Bài giảng Quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nước - Chương 5: Thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước - Nguyễn Thi Ngọc Lan

CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ TỔ CHỨC CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC1- Khái niệm về thiết kế tổ chức 2- Quan điểm thiết kế tổ chức 3- Cơ sở lý luận của thiết kế tổ chức 4- Các phương pháp thiết kế tổ chức 5- Các hình thức thiết kế tổ chức 6- Định biên1- Khái niệm về thiết kế tổ chức Thiết kế tổ chức Thiết kế mớiThiết kế điều chỉnhThiết kế tổ chức là một quá trình xây dựng hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức=>Thiết kế tổ chức không chỉ tiến hành một lần mà còn được tiến hành ở một số giai đoạn phát triển của tổ chức 1- Khái niệm về thiết kế tổ chức Những vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức:Phân công lao độngThống nhất chỉ huyQuyền hạn và trách nhiệm Không gian kiểm soát(KS hoạt động cấp dưới)Phân chia các bộ phận cấu thành tổ chức Môi trường của tổ chức(trong & ngoài)Quy mô của tổ chứcCông nghệ 2- Quan điểm thiết kế tổ chức Quan điểm chungCơ cấu tổ chức được hình thành trên cơ sở phân tích mục tiêu phát triển tổ chức(tổng thể=>chi tiết)Cơ cấu tổ chức được hình thành trên cơ sở quy nhóm các hoạt động(chi tiết => tổng thể)Cách tiếp cận hỗn hợp(kết hợp cả 2 quan điểm trên)Quan điểm riêng đối với cơ quan HCNNCác CQHCNN được thành lập trên cơ sở pháp lýPhân công, phân cấp trong QLHC do PL quy địnhNhân sự chịu tác động nhiều yéu tố; Mục tiêu 3- Cơ sở lý luận của thiết kế tổ chứcLý thuyết quản trị khoa họcLý thuyết các mối quan hệ con ngườiLý thuyết tổ chức thư lạiLý thuyết quyền lực mâu thuẫnLý thuyết công nghệLý thuyết hệ thống Lý thuyết thể chế4- Các phương pháp thiết kế tổ chứcPhương pháp tương tự(làm theo mẫu)Phương pháp phân tích(tổng hợp-phân tích)Phương pháp kết cấu hoá mục tiêu quản lý Phương pháp tương tự(làm theo mẫu)Thiết kế tổ chức mới, dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công, gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý hoặc không tương thích của một TC đã cóCơ sở phương pháp luận để xác định tính tương tự là sự phân loại các đối tượng quản lý căn cứ vào những dấu hiệu nhất định:Tính đồng nhất của kết quả cuối cùng (sản phẩm?)Tính đồng nhất chủa chức năng quản lý (QLHC, DV?)Tính tương tự của các đặc điểm về con người, XH, lãnh thổ, kỹ thuật=> VD: thiết kế Trường; Bộ... Phương pháp tương tự(làm theo mẫu)Quá trình hình thành đề án tổ chức nhanh, chi phí thiết kế thấp, thừa kế được những kinh nghiệm quý báu của tổ chức mẫu nên phát huy tác dụng ngay => được áp dụng phổ biến nhiều nơi trên TGDễ sao chép bắt chước các cơ cấu tổ chức mẫu một cách máy móc, thiếu thực tiễn cũng như không xét đến yếu môi trường(hiện tại, tương lai)Phương pháp phân tích(tổng hợp-phân tích)Bắt đầu từ phân tích mô hình quản lý chung nhất=>phân tích các bộ phận cấu thànhĐược ứng dụng phổ biến thiết kế CQHCNNCó thể chia thành 3 giai đoạn:Giai đoạn1: Dựa vào tài liệu ban đầu: VBQFPL; QĐHC; hướng dẫn của cấp QLđể xây dựng cơ cấu mang tính tổng quát. Kết quả: xác định mục tiêu của tổ chức; các bộ phận chức năng nhằm bảo đảm thực hiện mục tiêu; cơ chế quản lý chung nhất Phương pháp phân tích(tổng hợp-phân tích)Giai đoạn 2: Xác định các thành phần, các bộ phận của tổ chức và xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận ấy. Kết quả: xây dựng được các phân hệ trực tuyến, chức năng(cơ sở: chuyên môn hoá hoạt động quản lý; tối ưu hoá cấp trung gian)Giai đoạn 3: Cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm=> quyết định về tổ chức bộ máy và nhân sự => xây dựng nội quy, quy chế, lề lối làm việc nhằm bảo đảm cho cơ cấu tổ chức hoạt động hiệu quả. Phương pháp kết cấu hoá mục tiêu QLLà phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức mới