Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính - Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch

Quản trị dự án trên máy tínhvới Microsoft ProjectKhoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà NộiLộ trình môn họcBài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự ánBài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)Bài 3: Quản lý yêu cầu dự ánBài 4: Xây dựng lịch trình công việcBài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịchBài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lựcBài 7: Quản lý chi phí dự ánBài 8: Các kỹ thuật giám sát dự ánBài 9: Ôn tập và kiểm traBÀI 5PHÒNG CHỐNG RỦI RO VÀ QUẢN LÝ LỊCHNội dung chínhLuyện tập sơ đồ mạng công việc và đường găngĐảm bảo và tối ưu hóa đường GăngXác định rủi ro trên đường GăngQuét các nguồn rủi roĐánh giá khả năng và ảnh hưởng rủi roTính giá trị rủi roXác định chiến lược phòng chống rủi roXây dựng file quản lý rủi roXây dựng Custom Field quản lý rủi roLọc, sắp xếp và phân nhóm rủi roĐánh dấu rủi ro trọng yếuTính chi phí và nhân lực phòng chống rủi roGiám sát rủi roXác định số ngày làm việc để hoàn thành dự ánTính ngày kết thúc dự ánNhập ngày tháng trong MSPCác loại lịch MSPThử nghiệm 3 loại lịch chuẩn: Standard, 24 Hours, Night ShiftsTự định nghĩa lịchPhân tích ảnh hưởng lịch với dự ánĐăng ký ngày nghỉCác thiết đặt lịch của MSPLuyện tập vẽ sơ đồ mạng công việc và tìm đường găngIDCông việcThời gian (h)Trình tựALàm cọc tre5Làm ngayBVót nan tre 6Làm ngayCChọn mặt bằng1Làm ngayDTrồng cọc chuồng thỏ4Sau A, CEĐan rào ch. thỏ8Sau BFLót chuồng thỏ4Sau D, EGMua thỏ8Sau CHThả thỏ vào chuồng2Sau F, GILàm máng thức ăn2Sau FKPhục vụ khách3Sau IĐảm bảo và tối ưu hóa đường găngĐường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án  công việc trên đường găng bị ảnh hưởng  tổng thời gian hoàn thành dự án bị ảnh hưởng theoĐường găng thể hiện thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án  đảm bảo thành công các công việc trên đường găng giúp dự án hoàn thành đúng hạn nhanh nhấtTối ưu hóa các công việc trên đường găng nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí sẽ giúp thu ngắn thời gian tổng thể của dự án và tối ưu hóa các nguồn lực.Công tác phòng chống rủi ro được thực hiện nhằm đảm bảo các công việc trên đường găng được thành côngCông tác điều phối cân bằng nguồn lực giúp tối ưu hóa các công việc trên đường găng Quy trình phòng chống rủi ro0. Xác định đường găng1. Xác định các nguồn rủi ro2. Xác định các rủi ro3. Đánh giá rủi ro4. Lựa chọn chiến lược xử lý rủi ro5. Xây dựng kế hoạch phòng chống, khắc phục6. Cập nhật kế hoạch dự án để thực hiện phòng chống rủi roXác định rủi ro trên đường găngThiết lập ma trận các công việc trên đường găng và nguồn rủi roTiến hành xác định rủi ro với từng nguồn trên mọi công việc thuộc đường găngLập danh sách các rủi roTiến hành đánh giá và cập nhật các thuộc tính rủi roTính toán phương án phòng chống rủi roTính toán chi phí phòng chống rủi ro#Công việcThời gianLàm sau1Xin cấp đất1 tuần2Chuẩn bị mặt bằng4 tuần13Xây phân xưởng8 tuần24Xây nhà làm việc10 tuần25Lắp đặt thiết bị6 tuần36Lắp đặt hệ thống điện2 tuần4, 57Lắp hệ xử lý nước thải3 tuần68Chạy thử2 tuần69Băt đầu sản xuất2 tuần8Ma trận xác định rủi roCông việcCon ngườiMáy mócVật tư / Tài chínhPhối hợp / KhácXin cấp đấtSai thủ tụcChuẩn bị mặt bằngThiếu máy ủiXây phân xưởngTai nạn lao độngThiếu xi măngLắp đặt thiết bịSai quy trìnhLắp đặt hệ thống điệnThiếu vật tưChạy thửChưa quen hệ thốngQuá tải do sai công suấtThiếu nhiên liệuBăt đầu sản xuấtMất điệnĐánh giá rủi roĐánh giá khả năng xảy raXác định xác suất xảy ra rủi ro tùy theo tình hình dự án và các biện pháp phòng chống đã thực hiệnThường tính