Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 7: Công tác nhân sự văn phòng - Nguyễn Văn Báu

Chương 7CÔNG TÁC NHÂN SỰ VĂN PHÒNG1. Tuyển dụng nhân viên văn phòng1.1. Các vị trí văn phòng tuyển dụng - Trợ lý lãnh đạo - Thư ký lãnh đạo - Cán bộ tổng hợp - Nhân viên đánh máy - Nhân viên văn thư - Nhân viên lưu trữ - Nhân viên hành chính - Nhân viên kế toán - Nhân viên trực điện thoại - Nhân viên phục vụ (kỹ thuật, lái xa, bảo vệ) Khi tuyển dụng người quản trị hành chính văn phòng cần xác định- Vị trí cần người như thế nào? - Vị trí đó có vai trò như thế nào trong hoạt động của văn phòng, cơ quan?- Điều gì sẽ xảy ra nếu như không có ai làm ở vị trí đó?- Công việc đó có thể chia sẻ cho các bộ phận khác trong cơ quan?1.2. Các hình thức tìm kiếm ứng cử viên  + Đăng quảng cáo  + Thuê dịch vụ tuyển dụng + Đề nghị nhân viên giới thiệu + Tham gia hội chợ việc làm + Tiếp cận các cơ sở đào tạo 1.3. Xét hồ sơ Kiểm tra các thông tin ứng cử viên ghi trong hồø sơ + Lịch sử làm việc không rõ ràng + Các khoảng trống trong công việc + Thay đổi chỗ làm liên tục + Thay đổi công việc + Hồ sơ cẩu thả + Và những thông tin không chính xác về kinh nghiệm, về thành tích1.4. Tổ chức phỏng vấn- Mục đích của phỏng vấn để đánh giá:  + Kiến thức và kỹ năng + Trình độ và kinh nghiệm + Các yếu tố cá nhân- Các hình thức phỏng vấn: + Phỏng vấn theo cấu trúc + Phỏng vấn tự do- Điều kiện, tiêu chuẩn để lựa chọn cán bộ, nhân viên văn phòng: + Vị trí trợ lý + Thư ký lãnh đạo + Nhân viên văn thư + Nhân viên lưu trữ + Nhân viên phục vụ + Nhân viên tổng hợp Hình ảnh phỏng vấnMột số câu hỏi thường gặp khi tuyển dụng các vị trí văn phòng1. Vì sao bạn chọn nghề văn phòng?2. Có kỹ năng gì để thực hiện các công việc VP3. Bạn có biết đặc điểm lao động văn phòng trong các doanh nghiệp?4. Bạn yêu cầu mức lương cơ bản bao nhiêu?5. Bạn thích làm việc một mình hay cùng làm việc với những người khác?6. Bạn sẽ nghĩ gì nếu công ty yêu cầu bạn làm thêm ngoài giờ hành chính.7. Theo bạn để làm tốt công việc hành chính nhân viên văn phòng cần có hiểu biết gì về cơ quan?Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng STVB?- Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng lập kế hoạch?- Đặt câu hỏi/tình huống kiểm tra kỹ năng thu thập thông tin?- Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng giao tiếp hành chính (Kỹ năng giao tiếp điện thoại, kỹ năng ứng xử đối với các nhân viên) - Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng tổ chức cuộc họp - Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng tiếp khách2. Đánh giá, khen thưởng2.1. Đánh giá- Phẩm chất cá nhânCác văn phòng sử dụng tiêu chí đánh giá này để đánh giá sự hoà nhập của nhân viên với tổ chức, tinh thần đồng đội Ví dụ: nhân viên trực điện thoại phải có giọng nói nhẹ nhàng, thư ký phải có tính cẩn thận, trung thực và trách nhiệm- Hoàn thành công việc  Dùng để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên bằng cách so sánh kết quả công việc với mục tiêu đã đặt trước, các tiêu chí đánh giá là khối lượng công việc, chất lượng công việc và thời hạn hoàn thành công việc- Kỹ năng làm việc Đánh giá việc thực hiện các công việc dựa trên các phương pháp thực hiện công việc. Ví dụ đối với nhân viên giao tiếp thì thực hiện các kỹ năng gì? Đối với công việc tư vấn cần phải thực hiện kỹ năng phân tích tình huốngCác lỗi thường gặp khi đánh giá+ Đánh giá theo khuynh hướng bình quân Khi đánh giá theo khuynh hướng này sẽ không có hạng cao hoặc không có hạng thấp, các nhân viên kết quả giống nhau. Nguyên nhân của việc đánh giá như vậy là do kết quả không rõ ràng hoặc người quản trị muốn tránh rủi ro+ Quá dễ dãi hoặc khắt khe+ Thành kiến cá nhân2.2. Khen thưởng- Thăng chức cho nhân viên. Người quản trị chú ý tới hai vấn đề liệu nhân viên có hoàn thành công việc được giao hay không? Họ có sẵn sàng tiếp nhận công việc được giao hay không? Con người ham lực chức vụ - Trả lương hiệu quả Tiền không phải là động cơ duy nhất kích thích nhân viên của bạn, nhưng nếu quá ít sẽ làm giảm động cơ một cách mạnh mẽ. Do đó, phần thưởng về tài chính vẫn được xem là nguồn động viên lớn.