Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin - Chương 6: Quản lý tích hợp dự án hệ thống thông tin - Hà Quang Thụy

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TINCHƯƠNG 6. QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN HTTTPGS. TS. HÀ QUANG THỤYHÀ NỘI 01-2013TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI1Nội dungGiới thiệu chungPhát triển Tuyên bố dự ánPhát triển kế hoạch quản lý dự ánHướng dẫn và quản lý thực hiện dự ánGiám sát và điều khiển công việc dự ánThực thi điều khiển thay đổi tích hợpĐóng dự án hoặc pha dự án21. Nhóm quy trình quản lý tích hợp DAGồm các quá trình và các hành động QLDA cần để nhận dạng, định nghĩa, kết hợp, thống nhất, phối hợp các quá trình và các hoạt động QLDA khác.Rất quan trọng để hoàn thành dự án, quản lý thành công mong đợi và đáp ứng yêu cầu các bên liên quan3Giới thiệu chungCần thiết tương tác kết hợp các quá trình riêng rẽVí dụ, ước tính chi phí cần thiết cho kế hoạch dự phòng  tích hợp các quy trình về tri thức miền chi phí, thời gian, rủi ro. Chẳng hạn, rủi ro khi thay thế nhân viên thì một/nhiều quy trình cần được xem xét.Thành phẩm dự án cũng cần tích hợp từ một số quy trìnhMột số hoạt động đội quản lý dự án: (i) Phân tích và hiểu được phạm vi. Điều này bao gồm các dự án và yêu cầu sản phẩm, tiêu chuẩn, giả định, khó khăn, và những ảnh hưởng khác liên quan đến một dự án, và làm thế nào mỗi người sẽ được quản lý hoặc giải quyết trong dự án; (ii) Thông tin như thế nào cần được xác định và sau đó biến nó thành một kế hoạch quản lý dự án; (iii) Thực hiện các hành động sản xuất thành phẩm dự án; (iv) Đo lường và giám sát tiến độ dự án, đưa ra hành động thích hợp đề đạt mục tiêu dự án.42. Quy trình phát triển Tuyên bố dự ánNội dung chínhQuy trình xây dựng một tài liệu ủy quyền chính thức cho một dự án / một giai đoạn và lập hồ sơ yêu cầu ban đầu đảm bảo yêu cầu và mong đợi của các bên liên quanThiết lập quan hệ đối tác người thực hiện và người thụ hưởngTuyên bố chính thức được phê duyệt khởi động dự ánNgười quản lý dự án được xác định và trao quyền trong khi hình thành tuyên bố dự án và trước khi lập kế hoạch. Quản lý dự án tham gia vào hình thành Tuyên bố dự ánDự án được tuyên bố bởi người bên ngoài: nhà tài trợ, PMO, Hội đồng chỉ đạo danh mục. Trực tiếp hoặc giao quản lý dự án xây dựng Tuyên bố dự án5QT phát triển TB DA: Sơ đồ tương tác Sơ đồ tương tác với các quy trình khác5 đầu vào1 đầu ra: Tuyên bố dự án liên quan tới 1 quy trình trong nhóm quy trình và 3 quy trình ngoài nhóm quy trình6ĐV PT TBố DA: Phát biểu công việc DAĐV1: Phát biểu công việc dự ánPhát biểu công việc DA (The statement of work: SOW) Mô tả thuật lại về sản phẩm/dịch vụDự án nội bộ: dựa trên nhu cầu kinh doanh, yêu cầu sản phẩm/dịch vụ. Dự án ngoài: từ khách hàng như một phần của tài liệu đấu thầu (yêu cầu thầu, yêu cầu thông tin, yêu cầu giá)Phát biểu công việc DA thường bao gồm:Nhu cầu kinh doanh: đòi