Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin - Chương 5: Nhóm quy trình quản lý phạm vi dự án hệ thống thông tin - Hà Quang Thụy

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TINCHƯƠNG 5. NHÓM QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN HTTTPGS. TS. HÀ QUANG THỤYHÀ NỘI 01-2013TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI1Nội dungNhóm quy trình quản lý phạm vi dự ánThu thập yêu cầuXác định phạm viKhởi tạo cấu trúc phân rã công việcXác minh phạm viĐiều khiển phạm vi21. Nhóm quy trình quản lý phạm vi dự án3Quy trình quản lý phạm vi dự án“Phạm vi”Phạm vi sản phẩm: Tính năng và chức năng đặc trưng cho sản phẩm/dịch vụ/kết quả hoặc/vàPhạm vi dự án: Công việc cần được hoàn thành để cung cấp một sản phẩm/dịch vụ/kết quả với tính năng và chức năng được đặc tảĐặc trưng quy trìnhTương tác: Tương tác lẫn nhau và tương tác với các quá trình ở nhóm khác; Xuất hiện: ít nhất một lần/một dự án, xảy ra trong một/nhiều phaTác nhân: Đội quản lý dự ánĐo lường: Hoàn thành phạm vi dự án theo độ đo được nếu từ kế hoạch quản lý dự án; hoàn thành sản phẩm theo độ đo yêu cầu sản phẩm42. Quy trình thu thập yêu cầuKhái quátXác định và làm tài liệu về nhu cầu của nhà đầu tư đáp ứng mục tiêu của dự ánRất quan trọng: ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của dự án. Nhu cầu làm nền tảng cho WBS: Work Breakdown Structure. Được tạo ra, phân tích, ghi nhận đủ chi tiết để đo lường đượcĐịnh lượng và lập thành tài liệu nhu cầu và kỳ vọng của nhà tài trợ, khách hàng và các nhà đầu tư khác.Đầu vào (2), Kỹ thuật và công cụ (8: nhiều), Đầu ra (3)5Thu thập yêu cầu: 2 Đầu vàoTuyên bố dự ánCung cấp yêu cầu dự án mức cao và mô tả sản phẩm dự án ở mức cao để các yêu cầu sản phẩm chi tiết hóa được xây dựngDanh sách nhà đầu tưGiúp xác định các nhà đầu tư về yêu cầu chi tiết đối với dự án và sản phẩm6Thu thập yêu cầu: 8 Kỹ thuật & Công cụKT1. Phỏng vấnDành thời gian thích hợp cho phỏng vấn; phỏng vấn cần được tổ chức và quản lý tốtCác đặc trưng của kỹ thuật phỏng vấnHai, ba người trong một lần; một số trưòng hợp là một ngườiDễ lên lịchTiếp cận tốt khi có lịch cụ thểChuẩn bị kỹ, chu đáoLuôn nghiên cứu trước phỏng vấn. Tiểu sử (SYLL) người dùngNhắc người dùng chuẩn bị cho buổi phỏng vấnMột số công việc chính cần hoàn thành trước khi phỏng vấnLựa chọn và huấn luyện thành viên đội phát triển quản lý phỏng vấnGắn vai trò riêng của mỗi thành viên chỉ đạo/thư ký phỏng vấnLên danh sách người dùng để phỏng vấn và chuẩn bị lịch rõ ràngLên danh mục các kỳ vọng đối với mỗi tập phỏng vấnHoàn thành việc nghiên cứu tiền phỏng vấn (rất quan trọng)Chuẩn bị các câu hỏi khi phỏng vấnChuẩn bị người dùng cho phỏng vấnHướng dẫn ban đầu chung cho tất cả người dùng sẽ được phỏng vấn7KT1. Tiền phỏng vấnTiền phỏng vấn (chuẩn bị trước pgỏng vấn)Cấu trúc quá khứ và hiện tại của đơn vịSố lượng chuyên viên, vai trò và trách nhiệm của họVị trí của người dùngMục đích chủ yếu (gốc rễ) của đơn vị trong tổ chứcMục đích thứ yếu của