Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính - Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)

BÀI 2Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)Các thành phần cần quản lýCông việcTổ chức phân rã công việcTình trạng hoàn thànhThứ tự ưu tiênMối quan hệ với các công việc khácNguồn lựcDanh sách các loại nguồn lựcTình trạng từng nguồn lựcSố lượng, phân bố nguồn lựcTải công việc Bảng phân công nhiệm vụBảng theo dõi thời gianThời gianThời gian kế hoạchThời gian thực tếĐộ sai lệch thời gianLịch làm việc chung dự ánLịch làm việc từng cá nhân, nhómLịch làm việc của máy móc thiết bịChi phíChi phí kế hoạchChi phí thực tếCác hạng mục chi phíSai lệch chi phíChi phí làm việc, chạy máy theo giờChi phí vật tư theo sản phẩmCác khoản điện, nước, vận chuyển.Mục tiêu quản lý công việcTrình tự công việc đúng theo yêu cầu kỹ thuậtĐảm bảo các công việc được liệt kê đầy đủĐảm bảo nắm tình trạng công việc đã hoàn thành, còn dở dangĐảm bảo quản lý công việc tổng thể đến chi tiết, việc mẹ-việc conQuản lý được mối quan hệ giữa các công việcQuản lý thời gian bắt đầu, kết thúcĐảm bảo quản lý các nguồn lực gắn với công việcMục tiêu quản lý nguồn lựcQuản lý các loại nguồn lực con người, máy móc, vật tưQuản lý chi phí gắn với từng loại nguồn lựcQuản lý tải và thời gian hoạt độngQuản lý lịch làm việcQuản lý phân công nguồn lựcCân đối đảm bảo tối ưu hóa nguồn lựcĐiều chuyển nguồn lực và cập nhật các thay đổiMục tiêu quản lý thời gianQuản lý thời gian dự tính, thời gian kế hoạchQuản lý thời gian thực tế, sai lệch thời gianQuản lý thời gian bắt đầu thời gian kết thúcQuản lý các giai đoạn, các mốc thời gian dự ánQuản lý giờ công đã thực hiện theo từng công việc, từng nguồn lựcQuản lý lịch làm việc cả dự án và từng cá nhân, nhómCập nhật chính xác các thay đổi dây chuyền về thời gian trong dự ánMục tiêu quản lý chi phíQuản lý chi phí gắn với từng loại nguồn lựcQuản lý chi phí gắn với từng công việcQuản lý chi phí kế hoạch và chi phí phát sinh thực tế, sai lệch chi phíQuản lý chi phí theo giờ, chi phí ngoài giờ, chi phí theo lần sử dụngQuản lý chi phí trả trước, trả sau, trả theo công suất sử dụngQuản lý tiến độ giải ngân theo dự ánQuản lý giới hạn chi phíThuật ngữ tiếng Anh khi sử dụng Microsoft ProjectThuật ngữGiải thíchProjectDự ánTaskCông việcResourceNguồn lựcDurationKhoảng thời gianCalendarLịchCostChi phíUsageMức độ sử dụngTeamĐội ngũScheduleLịch trìnhNetworkMạngDiagramBiểu đồ, đồ thịTimelineTrục thời gianThuật ngữGiải thíchRibbonNhóm thanh công cụTabMục trên nhóm thanh công cụChartBảng, biểu đồSheetBảng dữ liệuFormMàn hình nhập liệuPlannerCông cụ lập kế hoạchTrackingTheo dõiGanttHenry Gantt ViewMàn hình hiển thịFormatĐịnh dạngEntireToàn bộSelectedĐược chọnGiới thiệu công cụ MS ProjectLà phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ người quản trị dự án trong công tác lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực cho các công việc, theo dõi tiến độ, quản lý ngân quỹ và phân tích tải công việc dự án.Chạy trên hệ điều hành Windows, được phát triển bởi Microsoft, gồm 2 phiên bản: Standard và ProfessionalPhiên bản sử dụng cho môn học: Microsoft Project Professional 2010Tổng quan lợi ích MS ProjectHỗ trợ lập kế hoạchQuản lý công việcPhân công nguồn lực theo công việcXác định lịch và thời gian cho từng công việcHỗ trợ điều phối nguồn lựcQuản lý danh sách nguồn lựcQuản lý chi