bằng giá trị % hoặc mức độ: Cao, Trung bình, ThấpĐánh giá mức độ ảnh hưởngĐánh giá mức độ ảnh hưởng về chi phí, thời gian, chất lượng khi rủi ro xảy raThường sử dụng thang mức độ 1-5 hoặc giá trị: Cao, Trung bình, ThấpTính giá trị rủi roKhả năng xảy raMức độ ảnh hưởngGiá trị rủi roChiến lược xử lý rủi roGiảm thiểuTác động làm giảm khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởngNé tránhTriệt tiêu nguồn rủi ro, thay đổi công nghệ, lịch trình bằng các giải pháp thay thế nhằm né tránh rủi roChuyểnChuyển công việc và nguồn rủi ro cho đối tác khác thực hiệnChấp nhậnChấp nhận sự tồn tại của rủi ro mà không chủ động giảm thiểu do chi phí “quá lớn” hoặc không có khả năng giảm thiểuVẫn chuẩn bị phương án khắc phục và theo dõi đều đặn rủi ro.Lập danh sách rủi roIDRủi roKhả năngMức độGiá trịChiến lược1Thiếu xi măng50%42.0Giảm thiểuPhòng chống: Mua dư 20%Khắc phục: Vay bên cạnh2Hỏng máy ủiTính chi phí phòng chống rủi roKhai báo thời gian thực hiện các công việc phòng chốngKhai báo các loại chi phí cho phòng chống rủi roKhai báo chi phí cụ thể theo từng loại chi phíSử dụng task usage, resource usage thống kê chi phíIn báo cáo chi phíXác định số ngày làm việc để hoàn thành dự ánVẽ sơ đồ mạng công việcLiệt kê các chuỗi công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự ánTìm đường găng – chuỗi công việc có số ngày dài nhất Độ dài đường găng chính là thời gian làm việc để hoàn thành dự ánTính ngày kết thúc dự ánMSP tính ngày kết thúc từng công việc hay dự án dựa vào ngày bắt đầu, cộng thêm thời gian làm việc theo từng loại lịch khác nhau và có tính đến ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật) cũng như ngày lễ (giỗ Tổ, Quốc khánh)NGÀY BẮT ĐẦUSố ngày làm việcSố ngày nghỉ, lễNGÀY KẾT THÚCChức năng đăng ký lịch trong MSPNgười quản lý dự án có thể đăng ký lịch nghỉ và các ngày lễ theo thực tế dự ánCác thiết đặt lịch sẽ được sử dụng làm cơ sở cho các tính toán thời gian trong dự ánCác loại lịch cơ bản bao gồm lịch làm việc thông thường 8h/ngày, làm suốt 24h hoặc làm đêmLoại lịchNgày nghỉNgày làm việcNgày lễDanh sách ngày lễLịch tuần làm việc thông thườngTạo lịch mới tùy chọnCác loại lịch trong Microsoft ProjectLoại lịchDiễn giảiStandardchuẩn truyền thống, bắt đầu từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8h sáng đến 17h chiềuvà mỗi ngày nghỉ 1h.Night Shiftđược tính bắt đầu từ đêm thứ 2 cho đến sáng thứ 7, từ 23h đêm đến 8h sáng và mỗi ngày nghỉ 1h.24 Hourskhông có thời gian nghỉ.Tạo lịch riêng cho dự ánChế độ làm việc / nghỉĐăng ký khung giờ Chọn ngày làm việc (thứ mấy?)Đăng ký lịch đặc biệt định kỳ1. Click đúp4. Sửachi tiết định kỳ3. Đăng kýlịch đặc biệt2. Thay đổi lịchResource Sheet5. Đặt giờ làm/nghỉ6. Đăng ký định kỳ tuần/tháng/nămCác thiết đặt lịch cho dự ánSchedule from: Lập lịch từ ngày bắt đầu/kết thúcCalendar: Lịch cơ sở cho dự ánCác thiết đặt lịch của MSPChọn menu File \ Options \ ScheduleBài tập thiết đặt lịch#Câu hỏiĐáp án1Nhập công việc “Sơn tường” kéo dài 4 ngày. Không thay đổi DURATION, xác định số ngày thực tế cho việc “Sơn tường” trong các trường hợp ngày bắt đầu là : 1/4, 2/4, 3/4, 4/4/20142Giải thích sự khác nhau của ngày kết thúc trong các trường hợp 2, 3, 4 của câu trênĐăng ký nguồn lực 3 thợ sơn. Thợ 1 làm việc lịch thông thường, thợ 2 làm nửa ngày buổi sáng, thợ 3 làm lịch thường nhưng nghỉ ăn giỗ 2/43Gán nguồn lực Thợ sơn 1, Thợ sơn 2, Thợ sơn 3 cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 1/4 phân tích sự khác nhau của ngày kết thúc4Đăng ký lịch nghỉ định kỳ vào các thứ 5 trong 3 tuần đầu tháng 5 cho “Thợ sơn 3”5So sánh sự khác nhau khi thay nguồn lực “Thợ sơn 1”/”Thợ sơn 3” cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 4/4