Bài giảng Quản trị dự án đầu tư - Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư

Thời gian thực hiện bình thường (b: most likely duration) là thời gian thực hiện công việc trong điều kiện bình thường - Thời gian thực hiện bi quan nhất (m : pessimistic duration) là thời gian cần thiết để thực hiện công việc nếu xảy ra những vấn đề hoặc trễ hạn nghiêm trọng. Kỳ vọng toán của thời gian thực hiện (expected time) được tính : a + 4m + b t = e 6 Nếu không thể xác định m ta có thể tính : 2a + 3b t = e 6 Phương sai σ được tính (b − a) 2 σ 2 = 36 Giá trị kỳ vọng toán của thời gian thực hiện được sử dụng để vẽ sơ đồ mạng như phương pháp CPM : tij = te Tổng thời gian của các công việc trên đường găng bằng tổng giá trị kỳ vọng toán của các thời gian thực hiện công việc đó. Nếu có nhiều công việc trên đường găng và nếu thời gian thực hiện của mỗi công việc là độc lập thì thời gian kết thúc dự án sẽ tuân theo quy luật phân phối chuẩn với các đặc trưng sau : KTĐT&QTDA 15/21 Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư - Giá trị trung bình hoàn thành dự án bằng tổng các giá trị kỳ vọng toán thời gian thực hiện của các công việc trên đường găng S = ∑ tij - Phương sai bằng tổng phương sai các công việc trên đường găng. 2 2 σ = ∑σ ij trong đó tổng được tính cho các công việc trên đường găng Ví dụ 8.2: Một công việc nào đó người ta ước lượng a=4; m=5; b=12. Ta có phân phối β như hình vẽ F(x) Kỳ vọng toán của thời gian thực hiện được tính 4 + 4 * 5 + 12 t = t = = 6 ij e 6 Phương sai được tính : F(x) (4 −12) 2 σ 2 = =1.78 a=4 m=5 te=6 b=12 ij 36 Có hai bài toán hay gặp trong sơ đồ PERT : -Bài toán 1: Gọi D là thời gian mong muốn hoàn thành dự án. Tìm xác suất p% để thời gian hoàn thành dự án ≤ D - Bài toán 2 : Cho xác suất p% tìm D D − S Đặt Z = σ 2 Z có phân phối chuẩn N (0,1) với giá trị trung bình là 0 và độ lệch chuẩn là 1. Từ Z ta có thể tra ra được p% và ngược lại từ p% ta có thể tra được Z và tính được D. Z -3 -2,5 -2 -1,5 -1 -0,5 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 p% 0,14 0,62 2,28 6,68 15,87 30,85 50,00 69,15 84,13 93,32 97,73 99,38 99,87 8.2.4.5 Hoạch định tài nguyên trong dự án : a/ Thay đổi tổng thời gian thực hiện dự án : Có hai lý do cần phải thay đổi tổng thời gian thực hiện dự án : - Khi phân tích sơ đồ mạng thấy rằng tiến độ thực hiện là không chấp nhận được, ví dụ quá dài so với thời gian cho phép... - Trong giai đoạn thực hiện dự án thời gian thực hiện của một công việc nào đó khác với dự kiến Š Để giảm tổng thời gian thực hiện dự án : Ta biết rằng chỉ có giảm thời gian thực hiện các công việc trên đường găng mới làm giảm được tổng thời gian thực hiện dự án. Tuy nhiên nếu giảm nhiều quá KTĐT&QTDA 16/21 Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư một mức nào đó thì các đường khác có thể sẽ trở thành đường găng, ví dụ các công việc trên một đường song song với đường găng có thời gian dự trữ chung như nhau, nếu ta giảm thời gian trên đường găng nhiều hơn thời gian dự trữ này thì đường song song đó sẽ trở thành đường găng. Việc giảm thời gian thực hiện một công việc thường làm tăng giá thành công việc đó. Do vậy cần phải chọn lựa thời gian thích hợp cùng với một giá cả hợp lý. Š Khi có công việc bị chậm trễ : Khi có công việc bị chậm trễ trên đường găng thì rõ ràng thời gian