi trường làm việc bình thường và giám sát hành vi của họ chặt chẽ hơn. Cuộc quan sát kéo dài trong nhiều năm ==> năng suất lao động của nhóm này tăng liên tục bởi ý nghĩ về địa vị “đặc biệt” bởi những người phụ nữ 3.2. Chuẩn mực nhóm tt - N/c nhóm nhân viên làm việc tại ngân hàng để xem tác động của việc áp dụng chế độ lương và thưởng và chuẩn mực nhóm đối với hành vi của người lao động ==> Năng suất lao động không tăng 3.2. Chuẩn mực nhóm tt Kết luận - Hành vi và tình cảm của một nhân viên có liên quan mật thiết - Nhóm có ảnh hưởng rất lớn đến hành vi cá nhân - Lợi ích kinh tế là nhân tố quyết định kết quả làm việc của nhân viên, nhưng không mạnh mẽ bằng các chuẩn mực, những tình cảm và tính bảo đảm trong nhóm 3.2. Chuẩn mực nhóm tt N/C Solomon Asch: Nhóm có thể có áp lực buộc các thành viên phải thay đổi thái độ và hành vi của mình cho phù hợp với chuẩn mực của nhóm 3.3. Tính liên kết nhóm  Là mức độ mà các thành viên gắn kết với nhau và nó có ảnh hưởng đến năng suất của nhóm  Mối liên hệ giữa tính liên kết – năng suất nhóm phụ thuộc vào các chuẩn mực có liên quan đến kết quả mà nhóm đã thiết lập ra. - Tính liên kết càng cao thì các thành viên càng tuân theo các mục tiêu của nhóm. Nếu mục tiêu có liên quan đến kết quả thực hiện công việc mà nhóm đặt ra ở mức độ cao, nhóm liên kết sẽ tỏ ra năng suất hơn 3.3. Tính liên kết nhóm tt Biện pháp - Giảm quy mô nhóm - Khuyến khích các thành viên đồng tình ủng hộ các mục tiêu nhóm - Tăng lượng thời gian mà các thành viên nhóm ở bên nhau - Tăng địa vị của nhóm và tầm quan trọng được là thành viên trong nhóm - Thúc đẩy cạnh tranh với các nhóm khác - Trao phần thưởng cho nhóm chứ không phải cho các thành viên 3.4. Quy mô nhóm  Có ảnh hưởng đến hành vi tổng thể của nhóm. – Nhóm nhỏ: hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn nhóm lớn – Nhóm lớn: thường đạt điểm cao hơn nhóm nhỏ Nguyên nhân dẫn đến tình trạng ỷ lại. Ỷ lại là xu hướng mà các cá nhân khi làm việc tập thể ít nổ lực hơn so với khi làm việc một mình 3.4. Quy mô nhóm tt  Dự đoán kết quả n/c của Ringelmann: nỗ lực của nhóm ít ra cũng ngang bằng với tổng nổ lực của từng cá nhân trong nhóm  Kết quả tìm được khác hẳn: nhóm 3 người: chỉ bỏ 1 nổ lực lớn gấp 2,5 lần; nhóm 8 người: nổ lực <4 lần  ===>Vịêc gia tăng quy mô nhóm có quan hệ nghịch với thành tích cá nhân 3.5. Thành phần nhóm  Hoạt động nhóm đòi hỏi nhiều kỷ năng và kiến thức khác nhau nhóm không đồng nhất sẽ hiệu quả hơn các nhóm đồng nhất  Nhóm không đồng nhất về mặt giới tính, tính cách, quan điểm  có nhiều khả năng là nhóm đó có những đặc điểm cần thiết để hoàn thành một cách có hiệu quả các nhiệm vụ của mình 3.5. Thành phần nhóm tt  Sự khác biệt về chủng tộc cũng ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của nhóm, ít nhất là trong thời gian ngắn trước mắt. - Thuận lợi của đa dạng văn hóa: nhân tố quý báu để thực hiện những công việc đòi hỏi nhiều cách nhìn khác nhau - Khó khăn: trong học cách làm việc với nhau và giải quyết vấn đề 3.6. Địa vị cá nhân trong nhóm  Địa vị: là sự phân bậc trong phạm vi 1 nhóm  Có thể đạt được một cách chính thức: do tổ chức quyết định, thông qua các chức vụ nhất định  Gắn liền với lợi ích: lương cao, quyền quyết định nhiều hơn, lịch trình làm việc dễ chịu hơn 3.6. Địa vị cá nhân trong nhóm tt  Có thể đạt được không chính thức nhờ những đặc điểm cá nhân như trình độ giáo dục, tuổi tác, giới, kỷ năng hay kinh nghiệm được những người khác trong nhóm đánh giá cao  Địa vị không chính thức cũng quan trong như địa vị chính thức ===> Là nhân tố quan trọng trong việc hiểu biết hành vi IV. Quyết định nhóm 4.1. Quyết định cá nhân và quyết định nhóm 4.2. Tư duy nhóm và việc ra quyết định 4.3. Phương pháp ra quyết