Bài giảng Quản trị dự án

Quản trị dự ánQUẢN TRỊ DỰ ÁN: GIỚI THIỆU1Nội dungSản phẩm và dịch vụ Dự án và các hệ thống sản xuất khác (Project vs other production system)Dự án (Project)Quản trị dự án (Project management)Giám đốc dự án (Project manager – PM)Các bên có liên quan (Stakeholders)Cấu trúc tổ chức (Organizational structure)Qui luật của quản trị dự án 2CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH3ĐỊNH HƯỚNG DOANH NGHIỆPMục tiêu hoạt động của doanh nghiệp?Lý do tồn tại của doanh nghiệp?Định hướng của doanh nghiệp?Các mục tiêu chiến lược và tài chính4Sản phẩm và dịch vụSản phẩmDịch vụSản phẩmDịch vụKim tự thápTổ chức sự kiệnXe máyGiao dịch ngân hàngTrạm không gianTeambuilding Máy tínhToà nhà5các hệ thống sản xuấtSản xuất hàng loạt (Mass)Sản xuất theo lô (Batch)Sản xuất thủ công (Job shop)Dự án (Project)6Giá trị Chi phí (Cost)Chất lượng (Quality)Cải tiến (Innovation)Khả năng đáp ứng (Responsiveness)Dịch vụ khách hàng (Service)7Cạnh tranhOrder qualifierOrder winner8Lợi thế cạnh tranhChi phí (Cost)Khác biệt hoá (Differentiation)9quyết định về hệ thống sản xuấtThiết kế sản phẩm (Product design)Hoạch định công suất (Capacity planning)Thiết kế qui trình (Process)Bố trí tiện ích (Layout)Thiết kế công việc (Job design)Hoạch định địa điểm (Location planning)Quản lý tồn kho (Inventory management)Hoạch định tổng hợp (Aggregate planning)Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)Thiết kế lịch trình (Scheduling)10Sản xuất hàng loạt (Mass production)Qui trình rõ ràng, chuẩn hoáMáy móc thiết bị chuyên dụng caoThâm dụng vốnChuyên môn hoá lao độngVật liệu được xử lý bởi dây chuyền Vị trí lao động, máy móc cố địnhHướng tới sản phẩm đồng dạng (product layout)Lượng cầu sản phẩm lớn (annual demand) hay tổng cầu lớn (high aggregate demand) → Sản phẩm đồng dạng, sản lượng cao, hiệu suất cao→ Kém linh động – thích nghi kém với sự “thay đổi” – make to stock11Sản xuất theo lô (batch production)Qui trình rõ ràng, chuẩn hoáMáy móc thiết bị đa dụngLao động có kĩ năngVật liệu được xử lý xe nâng (folklift)Vị trí lao động, máy móc cố địnhHướng tới qui trình (process layout)Lượng cầu sản phẩm thấp (annual demand) hay tổng cầu thấp (high aggregate demand) → Sản phẩm đa dạng, sản lượng vừa, hiệu suất vừa→ Linh động – thích nghi với sự “thay đổi”12Dự ánMáy móc đa dụng Lao động có kĩ năngCác hoạt động không lặp lại Qui trình không chuẩn hoáĐa dạng hoá kết hợp các yếu tố sản xuất→ Sản phẩm duy nhất, sản lượng rất thấp→ Linh động cao – thích nghi tốt với sự “thay đổi”13Các hệ thống sản xuấtMức đa dạngThấpCaoSản lượngCaoThấpProjectMassKhả năng thích nghiCaoThấpMassBatchProject14Nguồn gốc của sự thay đổi15Môi trường vĩ môChính trịTình hình chính trị ổn định → đầu tư lớn và mở rộng sản xuất kinh doanh (tiến hành xây dựng và mở rộng thêm qui trình sản xuất)Luật và qui định về môi trường → những thay đổi và cải tiến trong cách thức sản xuất (lắp đặt hệ thống xử lý chất thải hay nâng cấp công nghệ sản xuất mới giảm lượng khí thải)Kinh