Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính - Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc

Quản trị dự án trên máy tínhvới Microsoft ProjectKhoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà NộiLộ trình môn họcBài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự ánBài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)Bài 3: Quản lý yêu cầu dự ánBài 4: Xây dựng lịch trình công việcBài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịchBài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lựcBài 7: Quản lý chi phí dự ánBài 8: Các kỹ thuật giám sát dự ánBài 9: Ôn tập và kiểm traBÀI 4XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH CÔNG VIỆCNội dung chính (1/2)Khái niệm, ý nghĩa của phân rã công việc (WBS)Phương pháp phân rã công việcPhân rã công việc theo thiết kế sản phẩmPhân rã công việc theo quy trìnhPhân rã công việc theo tổ chứcLập danh sách công việc trên MSPXác định ngày hoàn thànhĐặt lịch bằng tay và tự độngLiên kết các công việcBằng PredecessorBằng thao tác kéo thảBằng nút bấm liên kếtBằng Form nhập Task InformationCác loại liên kết công việcTìm ví dụ 4 loại LKThể hiện liên kết trên MSPSo sánh khác biệt trên cùng cặp 2 công việcThiết lập độ trễ các công việcĐặt lag bằng tayĐặt lag kéo thảTách nhập công việcChú thích công việcGỡ bỏ liên kết công việcDịch chuyển công việcDịch chuyển toàn bộ dự ánNội dung chính (2/2)PERT và CPMKiểu mạng AOA và AONCách vẽ sơ đồ AOACách vẽ sơ đồ AONĐịnh nghĩa đường Găng – Critical PathTính chất đường Găng và công việc GăngÝ nghĩa của đường GăngPhương pháp tìm đường GăngXác định đường Găng trong MSP3 bài tập tìm đường Găng Nhập và kiểm tra kết quả so với MSPKhái niệm, ý nghĩa của phân rã công việcSau khi xác định các yêu cầu của dự án, người quản lý dự án cần lên kế hoạch cho các công việc cần làm bằng WBSWBS là viết tắt của Work Break-down Structure, là cấu trúc phân rã các công việc của dự án thành các công việc nhỏ hơnWBS vừa được sử dụng để xác định công việc, thời gian, vừa để phân bổ nhân công, chi phí cho từng hạng mục dự ánPhương pháp phân rã công việcCó 3 phương pháp cơ bản để phân rã công việcTheo thiết kế sản phẩmTheo quy trình thực hiệnTheo tổ chức con ngườiPhân rã công việc theo thiết kế sản phẩmCác công việc cần thực hiện được phân chia theo các hạng mục thành phần của sản phẩm dự ánCách phân rã này thường phải dựa trên thiết kế sản phẩmThuận lợi cho quá trình giám sát chất lượng sản phẩm và điều phối vật tư, điều phối nhân lực theo chuyên mônPhân rã công việc theo quy trình thực hiệnCác công việc dự án được chia theo từng giai đoạn hàng tuần, tháng, quý gắn liền với quy trình thực hiện dự ánCách phân rã này thường dựa trên quy trình sản xuất, quy trình thi công và lấy thời gian làm trục chínhCách phân rã này thuận lợi cho việc giám sát và đảm bảo tiến độ thời gian cho dự án, thuận lợi cho việc điều phối các nguồn lực KỊP THỜI với các công việcPhân rã công việc theo tổ chức con ngườiCông việc được phân chia theo từng phòng ban, đội nhóm, từng vai trò cụ thể trong tổ chức con người trong/ngoài dự ánCách phân chia này cần dựa trên sơ đồ tổ chức trong dự án hoặc sơ đồ tổ chức nơi thực hiện dự án vai trò con người làm trục chínhCách phân rã này thuận lợi cho phân công công việc và điều khiển dự án.Có thể kết hợp với các phương pháp phân rã khác tùy tính chất dự ánLập danh sách công việc trên MSPSử dung Gantt Chart view hoặc Task SheetNhập các công việc vào cột Task NameXác định thời gian hoàn thành trong cột DurationXác định ngày bắt đầu và kết thúc trong cột