đơn vị trong tổ chứcQuan hệ giữa đơn vị trong nội bộ tổ chức và ra bên ngoàiSự đóng góp của đơn vị vào thu nhập của tổ chức và giá thànhThị trường của tổ chứcThị phần trong thị trường8KT2. Nhóm định hướngKT2. Nhóm định hướngNhóm các bên liên quan theo tính tương đồng và chuyên gia miền bài toán (mong đợi và thái độ về đề xuất sản phẩm dự án)Đàm thoại, thảo luận có tương tác Đào tạo theo nhóm định hướngMột số điểm nhấn khi phỏng vấn và nhóm định hướngNguồn thông tin hiện tạiMiền chủ đềĐộ đo hiệu năng chủ yếuTần suất thông tin9KT3. Hội thảo nhỏKT3. Hội thảo nhỏQuy mô: Phiên theo nhóm không quá 20 ngườiThành phần: các nhà đầu tư chức năng chéo chủ chốt, đặc biệt người sử dụng và đội phát triểnMục tiêu: (i) xác định nhanh các yêu cầu chức năng chéo; (ii) dung hòa sự khác biệt giữa các nhà đầu tưChỉ sử dụng khi đã hiểu rõ được vết cơ sở của yêu cầu; Không sử dụng để nắm bắt dữ liệu khởi tạoTác dụng: Tương tác nhóm xây dựng lòng tin, thúc đẩy quan hệ, cải thiện giao tiếp  tăng đồng thuận giữa các bên liên quan. Phát hiện và giải quyết nhanh các vấn đề có thể nảy sinhVí dụ: (i) phát triển phần mềm: Joint Application Development (or Design) (JAD) hoặc (ii) công nghiệp: Quality Function Deployment (QFD)10KT3. Hội thảo nhỏ JAD11JAD: giới thiệu chungLý do: Giải vấn đề đặt yêu cầu và thiết kế không đầy đủ do nắm bắt yêu cầu doanh nghiệpJDA là quá trình cộng tác, tập trung nhóm cùng nhau cho mục tiêu xác định tốt : Cộng tác người dùng với chuyên gia ITJAD cho các dự ánXây dựng hệ thống mới ;  Cải tiến hệ thống hiện cóChuyển đổi hệ thống ;  Mua một hệ thốngThành viên đội JADNhà tài trợ điều hành (Executive Sponsor): (i) Người đứng đầu dự án khách hàng/CIO/CEO; (ii) quyền cao nhất, giải quyết xung đột liên quan chính sách kinh doanh, tôn trọng kết luận phiên, thiết lập tầm nhìn dự án, cam kết, giao tiếp hỗ trợNgười cung cấp phương tiện (Facilitator): hướng dẫn đội suốt quá trình JAD, trang chấp trung gian, Thành viên: Người sử dụng, người CNTTThư ký: ghi nhận mọi biên bản quyết địnhthành viên bán thời gian/ theo yêu cầu/ viên mờiKT3. Hội thảo nhỏ JAD12Trái: Các bước tiến hành JADPhải: Phòng hội thảo JAD điển hình (Nguồn: Tony Thai, Joint Application Development Presentation, CSSE591, Summer 01) KT4. Kỹ thuật sáng tạo nhómVận dụng trí tuệ tập thểBrainstormingĐược sử dụng để tạo và thu thập các ý tưởng liên quan tới sản phẩm và dự ánKỹ thuật nhóm nhỏNominal group technique (nhóm danh nghĩa)Tăng cường cho vận dụng trí tuệ tập thể thông qua bỏ phiếu chọn ý tưởng hữu ích nhấtKỹ thuật DelphiThe Delphi TechniqueKỹ thuật thu thập ý kiến chuyên gia thuộc một nhóm được lựa chọn: phát phiếu điều tra và thu thập. Hỗ trợ ẩn danhÁnh xạ ý tưởng/ý kiếnIdea/mind mappingÝ tưởng mới được tạo lập thông qua vận dụng trí tuệ tập thể với nhất trí và khác biệtSơ đồ tương đồngAffinity diagramSắp xếp tập nhiều ý tưởng thành các nhóm để xem xét, phân tích13Các kỹ thuật khácKT5. Kỹ thuật quyết định nhómNhất trí (Unanimity): 100% Đa số (Majority): quá bánĐa số tương đối (Plurality): Theo khối lớn nhất mà có thể không quá bánĐộc tài (Dictatorship): Một cá nhân quyết địnhKT6. Kỹ thuật lập bảng thăm dò và điều tratập câu hỏi được thiết kế để thu thập nhanh ý kiến trả lời của tập số lượng lớn người được hỏiPhổ độc giả rộng, quay vòng nhanh, phù hợp cho thống kêKT7. Kỹ thuật quan sátXem xét trực tiếp môi trường mà cá nhân/nhóm làm và xử trí của họHữu ích khi người dùng gặp khó khăn khi mô tả yêu cầuThường do người “quan sát ngoài”: khách quanKT8. Kỹ thuật chọn nguyên mẫuCung cấp một mẫu sản phẩm trước khi xây dựng nóDo hữu hình: thuận tiện nhận biết đặc trưng sản phẩm cuối14Thu thập yêu cầu: 3 đầu raĐR1. Tài liệu yêu cầuMô tả cách mà các yêu cầu riêng đáp ứng nhu cầu của dự ánĐầu tiên ở mức cao  càng chi tiết trong tiến độ dự ánPhải rõ ràng (đo lường và có thể kiểm chứng được), vết yêu cầu, đầy đủ, phù hợp và chấp nhận được bởi các bên liên quan chínhDạng đơn giản (liệt kê mọi yêu cầu với các bên liên quan và độ ưu tiên)  phức tạp (tóm tắt, mô tả chi tiết, file đính kèm) Các thành phần thuộc tài liệu yêu cầu (không hạn chế)Nhu cầu/cơ hội kinh doanh nắm bắt được, mô tả hạn chế của tình trạng hiện thời và lý do dự án được cam kếtMục tiêu kinh doanh và mục tiêu dự án theo vếtYêu cầu chức năng mô tả quy trình kinh doanh&thông tin& tương tác với sản phẩm mà có thể văn bản hóa thành danh sách yêu cầu, thành các mô hình hoặc cả hai Yêu cấu không chức năng như mức dịch vụ, hiệu năng, bảo vệ, an toàn, tuân thủ, hỗ trợ, duy trì/làm sạchYêu cầu chất lượngTiêu chuẩn chấp nhậnQuy tắc kinh doanh nêu rõ hướng dẫn nguyên tắc của tổ chứcTác động tới các đơn vị trong tổ chức: trung tâm gọi, lực lượng bán hàng, nhóm công nghệTác động tới các đơn vị khác bên trong/bên ngoài tổ chứcYêu cầu hỗ trợ và đào tạoYêu cầu về các giả định và ràng buộc15ĐR2. Kế hoạch quản lý yêu cầuVai tròKế hoạch quản lý yêu cầu là tài liệu văn bản hóa quản lý yêu cầuMô tả cách các yêu cầu được phân tích, được văn bản hóa, được quản lý suốt dự ánMối quan hệ các pha dự án tác động mạnh tới quản lý yêu cầu dự ánCác thành phần (không hạn chế)Cách mà hành động yêu cầu được lên kế hoạch, theo dõi và báo cáoHoạt động quản lý cấu hình: sản phẩm/dịch vụ thay đổi ra sao, yêu cầu kết quả được khởi tạo, các ảnh hưởng được phân tích ra sao, cách chúng được ghi vết, theo dõi và báo cáo, cấp ủy quyền thay đổiCác yêu cầu ưu tiên quá trìnhĐộ đo sản phẩm được sử dụng và lý do dùng chúng Cấu trúc vết theo đó các yêu cầu được nắm bắt trong ma trận vết và các yêu cầu dự án khác được theo dõi16ĐR3. Ma trận vết yêu cầuVai tròBảng liên kết các yêu cầu với nguồn gốc và vết của chúng suốt vòng đời dự ánĐảm bảo rằng mỗi yêu cầu bổ sung giá trị kinh doanh nhờ liên kết nó với mục tiêu kinh doanh và dự ánCung cấp phương tiện theo dõi các yêu cầu, đảm bảo các yêu cầu được phê duyệt được cung cấp vào cuối dự án; cung cấp cấu trúc để quản lý thay đổi phạm vi sản phẩmCác thành phần (không hạn chế)Yêu cầu về nhu cầu và cơ hội, mục đích và mục tiêu kinh doanhYêu cầu về mục tiêu dự ánYêu cầu về phạm vi dự án/phân bố WBSYêu cầu về thiết kế sản phẩmYêu cầu về chiến lược kiểm thử và kịch bản kiểm thửYêu cầu mức cao tới các yêu cầu chi tiết hơnThuộc tính trong một yêu cầuđịnh danh duy nhất; văn bản mô tả yêu cầu; lý do đưa yêu cầu; chủ sở hữu; nguồn gốc; độ ưu tiên; phiên bản; tình trạng hiện tại (như hành động, hủy bỏ, chậm, thêm vào, đã được phê duyệt) và ngày hoàn thành. 17ĐR3. Ma trận vết yêu cầu (ví dụ)Các thuộc tínhReq #: Số hiệu yêu cầu; đối với từng yêu cầu của dự án, bắt đầu liệt kê chúng trên RTM theo thứ tự nào đó và nhóm chúng theo chức năng.Name: Tên và mô tả ngắn gọn về yêu cầuRFP #: Yêu cầu có đề xuất (RFP); xác định số lượng xác định các yêu cầu được liệt kê trong RFP.DDD #: Deliverable Definition Document (Còn được gọi là Expectation Deliverable tài liệu: DED), sử dụng số yêu cầu RFP như là một tài liệu tham khảo cho DDD được tạo ra cho yêu cầu.PPT #: Liệt kê bài toán con dự án MS và tác vụ liên quan với yêu cầu.TS #: kịch bản thử nghiệm nên chuẩn bị cho quá trình thử nghiệm thực tế.Verification: ghi lại hoàn thành quá trình chấp nhận chính thức (sign-off)18ĐR3. Ma trận vết yêu cầu (ví dụ)193. Xác định phạm vi dự ánPhát triển một mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm dựa trên các chuyển giao lớn, giả định, ràng buộc qua quy trình khởi động dự ánRất quan trọng để thành công dự ánTiếp cận hoàn thiện dần: có thêm thông tin để bổ sung rủi ro, giả định, hạn chếĐầu vào (3): Tuyên bố dự án, Tài liệu mô tả yêu cầu, Tài nguyên quá trình tổ chứcĐầu ra (2): Phát biểu phạm vị dự án; Tài liệu dự án được cập nhậtKỹ thuật và công cụ (4): Lấy ý kiến chuyên gia, Phân tích sản phẩm, Nhận dạng các lựa chọn, Hội thảo nhỏ20Xác định PV DA: dòng chảy và tương tácMối quan hệ giữa quy trình xác định phạm vi (3 đầu vào, 2 đầu ra) với hai quy trình Thu thập yêu cầu và Tạo WBS; các tài nguyên liên quan21Xác định phạm vi dự án: ĐV (3)22ĐV1. Tài liệu yêu cầu (*)Là kết quả của quy trình thu thập yêu cầuĐV2. Tuyên bố dự án (*)Cung cấp mô tả DA và đặc trưng sản phẩm ở mức caoNếu chưa có tuyên bố DA thì cần thông tin so sánh cần yêu cầu và phát triển để phát biểu phạm vi dự án chi tiếtĐV3. Tài nguyên quy trình tổ chức (*)Các chính sách, thủ tục và mẫu được dùng để phát biểu phạm viHồ sơ dự án của các dự án trước đâyBài học kinh nghiệm từ các pha trước hoặc dự án trướcXác định phạm vi DA: Kỹ thuật và công cụ (4)Giám định “chuyên gia”“Chuyên gia”: nhóm/cá nhân: các đơn vị khác thuộc tổ chức, các nhà tư vấn, nhà đầu tư (kế cả khách hàng và tài trợ), hội nghề nghiệp và kỹ thuật, nhóm công nghiệp, chuyên gia miềnPhân tích các thông tin cần cho phát biểu phạm vi dự ánGiám định áp dụng tới mọi chi tiết kỹ thuậtPhân tích sản phẩmCông cụ hiệu quả, đặc biệt cho sản phẩm khác dịch vụ/kết quảChuyển dịch: “mô tả sản phẩm cao cấp”  “sản phẩm” hữu hình, đo được (tài liệu, báo cáo, kế hoạch, hệ thống máy tính, một tòa nhà v.v.)Bao gồm các kỹ thuật: phân rã sản phẩm, phân tích hệ thống, phân tích yêu cầu, kỹ nghệ hệ thống, kỹ nghệ giá trị, và phân tích giá trị.