Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính - Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án

Quản trị dự án trên máy tínhvới Microsoft ProjectKhoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà NộiLộ trình môn họcBài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự ánBài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)Bài 3: Quản lý yêu cầu dự ánBài 4: Xây dựng lịch trình công việcBài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịchBài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lựcBài 7: Quản lý chi phí dự ánBài 8: Các kỹ thuật giám sát dự ánBài 9: Ôn tập và kiểm traBÀI 1DỰ ÁN VÀ CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁNNội dung chínhKhái niệm dự ánÝ nghĩa của dự ánCông tác lập và phê duyệt dự ánLộ trình dự ánTổng quan về quản lý dự ánQuy trình quản lý yêu cầuQuy trình lập kế hoạchQuy trình quản lý rủi roQuy trình giám sát dự ánQuy trình đóng dự ánDự án xuyên ViệtThu thập yêu cầu dự ánƯớc lượng thời gian, chi phí, nhân công, khối lượngLập kế hoạch dự ánThiết lập lịch trình dự ánPhòng chống rủi ro dự ánGiám sát và điều chỉnh dự ánĐóng dự ánThảo luận ý nghĩa của các quy trình quản lý dự ánKhái niệm dự ánDự án là một khối lượng công việc cần thực hiện nhằm đạt các kết quả và mục tiêu nhất định trong giới hạn về quy mô, phạm vi, giới hạn về thời gian, chi phí, tài nguyên cho trước.Dự án có tính duy nhất, tính tạm thời và tính bất định, đòi hỏi phải được quản lý sát sao liên tục để đảm bảo thành côngViệc đạt các kết quả và mục tiêu được đánh giá dựa trên các tiêu chí chất lượng gắn với các yêu cầu đặt ra.Hãy cho ví dụ về dự án?Dự án 1: Mục tiêu:Sản phẩm/công trình:Quy mô/phạm vi:Giới hạn thời gian:Giới hạn chi phí:Giới hạn tài nguyên khác:Dự án 2: Mục tiêu:Sản phẩm/công trình:Quy mô/phạm vi:Giới hạn thời gian:Giới hạn chi phí:Giới hạn tài nguyên khác:Ý nghĩa của dự ánLà công cụ để thực hiện những công việc mang tính duy nhất, bất định và tạm thờiTăng cường khả năng quản lý các gói công việc có rủi ro cao đạt được mục tiêu trong giới hạn thời gian và tài nguyênLà cơ sở để liên kết các bên liên quan trong quá trình thực hiện công việc Thẩm định, cấp vốnXin phép đầu tư, nhập khẩu, vay vốnGiám sát, đánh giá hiệu quảLập và phê duyệt dự ánMôi trường vĩ môThị trườngKỹ thuậtTài chínhKinh tế xã hộiTriển khai Lựa chọnMôi trường vĩ môThị trườngKỹ thuậtTài chínhKinh tế xã hộiTriển khaiLộ trình dự ánTổng quan về quản lý dự ánMục tiêuĐảm bảo dự án đạt mục tiêu, kết quả, đạt yêu cầu chất lượng trong giới hạn thời gian, chi phí, tài nguyên cho trướcNội dung thực hiệnLà quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm/dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phépÁp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật để lập kế hoạch, điều phối, giám sát dự án đạt mục tiêuCác mục tiêu của quản lý dự ánChủ đề thảo luậnĐi chợ có phải là một dự án?Thế nào là người đi chợ giỏi?Thế nào là người quản lý dự án giỏi?Những yếu tố cần để ý khi đi chợ?Những yếu tố cần quản lý trong dự án?Tại sao phải quản lý