tếHội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới → lưu chuyển vốn và công nghệ dễ dàng (Tiếp nhận công nghệ chuyển giao)Thị trường được mở rộng → nhiều cơ hội kinh doanh được tạo ra (phát triển các sản phẩm mới cho thị trường mới hay cải tiến sản phẩm cho thị trường hiện tại)Xã hộiTiêu dùng sản phẩm có chất lượng tốt → nâng cao mức đa dạng và chất lượng sản phẩm (Đa dạng hoá sản phẩm, nâng cao dịch vụ sau bán hàng)Công nghệCông nghệ phát triển nhanh → vòng đời sản phẩm ngắn (đầu tư nhiều vào R&D), công nghệ lạc hậu nhanh16Môi trường ngànhNhà cung ứng/khách hàngĐòi hỏi sản phẩm phức tạp hơn → chi phí đáp ứng caoChi phí chuyển đổi thấpĐối thủ tiềm năngRào cản gia nhập thấpĐối thủ hiện tạiSố lượng đối thủ lớn trong nhóm chiến lượcCác sản phẩm trong ngành tương đồngSản phẩm thay thếCông nghệ mới tạo ra nhiều sản phẩm đem lại giá trị cho khách hàng Sự cải tiến liên tụcSản phẩm bổ trợChi phí của các sản phẩm bổ trợ thấp17Dự án (project)Khái niệmĐặc trưngVòng đờiDự án thực tế18KHÁI NIỆMĐịnh nghĩaDự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện nhằm tạo ra những sản phẩm, dịch vụ hay kết quả duy nhất19ĐẶC TRƯNGTạm thời: có bắt đầu và có kết thúc. Khung thời gian qui định cho việc đạt mục tiêu dự án. Đôi dự án giải tán sau khi dự án được hoàn thànhDuy nhất: (1) chưa từng có nỗ lực tạo ra sản phẩm này; (2) yêu cầu và kì vọng về sản phẩm khác nhau giữa các khách hàng Mục tiêu rõ ràng: được xác định rõ về (1) thời gian; (2) chi phí và (3) phạm viRủi ro: là duy nhất → lần đầu tiên thực hiện → giả định và ước tính → rủi ro 20VÒNG ĐờiVòng đời: là tập hợp tất cả các giai đoạn kết nối điểm đầu và điểm cuối của dự ánGiai đoạn bắt đầuGiai đoạn giữaGiai đoạn kết thúcVòng đời dự án xác địnhNhững công việc nào cần phải thực hiện trong mỗi giai đoạnKết quả của từng giai đoạn đạt được khi nào và cách thức để kiểm định và đánh giáNhững cá nhân nào có trách nhiệm trong từng giai đoạn21Vòng đời (tt.)Những điểm tương đồng giữa các vòng đời dự ánCác giai đoạn nối tiếp có thứ tựChi phí thấp ở giai đoạn đầu, đỉnh tại giai đoạn giữa và giảm mạnh ở giai đoạn đóng 22Vòng đời (tt.)Mức độ bất định cao và rủi ro không hoàn thành mục tiêu dự án cao trong giai đoạn đầu. Mức độ chắc chắn trong việc hoàn thành dự án càng cao khi dự án được liên tụcKhả năng ảnh hưởng tới phạm vi, chi phí và sản phẩm từ dự án của nhưng bên có liên quan rất cao ở giai đoạn đầu và giảm nhanh khi dự án được tiếp tục23dự án thực tếCầu thị trường – công ty dầu mỏ thực hiện dự án xây dựng nhà máy lọc dầu để đáp ứng tình trạng thiếu hụt xăng kéo dàiNhu cầu của tổ chức – dự án đào tạo nhân sự quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lýĐòi hỏi pháp lý – nhà máy sản xuất triển khai dự án xử lý chất thải cho nhóm nguyên vật liệu mớiTiến bộ công nghệ - công ty phần mềm triển khai dự án cho phiên bản nâng cấp của trò chơi sau khi công ty điện tử giới thiệu máy chơi games thế hệ mới24Quản trị dự ánKhái niệmBản chất Quản trị dự án hiệu quảNăng lực riêng biệtMô hình 25Khái niệm Quản trị