dựa vào hệ thống các mục tiêu quản lý Các bước tiến hành:Xem xét hệ thống các mục tiêu(thể hiện sự lựa chọn đường đi tới đích của tổ chức) Xác định các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu Phân các hoạt động thành các nhóm(tuân thủ các quy luật vận động của tổ chức(đồng nhất)Thiết kế mối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm giữa các yếu tố cấu thành tổ chức(phải làm gì?cần phối hợp? phối hợp với ai?...ai chỉ huy?.... ) 5- Các hình thức thiết kế tổ chứcCác hình thức thiết kế tổ chứcThiết kế tổ chức Thiết kế mớiĐiều chỉnh cơ cấuHoàn thiệnSáp nhậpChia táchThiết kế tổ chức mớiThiết kế hoàn thiện tổ chứcThiết kế sáp nhập các tổ chứcThiết kế chia tách tổ chức Thiết kế tổ chức mớiLà loại thiết kế cơ bảnQuy trình thiết kế(trình tự các bước):B1-Sự cần thiết khách quan cần có tổ chức mới.B2-Xác định tính hợp pháp của tổ chức.B3-Điều tra, khảo sát, xác định và thẩm quyền của tổ chức mới.B4-Xác định cơ cấu tổ chức phù hợp=>đạt MTB5-Dự thảo đề án thành lập tổ chức.Thiết kế tổ chức mớiB6-Tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan liên quan, hội thảo, ý kiến chuyên gia=>hoàn thiện đề ánB7-Chỉnh lý, trình và bảo vệ đề án; quyết định thành lập tổ chức của cơ quan có thẩm quyềnB8-Xây dựng điều lệ tổ chức(quy chế làm việc) và trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệtB9-Triển khai quyết định thành lập và quyết định ban hành điều lệ tổ chức(quy chế làm việc)Thiết kế hoàn thiện tổ chứcThường tiến hành lúc nào? Trong suốt quá trình tồn tại & phát triển tổ chức Trong bối cảnh biến động môi trường(hội nhập)Nội dung cơ bản gồm 3 vấn đề:Đánh giá hoạt động của tổ chức.Để đánh giá => phân tích tổ chức*=> nguyên nhân*Định hướng những vấn đề cần được đổi mới, hoàn thiện*Chuẩn bị VB đổi mới tổ chức & KH triển khai Thiết kế sáp nhập các tổ chứcThường tiến hành khi nào?Khi muốn tập trung nguồn lực=> lợi thế cạnh tranhKhi các tổ chức, bộ phận chồng chéo chức năng hoặc không hợp lý trong quản lý.Một số vấn đề cần quan tâm khi sáp nhập:Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các tổ chứcMục tiêu của việc sáp nhậpChức năng, nhiệm vụ của tổ chức mớiCơ cấu của tổ chức mớiPhân định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận Thiết kế sáp nhập các tổ chứcMột số vấn đề cần quan tâm khi sáp nhập:(6) Xây dựng KH & phân bổ nguồn lực(đặc biệt nhân lực)(7) Xác định địa điểm chính của tổ chức (8) Tiến hành các thủ tục đăng ký tổ chức mới(dấu; tài sản; chữ ký.) Một số lưu ý:Thiết kế sáp nhập tổ chức không phải là phép “hợp” đơn thuần(dịch chuyển cơ học)Phức tạp nhất là tìm kiếm phương án tối ưu sử dụng nguồn nhân lực(lãnh đạo; chức nghiệp; việc làm) Thiết kế chia tách tổ chứcThường tiến hành khi nào?Tổ chức có quy mô quá lớn => không hiệu quảTrình độ năng lực của nhà quản lýSự bất hợp lý hoặc lỗi thời của tổ chức Khi tách, càn phải xác định rõ:Việc chia tách chức năng, nhiệm vụ Chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức mớiCơ cấu tổ chức của các đơn vị mới => nhu cầu nhân sự, nguồn lực => phân chia nhân sự, nguồn lựcĐịa điểm; thủ tục để tổ chức hoạt động(tài khoản; dấu; chữ ký) Thiết kế chia tách tổ chứcTách một CQHCNN(Bộ; UBND)=> lưu ý:Một trong các tổ chức mới ở địa điểm cũXây dựng địa điểm mới cho các tổ chức được táchGiải quyết vấn đề nhân sự, cơ cấu tổ chức Đối với các tổ chức HC lãnh thổ=> địa giới HCCác thủ tục để đơn vị mới hoạt động(tài khoản, dấu, chữ ký, trụ sở, trang thiết bị.)Một số lưu ý:Chia tách tổ chức => tốn kém tài chính, nguồn lực XHNhân sự: thêm nhiều vị trí=> có cơ hội phát triển, tuy nhiên không cẩn thận sẽ trả giá(năng lực; bè phái)6- Định biênĐịnh nghĩaVị trí của định biên trong thiết kế tổ chức Các yếu tố ảnh hưởng đến định biênMột số nguyên tắc cơ bản định biên trong cơ quan hành chính nhà nước Quy trình định biên trong cơ quan HCNN