hỏi của thị trường, tiến bộ công nghệ, yêu cầu pháp luật/quy định của chính quyền, Mô tả phạm vi sản phẩm: Đặc trưng của sản phẩm, mối quan hệ giữa sản phẩm với nhu cầu kinh doanhKế hoạch chiến lược: mối liên kết của dự án với kế hoạch chiến lược7ĐV QT PTTBố DA: Trường hợp kinh doanhĐV2: Trường hợp kinh doanh (tài liệu)Cung cấp thông tin cần thiết theo quan điểm kinh doanh về giá trị yêu cầu đầu tư cho dự ánBao gồm các nội dung sau:Nhu cầu thị trường. Ví dụ, nhu cầu chia sẻ hình ảnh và quảng cáo trên các hệ thống chia sẻ hình ảnh cho phép xây dựng hệ thốngNhu cầu tổ chức: Doanh nghiệp đào tạo nghề đồ họa máy tính lập dự án mở một chương trình đào tạo nghề mới để tăng doanh thuNhu cầu khách hàng: ĐHQGHN lập dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý cán bộNhu cầu đổi mới công nghệ: Công ty máy tính lập dự án chế tạo nhanh hơn máy tính xách tay mới nhỏ hơn, rẻ hơn dựa trên tiến bộ công nghệ bộ nhớ và công nghệ điện tửNhu cầu pháp lý: Dự án khắc phục hiện tượng thâm nhập trái phép hệ thốngTác động sinh thái: Nâng cao độ phù hợp sinh thái của sản phẩm máy tính Nhu cầu xá hội: Dự án hệ thống thông tin dự báo nhu cầu nhân lực8ĐV QT PTTBố DA: các đầu vào khác ĐV3: Hợp đồngHợp đồng là một đầu vào khi dự án từ đấu thầuĐV4: Yếu tố môi trường doanh nghiệpTiêu chuẩn của Chính phủ và ngànhHạ tầng của tổ chứcCác điệu kiện thị trường liên quan tới doanh nghiệpĐV5: Tài sản quy trình tổ chứcCác quy trình, chính sách chuẩn hiện có của tổ chức và các định nghĩa chuẩn quá trình trong tổ chứcMẫu biểuThông tin lịch sử và Cơ sở tri thức bài học kinh nghiệm9Kỹ thuật PT TBố DA: Ý kiến chuyên giaDùng để đánh giá mọi chi tiết kỹ thuật và quản lý trong các đầu vào phát triển tuyên bố dự ánNguồn ý kiến chuyên giaCác đơn vị khác trong tổ chứcCác nhà tư vấnCác bên liên quan bao gồm cả khách hàng và nhà tài trợHội nghề nghiệp và kỹ thuậtNhóm công nghiệpChuyên gia chủ đềBộ phận quản lý dự án (PMO)10ĐR PT TBố DA: Tuyên bố DAGiới thiệuLà văn bản nêu được nhu cầu kinh doanh, hiểu biết hiện thời về nhu cầu người dùng, về sản phẩm/dịch vụ/kết quả cần được đảm bảoCần được phê duyệtNội dungMục đích hay biện minh của dự ánMục đích, tiêu chí thành công liên quan đo lường được của dự ánYêu cầu mức caoMô tả dự án mức caoRủi ro mức caoTóm tắt lịch biểu quan trọngTóm tắt về ngân sáchCác yêu cầu chính của DA: yếu tố cấu thành thành công của DA, người quyết định thành công của DA và người phê duyệt dự ánNgười quản lý dự án được trao quyết định, trách nhiệm và thẩm quyềnTên và quyền của nhà tài trợ và khách hàng ký Tuyên bố DA113. Quy trình phát triển Kế hoạch DAGiới thiệuGhi lại các hành động cần thiết để xác định, chuẩn bị, tích hợp, phối hợp các kế hoạch thành phầnXác định cách thức thực hiện, giám sát và điều khiển, kết thúc dự ánNội dung kế hoạch quản lý dự án tùy thuộc nhiều vào miền lĩnh vực và độ phức tạp của DAKHQLDA được phát triển suốt quá trình thực hiện DA thông qua tích