hoàn thành của dự án sẽ bị kéo dài tương ứng. Còn khi có một công việc không phải trên đường găng bị kéo dài thì nếu thời gian chậm trễ lớn hơn thời gian dự trữ chung của công việc đó thì thời gian hoàn thành dự án sẽ bị chậm trễ. Có thể nói: ª Khi một công việc kéo dài thời gian dự trữ độc lập thì nó sẽ bắt đầu có tác động đến các công việc khác. ª Khi một công việc bị kéo dài quá thời gian dự trữ tự do thì nó sẽ tác động đến tất cả các công việc sau nó. ª Còn khi một công việc bị kéo dài quá thời gian dự trữ chung thì đường găng bị thay đổi và thời gian hoàn thành dự án bị kéo dài một khoảng tương ứng bằng thời gian chậm trễ trừ cho thời gian dự trữ chung. b/ Tối thiểu chi phí : Tổng chi phí của một dự án có thể chia thành chi phí trực tiếp (lao động, vật liệu...), chi phí gián tiếp (quản lý, lãi ngân hàng...) và chi phí phạt trễ hạn (nếu không hoàn thành dự án đúng hạn...) Một công việc được thực hiện với một thời gian bình thường (NT: normal time) thì phải tốn một chi phí bình thường (NC : normal cost) Nếu ta giảm thời gian thực hiện công việc đó đến tối thiểu (CT: crashed time) thì phải một phí tổn cực hạn (CC: crashed cost) Trong NC và CC chưa kể chi phí phạt trễ hạn CC NC CT NT Quan hệ giữa thời gian thực hiện và chi phí như trên hình vẽ, tuy nhiên ta có thể xấp xỉ bậc nhất và tính được chi phí cho một đơn vị thời gian rút ngắn là KTĐT&QTDA 17/21 Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư CC − NC Chi phí rút ngắn một đơn vị thời gian = NT − CT Để tối thiểu hoá chi phí ta thực hiện quy trình như sau: 1/ Vẽ sơ đồ mạng, phân tích thời gian và chi phí, giá thiết rằng mọi công việc đều thực hiện theo đúng thời gian bình thường đã dự kiến. 2/ Tìm công việc trên đường găng có chi phí rút ngắn một đơn vị thời gian nhỏ nhất. Nếu dự án có nhiều đường găng thì phải xét đồng thời 3/ Giảm thời gian thực hiện cho công việc này đến khi một trong các điều kiện sau đây xảy ra : - Không thể rút ngắn được nữa - Xuất hiện đường găng khác (khi thời gian dự trữ tổng đã được sử dụng). - Giá trị dự án bắt đầu tăng lên 4/ Lặp lại bước 2 và bước 3 cho đến khi giá trị dự án bắt đầu tăng lên. c/ Kết thúc sơ đồ Ganttt và cân đối nguồn : Khi dự án đang được thực hiện, ta thường phải theo dõi để tất cả các công việc được thực hiện vào đúng thời gian yêu cầu. Điều đó khá khó khăn nếu làm việc trực tiếp trên sơ đồ mạng, nhưng trên sơ đồ Ganttt thì lại hết sức dễ dàng. Sơ đồ Ganttt là một cách thể hiện dự án rất đơn giản, nó nhấn mạnh ở lịch trình thực hiện các công việc. Lợi ích chính của sơ đồ Ganttt ở chỗ nó thể hiện rõ tại một thời điểm nào đó các công việc nào đang thực hiện, các công việc nào đã kết thúc và các công việc nào sắp bắt đầu. Việc cấp phát tài nguyên, sửa đổi kế hoạch và công tác chuẩn bị có thể nhận ra dễ dàng trên biểu đồ. Một lợi ích khác là sơ đồ Gantt giúp ta dễ dàng phân phối tài nguyên. Có hai mục tiêu trong việc phân phối tài nguyên trong một dự án : - Sử dụng tài nguyên nên đều đặn nhất có thể trong toàn bộ dự án - Có đủ tài nguyên để kế hoạch tối thiểu hoá chi phí mang tính khả thi. Tuy nhiên trong thực tế, một mục tiêu thích hợp trong hoạch định tài nguyên là tối thiểu hoá chi phí trong điều kiện tài nguyên bị hạn chế. Để cần bằng tài nguyên ta thực hiện trình tự như sau : 1/ Bố trí mọi công việc