dự án?Mô hình quản lý dự ánLập kế hoạchThiết lập mục tiêuDự tính nguồn lựcXây dựng kế hoạchĐiều phốiBố trí tiến độ thời gianPhân phối nguồn lựcPhối hợp các hoạt độngKhuyến khích động viênGiám sátĐo lường kết quảSo sánh với mụct tiêuBáo cáoGiải quyết các vấn đềQuản lýdự ánCác lĩnh vực cần quản lý trong dự ánKế hoạch tổng quanLập kế hoạchThực hiện kế hoạchQuản trị thay đổiQuản trị phạm viXác định phạm viLập kế hoạch phạm viQuản trị thay đổi phạm viQuản trị thời gianXác định công việc Dự tính thời gianQuản trị tiến độQuản trị chi phíLập kế hoạch nguồn lựcTính toán chi phíLập dự toánQuản trị chi phíQuản trị chất lượngLập kế hoạch chất Đảm bảo chất lượngQuản trị chất lượngQuản trị nhân lực Lập kế hoạch nhân lựcTuyển dụngPhát triển nhómXây dựng đội Quản trị thông tinKế hoạch quản trị thong tinPhân phối thông tinBáo cáo tiến độQuản trị rủi roXác định rủi roChương trình quản trị rủi roPhản ứng đối với rủi roQuản trị cung ứngKế hoạch cung ứngLựa chọn nhà cung ứngQuản trị hợp đồngQuản trị tiến độ cung ứngCác quy trình cho quản trị dự ánQuản lý yêu cầu dự ánLập kế hoạch dự ánXác định rủi ro và phòng chống rủi roGiám sát và điều chỉnh dự ánĐóng dự ánQuy trình quản lý yêu cầu dự ánXác định các bên liên quan đến dự ánKhách hàng, người sử dụngNhà đầu tư, tài trợCác cơ quản lýTìm hiểu yêu cầuTìm hiểu nhu cầu, mong đợi, ràng buộc của bên liên quanLập danh sách yêu cầuPhân thứ tự ưu tiên thực hiện các yêu cầuQuản lý trạng thái thực hiện yêu cầuQuản lý các thay đổi yêu cầuKiểm soát sự ăn khớp giữa kế hoạch dự án với các yêu cầuQuy trình lập kế hoạch dự ánXác định các yêu cầu bằng quy trình quản lý yêu cầuThiết kế sản phẩm, dịch vụ, công trình sẽ thực hiệnPhân rã công việc, ước lượng công việc cần làmXác định nhân công, chi phí, vật tư, cơ sở vật chất cho dự ánXây dựng lịch trình dự án: phân công ai làm việc gì với vật tư, chi phí như thế nàoXác định các rủi ro có thể có bằng quy trình quản lý rủi roCập nhật kế hoạch dự án để phòng chống rủi roXác nhận kế hoạch, lấy cam kết với các bên liên quanTiến hành khởi động dự ánQuy trình quản lý rủi ro dự ánXác định các nguồn rủi ro (con người, môi trường, vật tư, công cụ, công nghệ, phối hợp, yêu cầu, sản phẩm)Xác định các rủi ro gắn với từng nguồnĐánh giá rủi ro: Khả năng xảy ra? Mức độ ảnh hưởng?Lựa chọn chiến lược xử lý rủi roChuyển / Tránh / Giảm nhẹ / Chấp nhậnXây dựng kế hoạch phòng chống, khắc phụcThực hiện cập nhật kế hoạch dự án để thực hiện kế hoạch phòng chống rủi roQuy trình giám sát và điều chỉnhTheo dõi các vấn đề phát sinh về công việc, nhân công, công nghệ, vật tưThu thập các số liệu về sản phẩm làm được, nhân công bỏ ra, chi phí đã tiêu hao, thời gian thực hiệnTiến hành đối chiếu với kế hoạch để xác định sai lệchTiến hành phân tích các vấn đề của dự ánTiến hành kiểm soát tình trạng nguồn lực dự ánThực hiện hoạt động điều chỉnh để đảm bảo các mục tiêu dự ánBáo cáo tình hình dự án cho các bên liên quanGiám sát và cập nhật rủi ro dự ánQuy trình đóng dự ánThống kê các sản phẩm hoàn côngThống kê các vấn đề chất lượngThống kê nhân