Bài giảng Quản trị dự án - Chương 2: Thiết kế tổ chức dự án và xây dựng đội ngũ dự án

Chương 2: THIẾT KẾ TỔ CHỨC DỰ ÁNVÀ XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ DỰ ÁN1.Xác định sơ đồ tổ chức bộ máya/ Nguyên tắc bố trí sơ đồ tổ chức bộ máyb/Vẽ sơ đồ tổ chức bộ máya/Nguyên tắc bố trí sơ đồ tổ chức bộ máyĐảm bảo thực hiện, mục tiêu, chương trình, kế họach mà dự án đã vạch raThống nhất lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý các mặt kinh tế, kỹ thuật, lao độngTổ chức bộ máy, bố trí cán bộ phải tinh gọn, hiệu quảQuan hệ giữa các bộ phận lãnh điều hành, quản lý, phải thực hiện rõ ràngXác định nhu cầu nhân lực căn cứ tùy theo mục đích của doanh nghiệp. Nếu mục tiêu của dự án là xây dựng một xí nghiệp mới thì nhân sự của dự án sẽ gồm 2 bộ phận:Bộ phận gián tiếpBộ phận trực tiếp sản xuấtTrong trường hợp thay thế hay mở rộng thì tùy trường hợp cụ thể mà ta tính toán bộ máy nhân sự.Tuy nhiên lực lượng lao động gián tiếp phục vụ của dự án lấy theo tỷ lệ % của lao động trực tiếpa/Nguyên tắc bố trí sơ đồ tổ chức bộ máyĐể tổ chức một cách khoa học và hợp lý các phòng ban quản lý chức năng, khi tiến hành sắp xếp bộ máy quản lý trong một đơn vị doanh nghiệp cần tôn trong ba nguyên tắc sau:Định việc: xác định các công việc cụ thể mà mỗi chức năng phải đảm nhận trong xí nghiệpĐịnh biên: xác định số người (biên chế) phải có để làm tốt công việc đóĐịnh người: xác định tiêu chuẩn năng lực cụ thể mà từng nhân viên phải có để đảm nhận các công việc được giaoa/Nguyên tắc bố trí sơ đồ tổ chức bộ máyTrình tự tiến hànhPhân tích công việc.Chia cho các bộ phận, cá nhân hợp lý, khả thi (không thiếu hay chồng chéo).Xác định việc phối hợp giữa các bộ phận, cá nhân để hoàn thành mục tiêu. a/Nguyên tắc bố trí sơ đồ tổ chức bộ máyb/ Các dạng cấu trúc tổ chức:b1/ Cấu trúc tổ chức theo trực tuyến :_Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp- Mỗi quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc-Công việc quản trị được tiến hành theo tuyếnCấu trúc tổ chức theo trực tuyến Giám đốcDự án ADự án BDự án CƯu điểm:Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởngTạo ra sự thống nhất tập trung cao độChế độ trách nhiệm rõ ràngNhược điểm:Không chuyên môn hóa. Do đó đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diệnHạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độDễ dẫn đến cách quản lý gia trưởngb2/ Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năngCơ cấu được thực hiện trên nguyên lý là có sự tồn tại của các đơn vị chức năng, không theo tuyến. Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mìnhMÔ HÌNH DỰ ÁN DẠNG CHỨC NĂNGƯu điểm :- Cơ cấu này được sự giúp sức của các chuyên gia hàng đầu- Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện- Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trịKhuyết điểm :- vi phạm chế độ một thủ trưởng- Nuôi dưỡng những quan điểm hẹp hòi trong các chức năng.- Tổng giám đốc phải có khả năng phối hợp giỏi.- Khó xác định trách nhiệm hay đổ trách nhiệm cho nhauMô hình tổ chức kiểu dự án Tạo ra một tổ chức do trưởng dự án quản lýƯu điểmCó đội ngũ dự án ổn định, nên việc điều hành và quản lý là thống nhất, phát huy được họat động của nhóm dự ánCác bộ phận chức năng trong dự án chuyên trách thực hiện các công việc của dự ánCó thể phản ứng nhanh trước yêu cầu khách hàngNhược điểmLãng phí nguồn nhân lực do sự trùng lắp nhân sựVi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huyViệc điều chuyển nhân viên từ dự án này