phí và lịch theo nguồn lựcPhân bổ và tối ưu hóa nguồn lựcIn các bảng phân công công việcIn lộ trình tiến độ giải ngânHỗ trợ giám sát dự ánGhi lại các điểm chốt Theo dõi dữ liệu thực tế về thời gian, chi phí, tiến độ hoàn thànhLập các báo cáo tiến độ, chi phí, nguồn lựcCập nhật tự động các thay đổi liên quanCác thiết lập hệ điều hành cho MS ProjectCông tác lập lịch, khai báo chi phí và in ấn báo cáo là đặc biệt quan trọng đối với quản lý dự ánCần thiết đặt hệ điều hành để đảm bảo sử dụng lịch, tiền tệ và in ấn báo cáo thuận lợiCác thiết đặt bao gồmThiết đặt ngày thángThiết đặt tiền tệCài đặt máy in Thiết đặt ngày thángMở Start\Control PanelChọn thiết đặt Region and LanguageChọn Customize hoặc Additional SettingsChọn tab DateĐặt lại ngày tháng trong Sort Date theo khuôn dạng: dd/MM/yyyyThiết đặt tiền tệMở Start\Control PanelChọn thiết đặt Region and LanguageChọn Customize hoặc Additional SettingsChọn tab Currency và thiết đặt các mụcCurrency symbol = đPositive currency format = 1.1 $Negative currency format = (1.1$)No. of digits after decimal = 0Bấm Apply - OKCài đặt máy inMở Start\Devices and PrintersChọn Add Printer và theo các bước để cài đặt 1 máy in HP Laserjet bất kỳBắt đầu sử dụng MS ProjectThiết lập ngày tháng cho hệ điều hànhCài đặt máy inChọn Start\ProgramsChọn Microsoft Office \ Microsoft Project 2010Khái niệm Task, Duration, Resource, CostTask là đối tượng để quản lý công việc, điểm mốc trong dự án. Task có thể chứa các task nhỏ hơnCó 3 loại: Task thường, Summary, MilestoneDuration là khoảng thời gian thực hiện taskTính theo nhiều đơn vịd – ngàyh – giờw – tuầnmo – thángResource là đối tượng để quản lý nguồn lực trong dự ánCó 3 loại: Work, Material, CostCó thể có lịch làm việc và thời gian khả dụng riêngĐược gắn với từng task cụ thể để tính toán chi phí, thời gianCost là đối tượng quản lý chi phí trong dự án, là một dạng ResourceTồn tại dưới dạng danh mục giá trị sẽ được nhập theo từng công việcGantt ChartDo Henry Gantt phát minh vào những năm 1910Liệt kê các công việc trong dự án và biểu thị mối quan hệ giữa các công việc một cách trực quan. Độ dài thời gian và lịch trình cũng được biểu diễn trực quan cho từng công việc.Được hiển thị mặc định cho các dự án mớiHãy tìm hiểu các thành phần của Gantt ChartBiểu diễn quan hệ và lịch trìnhDanh sách công việcBài tập Gantt Chart#Bài tậpĐáp án1Xác định mối quan hệ giữa việc 2 và việc 3?2Làm phôi sản phẩm có bao nhiêu việc con?3Việc 17 "Trang trí đĩa" sẽ phải làm sau khi xong việc nào?4Sau khi xong việc 3 - "Mua thạch cao" sẽ có những việc nào có thể bắt đầu?5So sánh sự khác nhau giữa việc 11 và việc 12?6Xác định các công việc đã hoàn thành?7Nhận xét sự khách nhau giữa việc 6 và 78Giai đoạn làm phôi sản phẩm kéo dài bao nhiêu ngày?9Giai đoạn "Làm phôi..." và "Trang trí..." giao nhau bao nhiêu ngày?Task UsageLà bảng thể hiện mức độ sử dụng nguồn lực của từng công việcThời gian sử dụngChi phí sử dụngThống kê kế hoạch, thực tế, lũy kếCông việc - TaskNguồn lựcChi phí sử dụngThời gian sử dụngTrục thời gian Task UsageTeam PlannerLà công cụ cho phép quan sát trực quan công việc của từng nguồn lựcCho phép người quản lý dễ dàng nắm được tải nguồn lực và tiến hành điều phối tải bằng thao tác kéo thảCông cụ cũng thể hiện trạng thái của các công việc đã xong chưa xong, dở dang và thể hiện các công việc chưa lập lịch, chưa được phân công cho ai, chưa