Start và FinishĐiều chỉnh chế dộ đặt lịch bằng tay và tự độngĐiều chỉnh quan hệ mẹ-con giữa các công việcCác thuộc tính ràng buộcLoại taskDurationUnitsWorkFixed DurationWorkWorkUnitsFixed UnitsWorkDurationDurationFixed WorkUnitsDurationDuration2. Khi người quản lý thay đổi3. MSP sẽ cập nhật lại1. Nếu loại task là..Fixed UnitsGiao 1 thợ sơn làm full-time 100% để sơn phòng trong 4 ngày. Số giờ công cần làm là 32 giờ.Nếu ta tăng số giờ làm việc lên 40 giờ. MSP sẽ tính toán lại thời gian làm - DURATION =5 ngày. Như vậy thợ sơn phải làm thêm 1 ngày nữa.Nếu thêm 1 người thợ sơn full-time nữa, sẽ chỉ mất 2 ngày.Fixed WorkNếu hai thợ sơn được giao 100% thời gian để sơn tường trong 2 ngày (giờ công = 32, một người làm 16 giờ)Nếu ta tăng thời gian làm từ 2 ngày lên 4 ngày. MSP sẽ tính lại số đơn vị nhân công thành 50% để đảm bảo số giờ làm cố định 32 giờ.Fixed DurationThợ sơn được giao sơn căn phòng trong 4 ngày. Số giờ làm việc Work = 32 giờ2. Khi ta giảm số giờ làm việc của thợ sơn xuống còn nửa ngày, MSP giữ nguyên thời gian 4 ngày và tính lại Work = 16 giờEffort-drivenNếu ban đầu phân công 2 nguồn lực cho một công việc với khoảng thời gian là 24 giờ. Như vậy tổng số giờ công của cả hai là 48h, mỗi người làm 24h trong suốt khoảng thời gian 24 giờ đã lên kế hoạch cho công việcTiếp tục tạo một công việc giống như vậy với thời lượng 24h, chỉ cấp 1 người 100% cho công việc này, số giờ công sẽ là 24.Sau đó thêm một nguồn lực thứ 2 làm full-time 100%. Cơ chế lập lịch effort-driven sẽ tính toán lại để mỗi nguồn lực sẽ làm việc 12h trên 1 taskTổng giờ công cho task vẫn giữ nguyên 24 giờ nhưng thời gian dự án giảm xống con 23rLiên kết các công việcLiên kết bằng nhập giá trị PredecessorLiên kết bằng thao tác kéo thảLiên kết bằng nút bấm liên kếtLiên kết bằng Form nhập Task InformationGỡ bỏ liên kếtCác loại liên kết công việcLoạiTên đầy đủÝ nghĩaVí dụFSFinish-to-StartXong việc này mới bắt đầu việc khácSSStart-to-StartCùng bắt đầuFFFinish-to-FinishCùng kết thúcSFStart-to-FinishBắt đầu việc khác khi xong việc hiện tạiThiết lập độ trễ các công việcĐặt lag bằng tayĐặt lag bằng thao tác kéo thảLag dươngLag âmCác thao tác khác trên công việcDịch chuyển taskDịch chuyển projectChú thíchTách/nhập taskLiên kết hyperlink Khái niệm và ý nghĩa mạng công việcMạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ quan hệ giữa các công việc, công việc trên mạng được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sauMạng công việc là sự kết nối các công việc và sự kiện trong dự án.Giúp xác định trực quan các chuỗi công việc để hoàn thành dự án, giúp xác định chuỗi công việc trọng yếu chi phối thời gian hoàn thành dự ánAOA và AONSơ đồ mạng công việc có hai dạngViệc trên mũi tên - AOAViệc trên nút - AONAONAOAVẽ sơ đồ mạng công việc cho các dự án sauKhái niệm đường găngĐường găng là chuỗi công việc dài nhất trong các chuỗi công việc nối từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối.Đường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án, là đường các chứa các công việc trọng yếu trong dự ánGiúp xác định thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự ánĐược sử dụng để đảm bảo thời gian và tối ưu hóa dự ánTìm đường găng trong các sơ đồ sauDựng sơ đồ mạng công việc và tìm đường găng với MSPNhập danh sách các công việc vào Gantt ChartThiết lập thời gian và quan hệ các công việcChuyển sang view Network DiagramSử dụng các chức năng format định dạng lại sơ đồ mạng, xác định rõ các công việc màu đỏ - các công việc trên đường găng Đối chiếu kết quả với các bài tập trước