Bài giảng Quản trị dự án - Chương 2: Khởi sự dự án

Chương 2 KHỞI SỰ DỰ ÁN NỘI DUNG Xác định dự án Lựa chọn dự án Hiến chương dự án Hoạch định phạm vi dự án Cấu trúc phân chia công việc Xác định dự án Xác định nhu cầu về dự án Nghiên cứu khả thi Xác định các yêu cầu Phân tích các nhóm hữu quan Xác định dự án Xác định nhu cầu về DA Cơ hội thị trường Nhu cầu của DN Tiến bộ trong công nghệ Xã hội Pháp lý Khách hàng Xác định dự án Nghiên cứu khả thi Sự cần thiết thực hiện dự án Chi phí và thời gian ước lượng để hoàn thành DA Phân tích lợi ích – chi phí (CBA) để triển khai DA Báo cáo nhu cầu của tổ chức, DA thoả mãn nhu cầu như thế nào Xác định dự án Xác định các yêu cầu - Yêu cầu chức năng - Yêu cầu kinh doanh - Yêu cầu kỹ thuật Xác định dự án Phân tích các nhóm hữu quan Nhà tài trợ cho DA Nhà quản trị DA Các thành viên nhóm DA Nhà quản trị chức năng Khách hàng Người sử dụng cuối cùng Nhà thầu phụ Nhà cung cấp Những người hổ trợ Yêu cầu pháp lý Vai trò đối với DA Nhu cầu đối với DA Sự tham gia vào DA Mức độ ảnh hưởng đối với DA Lựa chọn dự án Dự án và chiến lược công ty Lựa chọn mô hình đánh giá DA Các mô hình phi định lượng Các mô hình định lượng Phương để chọn lựa DA Lựa chọn dự án Tiến trình quản trị chiến lược và vị trí của DA trong quản trị chiến lược Lựa chọn dự án Ví dụ: Về mối quan hệ giữa sứ mệnh, mục tiêu, chiến lược và DA trong DN Lựa chọn dự án Lựa chọn mô hình đánh giá DA bao gồm các bước: Xây dựng một danh sách các mục tiêu của công ty Đánh giá mức độ quan trọng Đánh giá khả năng đáp ứng từng DA vào việc hoàn thành mục tiêu Tính điểm qui đổi Lựa chọn dự án Các mô hình phi định lượng Yêu cầu lãnh đạo Yêu cầu của hoạt động Yêu cầu của cạnh tranh Mở rộng tuyến sản phẩm Mô hình lợi ích so sánh Lựa chọn dự án Các mô hình định lượng Mô hình các chỉ tiêu tài chính Mô hình cho điểm Mô hình tối ưu Các ràng buộc nội bộ công ty Các ràng buộc bên ngoài Lựa chọn dự án Phương pháp lựa chọn dự án Xác định các nhu cầu tổ chức Có nhu cầu về dự án Có sẵn sàng tài trợ Tính thuyết phục đảm bảo dự án thành công Phân loại các dự án Phân loại theo cách diễn đạt dự án Theo cơ hội Vấn đề Chỉ dẫn Phân loại DA theo thứ tự ưu tiên Lựa chọn dự án Phương pháp lựa chọn dự án Thực hiện phân tích tài chính Phân tích giá trị hiện tại ròng (Net present value-NPV) Lợi tức trên đầu tư (Return on investment - ROI) Phân tích thời gian hoàn vốn Sử dụng mô hình điểm qui đổi Lựa chọn dự án  Sử dụng mô hình điểm qui đổi Hiến chương DA Sau khi quyết định DA thực hiện, cần chính thức hoá DA Hiến chương DA là một tài liệu ghi nhận sự tồn tại chính thức của DA và cung cấp sự hướng dẫn trong các mục tiêu và quản lý DA Những người hữu quan nên ký vào hiến chương để công nhận nhu cầu và mục đích của DA Hiến chương dự án Tên dự án Thời gian bắt đầu và kết thúc Giám đốc dự án Mục tiêu của dự án Mô