Định danh lực chọn thay thếSinh ra các tiếp cận khác nhau thực hiện và hoàn thành các công việc thuộc dự ánVận dụng trí tuệ tập thể (brainstorming), tư duy gián tiếp (lateral thinking), so sánh cặp đôi (pairwise comparisons)Hội thảo nhỏĐã giới thiệu23Xác định phạm vi dự án: Đầu ra (2)Tuyên bố phạm vi dự ánMô tả các “sản phẩm” và các công việc cần hoàn thành để có được các sản phẩm đóCông bố hiểu biết nhất trí về phạm vi dự án của các bên liên quan; có thể nói rõ các loại trừ không thuộc phạm vi dự án (dễ dàng quản lý kỳ vọng các phía)Giúp nhóm dự án lập kế hoạch chi tiết, để hướng dẫn thực hiện công việc, cung cấp đường nền để đánh giá yêu cầu thay đổi hoặc công việc bổ sung trong/ngoài giới hạn của dự ánNội dung tuyên bố phạm vị dự án trực tiếp hoặc gián tiếp bao gồm:Mô tả phạm vi sản phẩm: Làm rõ thêm đặc trưng của sản phẩm.dịch vụ, kết quả đã được mô tả trong tuyên bộ dự án và tài liệu yêu cầu dự ánTiêu chí chấp nhận dự án: Xác định quá trình và chiến lược tiếp nhận sản phẩm/dịch vụ/kết quả hoàn thành“Sản phẩm” dự án: hai đầu ra dự án bao gồm sản phẩm/dịch vụ và các kết quả phụ trợ báo cáo và tài liệu quản lý dự án. Được mô tả chi tiết/tóm lược“Loại trừ” dự án: xác định những gì được loại trừ từ dự ánRàng buộc dự án: Liêt kê và mô tả các ràng buộc dự án đặc biệt phù hợp với phạm vị dự án hạn chế việc lựa chọn của đội phát triển: ngân sách định trước, điểm mốc lịch trình Liệt kê và mô tả các giả định dự án đặc biệt phù hợp với phạm vị dự án và tác động bản chất của các giả định này nếu chúng được chứng minh sai. Nhóm dự án phải định danh, làm tài liệu và đánh giá các giả định ..24Xác định phạm vi dự án: Đầu raTuyên bố phạm vi dự án (tiếp)Phát triển kế hoạch quản lý dự ánXây dựng dãy hành độngƯớc tính các thời đoạn cho các hành độngPhát triển thời gian biểuHình thành nội dung kế hoạch quản lý rủi roThi hành phân tích rủi ro định lượngCập nhật tài liệu dự ánDanh sách các bên liên quanTài liệu yêu cầuMa trận vết yêu cầuCác tài liệu khác254. Khởi tạo cấu trúc phân rã công việc WBSLà quá trình chia nhỏ các sản phẩm hữu hình của dự án (deliverable) và công việc dự án thành các phẩn nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. WBS là tiếp cận cấu trúc định hướng sản phẩm nhằm phân rã công việc sẽ được đội dự án thực hiện theo mục tiêuCó nhiều mức độCó 3 đầu vào, 1 kỹ thuật, và 4 đầu ra26Mối quan hệ giữa quy trình tạo WBS3 đầu vào, 4 đầu raHai quy trình Thu thập yêu cầu và Xác định phạm vi dự án27Tạo WBS: dòng chảy và tương tácTạo WBS: Input (3) và Kỹ thuật (1)Input (3)Tuyên bố phạm vi dự án và Tài liệu yêu cầu dự án: đã giới thiệu Tài nguyên quá trình tổ chức:Chính sách, thủ tục, mẫu cho WBSHồ sơ dự án từ các dự án trướcBài học kinh nghiệm từ các dự án trướcKỹ thuật phân rãChia sản phẩm dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn cho đến khi công việc và các “sản phẩm” được xác định như “gói công việc”.