Bài giảng Quản trị dự án đầu tư - Chương V: Tổ chức nhân sự vận hành dự án

Chương V: Tổ chức nhân sự vận hành dự án Chương V TỔ CHỨC NHÂN SỰ VẬN HÀNH DỰ ÁN Tổ chức lãnh đạo, điều hành, quản lý quá trình vận hành dự án là một nhân tố quan trọng có tính chất quyết định việc thành công hay thất bại của một dự án đầu tư. Tùy theo mô hình đầu tư (doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân) ta có các kiểu hình thành bộ máy tố chức khác nhau Tổ chức gắn liền với con người. Việc bố trí các cá nhân vào các chức vụ, nhất là các chức vụ quan trọng, có ý nghĩa quyết định. Tố chức bộ máy tự nó chưa là sức mạnh, mà còn phụ thuộc vào người nào đảm trách các chức vụ trong bộ máy đó thì mới phát huy được sức mạnh Nghiên cứu tổ chức nhân sự vận hành dự án bao gồm việc nghiên cứu sơ đồ tổ chức bộ máy; phân rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, các cấp lãnh đạo điều hành, thực hiện; bố trí lao động và đào tạo cán bộ công nhân. 5.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY Tùy theo ngành nghề, qui mô của dự án, có thể có các sơ đồ tố chức khác nhau. Mặc dù vậy để bộ máy hoạt động ăn khớp nhau, ta cần quan tâm đến một số nguyên tắc chung. 5.1.1 Nguyên tắc bố trí sơ đồ tố chức bộ máy Việc tổ chức bộ máy nhân sự vận hành dự án phải quan triệt một số nguyên tắc sau đây : - Đảm bảo thực hiện mục tiêu, chương trình, kế hoạch mà dự án đã vạch ra. - Thống nhất lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý các mặt kinh tế, kỹ thuật, lao động - Tố chức bộ máy, bố trí cán bộ phải tinh gọn, hiệu quả. - Quan hệ giữa các bộ phận lãnh đạo, điều hành, quản lý, thực hiện phải rõ ràng. - Mỗi người cần thấy rõ nhiệm vụ, vị trí của mình. Mỗi người phải chịu trách nhiệm về công việc của mình trước một thủ trưởng trực tiếp. - Quyền hạn, quyền lợi đi đôi với trách nhiệm. - Lãnh đạo đi đôi với kiểm tra. - Phạm vi lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra phải rõ ràng. - Hợp tác nhằm thực hiện nhiệm vụ chung. 5.1.2 Một số sơ đồ tố chức tổng quát thường dùng 5.1.2.1 Đối với doanh nghiệp Nhà nước Đây là trường hợp mà chúng ta đã quen thuộc. Mỗi doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc một cơ quan cấp trên theo ngành dọc và thường được tố chức dưới hình thức công ty (có đầy đủ tư cách pháp nhân) hoặc xí nghiệp trực thuộc công ty (tư KTĐT&QTDA 1/9 Chương V: Tổ chức nhân sự vận hành dự án cách pháp nhân không đầy đủ). Bộ máy gồm Hội đồng quản trị, một Giám đốc và một số Phó giám đốc, các phòng ban, các phân xưởng, các tổ, đội sản xuất Trong thời kỳ bao cấp trước đây, nhìn chung trong các công ty quốc doanh bộ máy tố chức khá rườm rà, định biên của các bộ phận lớn dẫn đến tình trạng không có hiệu quả, tốn kém và dễ sinh ra bệnh quan liêu. Từ khi chuyển sang kinh tế thị trường, các xí nghiệp quốc doanh đã có một số cải tiến, tinh giản và hiệu quả hơn. 5.1.2.2 Đối với các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty liên doanh, công ty cổ phần Các công ty liên doanh thường được thành lập dưới dạng công ty trách nhiệm hữu hạn. Các công ty trách nhiệm hữu hạn có trên 12 thành viên trở lên thì cách thức tố chức bộ máy quản lý cũng gần giống như công ty cố phân. Vì