công, chi phí, thời gian đã bỏ raPhân tích lợi nhuận trên cơ sở đối chiếu với kế hoạchXem xét mức độ đạt mục tiêu cấp 1, cấp 2Rút ra bài học kinh nghiệmTiến hành các thủ tục nghiệm thu, bàn giaoGiải phóng các nguồn lực cho dự ánDự án đi xe máy xuyên ViệtMục tiêu dự ánDu lịch Quảng bá về tiết kiệm năng lượngCác bên liên quanĐiện lực Việt namXí nghiệp bóng đèn-phích nước Rạng ĐôngSinh viên lớp.Xác định yêu cầu dự ánĐiện lực Việt namNâng cao nhận thức cộng đồng về tiết kiệm năng lượngCổ vũ phong trào sử dụng đèn compactXí nghiệp Rạng ĐôngQuảng cáo cho đèn compact Rạng ĐôngĐảm bảo hơn 10.000 dân tại các thành phố lớn dọc quốc lộ 1A biết đến đèn Rạng ĐôngĐoàn xe máy gây chú ý bằng, áo, mũ, cờ đồng phụcTuân thủ luật giao thông, đi ban ngàyThiết kế lộ trình Lập lộ trình các cung đườngChặng 1: Hà Nội – Hải Phòng – Thái Bình – Nam ĐịnhChặng 2: Nam Định – Ninh Bình – Thanh Hóa - VinhChặng 3: Vinh – Hà Tĩnh – Quảng Bình – Quảng TrịChặng 4: Quảng Trị - Quảng Ngãi – Huế - Đà NẵngChặng 5: Đà Nẵng – Quy Nhơn – Nha Trang – Phan ThiếtChặng 6:Phan Thiết – Vũng Tàu – TP. Hồ Chí MinhƯớc lượng ‘khối lượng’ - độ dài đường: Ước lượng ‘năng suất’ – tốc độ đi:Ước lượng ‘thời gian’ – thời gian chạy:Lập kế hoạch dự ánMục tiêuKL: km NC: giờ LT: ngày CP: triệuGiai đoạnNhân lựcCơ sở vật chấtĐào tạoPhối hợp các bênIDTGCông việcThời lượngT107:00DậyT207:30Ăn sángT308:00Xuất phátT409:30Nghỉ uống nướcT510:00Chạy tiếpT611:30Ăn trưaT612:30Ngủ trưaT813:30Xuất phátT915:30Nghỉ uống nướcT1016:00Chạy tiếpT1116:30Nghỉ ăn tốiT1222:00NgủRủi roKhả năngẢnh hưởngMức độChiến lượcPhòng chốngKhắc phụcDậy muộnĐau bụngThủng lốpĐứt phanhĐứt xíchHết xăngMưa toSay nắngLạc đườngLịch trình & rủi roThảo luậnNhận xét lịch trình và kế hoạch trước và sau khi thực hiện phòng chống rủi ro?Ý nghĩa của việc phòng chống rủi ro?Ngân quỹ và tài nguyên cho phòng chống rủi ro?Tính biến động của rủi ro?Có thu lợi nhuận khi phòng chống rủi ro?Giám sát dự ánNhững dữ liệu thu thập hàng ngày?Số km chạy đượcSố giờ chạy xeSố tiền đã tiêuThời gian đã quanCác vấn đề phát sinh trên đườngSo sánh với kế hoạch trước đó, tìm sai lệchTiến hành điều chỉnh kế hoạch các chặng tiếp theo, giải quyết sai lệchĐiều chỉnh dự ánHãy tiến hành giám sát điều chỉnh dự án theo các tình huống sau:Ngày 1: Mưa tầm tã phải dừng 1h, đi chậm -10km/h trong 3h Ngày 2: Thủng lốp xe, mất 1 tiếng sửa Ngày 3: Chủ quán xinh, nghỉ uống nước thêm 1h Ngày 4: Ăn trưa bị đau bụng, chiều chạy chậm -10 km/h Ngày 5: Tắc đường chỉ chạy được 20km/h trong 2h Ngày 6: Công an bắn tốc độ, nộp phạt 500K Ngày 7: Bị trúng gió nghỉ mất 1h Đóng dự ánTổng kết dữ liệu gì ở Sài gòn?Các yêu cầu đã hoàn thànhKhối lượng thực tế so với kế hoạchNhân công thực tế so với kế hoạchThời gian thực tế so với kế hoạchChi phí thực tế so với kế hoạchViệc tốt cần phát huy, việc xấu cân tránhNhững bài học kinh nghiệm cần rút ra?Thảo luận kết thúc bài 1Liệu có cần sự hỗ trợ của máy tính để quản lý dự án? Lý do?Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp ích những gì?Ưu và nhược điểm của việc quản lý trên máy?