hợp các quy trìnhXây dựng dần : QT điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năng12Khái niệm Kế hoạch QLDAHoạt độngTích hợp và hợp nhất tất cả các kế hoạch thành phần và các đường cơ sở từ các quá trình lập kế hoạch Có thể tóm tắt hoặc chi tiết; được chi tiết hóa theo tiến độBao gồm một / nhiều kế hoạch thành phầnMỗi khi được sánh đường cơ sở: KHQLDA chỉ được thay đổi khi mà một yêu cầu thay đổi được phát sinh và được chấp nhận nhờ Quy trình điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năngKế hoạch thành phầnKế hoạch quản lý phạm viKế hoạch quản lý yêu cầuKế hoạch quản lý thời gian biểuKế hoạch quản lý chi phíKế hoạch quản lý chất lượngKế hoạch cải tiến quy trìnhKế hoạch quản lý nguồn nhân lựcKế hoạch quản lý truyền thôngKế hoạch quản lý rủi roKế hoạch quản lý mua sắm13Kế hoạch QLDA: các thành phầnCác nội dung thành phầnVòng đời được chọn cho dự án và các quy trình sẽ được áp dụng cho từng phaKết quả điều chỉnh của đội phát triển sự án:Các quy trình QLDA được đội PTDA chọnMức độ thực hiện mỗi quy trình được chọnMô tả các công cụ và kỹ thuật được chọn để hoàn thành các quy trình nói trênCách sử dụng các quy trình được chọn để quản lý các DA cụ thể, bao gồm các phụ thuộc và tương tác thuộc các quy trình này cũng như các input và output cốt lõiCác công việc được thực hiện để hoàn thành các mục tiêu DAMột tài liệu kế hoạch quản lý thay đổi (“một kế hoạch quản lý được văn bản hóa”) cách các thay đổi được giám sát và điều khiểnMột kế hoạch quản lý cấu hình văn bản hóa cách quản lý cấu hình được thực hiện14Kế hoạch QLDA: các thành phầnCác thành phần (tiếp)Sự toàn vẹn đường cơ sở đo lường hiệu năng ra sao sẽ được duy trìNhu cầu và Kỹ thuật giao tiếp của các bên liên quanCác đánh giá quản lý cốt lõi đối với nội dung, phạm vi và thời gian để tạo điều kiện giải quyết các vấn đề mở và cấp phát các quyết địnhĐường cơ sởĐường cơ sở thời gian biểuĐường cơ sở thực thi chi phí giá thànhĐường cơ sở phạm vi (Ba đường cơ sở trên kết hợp thành đường cơ sở đo hiệu năng)Đường cơ sở phạm viPhát biểu phạm vi dự ánCấu trúc phân rã công việcTừ điển cấu trúc phân rã công việc15QT phát triển KHQL DA: Sơ đồNhận xétCó 4 đầu vào, 1 kỹ thuật và 1 đầu ra 4 đầu vào của quy trình là thành phẩm từ nhiều quy trình liên quanChỉ một đầu ra là Kế hoạch quản lý DALiên quan tới rất nhiều quy trình: Tính quan trọng của KHQLDA16ĐV PT KH QL DAĐV1: Tuyên bố DANhư quy trình trướcĐV2: Kết quả từ các quy trình lập KHCó nhiều quy trình lập kế hoạch mà đầu ra của chúng là đầu vào của quy trình nàyMọi cập nhật kế hoạch thành phần hoặc đường cơ sở đều cần cập nhật kế hoạch quản lý dự ánĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệpTiêu chuẩn Chính phủ hoặc ngànhHệ thống thông tin quản lý dự án: các bộ công cụ tự động hóa như lập lịch, quản lý cấu hình, thu thập và cung cấp thông tinCấu trúc và văn hóa của tổ chứcHạ tầngQuản lý nhân sự17ĐV 4: Tài sản quy trình tổ chứcĐV4: Tài sản quy trình tổ chứcHướng dẫn chuẩn, hướng dẫn công việc, chiến lược đánh giá đề xuất, chiến lược đo lường hiệu năngMấu kế hoạch quản lý dự ánCác tiêu chuẩn và chiến lược tạo thành quy trình chuẩn trong tổ chức đảm bảo nhu cầu riêng của DACác hướng dẫn và yêu cầu đóng DA như các chiến lược đánh giá và tiếp nhận sản phẩmCác thủ tục điều khiển thay đổi bao gồm các bước là các chuẩn, chính sách, kế hoạch, thủ tục chính thức của công ty và bất cứ văn bản DA nào được biến đổi và cách thức biến đổiHồ sơ các dự án trước đây: phạm vi, chi phí, tiến độ, đường cơ sở đo lường hiệu năngThông tin lịch sử và CS tri thức bài học kinh nghiệmCS tri thức quản lý cấu hình chứa các phiên bản và đường cơ sở của mọi chuẩn, chính sách , thủ tục và các tài liệu khác của công ty18PT KHQL DA: Kỹ thuật và Đầu raKỹ thuật: Nguồn ý kiến chuyên gia được dùng đểĐối sánh sự phù hợp quá trình với mục tiêu DAPhát triển các chi tiết kỹ thuật và quản lý đưa vào trong KHQLDAXác định nguồn và các mức độ kỹ năng cần có để hoàn thành công việc của DAĐịnh nghĩa mức độ quản lý cấu hình áp dụng cho DAXác định các tài liệu DA là chủ thể được hình thức hóa thay đổi quá trình điều khiểnĐầu ra: Kế hoạch quản lý dự ánĐã được giới thiệu194. Quy trình Định hướng & QL thực hiện DAThực hiện công việc được xác định trong kế hoạch quản lý dự án để đạt được mục tiêu của dự án:Thực hiện hành động để hoàn thành mục tiêu dự ánTạo thành phẩm dự ánChọn nhân sự, đào tạo, quản lý các thành viên đội DA tới dự ánThu nhận, quản lý, sử dụng nguồn tài nguyên gồm có vật liệu, công cụ, thiết bị và cơ sở vật chấtThi hành các phương pháp và tiêu chuẩn đã được lên kế hoạchThiết lập và quản lý các kênh thông tin DA: nội bộ và ra bên ngoài20Quy trình Định hướng & QL thực hiện DANội dung (tiếp)Sinh dữ liệu DA: chi phí, tiến độ, tiến độ kỹ thuật và chất lượng, trạng thái để tạo điều kiện dự báoĐặt vấn đề thay đổi yêu cầu và làm phù hợp các yêu cầu thay đổi được chấp nhận vào phạm vi, kế hoạch và môi trường DAQuản lý rủi ro và thi hành các hành động ứng phó rủi roQuản lý người bán hàng và nhà cung cấpThu thập tài liệu và bài học kinh nghiệm và thi hành cải tiến quy trình đã được phê duyệtChủ thểNgười quản lý dự án và đội quản lý dự án: dẫn dắt thực hiện các hoạt động được lên kế hoạch, quản lý giao diện kỹ thuật và tổ chứcQuy trình này bị ảnh hưởng trực tiếp từ miền ứng dụng của DAThành phẩm được sản xuất như đầu ra được thực hiện khi hoàn thành các công việc được lên kế hoạch và lập lịchThông tin hiệu năng công việc được tập hợp như một phần thực hiện dự án21Định hướng & QL thực hiện DANội dung với thay đổi được chấp nhậnHành động hiệu chỉnh: Hướng dẫn bằng văn bản thực hiện công việc DA đưa hiệu năng tương lai kỳ vọng công việc DA theo tuyến kế hoạch QLDAHành động phòng ngừa: Hướng dẫn bằng văn bản để tiến hành các công việc giảm thiểu xác suất hậu quả tiêu cực từ rủi ro DASửa chữa khiếm khuyết: Định danh văn bản hóa chính thức một khiếm khuyết trong một thành phần DA với đề xuất hoặc sửa chữa khiếm khuyết hoặc thay thế thành phần22Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu vàoĐV1: Kế hoạch quản lý DAĐã được giới thiệuĐV2: Yêu cầu thay đổi được phê duyệtLà một phần của quy trình điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năngMột cập nhật trạng thái điều khiển thay đổi chỉ ra một số thay đổi được phê duyệt, một số khác thì khôngĐội DA lập lịch thi hành yêu cầu thay đổi được chấp nhậnYêu cầu thay đổi được phê duyệt: mở rộng/thu hẹp phạm vi DAĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệpVăn hóa, cấu trúc tổ chức công ty hoặc khách hàngHạ tầng (hiện có)Quản lý nhân sự (hướng dẫn thuê/sa thải, đánh giá hiệu suất nhân viên, hồ sơ đào tạo)Dung sai rủi ro các bên liên quanHệ thống thông tin quản lý dự án23Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu vàoĐV4: Tài sản quy trình tổ chứcHướng dẫn chuẩn và hướng dẫn công việcYêu cầu truyền thông xác định phương tiện truyền thông, lưu giữ hồ sơ, yêu cầu an ninh cho phépCác thủ tục vấn đề và quản lý khiếm khuyết định nghĩa điều khiển vấn đề và khiếm khuyết, định danh và giải pháp vấn đề và khiếm khuyết, dò tìm mục hành độngCSDL đo lường quá trình được dùng để thu thập và tạo các dữ liệu đo lường sẵn có đối với quá trình và sản phẩmHồ sơ từ các dự án trước đâyCSDL quản lý vấn đề và lỗi chứa trạng thái, thông tin điều khiển vấn đề và lỗi trong lịch sử, giải pháp vấn đề và lỗi, các kết quả của mục hành động24Định hướng & QL thực hiện DA: Kỹ thuậtKT1: Ý kiến chuyên giaCác loại hình chuyên gia, tập trung vào đơn vị khác nội bộ công ty, nhà tư vấn, các bên liên quan (bao gồm nhà tài trợ và khách hàng), hội nghề nghiệp và kỹ thuậtKT2: Hệ thống thông tin quản lý dự ánmột phần của yếu tố môi trường doanh nghiệpcông cụ phần mềm lập lịch, hệ thống quản lý cấu hình, hệ thống thu thập và phân bố thông tin25Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu raĐR1: Thành phẩmThành phẩm được phê duyệt : sản phẩm, kết quả, năng lực thi hành dịch vụ độc đáo và được kiểm chứng ĐR2: Thông tin hiệu suất công việcTình trạng thành phẩmTiến độ theo lập lịchChi phí phát sinhĐR3: Các yêu cầu thay đổiThực hiện công việc DA: có vấn đề phát sinh dẫn tới thay đổi chính sách - thủ tục DA, phạm vị DA, chi phí và ngân sách, lịch dự án, chất lượng DAHành động khắc phục; Hành động phòng ngừa; Sửa chữ khiếm khuyến; cập nhật tài liệu26Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu raĐR4: Cập nhật kế hoạch quản lý dự ánKế hoạch quản lý yêu cầuKế hoạch quản lý lịch biếuKế hoạch quản lý chi phíKế hoạch quản lý chất lượngKế hoạch quản lý nguốn nhân lựcKế hoạch quản lý truyền thôngKế hoạch quản lý rủi roKế hoạch quản lý mua sắmCác đường cơ sở của DAĐR5: Cập nhật tài liệu dự ánCác tài liệu yêu cầuNhật ký DAĐăng ký rủi roĐăng ký các bên liên quan275. QT giám sát &điều khiển công việc DAtheo dõi, xem xét và