Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 2: Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản - Nguyễn Văn Báu

Chương 2VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN  I. Khái quát hệ thống văn bản - Khái niệm văn bản Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ một chủ thể này đến một chủ thể khác, nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất định.- Chức năng văn bản- Các loại văn bản + Văn bản QPPL + Văn bản hành chính + Văn bản kinh doanh + Văn bản chuyên môn II. Soạn thảo văn bản hành chính1. Y/c đối với soạn văn bản hành chính1. 1. Ngôn ngữ+ Ngắn gọn.+ Dễ hiểu + Chính xác+ Khuôn mẫu + Khách quan + Lịch sự 1.2. Xưng hô trong văn bản+ Khi soạn thảo văn bản gửi lên cấp trên, cơ quan soạn thảo phải ghi đầy đủ tên cơ quan của mình.+ Văn bản gửi các đơn vị trực thuộc và các cơ quan cấp dưới, cơ quan soạn thảo chỉ xưng hô một cách chung chung. + Văn bản gửi ngang cấp (đối tác) khi xưng hô trong văn bản, cơ quan soạn thảo cần ghi đầy đủ tên cơ quan, sau lần xưng hô đầu có thể sử dụng “chúng tôi”.+ Xưng hô cá nhân trong văn bản thì sử dụng từ tôi, ông, bà.+ Đối với các thư từ mang tính xã giao sử dụng từ ngài, quý ông, quý bà, tôi.1.3. Thể thức của văn bản hành chính  Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các hành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo qui định tại Nghị định số 110/ 2004/NĐ-CPKỹ thuật soạn thảo văn bản- Quốc hiệu- Cơ quan ban hành- Số và ký hiệu văn bản- Địa danh ngày tháng ban hành văn bản- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản- Nội dung văn bản- Nơi nhận văn bản- Chữ ký và dấu trong văn bản2. Soạn thảo văn bản hành chính2.1. Soạn thảo quyết địnhKhái niệm - Quyết định là văn bản của các cơ quan dùng để quyết định quy định các vấn đề về chủ trương chính sách, về chế độ thể lệ tổ chức nhân sự thuộc phạm vi thẩm quyền của cơ quan. Quyết định là loại văn bản rất thông dụng, được nhiều cơ quan, tổ chức, ban hành.Các loại quyết địnhQuyết định tăng lương;Quyết định khen thưởng;Quyết định kỷ luật;Quyết định thành lập phòng ban;Quyết định bổ nhiệm;Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;Quyết định phê duyệt dự án.Cấu trúc của quyết định.  + Phần căn cư:ù gồm căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế. Căn cứ pháp lý là văn bản của các cơ quan nhà nước quy định nội dung quyết định.  Căn cứ thực tế là điều kiện hay tình hình thực tiễn làm cơ sở để ban hành quyết định. + Phần điều khoản. Các điều khoản phụ thuộc vào ndung QĐ. (quyết định tối thiểu là phải có hai điều) Các điều khoản của quyết định phải trình bày ngắn gọn, cô đọng và theo một trình tự nhất định. Soạn thảo quyết định thành lập cơ quan, văn phòng đại diệnCăn cứ + Thẩm quyền của bộ phận, cơ quan + Kế hoạch, nhu cầu của cơ quan đơn vị + Theo đề nghị của người có chức năngĐiều khoản + Điều khoản thành lập cơ quan, văn phòng + Điều khoản quy định chức năng của cơ quan, văn phòng + Quy định về cơ cấu tổ chức của cơ quan, văn phòng + Bộ phận thực hiện Soạn thảo quyết định bổ nhiệm cán bộCăn cứ + Quyết định thành lập cơ quan (bộ phận mới thành lập) + Căn cứ thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan + Xét phẩm chất và năng lực của cán bộNội dung + Điều khoản bổ nhiệm cán bộ + Điều khoản trách nhiệm quyền hạn + Điều khoản thi hành Quyết định tăng bậc lươngCăn cứ + Căn cứ thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan + Căn cứ thời hạn tăng lương + Xét đề nghịNội dung + Điều khoản tăng bậc lương + Điều khoản thi hànhSoạn thảo