+ Trả lương theo kết quả công việc Hình thức này theo sản phẩm, theo lý thuyết hình thức này sẽ là động lực tốt nhất đẻ kích thích nhân viên tăng năng xuất. Tuy nhiên, nhân viên văn phòng khó áp dụng theo hình thức này. Bởi vì chức năng của văn phòng là phục vụ do vậy khó có thể đánh giá theo sản phẩm.+ Tiền thưởng. Chế độ tiền thưởng có thể áp dụng cho từng đối tượng, nếu nhân viên nào có thành tích cao sẽ có tiền thưởng nhiềuTrong văn phòng ít sử dụng hình thức này vì sao (không phải là đơn vị trực tiếp tạo ra sản phẩm, nhưng tạo ra năng xuất ví dụ sáng kiến )+ Sử dụng các phần thưởng khuyến khíchTrong nhiều trường hợp thì một phần quà, tặng phẩm sẽ khuyến khích nhân viên một cách hiệu quả, bằng khen, giấy khenNgoài ra, những lời khen ngợi như cũng chính là một hình thức thưởng.3. Xử lý xung đột văn phòng+ Xung đột trở nên tiêu cực khi các nhóm làm việc với nhau không thể hiện sự hợp tác, làm tăng thêm tính bất đồng, dẫn tới các hành động vô trách nhiệm và các vấn đề đạo đức bị xâm hại, trong cơ quan chia bè cánhTuy nhiên, xung đột cũng có tính tích cực của nó như là lôi kéo được mọi nguời tham gia giải quyết các vấn đề quan trọng, giúp các cá nhân phát triển sự hiểu biết và các kỹ năng, xây dựng sự hợp tác giữa mọi người thông qua việc học hỏi người khác Mức độ xung đột văn phòng Xung đột tối thiểu  Không có biểu hiện mất đoàn kết, không bất đồng quan điểm, không chia bè cánh, thành công của các nhân viên không làm tổn thương đến nhau. Nhưng vẫn có sự cạnh tranh giữa các nhân viên hoăïc các bộ phận trong văn phòng. Xung đột trung bình Môi trường làm việc các nhân viên có thể tin cậy lẫn nhau, dung hòa, các thành viên trong cùng nhóm hay cùng văn phòng không phá nhau. Sự xung đột biểu hiện ngầm nhưng khi phát hiện vẫn có thể phủ nhận được. Xung đột căng thẳng - Nguyên nhân của xung đột + Khả năng lãnh đạo yếu kém + Môi trường làm việ thiếu sự cởi mở + Quyền lợi của các bên bị đối lập + Quan điểm của các thành viên trong văn phòng đặc biệt là nhân viên không được để ý. + Đối lập về văn hóaXử lý xung đột văn phòng - Người quản trị sử dụng quyền lực của người quản trị hoặc các mối quan hệ cá nhân đối với đối tượng gây xung độ cũng có thể sử dụng các kiến thức chuyên môn.- Băng uy tín hoặc nghệ thuật của người quản trị thuyết phục đối tượng thay đổi quan điểm nghĩ, đặt niềm tin cho họ,tạo cơ hội cho nhân viên thể hiện ý tưởn, khích lệ những giá trị của nhân viên làm cho nhân viên thay quan trọng, từ đó tạo nên không khí làm việc vui vẻ.- Tìm hiểu các lý do để tìm đến điểm chung từ đó tìm ra giải pháp cho nhân viên. Khi giải quyết tập trung vào vấn đề không nên tập trung vàp con người- Các bước giải quyết khi xung đột xảy ra. Bước 1: Tìm kiến sự đồng cảm Tìm hiểu các nguyên nhân gây ra cảm xúc mỗi bên, tìm nhu cầu cảm xúc sau chưa được đáp ứng và đặt câu hỏi điều gì sẽ làm cho họ cảm thấy tốt hơn Bước 2: Làm rõ các mục tiêu chính của bạn trõng việc tìm kiếm giải pháp là gìBước 3: Tìm giải pháp, Người quản trị càng đưa nhiều giải pháp càng tốt, cân nhắc ý nghĩa của từng giải phápXử lý vi phạm trong văn phòngChúng ta biết rằng, mục tiêu của bất kỳ phòng, ban, cá nhân nào trong tổ chức đều phải phù hợp với mục tiêu chung của cơ quan và tất cả mọi điều đi ngược lại hay nguy hại đến mục tiêu chung đều phải được điều chỉnh ngay.Ngoài ra, người quản trị cũng cần tỏ rõ thái độ và quan điểm của mình đối với những hành động làm tổn hại mục tiêu của cơ quan, đừng giữ thái độ chung chung không rõ ràng, dứt khoát theo kiểu thế nào cũng được. Điều này sẽ càng làm cho các mâu thuẫn cá nhân có điều kiện phát triển. Theo Quy chế cơ quan Đối với các tổ chức và các đơn vị kinh tế xử lý theo quy chế như phạt tiền, hạ bậc lương- Theo các quy định của nhà nước. Đối với các bộ công chức nhà nước xử lý theo pháp lệnh cán bộ công chức (luật công chức)