định nhóm 4.1. Quyết định cá nhân và quyết định nhóm  Ưu thế của quyết định cá nhân - Tốc độ: là một ưu thế chủ yếu trong việc ra quyết định cá nhân - Trách nhiệm rõ ràng trong quyết định cá nhân - Các quyết định cá nhân thường chuyển tải các giá trị nhất quán 4.1. Quyết định cá nhân và quyết định nhóm tt  Ưu thế của quyết định nhóm: do nhóm thường tạo ra nhiều thông tin và kiến thức toàn diện hơn trong qúa trình ra quyết định Nhóm thường đưa ra những quyết định có chất lượng cao hơn  Nhóm thường đi đến sự chấp thuận mạnh mẽ hơn đối với một giải pháp 4.1. Quyết định cá nhân và quyết định nhóm tt  Áp dụng: tùy từng hoàn cảnh sẽ áp dụng hình thức ra quyết định phù hợp. Vd: quyết định cá nhân được áp dụng khi quyết định đó không quan trọng và không đòi hỏi có sự cam kết của cấp dưới đối với sự thành công  Nên cân nhắc giữa tính hiệu lực với tính hiệu quả. QĐ nhóm thường có hiệu lực cao nhưng hiệu quả kém hơn QĐ cá nhân 4.2. Tư duy nhóm và việc ra quyết định  ĐN: tư duy nhóm là hiện tượng xảy ra khi các thành viên nhóm quá say mê tìm kiếm sự tán thành đến nỗi mà chuẩn mực về sự đồng thuận trở nên quan trọng đối với việc đánh giá thực tiển và ra quyết định về đường lối hành động.  Tư duy nhóm gây áp lực đối với các quan đỉêm thiểu số và không phổ biến 4.2. Tư duy nhóm và việc ra quyết định tt  Đặc điểm: - Các thành viên nhóm hợp lý hóa bất kỳ sự phản kháng nào đối với giả thuyết mà họ đã đưa ra - Các thành viên gây áp lực, buộc mọi người phải ủng hộ cho sự lựa chọn mà đa số đã đưa ra - Để tạo diện mạo về sự đồng thuận nhóm, những người có ý kiến đối lập với đa số thường giữ yên lặng và sự yên lặng này được hiểu là đồng ý. 4.2. Tư duy nhóm và việc ra quyết định tt  Tư duy nhóm thường ảnh hưởng tiêu cực đến việc ra QĐ  Các yếu tố ảnh hưởng tư duy nhóm: – Tính gắn kết của nhóm: Ưu điểm: các nhóm có tính gắn kết cao thường bàn luận nhiều hơn và đưa ra nhiều thông tin hơn Khuyết: làm nản lòng ý kiến bất đồng 4.2. Tư duy nhóm và việc ra quyết định tt – Hành vi người lãnh đạo: nhà quản lý nên phấn đấu để có được một phong cách lãnh đạo cởi mở – Sự cách ly của nhóm với người ngoài: nhà quản lý nên tránh để cho nhóm tự tách mình khỏi các nguồn bên ngoài. Nhóm cách ly thường mất đi quan điểm và tính khách quan – Áp lực về thời gian: cần giảm thiểu ảnh hưởng của sự hạn chế về thời gian – Không tuân theo những bước ra QĐ có căn cứ khoa học: cần giảm tối đa 4.3. Phương pháp ra quyết định nhóm  Phổ biến nhất diễn ra trong các nhóm tương tác trực diện hạn chế: thường gây áp lực buộc các thành viên trong nhóm phải tuân thủ quan điểm chung  Phát triển tư duy, kỹ thuật nhóm danh nghĩa và hội họp điện tử là PP ra QĐ tốt nhất – Phát triển tư duy: áp dụng 1 quá trình tạo ý tưởng, khuyến khích cá nhân nêu ra ý kiến của mình về khả năng lựa chọn hoặc giải quyểt vấn đề bất kể chúng tốt hay chưa tốt  đơn thuần là một quá trình tạo ra ý tưởng 4.3. Phương pháp ra quyết định nhóm  PP sử dụng nhóm danh nghĩa: gồm những bước sau – Mỗi thành viên trong nhóm độc lập viết ra những ý tưởng của mình về vấn đề cần giải quyết – Mỗi thành viên nêu ra ý kiến của mình và các ý kiến đó được ghi chép lại – Nhóm tiến hành thảo luận và đánh giá các ý tưởng được nêu ra – Mỗi thành viên xếp hạng các ý kiến một cách yên lặng và độc lập  Cho pháp nhóm gặp nhau chính thức nhưng không hạn chế tư duy độc lập của các thành viên 4.3. Phương pháp ra quyết định nhóm  PP hội họp điện tử: pp mới, là sự kết hợp pp nhóm danh nghĩa + công nghệ tin học  Những người tham gia ngồi trước máy tính đã nối mạng. Vấn đề được nêu ra cho tất cả mọi người và họ đánh câu trả lời của mình lên màn hình máy tính. Bình luận cá nhân, tổng số phiếu bầu được phóng lên màn hình to trong phòng