“Gói công việc” là đơn vị việc làm hoặc công việc: (i) phân biệt rõ ràng với các gói công việc khác, (ii) có ngày bắt đầu, ngày hoàn thành được lập lịch với các mốc tạm thời, (iii) khoảng thời gian tương đối ngắn được chia nhỏ để tạo để tạo điều kiện thuận lợi đo lường hiệu năng công việc, (iv) có một ngân sách được gán (và được lập lịch với các gói công việc liên quan)Phân rã có các hành động liên quan: (i) Định danh và phân tích “sản phẩm” và công việc liên quan; (ii) Dựng cấu trúc và làm tổ chức WBS, (iii) Phân rã mức WBS cao hơn thành các thành phần chi tiết mức thấp hơn (iv) Phát triển và gán mã định danh tới các thành phần WBS, (v) Thẩm tra độ phân rã là điều kiện cần và đủ.Nhóm tiểu luận số 5.28Tạo WBS: Một mẫu WBS29Tạo WBS: Đầu ra (4)WBS Phân rã công việc theo cấu trúc định hướng “sản phẩm” cho đội phát triển thực hiện nhằm đạt mục tiêu và “sản phẩm” cần thiết Độ giảm dần ngày càng chi tiết tới gói công việcMỗi gói công việc có mã duy nhấtXem nhóm thứ 5Từ điển WBSTài liệu được sinh ra để hỗ trợ WBSMô tả chi tiết hơn về các thành phần WBS gồm các gói công việc và tài khoản điều khiển. Thông tin bao gồm: (i) Mã bộ định danh tài khoản; (ii) Mô tả công việc, (iii) tổ chức chịu trách nhiệm, (iv) Hành đông được lập lịch liên quan, (v) Tài nguyên đòi hỏi; (vi) Dự toán chi phí, (vi) Yêu cầu chất lượng, (vii) Chiến lược tiếp nhận, (viii) Tham chiếu kỹ thuật, (ix) Thông tin hợp đồngĐường nền phạm viLà thành phần của lập kế hoạch quản lý dự ánBao gồm: (i) Tuyên bố phạm vị dự án, (ii) WBS, (iii) Từ điển WBSCập nhật tài liệu dự ánTài liệu yêu cầuCác tài liệu khác305. Quy trình xác minh phạm viQuy trình có 4 đầu vào, 1 kỹ thuật và 3 đầu raĐầu vào (1): (i) Kế hoạch quản lý dự án (nhóm quy trình quản lý tích hợp dự án); (ii) Tài liệu mô tả yêu cầu, (iii) Tài nguyên quá trình tổ chức, (iv) Các thành phẩm đã được đánh giáKỹ thuật (1): Thẩm định kỹĐầu ra (3): (i) Thành phẩm được tiếp nhận, (ii) Thay đổi yêu cầu, (ii) Tài liệu dự án được cập nhật31Đầu vào QT XM PV: Kế hoạch QLDAHoạt độngTích hợp và hợp nhất tất cả các kế hoạch phụ và các đường cơ sở từ các quá trình lập kế hoạch Có thể tóm tắt hoặc chi tiết; được chi tiết hóa theo tiến độBao gồm một / nhiều kế hoạch phụMỗi khi được sánh đường cơ sở: KHQLDA chỉ được thay đổi khi mà một yêu cầu thay đổi được phát sinh và được chấp nhận nhờ quy trình điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năngKế hoạch phụKế hoạch quản lý phạm viKế hoạch quản lý yêu cầuKế hoạch quản lý thời gian biểuKế hoạch quản lý chi phíKế hoạch quản lý chất lượngKế hoạch cải tiến quy trìnhKế hoạch quản lý nguồn nhân lựcKế hoạch quản lý truyền thôngKế hoạch quản lý rủi roKế hoạch quản lý mua sắm32Đầu vào QT XM PV: Kế hoạch QLDACác thành phầnVòng đời được chọn cho dự án và các quy trình sẽ được áp dụng cho từng phaKết quả điều chỉnh của đội phát triển sự án:Các quy trình QLDA được đội PTDA chọnMức độ thực hiện mỗi quy trình được chọnMô tả các công cụ và kỹ thuật được chọn để hoàn thành các quy trình nói trênCách các quy trình được chọn sẽ được sử dụng để quản lý các DA cụ thể, bao gồm các phụ thuộc và tương tác thuộc các quy trình này cũng như input và output cốt lõiCác công việc được thực hiện để hoàn thành các mục tiêu DAMột kế hoạch quản lý thay đổi văn bản hóa cách các thay đổi được giám sát và điều khiểnMột kế hoạch quản lý cấu hình văn bản hóa cách quản lý cấu hình được thực hiện33Đầu vào QT XM PV: Kế hoạch QLDACác thành phần (tiếp)Sự toàn vẹn ra sao đường cơ sở đo lường hiệu năng sẽ được duy trìNhu cầu và Kỹ thuật giao tiếp của các bên liên quanCác đánh giá quản lý cốt lõi đối với nội dung, phạm vi và thời gian để tạo điều kiện giải quyết các vấn đề mở và cấp phát quyết địnhĐường cơ sởĐường cơ sở thời gian biểuĐường cơ sở thực thi chi phí giá thànhĐường cơ sở phạm vi(Ba đường cơ sở trên kết hợp thành đường cơ sở đo hiệu năng)Đường cơ sở phạm viPhát biểu phạm vi dự ánCấu trúc phân rã công việcTừ điển cấu trúc phân rã công việc34QT XM PV: Đầu vào, kỹ thuật và đầu raCác đầu vào khácTài liệu yêu cầu dự ánMa trận vết yêu cầuThành phẩm được chấp nhậnKỹ thuậtKiểm tra. Có một số tên gọi khácĐo lường, thẩm tra, thẩm định xác định công việc và thành phẩm đáp ứng yêu cầu và tiêu chí chấp nhận thành phẩmĐầu ra: Thành phẩm được chấp nhận: theo đúng tiêu chí chấp nhận được nhà tài trợ/khách hàng chính thức ký kết và phê duyệt; Việc chấp nhận cũng cần được phê duyệt Yêu cầu thay đổi: Những thành phẩm chưa được chấp nhận và lý do dẫn tới yêu cầu thay đổiCập nhận tài liệu dự án: 356. Quy trình điều khiển phạm viĐầu vào (5), Công cụ và kỹ thuật (1) và Đầu ra (5)(i) Theo dõi tình trạng của dự án và phạm vi sản phẩm và (ii) quản lý các thay đổi đối với các phạm vi đường cơ sởĐảm bảo mọi yêu cầu thay đổi và đề nghị hành động khắc phục hoặc phòng ngừaThay đổi là không thể tránh khỏi. Thay đổi không được kiểm soát thường được gọi là leo phạm vi dự án. Quy trình này còn được dùng để quản lý các thay đổi thực tế khi chúng xảy ra.Được xử lý thông qua tích hợp với các quy trình kiểm soát khác36ĐV ĐKPV: Kế hoạch quản lý dự ánĐược đề cập như mục trướcPhạm vi ban đầuĐường cơ sở phạm vi được so sánh với kết quả thực tế để xác định xem một sự thay đổi, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa là cần thiếtCác kế hoạch thành phầnKế hoạch quản lý phạm vi: mô tả phạm vi dự án sẽ được quản lý và kiểm soát.Kế hoạch quản lý thay đổi: xác định quá trình quản lý thay đổi về dự án.Kế hoạch quản lý cấu hình xác định những mục có thể được cấu hình, những mục yêu cầu điều khiển thay đổi chính thức, và quá trình kiểm soát các thay đổi đối với các hạng mục.Kế hoạch quản lý yêu cầu bao gồm các yêu cầu hoạt động được lên kế hoạch như thế nào, theo dõi, báo cáo và thay đổi các sản phẩm, dịch vụ, hoặc các yêu cầu kết quả được bắt đầu như thế nào. KHQLYC cũng mô tả tác động này sẽ được phân tích như thế nào và mức độ ủy quyền cần thiết để phê duyệt những thay đổi đó.37