trên sơ đồ Gantt theo thời gian sớm nhất có thể. Tính toán các tài nguyên cần thiết trong toàn bộ các thời điểm của dự án. 2/ Vào những thời điểm cần quá nhiều tài nguyên, ta di chuyển các công việc không nằm trên đường găng đến các thời điểm khác cần ít tài nguyên hơn. 3/ Nếu có mâu thuẫn thì ưu tiên cho công việc có thời gian dự trữ thời gian là nhỏ nhất. KTĐT&QTDA 18/21 Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư Ví dụ 8.3: Vẽ sơ đồ mạng cho một dự án, các công việc được liệt kê trong bảng quan hệ phụ thuộc như sau, phân tích thời gian của các công việc, tính các thời gian dự trữ. Điều gì sẽ xảy ra nếu công việc D bị kéo dài. Công việc Thời gian thực Quan hệ phụ hiện (tuần ) thuộc A 4 - B 14 - C 10 A D 6 A E 4 C F 6 D,E G 12 B Giải: - Sơ đồ mạng được vẽ như hình vẽ, bảng phân tích thời gian như sau : - Sự kiện 1 là sự kiện bắt đầu, sự kiện 6 là sự kiện kết thúc. Các sự kiện 1,4,6 có độ chùng bằng 0 nên tạo thành đường găng qua các công việc B,G. - Thời gian thực hiện dự án là 26 tuần. - Công việc D không nằm trên đường găng nên nếu D bị kéo dài không quá thời gian dự trữ độc lập IF = 6 tuần thì không ảnh hưởng gì đến các công việc khác trong dự án. - Nếu công việc D trễ 7 ngày thì thời gian của các sự kiện không thay đổi những các công việc khác bắt đầu có ảnh hưởng. Ban đầu công việc A có thể kết thúc trễ nhất ở tuần thứ 6 và công việc F có thể bắt đầu sớm nhất ở tuần thứ 18. Nhưng khi D kéo dài 7 tuần tức là phải thực hiện trong 13 tuần thì hai điều trên không thể xuất hiện đồng nhất vào tuần thứ 19, còn nếu công việc F muốn bắt đầu sớm nhất vào tuần thứ 18 thì công việc A phải kết thúc muộn nhất vào tuần thứ 5. KTĐT&QTDA 19/21 Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư 3 14 1 2 C E 10 4 2 5 D 4 1 18 16 6 2 2 A E 4 4 1 6 6 0 B G 0 26 26 0 14 26 12 26 0 0 Tg Thời gian dự trữ Công thực ES EF LS LF Chung Tự do Độc lập việc hiện (TF) (FF) (IF) Min A 4 0 4 2 2 0 0 (6,14)=6 B 14 0 14 0 14 0 0 0 œ C 10 4 14 6 16 2 0 0 -2 D 6 4 10 14 20 10 8 6 E 4 14 18 16 20 2 0 0 -2 max F 6 24 20 26 2 2 0 (10,18)=18 G 12 14 26 14 26 0 0 0 œ Nếu công việc D kéo dài 9 tuần tức là thực hiện trong 15 ngày thì toàn bộ thời gian dự trữ tự dp FF = 8 tuần không còn nữa nên tất cả các công việc đi sau nó sẽ bị ảnh hưởng. Đặc biệt thời gian bắt đầu sớm nhất của công việc F sẽ là tuần thứ 19 chứ không phải là tuần tứ 18 kể từ thời điểm xuất phát. Nếu công việc D kéo dài thêm 11 tuần tức là phải thực hiện trong 17 tuần thì toàn bộ thời gian dự trữ chung TF = 10 tuần không còn nên dự án sẽ bị kéo dài 1 ngày và đường găng sẽ chuyển sang các công việc A,D,F KTĐT&QTDA 20/21 Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư 3 14 17 3 C E 10 4 2 5 D 4 4 21 21 17 0 0 A E 4 6 1 4 6 0 B G 0 15 27 0 14 14 12 27 1 0 ™ Quy trình chung cho việc sử dụng sơ đồ mạng để phân tích một dự án có thể tóm lại như sau : 1. Xác định dự án, thống nhất về các công việc và sự kiện 2. Lập bảng thống kê các công việc và sự phụ thuộc của chúng 3. Vẽ sơ đồ mạng 4. Phân tích thời gian (cho các sự kiện và công việc) 5. Vẽ sơ đồ Gantt 6. Tính toán tài nguyên cần thiết cho toàn bộ tiến trình dự án 7. Hiệu chỉnh thời gian dự án nếu cần thiết 8. Khởi động các công việc trong giai đoạn thực hiện dự án 9. Cập nhật kế hoạch khi cần thiết KTĐT&QTDA 21/21