sang dự án kia có thể gặp khó khănb4/ Cấu trúc theo ma trận:_ Trưởng dự án chọn các đơn vị chức năng chuyên môn (từ bên trong hay bên ngoài)._ Các đơn vị chức năng chuyên môn hoạt động thời vụ tùy theo yêu cầu dự án. _Ưu điểm :Tuyển chọn được nguồn nhân lực có chất lượng.Chi phí hoạt động thấp.Chuyên môn hóa cao._Hạn chế :Thường quá đề cao chuyên môn hơn các bộ phận khác.Dễ cục bộ và khó phối hợp. Cấu trúcMô hình ma trậnTổng giám đốcP. Thiết kếP. NC Thị trườngP. NC Công nghệP. NCTài chínhP. NC Nhân sựBan QL. Dự án 2Ban QL. Dự án 3Ban QL. Dự án 4Ban QL. Dự án 1b5/Các công ty liên doanh với nước ngòaiCơ quan lãnh đạo cao nhất là Hội đồng Quản Trị. Các bên chỉ định người của mình vào Hội đồng quản trị theo tỉ lệ góp vốn pháp định. Mỗi bên đều có người trong hội đồng quản trị.Chủ tịch Hội đồng quản trị do các bên tự cử ra.Tổng Giám Đốc và các Phó TGĐ do hội đồng quản trị cử ra để điều hành họat động hằng ngày và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị.TGĐ hoặc P.TGĐ thứ 1 là người Việt Nam.Số lượng các thành viên Hội đồng quản trị, các phó TGĐ theo quy mô của dự án  TỔNG GĐP.TGĐ Sản xuấtP.TGĐ Tài chínhP.TGĐ MarketingP.TGĐ Kỹ thuậtP.TGĐ Nhân sựgiám đốc cácSản phẩm công ngiệpgiám đốc cácSản phẩm tiêu dùngNhà quản trị bộ phận miền BắcNhà quản trị bộ phận miền TrungNhà quản trị bộ phận miền Nam ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNGHỘI ĐỒNG QUẢN TRỊBAN KIỂM SÓATTrách nhiệm của nhà quản trị DAVAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁNLÓNH VÖÏC VAI TROØ TÌNH HUOÁNG & CAÙC HOAÏT ÑOÄNGTÖÔNG QUAN NHAÂN SÖÏ- Phaùp nhaân chính (vai troø ñaïi dieän).- Ngöôøi laõnh ñaïo.- Ngöôøi lieân laïc.- Trong caùc cuoäc nghi leã, kyù keát caùc vaên baûn, hôïp ñoàng vôùi khaùch haøng vaø caùc ñoái taùc.- Chæ daãn ra leänh, ñoäng vieân, taïo ra nhöõng ñieàu kieän thuaän lôïi ñeå ngöôøi döôùi quyeàn thöïc hieän toát coâng vieäc.- Phaùt huy caùc lieân heä, quan heä nhaèm gaén lieàn caû beân trong laãn beân ngoaøi (coù theå söû duïng caùc phöông tieän thö tín, ñieän ñaøm, hoäi hoïp,).VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁNTHOÂNG TIN Phaùt ngoân (Ñoái ngoaïi).Phoå bieán tin (Ñoái noäi)- Thu nhaäp & tieáp nhaän thoâng tin- Hieän thöïc hoùa & cung caáp caùc thoâng tin cho caùc nhaân vaät coù lieân quan.(Khaùch haøng, coâng chuùng, phoùng vieân baùo ñaøi,).- Thoâng tin ñöôïc truyeàn ñaït 1 caùch nguyeân xi, hoaëc coù theå ñöôïc xöû lyù bôûi ngöôøi laõnh ñaïo, caùc thoâng tin naøy seõ giuùp cho caáp döôùi thöïc hieän toát nghóa vuï cuûa hoï.- Thieát laäp heä thoáng thu nhaän thoâng tin coù hieäu quaû cho pheùp bieát ñöôïc dieãn bieán moâi tröôøng beân ngoaøi & beân trong.VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁNLAÄP QUYEÁT ÑÒNH - Doanh nhaân-Ngöôøi hoaø giaûi caùc xung ñoät-Phaân boå taøi nguyeân- Thöông thuyeát- Khôûi xöôùng caùc döï aùn môùi veà hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh, chòu traùch nhieäm cuoái cuøng veà keát quaû hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh, chaáp nhaän ruûi ro.- Hoøa giaûi caùc xung ñoät, maâu thuaãn trong noäi boä giöõa caùc thuoäc caáp.- Quyeát ñònh vieäc phaân boå vaø söû duïng caùc nguoàn löïc cho caùc hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh. - Thay maët cô quan trong caùc cuoäc thöông nghò veà caùc hôïp ñoàng kinh teá hoaëc trong caùc quan heä vôùi caùc ñoái taùc & caùc toå chöùc coù lieân quan.Kỹ năng của giám đốc dự ánKỹ năng nhân sựKỹ năng tư duyKỹ năng kỹ thuật