được gắn với bất kỳ nguồn lực nàoPhân bố các công việc theo nguồn lực và thời gianDanh sách nguồn lựcViệc chờ phân côngViệc chờ chưa có lịchTeam PlannerResource SheetLà bảng khai báo các nguồn lực cho dự án bao gồm nguồn lực con người, vật tư, chi phí, máy móc thiết bịBảng này cũng giúp định nghĩa lịch làm việc của từng cá nhân hoặc máy mócGiá làm việc trong giờ, ngoài giờ hay theo lần sử dụng cũng được định nghĩa rõ ràngCơ chế tính chi phí hỗ trợ 3 chế độ: Start – trả trướcEnd – trả sauProrated – dùng đến đâu tính đến đóResource SheetCách tính chi phíDanh sách nguồn lựcĐơn vị tínhLoại nguồn lựcResource SheetGiá trong giờKiểu lịch làm việcGiá ngoài giờNetwork DiagramLà sơ đồ mạng công việcGiúp quan sát trực quan mối quan hệ giữa các việc dưới dạng đồ thịĐánh dấu đỏ những việc quan trọng cần thực hiện phòng chống rủi ro để đảm bảo thành công dự ánCalendarMàn hình hiển thị các công việc dưới dạng lịch làm việcHỗ trợ kiểm tra lịch làm việc theo thời gianHữu dụng cho những tình huống có sự kiện bất thường xảy ra vào một thời điểm => cần xác định thời điểm đó có việc gì?Resource UsageMàn hình hiển thị các mức độ sử dụng các nguồn lực theo thời gianCho biết chi tiết từng ngày từng nguồn lực nào được sử dụng bao nhiêu giờ, chi phí bao nhiêuCó thể điều chỉnh để theo dõi cả số liệu lũy kế và xem thời gian chi phí đồng thờiBấm chuột phải để hiện menu điều chỉnhResource GraphBiểu đồ kiểm soát tải nguồn lựcCho biết số lượng nguồn lực được dùng theo từng ngàyCảnh báo quá tải nguồn lựcCho phép xem nhiều nguồn lực, vẽ biểu đồ nguồn lực cho các loại nguồn lực dạng nhân công, máy móc có giới hạn về số lượng tối đa.Bấm View \ Entire Project để xem toàn dự ánSố nguồn lực cần sử dụng theo từng ngàyTrục thời gian dự ánVạch chỉ số lượng tối đaNguồn lựcThanh cuộn để chuyển xem nguồn lực khácQuá tảiTimelineBiểu diễn các điểm mốc dự ánTrình bày vòng đời dự án theo trục thời gianThể hiện các điểm mốc và những công việc chính yếuThể hiện ngày bắt đầu và kết thúc dự ánDùng kết hợp với Gantt Chart để hỗ trợ xem lịch dự ánNhững công việc chínhNgày bắt đầuNgày kết thúcTracking GanttTheo dõi dữ liệu thực tế dự ánTheo dõi tỷ lệ hoàn thànhBiểu diễn các sai lệch so với KH ban đầu Theo dõi việc quan trọng (màu đỏ)Resource FormMàn hình nhập liệu master-detail, kê chi tiết công việc theo từng nguồn lựcCho phép điều chỉnh số lượng nguồn lực cần dùng cũng như thời gian sử dụngCó thể điều chỉnh để xem/cập nhật cả thời gian làm việc và chi phíHỗ trợ ghi chúBấm chuột phải để hiện menu điều chỉnhBấm Next / Previous để chuyển nguồn lựcTask FormMàn hình nhập liệu master-detail, kê chi tiết nguồn lực gắn với từng công việcCho phép điều chỉnh danh sách nguồn lực, số lượng nguồn lực, cũng như nhập các chi phíCó thể điều chỉnh để xem/cập nhật cả thời gian làm việc và chi phíHỗ trợ ghi chúBấm chuột phải để hiện menu điều chỉnhBấm Next / Previous để chuyển nguồn lựcTask SheetMàn hình nhập liệu dạng bảng, tương tự như Gantt Chart nhưng không có phần biều đồ trực quanThích hợp cho việc thiết kế các trường thông tin tự định nghĩa để phục vụ các mục tiêu quản lý khác như quản lý yêu cầu, quản lý rủi roBài tập về nhàChia nhóm và tìm hiểu các nút bấm trên toolbarBỏ qua 2 nhóm Clipboard và Font trong tab TaskPhần Format có thể biến đổi khác nhau tùy thuộc view, tìm hiểu Format cho Gantt Chart, Tracking Gantt, Resource Sheet và Team Planner