dự án là việc áp dụng những hiểu biết, kĩ năng, công cụ và kĩ thuật để thực hiện tất cả các hoạt động dự án. Quản trị dự án được thực hiện thông qua việc kết hợp các quá trình khởi tạo, hoạch định, thực hiện, kiểm tra và kết thức dự án.Theo định nghĩa về dự án, nhu cầu thực hiện các hoạt động không lặp lại nhằm đạt một mục đích rõ rang và duy nhất là lý do cho việc quản trị dự án. 26Khái niệm (tt.)Quản trị dự án bao gồmNhận diện các đòi hỏi hay nhu cầuHình thành các mục tiêu rõ ràng và khả thiHài hoà tốt ba giới hạn (triple constraints) và kiểm soát rủi ro → đảm bảo sự thoả mãn (chất lượng)Sự đánh đổi (quan hệ) giữa phạm vi (scope), thời gian (time) và chi phí (cost)Các sự kiện ảnh hưởng tiêu cực tới 1 trong 3 yếu tố trên ≈ rủi ro dự ánChất lượng cao ≈ cung ứng đúng sản phẩm/dịch vụ đúng thời hạn và trong ngân sáchChất lượng cao ≈ thoả mãn caoSử dụng các kế hoạch, phương pháp giải quyết các vấn đề hay kì vọng của các bên có liên quan.27Bản chất Việc tạo ra các sản phẩm dịch vụ phức tạp, to lớn và duy nhất như kim tự tháp, vạn lý trường thành hay toà nhà trong những giới hạn khắt khe về thời gian và ngân sách kết hợp với sự thiếu những khả năng thực hiện đòi hỏi sự hình thành mới các phương pháp cho các chức năng quản trị như hoạch định, tổ chức và kiểm tra. Những phương pháp này hoàn toàn khác so với quản trị vận hành nói chung.(Creation of complex, giant products and services such as pyramid, the great wall, bridges, houses with performance capabilities not previously available and within acceptable schedule and budget requires development of new methodology of planning, organizing, staffing and controlling. This discipline significantly different from the one to manage the entire firm – the essence of project management.)28BẢN CHẤT (TT.)QUẢN TRỊ CHỨC NĂNGQUẢN TRỊ DỰ ÁNLoại công việcLặp lại, liên tụcDuy nhất, không lặp lạiTrọng tâmHoàn thành công việc hiệu quảHoàn thành dự ánTrách nhiệm quản lýQuản lý con ngườiQuản lý công việcNgân sáchNgân sách được huy động liên tụcNgân sách tài trợ cho dự án cụ thểỨng phó với sự thay đổiÍt ứng phó. Thời gian ứng phó dàiỨng phó nhiều. Thời gian ứng phó ngắn hơnRủi roCông việc ổn định, ít rủi roRủi ro cao vì công việc là duy nhất và không biết trước29Quản trị dự án hiệu quảHiểu biết phương pháp, công cụ, và kĩ thuật quản trị dự ánHiểu biết lĩnh vực của dự án đang thực hiện như nguyên tắc hay các tiêu chuẩnHiểu môi trường của dự ánHiểu các chức năng vận hành Các kĩ năng cá nhân30Năng lực riêng biệtĐiểm mạnh chiến lượcEOSKênh phân phốiChuyên môn hoá và qui trình Khả năng quản trị dự án: dự án giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ và giảm thiểu rủi ro thất bạiTỉ trọng doanh thu/ ngân sách cho các dự ánNgành : (1) ngành trong giai đoạn tăng trưởng; (2) sản phẩm cùa ngành phức tạp và duy nhất; (3) vòng đời sản phẩm ngắn; (4) tốc độ đổi mới và thay đổi công nghệ caoDoanh nghiệp là tập hợp các dự án độc lập (các sản phẩm khác nhau, phân khúc khác nhau)Doanh nghiệp hướng tới mục tiêu