Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 3: Quản lý hồ sơ tài liệu trong cơ quan, tổ chức - Nguyễn Văn Báu

Chương 3QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨCI. Quy trình văn bản Đi - Đến1. Quy trình văn bản đến- Kiểm tra văn bản. (btap) - Đăng ký văn bản đến (sodangky) - Chuyển giao văn bản đến (vb) - Lưu văn bản đến (vande, tenvb)Lưu ý tài liệu điện tử2. Quy trình văn bản đi Kiểm tra văn bản Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có)Đăng ký vao sổ văn bảnLàm thủ tục chuyển giaoLưu văn bảnLưu ý tài liệu điện tửI. Quản lý văn bản đi – đến1. Quy trình văn bản đến- Kiểm tra hồ sơ văn bản. - Đăng ký văn bản đến - Chuyển giao văn bản đến - Lưu văn bản đến Quy trình quản lí tài liệu điện tử2. Quy trình văn bản đi Kiểm tra văn bảnĐóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có)Đăng ký vao sổ văn bảnLàm thủ tục chuyển giaoLưu văn bảnQuy trình quản lí tài liệu điện tử3. Lập hồ sơ HS là một tập văn bản có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại VB, cùng tác giả, cùng Tgian. - Các loại hồ sơ trong doanh nghiệp Phân theo nội dung hồ sơ chia thành - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ tổ chức doanh nghiệp - Hồ sơ nhân sự - Hồ sơ đối tác, khách hàng - Hồ sơ kế toán - Hồ sơ kỹ thuật - Hồ sơ sản phẩm Phân theo tính chất hồ sơ chia thành - Hồ sơ mật - Hồ sơ quan trọng - Hồ sơ thường sử dụng - Hồ sơ không quan trọng (có thể bỏ sau khi giải quyết công việc)- Phương pháp lập hồ sơ - Tập hợp văn bản - Sắp xếp văn bản - Viết tiêu đề hồ sơ II. QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU1. Vai trò của quản lí hồ sơ tài liệu1.1. Quản lý hồ sơ là gì ? Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức 1.2.Vai trò của việc quản lý hồ sơĐảm bảo cung cấp thông tin hợp thờiXử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.Có thể dễ dàng tìm hồ sơThuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi cần thiết1.3.Nguyên tắc quản lý hồ sơTính thống nhấtTiện lợi, dễ kiểm soát, kiểm traTính an toàn thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ  Tính bảo mật, thông tin được quản lý chặt chẽCoi hồ sơ tài liệu là tài sản chung của cơ quan Thực hiện theo chuyên môn đảm bảo tính khoa họcBảo quản hồ sơ, tài liệu kéo dài tuổi thọ phục vụ hoạt động của cơ quan.1.4. Tổ chức quản lý HSTL - Quản lý HS-TL theo bộ phậnƯu điểm+ Tránh được sự trì hoãn không cần thiết+ Dễ dàng thực hiện+ Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khácNhược điểm  Trùng lắp hồ sơ trong các bộ phận.Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau trong văn phòng.Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chungNhững tài liệu quan trọng khó bảo mật.Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời.- Quản lý HS – TL tập trung tại VPQuản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện.2. Phương pháp phân loại hồ sơ, tài liệu tại các phòng ban. - Theo vần, mẫu tự - Theo số hồ sơ - Kết hợp giữa chữ và số - Theo nội dung chủ để - Theo địa danh - Theo thời gian2.1. Sắp xếp hồ sơ theo vần, ký tự Döïa theo teân cuûa hoà sô, taøi lieäu saép xeáp theo traät töï töø A ñeán Z (Ví duï Hoà sô cuûa Coâng ty A xeáp tröôùc hoà sô cuûa Coâng ty B, Hoà sô nhaân vieân Kim Anh xeáp tröôùc hoà sô cuûa nhaân vieân N V Baùu). Tiếp (2.1.)