vậy ta có thể xem xét mô hình chung sau đây trong khi nghiên cứu sơ đồ tố chức vận hành dự án : Đại hội đồng (Đại hội cổ đông) Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Kinh doanh, Quản trị Kỹ thuật, Sản xuất Hành Kế toán, Kinh Các Phục vụ Thông doanh, xưởng sản tin chính thống kê XNK xuất Mô hình này thích hợp đối với đầu tư trong nước. Tùy qui mô dự án mà các bộ phận hành chính, kế toán có thể là phòng hoặc tổ. 5.1.2.3 Công ty liên doanh với nước ngoài Công ty liên doanh với nước ngoài, theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, được tổ chức theo hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn, mỗi bên tham gia liên KTĐT&QTDA 2/9 Chương V: Tổ chức nhân sự vận hành dự án doanh chịu trách nhiệm với bên kia, và với công ty liên doanh trong phạm vi phần góp vốn của mình vào vốn pháp định. a) Cơ quan lãnh đạo cao nhất là Hội đồng quản trị. Các bên chỉ định người của mình vào Hội đồng quản trị theo tỉ lệ góp vốn pháp định. Mỗi bên đều có người trong Hội đồng quản trị. Như vậy, không có Đại hội đồng (Đại hội cổ đông). b) Chủ tịch Hội đồng quản trị do các bên thỏa thuận cử ra. c) Tổng Giám đốc và các Phó Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị cử ra để điều hành hoạt động hàng ngày và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị. d) Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc thứ nhất là công dân Việt nam. e) Số lượng các thành viên Hội đồng quản trị, các Phó Tổng Giám đốc tùy theo quy mô của dự án. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty liên doanh với nước ngoài cũng giống như hình trên, nhưng không có phần Đại hội đồng hoặc Đại hội cổ đông. 5.2 CÁC CẤP QUẢN TRỊ 5.2.1 Cấp lãnh đạo 5.2.1.1 Đại hội đồng (Đại hội cổ đông) Đại hội đồng là cấp quyết định cao nhất. - Đại hội đồng thành lập được triệu tập để tiến hành các thủ tục thành lập, thảo luận thông qua điều lệ. - Đại hội đồng bất thường được triệu tập để sửa đổi điều lệ hoặc giải quyết các biến động đột biến. - Đại hội đồng thường kỳ họp để giải quyết công việc thường kỳ gồm: + Quyết định phương hướng, nhiệm vụ phát triển công ty và kế hoạch kinh doanh hàng năm. + Thảo luận, thông qua bảng tổng kết năm tài chính. + Bầu, bãi miễn thành viên Hội đồng quản trị và kiểm soát viên. + Quyết định số lợi nhuận trích lập các quỹ, số lợi nhuận chia cho cổ đông, phân chia trách nhiệm về các thiệt hại xảy ra trong kinh doanh. + Xem xét, quyết định các giải pháp khắc phục các biến động lớn về tài chính của công ty. + Xem xét các sai phạm của Hội đồng quản trị gây thiệt hại cho công ty. 5.2.1.2 Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị công ty gồm từ 3 đến 12 thành viên. - Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng. KTĐT&QTDA 3/9 Chương V: Tổ chức nhân sự vận hành dự án - Hội đồng quản trị bầu một thành viên làm chủ tịch. Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Tổng Giám đốc nều Điều lệ công ty không qui định khác. - Trường hợp liên doanh với nước ngoài, vì không có Đại hội đồng nên Hội đồng quản trị đảm trách luôn các nhiệm vụ của Đại hội đồng. Thành viên Hội đồng quản trị do các bên chỉ định người của mình. Hội đồng quản trị cử Chủ tịch và qui định nhiệm kỳ của Chủ tịch theo chế độ luân phiên giữa các bên. - Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng về những sai phạm trong quản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật, gây thiệt hại cho công ty. - Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị không kiêm Tổng giám đốc thì Hội đồng quản trị cử một người trong số họ hoặc thuê người khác làm Tổng Giám đốc. - Các chi tiết khác xem Luật công ty và Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. 5.2.2 Cấp điều hành Cấp điều hành nói ở đây chủ yếu là Tổng Giám đốc và các Phó Tống Giám đốc. Nếu là đầu tư trong nước, không nhất thiết phải có Phó tổng Giám đốc. Nhưng nếu liên doanh với nước ngoài thì theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt nam bắt buộc phải có Phó tổng giám đốc. Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc thứ nhất là công dân Việt Nam. Nhiệm vụ, quyền hạn của Tống Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc phải được qui định rõ trong Điều lệ công ty. Nhiệm vụ chính của Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc là điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty phù hợp với chủ trương của Hội đồng quản trị và theo đúng luật pháp, kể cả việc tuyển dụng, cho thôi việc, định mức lương, tăng lương và ký hợp đồng lao động với công nhân viên chức. Tổng giám đốc phải là người có nhiều kinh nghiệm quản trị, nhạy bén với kinh doanh và đặc biệt quan trọng là phải có uy tín đối với Hội đồng quản trị và các đối tác, các bạn hàng. Các Trưởng, Phó phòng, Quản đốc phân xưởng cùng tham gia trong quá trình điều hành. Nhưng trong dự án chưa cần nói đến các chức danh này, mà chỉ cần nêu sơ đồ tổ chức. Bản thân sơ đồ này cũng có thể thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Riêng đối với chức danh Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và các điều kiện thay đổi (bãi miễn, nhiệm kỳ, đại diện) phải được qui định trước trong Điều lệ công ty. 5.2.3 Cấp thừa hành Cấp thừa hành bao gồm các bộ phận quản lý theo chức năng (kỹ thuật, tài chính, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, thông tin), các phân xưởng cho đến tận công nhân. Trong dự án chưa cần nêu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ KTĐT&QTDA 4/9 Chương V: Tổ chức nhân sự vận hành dự án phận này, chỉ cần nêu sơ đồ tổ chức mà thôi. Đến khi được cấp giấy phép đầu tư, triển khai thực hiện dự án thì mới cần vạch chi tiết chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các bộ phận và bố trí nhân sự cụ thể cho các bộ phận. 5.3 DỰ KIẾN SỐ LƯỢNG, CHẤT LƯỢNG, LƯƠNG CỦA CÁN BỘ CÔNG NHÂN Sau khi bố trí được sơ đồ tổ chức, cần dự kiến số lượng nhân viên, công nhân, bao gồm các công việc như tạp dịch, bảo vệ, lái xe cần phân rõ : - Người trong nước, người nước ngoài - Yêu cầu về chuyên môn ( bằng cấp) ngoại ngữ, vi tính. - Công nhân có chuyên môn, phổ thông. - Nam, nữ ( nếu cần thiết). - Tuổi nghề, tuổi đời. - Mức lương tối thiểu của từng loại cán bộ, nhân viên từ Tổng Giám đốc đến công nhân. Về chế độ trả lương, mức bảo hiểm xã hội, các chế độ đi lại, nghỉ lễ đối với liên doanh với nước ngoài có qui định riêng. Các số liệu dự kiến được lập thành các bảng rõ ràng. Về