điều chỉnh tiến độ để đáp ứng các mục tiêu hiệu suất được xác định trong kế hoạch quản lý dự ánGiám sát (Monitor) thực hiện trong suốt dự án. Thu thập, đo lường và phân phối thông tin hiệu năng; đánh giá độ đo và xu hướng để cải tiến quy trình; liên tục cung cấp thông tin cho đôi quản lý DA Điều khiển (Contrrol): xác định hành động sửa chữa hay phòng ngừa hoặc tái lập lịch và theo dõi hiệu năng công việc28QT giám sát &điều khiển công việc DANội dungSo sánh hiệu năng DA trên thực tiễn với theo kế hoạchĐánh giá hiệu năng nhằm xác định: hành động hiệu chỉnh hoặc phòng ngừa được chỉ định và tư vấn các hành động nàyXác định những rủi ro mới và phân tích, theo dõi và giám sát rủi ro dự án hiện thời để đảm bảo các rủi ro được xác định, tình trạng của chúng được báo cáo, và kế hoạch thích hợp ứng phó rủi ro đang được thực hiệnDuy trì một cơ sở thông tin chính xác, kịp thời liên quan đến sản phẩm DA và làm tài liệu về chúngCung cấp thông tin hỗ trợ báo cáo tình trạng, đo lường tiến bộ, và dự báoCung cấp các dự báo để cập nhật chi phí hiện tại và thông tin lịch trình hiện tạiGiám sát thực hiện các thay đổi được phê duyệt khi chúng xảy ra29Giám sát & ĐK công việc DA: Đầu vàoĐV1: Kế hoạch quản lý DANhư đã được giới thiệuĐV2: Báo cáo hiệu năngbáo cáo do đội dự án chuẩn bị chi tiết các hoạt động, thành quả, sự kiện quan trọng, vấn đề được xác định, và các bài toánTrạng thái hiện thờiThành quả đáng kể trong khoảng thời gianCác hành động được lập lịchDự báoCác vấn đề30Giám sát & ĐK công việc DA: Đầu vàoĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệp Chuẩn chính phủ hoặc chuẩn ngànhHệ thống xác thực công việc của công ty\Dung sai rủi ro các bên liên quanHệ thống thông tin quản lý dự ánĐV4: Tài nguyên quy trình tổ chứcYêu cầu truyền thông trong tổ chứcThủ tục kiểm soát tài chính: báo cáo thời gian, mã số kế toán, đánh giá chi phí và giải ngân, và các quy định hợp chuẩn khácThủ tục quản lý vấn đề và lỗithủ tục kiểm soát rủi ro: phân loại rủi ro, định nghĩa xác suất và tác động, và ma trận xác suất và tác độngCSDL đo lường quá trìnhCSDL bài học kinh nghiệm 31GS & ĐK công việc DA: Kỹ thuật & Đầu raKT: Ý kiến chuyên gia Đã được giới thiệuĐR1: Yêu cầu thay đổi Đã được giới thiệuĐR2: Cập nhật kế hoạch quán lý DA Tập trung vào: Kế hoạch quản lý lich biểu, kế hoạch quản lý chi phí; Kế hoạch quản lý chất lượng; Đường cơ sở phạm vi; đường cơ sở lịch biểu; đường cơ sở hiệu năng chi phíĐR3: Cập nhật tài liệu DACác dự báoBáo cáo hiệu năngNhật ký vấn đề326. Điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năng Giới thiệuxem xét tất cả các yêu cầu thay đổi, phê duyệt những thay đổi và quản lý các thay đổi đối với các sản phẩm trung, tài sản quá trình tổ chức, tài liệu dự án, và kế hoạch quản lý dự án337. Quy trình đóng DA/ pha DANội dunghoàn thiện tất cả các hoạt động trên tất cả các quá trình quản lý dự án chính thức hóa hoàn thành toàn bộ hoặc giai đoạn dự án.34