quyết định khen thưởngCăn cứ + Thẩm quyền thủ trưởng cơ quan + Căn cứ biên bản hội đồng thi đua khen thưởngNội dung + Điều khoản công nhận danh hiệu lao động + Điều khoản khen thưởng thể hiện bằng vật chất + Các bộ phận thi hành Soạn thảo quyết định kỷ luậtCăn cứ + văn bản quy định về việc kỷ luật cán bộ + Xét tính chất và mức độ vi phạm của ông bà + Theo đề nghị của trưởng phòng tổ chứcNội dung + Điều khoản kỳ luật ông bà.. Với hình thức vì vi phạm chế độ + Điều khoản bộ phận thi hành 2.2. Soạn thảo công văn- Khái niệm.- Công văn là thư công dùng để liên hệ giao dịch giải quyết công việc mang tính hành chính với nhiều cơ quan :- Các loại công văn :+ Công văn đề nghị, yêu cầu+ Công văn trả lời, phúc đáp+ Công văn chỉ đạo, hướng dẫn+ Công văn đôn đốc, nhắc nhở+ Công văn mời họp Yêu cầu soạn thảo công văn + Về thể thức + Bố cục + Hiểu nội dung công việc (vấn đề). Ví dụ: PĐT Trường Kinh tế-Luật soạn thảo công văn gửi Công ty điện thoại Viettel đề nghị về việc tiếp nhận sv của Khoa Quản trị kinh doanh đến thực tập. Phòng Đtạo Trường cần gửi tới Cty các thông tin như: - Số lượng sv thực tập - Thời gian thực tập - Nội dung thực tập - Ý nghĩa và yêu cầu của đợt thực tập đối với sv2.2.1. Soạn thảo công văn đề nghịMở đầu Trình bày mục đích, lý do (cơ sở) dẫn đề nghị.Nội dung : - Trình bày các đề nghị (yêu cầu).- Cam kết nếu cần.Kết thúc : Mong muốn được quan tâm giải quyết. - Công văn đề nghị cần đưa ra những đề nghị cụ thể, đề nghị càng cụ thể càng nhanh chóng được giải đáp. Không nên diễn giải dài dòng mà nên trình bày lý do đề nghị. Sau đó trình bày những vấn đề chi tiết mà cơ quan, đơn vị muốn đề nghị, cuối thư đưa ra đề nghị muốn được giải quyết. Ví dụ:Công văn đ/nghị xin kinh phí sửa chữa Tham khảo– Congvanmau:/D- Nội dung đề nghị phải có tính thuyết phục. Muốn vậy người viết công văn phải hiểu rõ nội dung cần đề nghị, trình bày cho người giải quyết công văn thấy rằng các ý kiến đề nghị là cần thiết VD: Công văn đề nghị xin kinh phí mua sắm trang thiết bị trong cơ quan, người soạn thảo phải trình bày được các ý: + Các trang thiết bị cần để phục vụ công việc. + Số lượng các trang thiết bị cần có (trình bày trực tiếp trong công văn hoặc có phụ lục kèm + Số tiền để mua sắm. + Đề nghị khác nếu co- Công văn đề nghị cũng cần thiết phải có giọng dứt khoát (nhất là loại công văn đề nghị thực hiện công việc).- Công văn đề nghị luôn luôn phải trình bày một cách lịch sự2.2.2. Soạn thảo công văn trả lời Mở đầu (đi thẳng vào đề) có 3 cách : 1) Trả lời công văn số .. 2) Xác nhận đã nhận được vb về vấn đề gì, xin trả lời. 3) Phúc đáp công văn số Nội dung : Trả lời trực tiếp vấn đề được hỏi theo thứ tự vấn đề được nêu trong công văn đề nghị. Phần nào chưa đủ rõ, chưa trả lời được – cần nêu rõ lý do và hẹn trả lời. Kết thúc : – Bằng một câu xã giao : Sẵn sàng trả lời nếu còn vấn đề nào chưa rõ.SOẠN THẢO CÔNG VĂN TRẢ LỜI, NGƯỜI SOẠN THẢO PHẢI HIỂU RÕ VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ ĐỂ TRẢ LỜIVD: Trả lời công văn đề nghị xin kinh phí sửa chữa các phòng (phòng họp, phòng tiếp dân, phòng tiếp khách) của văn phòng. Nếu đồng ý sẽ duyệt số tiền là bao nhiêu hoặc duyệt theo đề nghị của ủy ban. Nếu không đồng ý cần trình bày rõ lý do + Hết kinh phí.+ Không có trong kế hoạch đầu năm+ Hoặc vì một lý do nào đó+ Có thể chỉ ra hướng giải quyết đê VP thực hiệnTham – Congvanmau:/DVD: Trả lời công văn của VP đề nghị xin kinh phí mua sắm trang thiết bị trong cơ quan, - Nếu đồng ý: đồng ý các trang thiết bị nào (số lượng trang thiết bị, số tiền)- Nếu không đồng ý: cần nêu lý do, vì sao? + Không có kinh phí+ Trang thiết bị không phù hợp.