mức lương đối với cán bộ quản lý, công nhân có thể lấy bình quân, nhưng không được thấp hơn lượng tối thiểu do Nhà nước qui định đối với dự án trong nước và dự án liên doanh với nước ngoài. Trong danh sách cán bộ, nhân viên, cũng như mức lương, không bao gồm Hội đồng quản trị, vì việc thành lập Hội đồng quản trị có quyết định riêng cả về số lượng, lẫn tên người cụ thể, Hội đồng quản trị không ăn lương, mà hưởng theo chế độ thù lao hoặc theo phần lợi nhuận được chia cho các bên. Sau khi dự kiến được mức lương, ta có được quỹ lương, trong đó cần phân rõ số tiền lương phải trả bằng tiền Việt Nam và bằng ngoại tệ. Cần lưu ý rằng, hiện nay mức lương của người nước ngoài và người Việt nam chênh lệch nhau rất lớn, tại nên một sự mất cân đối lớn đến vô lý. Vì vậy, cần hạn chế đến mức tối thiểu việc sử dụng người nước ngoài. Trường hợp bắt buộc phải sử dụng người nước ngoài thì phải đào tạo người Việt nam dần dần thay thế nước ngoài. Làm như vậy sẽ tăng được việc làm cho người Việt nam, đồng thời cũng có lợi chung cho cả liên doanh (giảm quỹ lương) 5.4 PHƯƠNG PHÁP TÍNH SỐ LƯỢNG CÔNG NHÂN TRỰC TIẾP SẢN XUẤT. Trong bảng kê về nhu cầu lao động thì công nhân trực tiếp sản xuất có số lượng lớn nhất, đông đảo nhất, vì vậy ta cần tiến hành tính toán cụ thể. 5.4.1 Phương pháp dựa vào định mức thời gian hoặc định mức sản lượng - Định mức thời gian là số thời gian lao động hao phí để sản xuất được một đơn vị sản phẩm (hoặc hoàn thành một khối lượng công việc). Tính bằng (giờ công/1 sản phẩm). KTĐT&QTDA 5/9 Chương V: Tổ chức nhân sự vận hành dự án - Định mức sản lượng là số đơn vị sản phẩm có thể sản xuất được trong một đơn vị thời gian. Tính bằng (số sản phẩm/1 giờ công). - Định mức sản lượng là số nghịch đảo của định mức thời gian. Do đó ta chỉ cần xét cho một loại định mức, chẳng hạn định mức thời gian. Lúc này số lượng công nhân trực tiếp sản xuất tính như sau 1 n CN = ∑Qi DM ti Tbq t=1 Trong đó: CN : số lượng công nhân trực tiếp sản xuất cần có trong 1 năm ( người) Qi : số lượng sản phẩm i (i = 1,2, n) hoặc khối lượng công việc i phải thực hiện trong 1 năm. DMti : định mức thời gian đối với sản phẩm hoặc công việc i (giờ công/1 sản phẩm) Tbq : thời gian làm việc thực tế bình quân của 1 công nhân trong 1 năm ( giờ/ người_năm) Trong công thức trên, ta thấy : Qi do quy mô của dự án quyết định, là một số đã biết. DMti cũng là một số đã biết. Nếu chưa có thì có thể tham khảo các xí nghiệp tương tự Chỉ còn Tbq là chưa biết. Ta tính như sau : Tbq = N x G Trong đó: N- Số ngày làm việc bình quân của 1 công nhân trong 1 năm G- Số giờ làm việc bình quân của 1 công nhân trong 1 ngày thông thường N = 305,5 – NVbq Trong đó : NVbq - Số ngày vắng mặt bình quân của 1 công nhân trong 1 năm nếu trong dự án dự kiến số ngày làm việc trong 1 năm là 300 ngày thì công thức trên đổi lại là : N = 300 – NVbq NVbq tính như sau : n ∑CNi .t i NV = i=1 bq CN Trong đó : i : công nhân thứ i ( I = 1, 2 n) ti : Thời gian vắng mặt trong 1 năm của công nhân i tính bằng ngày CN: tổng số công nhân dự kiến. Đây lại là con số mà chúng ta đang cần xác định. Do đó trong thực tế khi tính toán, ta có thể lấy số ngày vắng mặt của 1 công KTĐT&QTDA 6/9 Chương V: Tổ chức nhân sự vận hành dự án nhân trong 1 năm bằng khoảng 10 ngày. Thời gian làm việc của 1 công nhân trong 1 ngày G tính như sau: G = 8h – GVbq Trong đó : GVbq - số giờ bình quân mà 1 công nhân được nghỉ trong 1 ngày làm việc ( h). GVbq lấy theo thời gian biểu dự kiến, thường từ 0,5–1 h. Nếu ta có sẵn định mức sản lượng thì công thức ( 8-1) sẽ trở thành : 1 n Q CN = ∑ i Tbq i=1 DMs i Trong đó : DMs i - định mức sản lượng ( số sản phẩm/ 1 giờ công ) Các ký hiệu khác như cũ. 5.4.2 Phương pháp dựa vào định mức đứng máy Trong nhiều dự án, nhất là đối với các xí nghiệp sợi, dệt ta có thể dựa vào định mức đứng máy để tính số lượng công nhân trực tiếp sản xuất. Định mức đứng máy là số lượng máy mà 1 công nhân đồng thời có thể phụ trách được (cái/ người) Số lượng công nhân lúc này tính như sau : 1 n M Soca CN = ∑ i Tbq i=1 DMi h Trong đó : CN : số công nhân trực tiếp sản xuất trong 1 năm ( người) Mi : số lượng loại máy i (i = 1,2 n) được huy động để sản xuất trong 1 năm (cái) DMi : định mức đứng máy loại i (cái / người) Soca: số ca làm việc trong 1 ngày của máy móc thiết bị ht : hệ số sử dụng thời gian làm việc bằng tỉ số giữa thời gian làm việc thực tế trên thời gian làm việc theo chế độ của mỗi người. Đối với lao động gián tiếp, lao động bán hàng cũng có thể tính toán bằng công thức. Tuy nhiện, trong khi lập dự án, người tư thường dự kiến số lượng lao động gián tiếp, lao động bán hàng dựa vào sơ đồ tổ chức, các chức danh cần có và có xét đến kiêm nhiệm. 5.5 DỰ KIẾN VỀ ĐÀO TẠO Trường hợp cần thiết, trong dự án cần phải nêu rõ dự trù về đào tạo cán bộ, công nhân: Các hình thức đào tạo có thể là : a. Tổ chức đi tham quan trong nước, ngoài nước. b. Mở các khóa huấn luyện lý thuyết, thực hành ở trong nước, ngoài nước. KTĐT&QTDA 7/9 Chương V: Tổ chức nhân sự vận hành dự án c. Cử đi học trong nước, ngoài nước theo các lợp chính qui,dài hạn, ngắn hạn. Cần dự trù loại và số lượng cán bộ, công nhân phải đào tạo; thời gian bắt đầu đào tạo, kinh phí đào tạo phân ra trong nước, ngoài nước. 5.6 CƠ CẤU NHÂN VIÊN, TIỀN LƯƠNG VÀ KINH PHÍ ĐÀO TẠO Sau khi đã giải quyết được các vấn đề nêu trên, trong dự án cần lập các bảng tính toán cụ thể như sau : 5.6.1 Cơ cấu nhân viên Năm thứ nhất Năm thứ Năm Người Việt Người nước Người Việt Người nước Nam ngoài nam ngoài Nhân viên trực tiếp 1 2 Nhân viên gián tiếp 1 2 Nhân viên quản trị điều hành 1 2 5.6.2 Dự kiến mức lương bình quân của các loại nhân viên Năm I II III Nhân viên người nước ngoài Nhân viên người Việt nam 5.6.3 Mức lương tối thiểu, tối đa a) Với nhân viên nước ngoài - Tối đa :. USD/ tháng ( chức danh tương ứng) - Tối thiểu : USD/tháng b) Với nhân viên người Việt nam - Tối đa : . USD / tháng ( chức danh tương ứng) - Tối thiểu : USD / tháng KTĐT&QTDA 8/9 Chương V: Tổ chức nhân sự vận hành dự án 5.6.4 Tính toán quỹ lương hàng năm Năm I II III Nhân viên người nước ngoài Ở bộ phận Ở bộ phận. Tổng quỹ lương cho nhân viên người nước ngoài Nhân viên người Việt nam Ở bộ phận Ở bộ phận Tổng quỹ lương của dự án ( A+B) 5.6.5 Phương thức tuyển dụng và đào tạo 5.6.6 Chi phí đào tạo hàng năm Chi phí Năm I II A. Đào tạo tại nước ngoài B. Đào tạo tại Việt nam Cộng chi phí đào tạo KTĐT&QTDA 9/9