tả khái quát về kết quả cuối cùng Khách hàng của dự án Yêu cầu của khách hàng Nhu cầu của khách hàng Các nhóm hữu quan Nhân sự Thời hạn hoàn thành Giới hạn về nhân sự Giới hạn về ngân sách Các ràng buộc khác về mặt tổ chức Các giả định Các ưu tiên Phần kí thông qua của cấp trên Lời chú thích Hiến chương dự án Hiến chương dự án Hoạch định phạm vi dự án Hoạch định phạm vi dự án Các công cụ để hoạch định phạm vi dự án Báo cáo phạm vi Kế hoạch quản lý phạm vi Hoạch định phạm vi DA Đầu vào, công cụ và đầu ra của tiến trình hoạch định phạm vi Hoạch định phạm vi DA Các công cụ để hoạch định phạm vi DA Mô tả sản phẩm Phân tích lợi ích – chi phí (CBA) Các giải pháp thay thế Hoạch định phạm vi DA Báo cáo phạm vi Tính cấp thiết của DA Mô tả sản phẩm Các kết quả chính Tiêu chuẩn thành công Ước lượng thời gian và chi phí Giả định Ràng buộc Hoạch định phạm vi DA Kế hoạch quản lý phạm vi Mức độ ổn định của phạm vi Tác động của thay đổi phạm vi Tiến trình thay đổi phạm vi Cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure-WBS) Cấu trúc phân chia công việc là một nhóm các định hướng chi phối các công việc liên quan trong DA xác định tổng phạm vi DA WBS là tài liệu nền tảng trong quản trị DA bởi vì nó cung cấp cơ sở cho hoạch định và quản lý tiến độ, chi phí và các thay đổi trong DA. Nội dung WBS bao gồm: Khái quát về WBS Các cách tiếp cận để xây dựng WBS Biểu diễn WBS Tiến trình xây dựng WBS Chỉ dẫn để xây dựng WBS Lợi ích của WBS Cấu trúc phân chia công việc (WBS) WBS đảm bảo các tiêu chuẩn Dễ dàng quản lý Độc lập Mốc thời gian bắt đầu và kết thúc Ước lượng được thời gian và chi phí Đo lượng được mức độ hoàn thành Công việc cần có một kết quả Danh từ Phân chia theo bộ phận vật lý Phân chia theo bộ phận chức năng Cấu trúc phân chia công việc (WBS) Các cách tiếp cận để xây dựng WBS Động từ Thiết kế - xây dựng - thử nghiệm - triển khai Mục tiêu Cách tiếp cận tổ chức Phòng ban chức năng Tiến trình kinh doanh Biểu diễn WBS Cấu trúc phân chia công việc (WBS) Cấu trúc phân chia công việc (WBS) Tiến trình xây dựng cấu trúc phân chia công việc Xác định các sản phẩm của DA Quy luật 8/80 trong phân chia công việc Xác định các bộ phận cấu thành nên sản phẩm DA Kiểm tra Chỉ dẫn để xây dựng WBS Sử dụng người giỏi cũng như thành viên DA Phân tích đầy đủ các yếu tố ở cấp độ cao trước khi chuyển sang cấp độ kế tiếp Liệt kê công việc và phân chia thành các bộ phận Không nên chia công việc quá nhỏ ngoài tầm kiểm soát Sử dụng số cấp độ phù hợp cho mỗi nhánh Hệ thống kí hiệu thống nhất cho WBS Cấu trúc phân chia công việc (WBS) Lợi ích của WBS Cơ sở để ước lượng thời gian, ngân sách và phân bổ nguồn lực Công cụ để xây dựng nhóm và truyền thông Làm mẫu cho các DA tương lai Xác định nhu cầu nhân sự Xác định ranh giới Kiểm soát sự thay đổi và sự định hướng Cấu trúc phân chia công việc (WBS)