+ Công việc không cần thiết có trang thiết bị.+ Chờ xin tính toán và phân bổ lại+ Nội quy cơ quan quy định không mua sắm.Tham – Congvanmau:/D2.2.3. Công văn chỉ đạo Mở đầu Nói rõ mục đích, lý do của công việc cần phải làm, cần triển khai thực hiện.Nội dung  1) Nêu yêu cầu cần đạt được. 2) Nêu nhiệm vụ. 3) Nêu biện pháp phải áp dụng (áp dụng)Kết thúc : Yêu cầu triển khai tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả cho cấp lãnh đạo.Soạn thảo công văn chỉ đạo, người soạn thảo phải hiểu rõ các nội dung chỉ đạo và quy trình công việcVD: Công văn chỉ đạo của chủ tịch UBND phường A về việc kiểm tra các hoạt động văn hóa trên địa bàn phường, người soạn thảo phải nêu được:Nội dung kiểm tra.Quy trình kiểm tra.Địa điểm kiểm traThời gian kiểm tra.Xử lý nếu có(các hinh thức)Tham – Congvanmau:/D2.3. Soạn thảo thông báo* Khái niệm.- Thông báo là văn bản có tính chất thông tin :- Về hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội.- Thông tin nhanh những quyết định của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội cho đối tượng quản lý biết để thi hành.- Thông tin khác mà người có liên quan cần biết. Nội dung chính của từng loại thông báo - Thông báo về kết quả hội nghị cuộc họp.+ Ngày giờ họp, thành phần người chủ trì.+ Tóm tắt nội dung cuộc họp, hội nghị.+ Các nghị quyết của hội nghị nếu có. - Thông báo truyền đạt một quyết định, chỉ thị.+ Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt.+ Tóm tắt nội dung của văn bản của chủ trương, chính sách.+ Yêu cầu quán triệt triển khai thực hiện. - Thông báo về những nhiệm vụ được giao.+ Ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ được giao.+ Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ.+ Nêu các biện pháp cần được áp dụng để triển khai thực hiện. - Thông báo một thông tin trong hoạt động của cơ quan.+ Thông báo tăng lương+ Thông báo thay đổi nhân sự+ Thông báo tuyển dụng nhân sự* Những (yêu cầu) vấn đề cần lưu ý khi viết một thông báo.- Phần mở đầu thông báo không cần nói lý do như các văn bản khác mà giới thiệu trực tiếp nội dung những vấn đề cần thông báo. - Trình bày thông tin cần thông báo.- Kết thúc nhắc lại nội dung chính, ý chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc.- Nếu thông báo dài cần chia thành các mục, các phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt. 2.4. Soạn thảo Báo cáo- Khái niệm: Báo cáo là một loại văn bản thuật lại, kể lại một vụ việc, một vấn đề hoặc về một người cho một đối tượng biết.- Đặc điểm của báo cáo : Thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.- Yêu cầu chung của một báo cáo : Trung thực, chính xác, đầy đủ.- Bố cục của báo cáoPhần I : Mở đầu.- Những điểm công tác, nhiệm vụ được giao.- Nêu hoàn cảnh khó khăn, thuận lợi và kết quả Phần II : Nội dung.- Kiểm điểm những việc đã làm được.- Những việc chưa làm được.- Nguyên nhân.- Đánh giá – kết quảPhần III : Kết thúc.- Mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực hiện. - Kiến nghị, đề nghị sự hỗ trợ, giúp đỡ của cấp trên. (Tham khao - Báo cáo mau:/D)Soạn thảo báo cáo đơn giảnĐối với những công việc đơn giản thì chỉ cần viết báo cáo về công việc đó sau khi đã kết thúc với các ý chính sau đây :- Phần mở đầu : Nêu nhiệm vụ được giao và thuận lợi, khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ ấy.- Phần nội dung : Thống kê công việc đã làm, ưu điểm, thiếu sót, nhận xét rút kinh nghiệm.- Những đề nghị, kiến nghị (nếu có).