Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 5: Cung cấp thông tin văn phòng - Nguyễn Văn Báu

Chương 5CUNG CẤP THÔNG TIN VĂN PHÒNG1. Ý nghĩa và vai trò thông tin trong hoạt động của các cơ quan- Ý nghĩa của thông tin + Thông tin trao đổi và mua bán. + Thông tin tạo ra của cải vật chất. + Thông tin để quyết định vấn đề chính xác hơn + Thông tin làm tăng sự hiểu biết, nhận thức của con người. Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý và kinh doanh+ Thông tin là cơ sở là của hoạt động quản lý.+ Thông tin để giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác.+ Thông tin làm tăng hiệu quả trong hoạt động quản lý và kinh doanh+ Tiết kiệm thời gian cho hoạt động quản lý- Yêu cầu đối với thu thập, cung cấp thông tin- Biết yêu cầu cần thông tin của người lãnh đạo.- Rõ ràng, đầy đủ, chính xác.- Thông tin phù hợp với yêu cầu của người sử dụng.- Thông tin kịp thời đúng lúc. 2. Quy trình thu thập và cung cấp thông tin2.1. Xác định nhu cầu thông tin Nhu cầu tức thờiNhu cầu thường xuyen - Thông tin pháp luật. - Thông tin quản ly hành chính. - Thông tin thời sự. - Thông tin chuyên môn cơ quan - Thông tin về tổ chức, bộ máy cơ quan - Thông tin về nhân sự trong cơ quan - Thông tin về đối tác, khách hàng hoặc đối tượng quản lý2.2. X/đ nguồn gốc và cơ quan lưu trữ thông tin - Xác định cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành thông tin. - Cơ quan lưu trữ thông tin. - Dịch vụ thông cung cấp thông tin.2.3. Thu thập và xử lý thông tin - Thông tin pháp luật (cơ quan ban hành thông tin) - Thông tin quản ly hành chính. (nguồn gốc và hình thức thông tin) - Thông tin thời sự. (cơ quan ban hành và kênh cung cấp thông tin) - Thông tin chuyên môn cơ quan (Bộ phận trong cơ quan)2.3. (tiếp) - Thông tin về tổ chức, bộ máy cơ quan (văn thư lưu trữ hoặc bộ phận tổ chức) - Thông tin về nhân sự trong cơ quan (tổ chức hành chính nhân sự) - Thông tin về đối tác, khách hàng hoặc đối tượng quản lý (nguồn gốc, xuất xứ, nội dung, tính logic thông tin)3. Lưu trữ thông tinTheo nội dungTheo tính chấtTheo hình thức, vật mang tin Việc lụa chọn hình thức phân loại và sắp xếp dựa vào lĩnh vực hoạt động của cơ quan.4. Cung cấp thông tin- Cung cấp thông tin bằng văn bản+ Viết báo cáo (thường kỳ, đột xuất), các loại văn bản khác tường trình, công văn, thông báo(khi viết cần trình bày rõ ràng mạch lạc rõ ý)+ Photocopy văn bản- Cung cấp thông tin qua email (chú ý đến việc viết emai, không nên cẩu thả)- Cung cấp thông tin qua điện thoại (có sự chuẩn bị kỹ về các nội dung, thông tin cần trình bày)- Cung cấp thông tin bằng lời (các số liệu phải được ghi chính xác, có cơ sở)