tăng trưởng31Mô hình32TẦM QUAN TRỌNG CỦA QTDALiên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự ánTăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và phân rõ trách nhiệmSớm phát hiện và đàm phán giải quyết những khó khănTạo ra sản phẩm có chất lượngCắt giảm biên chế (quản lý trung gian)Kiểm soát chi phí, đảm bảo chất lượng sản phẩmPhản ứng nhanh nhạy với cơ hội thị trường33Giám đốc dự ánChức năngQuản lý tốt phạm vi của dự ánQuản lý nguồn nhân lực của dự ánQuản lý tốt giao tiếp đảm bảo các bên đều nhận được đúng và đủ thông tin nhằm theo dõi tiến độ dự ánQuản lý thời gian thực hiện dự án → hoạch định và lên lịch trình Quản lý chất lượng để đảm bảo kết quả/ sản phẩm dự án thoả mãn khách hàngQuản lý chi phí tốt34Giám đốc dự án (tt.)Các kĩ năng cần thiết35Giám đốc dự ánPMTRƯỞNG BỘ PHẬNKiến thức tổng hợp và phong phúGiỏi trong lĩnh vực chuyên mônMạnh về kĩ năng tổng hợpThành thạo kĩ năng phân tíchKhả năng phối hợp tốt giữa các chức năngGiám sát kĩ thuật trong lĩnh vực chuyên môn sâuTrách nhiệm cao trong công tác tổ chức, lập kế hoạch, giám sát Chịu trách nhiệm lựa chọn công nghệ 36Những bên có liên quanLà những cá nhân hay tổ chức quan tâm và có khả năng ảnh hưởng tới việc thực hiện và kết quả của dự án.Đội quản trị dự án cần phải nhận biết những đòi hỏi hay kì vọng từ dự án của các bên có liên quan37Những bên có liên quanGiám đốc dự án (PM): chịu trách nhiệm quản trị dự ánKhách hàng/người dùng: cá nhân hay tổ chức sử dụng đầu ra của dự án. Có thể tồn tại nhiều lớp khách hàngTổ chức thực hiện: tổ chức sử dụng nguồn lực (nhân lực) để thực hiện các hoạt động của dự ánThành viên đội dự án: các thành viên đảm trách một hay nhiều hoạt động dự án nhất địnhĐội quản lý dự án: các thành viên tham gia trực tiếp các hoạt động quản trị dự ánNhà tài trợ: cá nhân hay tổ chức cung cấp nguồn lực tài chính cho dự ánCác nhóm ảnh hưởng: các cá nhân hay nhóm không sử dụng sản phẩm của dự án nhưng có ảnh hưởng tới dự án vì có ảnh hưởng tới khách hàng hay tổ chức thực hiện dự án38Tương giữa các bên có liên quanPMChính phủTổ chức khácTư vấnKhách hàngNhà thầu phụQuản lý cao cấpQuản lý bộ phậnĐội dự án39Qui luật trong quản trị dự ánDự án tiến triển nhanh cho tới khi mức độ hoàn thành là 90%, sau đó tiến độ gần như rất chậmKhi một điều gì đó đang tiến triển thuận lợi, một điều gì đó khác tiến triển ngược lại. Một điều gì đó không thể xấu hơn, thực tế sẽ còn xấu hơn; khi môt điều gì đó đang tiến triển tốt, bạn đã bỏ xót chi tiết nào đóNếu phạm vi dự án được phép thay đổi dễ dàng, tốc độ của những thay đổi sẽ cao hơn tốc độ tiến triển dự án40Qui luật trong quản trị dự án (tt.)Không có hệ thống nào không sai lỗi. Nhưng nỗ lực sửa chữa những sai lỗi thường tạo ra những sai lỗi khác còn khó tìm hơnMột dự án hoạch định không cẩn thận sẽ kéo dài gấp 3 lần thời gian dự kiến. Một dự án được hoạch định tốt sẽ kéo dài gấp đôi thời gian dự kiếnĐội dự án thường né tránh báo cáo tiến độ vì điều đó chỉ ra rằng họ không làm công việc tiến triển theo đúng kế hoạch41