Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 4: Tổ chức cuộc họp - Nguyễn Văn Báu

Chương 4TỔ CHỨC CUỘC HOPI. Công việc chuẩn bị1. Mục đích của các cuộc họpHọp để trao đổi thông tin + Cung cấp thông tin + Thu thập thông tin + Trao đổi thông tin- Họp để kiểm soát công việc + Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu + Xác định những nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động đó + Đặt ra các chỉ tiêu cho tất cả các công việc có liên quan Nguyên tắc tổ chức cuộc họp - Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công.- Họp chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan.- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, đê cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm của cá nhân trong việc phân công và xử lý công việc.- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp các loại họp trong việc tổ chức họp một cách hợp lý...Không nên tổ chức một cuộc họp nếu:Không có mục đích rõ ràngKhông cần ý kiến tập thểCó thể làm cách khác tốt hơnChỉ vì đến định kỳ phải họpVắng những nhân vật chínhChi phí cho cuộc họp cao hơn lợi ích mang lạiKhông họp cũng chẳng hại gì?2. Việc chuẩn bị của người tổ chức 2.1. Lập kế hoạch cuộc họp* Xác định mục tiêu yêu cầu cuộc họp Khi tổ chức cuộc họp, cần xác địnhTại sao phải tổ chức cuộc họp này?Cuộc họp này có ý nghĩa ntn đối với cquan?Nếu không tổ chức có ảnh hưởng gì tới hoạt động chung? => xác định mục tiêu rõ ràng sẽ không có hiện tượng các cuộc họp vô nghĩa hoặc không * Xác định nội dung công việc- Nội dung công cuộc họp này là gì?Hãy chỉ ra các bước đê thực hiện công việc được giao.+ Bước 1: Tìm hiểu những thông tin liên quan đến nội dung công việc.+ Bước 2: Liệt kê những công việc phải làm theo thứ tự ( quan trọng hoặc thời gian)+ Bước 3: Dự kiến thời gian, địa điểm, nhân sự và kinh phí cho hoạt động đó.+ Bước 4: Chọn phương pháp thực hiện với từng công việc. BT*Xác định cuộc họp tổ chức ở đâu, khi nào - Công việc đó thực hiện tại đâu? Hội trường cơ quan hay thuê hội trường- Cuộc họp tổ chức khi nào (bắt đầu và kết thúc)Ai điều hành, ai chuẩn bị, ( phân công người thực hiện từng công việc chủ chì, chuẩn bị, kiểm tra, ghi biên bản)=> Xác định được các yếu tố này thuận lợi cho công việc chuẩn bị và điều hành* Dự trù kinh phí cho từng hoạt độngĐể tổ chức cuộc họp, người quản trị cần căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức để lập dự toán về kinh phí Kinh phí trang tríKinh phí phục vụKinh phí ăn, uốngCác khỏan Kinh phí khác2.2. Lập chương trình cuộc họp - Chương trình cuộc họp là bản mô tả những nội dung sẽ diễn ra trong cuộc họp - Từng nội dung diễn ra trong cuộc họp phải xác định được thời gian và từng người đảm nhận một cách cụ thể - Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và định hướng cuộc họp. - Khi xây dựng chương trình cho một cuộc họp người quản trị dùng bảng Một chương trình của cuộc họp thường có các thông tin sau:Nội dung chínhĐịa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúcThời gian giải lao (nếu có)Tên người chủ tọa, tên người điều khiểnTên các chủ đề sẽ trình bày, tên người trình bàyThời gian dự kiến cho các nội dungTính chất mỗi phần (QĐ, TB, lấy ý kiến)Tên người ghi biên bản cuộc họpĐối với các cuộc họp tổng kết, hội nghị, đại hội cần có nghi lễChương trình cuộc họpMụcNội dung công việcNgười thực hiệnThời gian124456BT3. Việc chuẩn bị của thư ký văn phòng 3.1. Viết thư mờiCông văn, hoặc thư mời họp phải có các nội dungThời gian cuộc họpĐịa điểm cuộc họpNội dung cuộc họp Những yêu cầu đối với người được tham dự;Giấy mời họp phải được gửi tới người tham dự trước 3 ngày3.2. Chuẩn bị tài liệu Nếu là cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho một văn bản chuẩn bị ban hành thì cần chuẩn bị các bản dự thảo ...Cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp khen thưởng hoặc kỷ luật cho một các nhân thì cần phải chuẩn bị các văn bản có liên quan đến quá trình công tác của cá nhân đó.Cuộc họp mà cần có sự phát biểu của thủ trưởng thì soạn thảo bài phát biểu trước, nếu thực hiện công việc này cần chao đổi và hỏi trước thủ trưởng để rõ ý của thủ trưởng 3.3. Sắp xếp phòng họp Sắp xếp phòng họp phù hợp với tính chất của cuộc họp, nếu ít người tổ chức ở phòng nhỏ nhiều người ở phòng lớn, những cuộc họp quan trọng phải tổ chức ở phòng kín. Không nên bố trí phòng họp ở những nơi quá nóng nực hay quá lạnh hoặc quá ồn ào, chật chội hoặc thiếu ánh sáng II. Diễn biến cuộc họp- Chánh văn phòng (thư ký) là người mở đầu, nói lý do cuộc họp, Điều hành cuộc họp thường là thủ trưởng cơ quan. Thư ký ghi biên bản cuộc họp, xác định hình thức ghi phù hợp. Cuộc họp được tổ chức đúng giờ, không nên đợi người tham dự.1. Giới thiệu đại biểu và chương trình*Giới thiệu đại biêủ Trước khi giới thiệu cần kiểm tra sự có mặt của các đại biểu. + Danh sách đại biểu lấy từ bộ phận mời và bộ phận tiếp đón.+ Giới thiệu theo một trật tự. Giới thiệu đại biểu phải đảm bảo đầy đủ và chính xác. Chú ý đến thứ tự của các đại biểu cần giới thiệu (theo chức vụ hoặc vị trí của đại biểu trong hội nghị ). Không nên giới thiệu sai tên và chức danh hoặc học hàm của đại biểu, * Giới thiệu chương trình cuộc họp  + Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc. + Các thành viên sẽ được nghe những gì. + Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào? + Các chủ đề sẽ giải quyết như thế nào? + Mong đợi những gì ở mỗi thành viên. + Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ. * Đọc báo cáo, bản tham luậnĐọc báo cáo, tham luận bằng văn bản.Trình chiếu nội dung báo cáo, tham luận. + Sử dụng trang thiết bị. + Các hình ảnh hỗ trợ2. Điều hành thảo luận Trong mỗi cuộc họp, không thể tránh khỏi chuyện tranh luận quá gay gắt nên dẫn đến xung đột, mâu thuẫn. Người điều hành không nên e ngại điều đó. Người chủ trì giỏi không phải người tránh nhắc đến xung đột, mà là người khéo léo kích thích những xung đột, đồng thời biết cách dừng các xung đột đúng lúc. Xung đột sẽ dẫn đến tranh luận, tranh luận sẽ dẫn đến quyết định đúng đắn.* Điều hành cuộc họp cần lưu ý- Điều hành cuộc họp theo đúng kế hoạch chương trình đã định trước. - Lắng nghe các ý kiến trình bày trong cuộc họpTập trung vào các chủ đề chương trình.- Làm rõ những ý kiến mới.- Vận dụng trí tuệ tập thể.- Khuyến khích người phát biểu (nếu ndung cần thiết)- Tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói.3. Cần lưu ý các đối tượng Đối tượng đi chệch vấn đề Đối tượng bàn lùi Đối tượng gió chiều nào che chiều ấy Đối tượng chống đối Đối tượng không thể hiện chính kiến Ứng phó với các quan điểm cá nhân Đoán trước các khả năng bất đồng hay xung đột có thể xảy ra trong quá trình thảo luận như tranh cãi, sử dụng các kỹ thuật để loại bỏ xung đột và đóng vai trò trọng tài hoà giải nếu cần * Ứng xử với các câu hỏi- Câu hỏi mang tính thù địch, châm chọc - Câu hỏi vượt quá khả năng.- Câu hỏi không thể trả lời ngay. - Câu hỏi vòng vo.- Chuyển câu hỏi. Khi tổ chức cuộc họp người điều hành không nên bỏ qua các câu hỏi do các thành viên đặt ra.4. Ghi biên bản Ghi biên bản cần có các thông tin như: Thời gian-địa điểm cuộc họp Thành phần dự họpTổng số người dự họp: Chủ toạ gồm. Thư ký cuộc họp (đoàn thư ký) Các báo cáo trong cuộc họp. Thảo luận trong cuộc họp. Kết thúc cuộc họp. Kết luận 1. Kết luận III.Công việc sau cuộc họp- Đánh giá cuộc họp. + Điều gì hiệu quả? + Điều gì cần phải cải thiện?- Nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình và các quan điểm để nâng cao chất lượng của các tài liệu.- Giám sát các hoạt động sau đó + Lập hồ sơ + Hoàn thiện các văn bản