Ưu điểm Không cần tạo thư mục con, có thể tham chiếu trực tiếp dựa vào tên hồ sơ. Dễ hiểu nhanh chóng.Nhược điểm - Có thể có nhiều hồ sơ mang cùng tên. Ví dụ - Nội dung, vấn đề có nhiều hồ sơ sẽ bảo quản ở nhiều vị trí khác nhau. Ví dụ2.2. Sắp xếp theo số hồ sơ Các hồ sơ sau khi đã lập hoàn chỉnh và ghi số hồ sơ, căn cứ vào số hồ sơ chúng ta sắp xếp Ví dụ: Hồ sơ 01 là pháp lý, hồ sơ số 02 là nhân sự Hoặc nếu là các tài liệu thì theo số của tài liệu. Ví dụ: Hợp đồng số 01 với Công ty ABC, Hợp đồng số 02 với BCD, Hợp đồng số 03 với CDETiếp (2.2.) Ưu điểm - Mở rộng vô hạn hệ thống lưu trữ. Ví dụ một công ty hiện thời có hồ sơ của 20 khách hàng được lưu trữ theo số. Năm sau nếu tăng thêm 100 khách hàng thì hồ sơ khách hàng có thể dễ dàng mở rộng. - Bảo mật thông tin. Nhược điểm - Tốn thời gian công sức để tạo thư mục cho các hồ sơ. - Khó tra tìm (nếu số thứ tự của hồ sơ, tài liệu không chuẩn)2.3.Kết hợp giữa chữ và số Cho pheùp nhaän daïng hai tham soá cuøng luùc. Ví duï hoùa ñôn cuûa coâng ty Xuaân Haï coù theå löu maõ laø XH – 01, XH – 02 trong soá hoà sô daønh rieâng cho “hoùa ñôn” caùc coâng ty coù nhieàu hoà sô thöôøng duøng caùc chöõ soá coù caùc hieäu quy öôùc saõn. Ví duï Fin – 200 laø hoà sô lieân quan ñeán taøi chính, Tiếp (2.3) Ưu điểm - Hồ sơ, tài liệu về một nội dung, mộ vấn đề được bảo quản tập trung. - Bảo mật được thông tin trong hồ sơ. - Phù hợp lưu trữ ở các doanh nghiệp có nhiều lĩnh vực kinh doanh. Nhược điểm Tốn nhiều thời gian công sức để thiết kế hệ thống2.4. Sắp xếp theo đề tài, chủ đề Taøi lieäu ñöôïc saép xeáp theo chuû ñeà ñònh tröôùc. Sau ñoù töøng chuû ñeà seõ ñöôïc phaân thaønh nhoùm nhoû hôn (ví duï Ví duï nhö nhoùm hoà sô hoïp ñoàng seõ löu toaøn boä caùc hôïp ñoàng lieân quan ñeán hoaït ñoäng cuûa coâng ty. Nhoùm hoà sô nhaân söï bao goàm taát caû hoà sô cuûa caùn boä nhaân vieân trong coâng ty. Nhoùm hoà sô döï aùn trong ñoù baøo goàm döï aùn A, döï aùn B, döï aùn C)Tiếp (2.4) Ưu điểm Thuận lơiï cho việc mở rộng và hữu ích nếu các chủ đề được xác định rõ ràng. Việc truy cập sẽ dễ dàng khi đã quen thuộc với các đề tài Nhược điểm - Đòi hỏi một thư mục con - Tạo ra một nhóm tài liệu lớn chứa rất nhiều những mục có nhiều chủ đề liên quan2.5. Sắp xếp theo địa danh Caùch naøy aùp duïng cho caùc doanh nghieäp coù nhieàu chi nhaùnh ôû caùc ñòa phöông khaùc nhau Ví duï taát caû caùc thoâng tin veà khaùch haøng vaø thò tröôøng cuûa khu vöïc mieàn nam cuûa coâng ty seõ ñöôïc löu trong hoà sô mang kyù hieäu mieàn nam, hoaëc coâng ty coù ñaët moät soá chi nhanh taïi TP. HCM, Caàn Thô, Khaùnh Hoøa thì seõ coù hoà sô mang teân “TP. HCM, Caàn Thô, Khaùnh Hoøa.Tiếp (2.5)Ưu điểm- Đơn giản dễ hiểu phố biến cho việc quản lý các chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở trực thuộc tổ chức. - Dễ truy lục nếu biết được địa điểm. Nhược điểm- Đòi hỏi người sử dụng phải có am hiểu nhất định về khu vực địa lý có liên quan- Cần có một thư mục con hỗ trợ2.6. Theo trình tự thời gian Thường dùng cho các loại hồ sơ đòi hỏi có sự theo dõi về diễn biến và tiến độ hoặc cho các báo cáo, kế hoạch tổng kết phục vụ mục đich so sánh hoặc dự báo. Các hồ sơ có thể phân chia theo ngày, tuần tháng năm vv. tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ. Hệ thống này thường được kết hợp với phương pháp phân loại khác, chẳng hạn hồ sơ được phân loại theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.Tiếp (2.6) Ưu điểm Cho phép cập nhật tiến độ công việc Nhược điểm Chỉ có tác dụng nếu phối hợp với các phương án phân loại khác3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ tài liệu - Vĩnh viễn - Không thời hạn - Hiệu lực văn bản - Có thơi hạn + Thời hạn lưu trữ 70 năm; + Thời hạn lưu trữ 20 năm; + Thời hạn lưu trữ 15 năm; + Thời hạn lưu trữ 10 năm; + Thời hạn lưu trữ 5 năm.