Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 1: Văn phòng và quản trị hành chính văn phòng trong các cơ quan - Nguyễn Văn Báu

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGThs. Nguyễn Văn BáuMục đích môn học- Yù nghĩa môn học- Điều kiện - Thời gian môn học- Tài liệu tham khảo - Kết cấu bài giảng - Hình thức học và đánh giá Chương 1VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUANI. TỔ CHỨC VP TRONG CÁC CƠ QUAN 1. Văn phòng + VP là hoạt động của một cơ quan, tổ chức thực hiện công việc theo chức năng.+ VP là một đơn vị chức năng, một bộ phận trợ giúp cho các nhà quản trị (lãnh đạo) thực hiện các công việc thủ tục hành chính trong cơ quan.+ VP là trụ sở làm việc – nơi diễn ra các hoạt động đối ngoại của một cơ quan, tổ chức.Văn phòng truyền thống, văn phòng hiện đại Văn phòng là bộ phận đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan cơ quan (Nguyễn Thành Độ, Quản trị văn phòng, Trường ĐH KTQD HN, 2005) 2. Nhiệm vụ hành chính văn phòng+ Soạn thảo các văn bản phục vụ hoạt động của người lãnh đạo.+ Tiếp nhận, quản lý văn bản đến từ các cơ quan tổ chức bên ngoài.+ Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ hoạt động của người quản trị.+ Thực hiện và giải quyết các công việc hành chính cơ quan+ Thực hiện các hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan.+ Sắp xếp lịch hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo+ Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo.+ Phục vụ các hoạt động của người lãnh đạo.+ Phục vụ các cuộc họp, lễ hội cơ quan tổ chức+ Tham gia vào các hoạt động giao dịch, giao tiếp+ Hướng dẫn khách các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ quan.+ Bảo đảm an ninh trong cơ quan3. Vai trò, ý nghĩa của VP trong cơ quan3.1. Vai trò- VP là trung tâm tiếp nhận, xử lý thông tin.- VP là cánh tay đắc lực của cấp quản lý - Trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban chức năng trong các hoạt động- Cầu nối giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý3.2.Ý nghĩa - Công tác VP nâng cao năng xuất lao động- Công tác văn phòng tạo nề nếp làm việc- Công tác văn phòng giảm bớt các thủ tục, tiết kiệm chi phí cho cơ quan- Công tác văn phòng cung cấp thông tin kịp thời cho người quản lý.- Công tác văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác kiểm tra II. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VP1. Quản trị hành chính văn phòng Quản trị hành chánh văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động trong văn phòng.đ/n theo sach TS. Thân2. Nội dung của quản trị HCVP+ Hoạch định các công việc hành chính+ Tổ chức các công việc hành chính+ Phân công thực hiện các công việc hành chính+ Theo dõi việc thực hiện các cống việc hành chính+ Kiểm tra các công việc hành chính+ Đánh giá các công việc hành chínhIII. TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 1. Tổ chức nghiệp vụ hành chính VP- Tổ chức công việc hành chính theo hình thức tập trung tại văn phòng. Mọi hoạt động hành chính tập trung tại văn phòng dưới quyền của nhà quản trị hành chính. + Ưu điểm dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc, dễ nghiên cứu hoàn chỉnh các thủ tục + Nhược điểm của nó là khó chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác, thường gây trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâm đúng mức tầm quan trọng của từng loại công việc. Tổ chức công việc hành chính theo các bộ phận chức năng  Tổ chức theo loại hình này các hoạt động hành chính đặt tại các bộ phận chuyên môn nhưng và chịu sự giám sát của người quản trị hành chính văn phòng.+ Ưu điểm của hình thức này là thu hút được nhiều chuyên viên.+ Nhược điểm: có thể dẫn đến vi phạm chế độ một thủ trưởng.2. Tổ chức các bộ phận trong văn phòng - Bộ phận hành chính quản lý văn bản đi đến: - Bộ phận tổng hợp: - Bộ phận quản trị trang thiết bị: - Bộ phận lưu trữ thông tin: - Bộ phận tài vụ, kế toán: - Bộ phận tổ chức nhân sự - Bộ phận đảm bảo an ninh:3. Tổ chức không gian làm việc Vị trí văn phòng - Nơi dễ giao tiếp, liên lạc (tầng trệt) - Cách xa nơi ồn ào  - Các phòng họp thiết kế ở vị trí yên tĩnh - Tuỳ theo tính chất cơng việc và hồn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị mà bố trí văn phòng phù hợp với cơ quan mình. Xét đặc điểm công việc và số lượng cán bộ nhân viên để thiết kế văn phòng. Đề mụcSố ngườiSố m2/người/ (công việc)Tổng cộng m2Trưởng phòngP Trưởng phòngThư kýTiếp kháchBộ phận văn thưBộ phận kế toánTổng hợpLưu trữTủ đựng hồ sơTrang thiết bịTổng cộng Phân tích mối quan hệ giữa các công việc - Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng,- Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng- Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên văn phòng nhằm giúp cho nhân viên hoàn thành công việc với kết quả lao động cao nhất.- Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công tác thu thập, xử lý thông tin- Tiết kiệm chi phí lắp đặt- Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động.- Quaûn lyù thoâng tin toát- Giaûm thieåu vieäc di chuyeån. - Phuø hôïp vôùi trình töï coâng vieäc.- Deã thay ñoåi. Thiết kế văn phòng- VP thiết kế theo không gian khép kín: mỗi bộ phận chức năng được sắp xếp ở những phòng riêng biệt.+ Ưu điểm: (An toàn-bí mật, tính riêng tư, phù hợp với công việc có tính tập trung cao)+ Nhược điểm: tốn diện tích làm việc, phòng riêng ít uyển chuyển trong thay đồi công việc, vị trí, tăng chi phí, thiết bị VP, Khó kiểm tra & làm trì trệ công việc).- VP bố trí theo không gian mở: Các bộ phận chức năng cùng làm việc trong một không gian, các bộ phận trong vp được ngăn cách bằng những vách ngăn cao khoảng 2m.+ Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí, diện tích, dễ giám sát, quản lý, thuận tiện giao tiếp giữa nhân viên & công việc, dễ tập trung các hoạt động VP, dễ thay đổi nếu cần.+ Nhược điểm: Tính an toàn và bí mật giảm, khó cho công việc đòi hỏi tính tập trung cao độ.