Bài giảng quản lý dự án hệ thống thông tin - Chương 3: Vòng đời dự án hệ thống thông tin và quản lý dự án trong tổ chức

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TINCHƯƠNG 3. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN HTTTvà QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG TỔ CHỨCPGS. TS. HÀ QUANG THỤYHÀ NỘI 01-2013TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI*Nội dungVòng đời dự ánQuản lý dự án trong tổ chức*1. Vòng đời dự ánKhái niệm vòng đời dự ánVòng đời: Life cycleKhái niệm: Là tập các giai đoạn liên tiếp và đôi khi chồng chéo nhau của dự ánTên gọi và số lượng “giai đoạn” do: việc quản lý và nhu cầu kiểm tra của tổ chức hoặc các tổ chức có liên quan đến dự án“Giai đoan”  “Bước” dự ánbản chất của dự án và khu vực áp dụng của dự ánLà khác nhau theo các dự án khác nhau, khác nhau theo các tổ chức khác nhauVòng đời được xác định: các khía cạnh “đơn nhất” của tổ chức , của người sử dụng công nghệ Vòng đời cung cấp một khung cơ bản cho quản lý dự ánĐặc trưng vòng đời dự ánĐặc trưng khung nhìn: Cấu trúc chung (khung nhìn mức cao): (i) Khởi đầu dự án, (ii) Công tác tổ chức và chuẩn bị, (iii) Thực hiện dự án, (iv) Kết thúc dự án. Khung nhìn mức cao tạo thuận lợi cho “truyền thông dự án”, tránh sa vào chi tiết* Vòng đời dự án: Đặc trưng tài nguyênTài nguyên (Chi phí và nhân lực)Chi phí và mức nguồn nhân lực thấp lúc khởi đầu, cao lên khi công việc được thực hiện và giảm một cách đáng kể khi dự án đi vào giai đoạn kết thúc*Vòng đời dự án: Đặc trưng ảnh hưởngẢnh hưởng của nhà đầu tư, những rủi ro và tính không chắc chắn là rất lớn ở lúc bắt đầu dự án. Những nhân tố này giảm dần trong vòng đời của dự ánChi phí thay đổi và hiệu chỉnh lỗi tăng đáng kể khi dự án tiến dần đến việc hoàn thành*Giai đoạn trong vòng đời dự ánDự án, quản lý dự án có bản chất giai đoạn: “giai đoạn là một phần trong vòng đời dự án”.Phân chia giai đoạn nhằm dễ quản lý, dễ lập kế hoạch, dễ thực hiện và dễ kiểm tra, giám satSố giai đoạn, sự cần thiết của giai đoạn, mức độ kiểm soát giai đoạn được quy định bởi phạm vi (kích cỡ), độ phức tạp, khả năng tác động lên dự án.Đặc trưng của “giai đoạn”Giai đoạn “kế tiếp nhau”: Phần cuối của mỗi giai đoạn là phần chuyển giaoCông việc trong tâm giai đoạn này khác biệt giai đoạn khácSự chuyển giao đầu tiên của một giai đoạn đòi hỏi sự kiểm tra nhiều hơn để chắc chắn thành công. Kiểm tra thêm được tiến hành song mang tính nhắc lại* Về cách thức giai đoạn của dự ánKhông có cách cấu trúc giai đoạn lý tưởng cho dự ánThông thường: sử dụng cấu trúc tham khảoCác dự án trong cùng một ngành công nghiệp, cùng một tổ chức vẫn khác biệtCó cấu trúc chuẩn hóa dự án (như quy định) hoặc không chuẩn hóa mà mỗi dự án sẽ tùy bản chất của dự án và quản lý dự án & đội dự án lựa chọn. Tính đa phương án: đề xuất một số phương án và sau đó lựa chọnVí dụ“Việc xây dựng báo cáo nghiên cứu khả thi một dự án”: hoặc tiền dự án, hoặc đưa vào pha đầu tiên, hoặc một dự án độc lập.Cùng một mức dự án: đội dự án này có thể chia một giai đoạn, một đội dự án khác chia hai hai đoạn..* Quản lý dự án xuyên suốt vòng đờiTiếp cận quản lý dự án Tiếp cận quản lý dự án nên được mô tả trong kế hoạch điều hành dự ánQuản lý dự án phải phù hợp với khung cảnh rộng hơn chương trình hay tổ chứcQuản lý dự án & đội dự án phải xác định phương pháp thích hợp tổ chức quản lý dự án.Vai trò của cấu trúc giai đoạn“Chi để trị”Cung cấp cơ sở cho việc kiểm tra đánh giáXác định được input và output cho mỗi giai đoạnHai công việc điển hìnhxác định xem liệu dự án có nên tiếp tục vào giai đoạn tiếp không ?phát hiện và sửa chữa những lỗi, xem xét chi phí có nên coi dự án là được thực hiện tốt không ?*Tổ chức giai đoạn: dự án 1 giai đoạnDự án chỉ có một giai đoạnMột tiếp cận dự án một giai đoạn quản lý việc lắp đặt một mạng viễn thông*Quan hệ các giai đoạn: kế tiếpDự án nhiều giai đoạn: các giai đoạn có quan hệ kế tiếp và quan hệ chồng lấp.Quan hệ kế tiếp, một giai đoạn bắt đầu khi một giai đoạn trước nó đã hoàn thành. Bản chất từng bước một của cách tiếp cận này làm giảm độ không chắc chắn, nhưng loại bỏ những tuỳ chọn để giảm thời gian.Ví dụ tiếp cận làm sạch miền chất thải nguy hiểm: ngừng hoạt động, loại bỏ chất thải/làm sạch; tạo cảnh quan mới.*Quan hệ giai đoạn: chồng lấpDự án gồm các giai đoạn chồng lấp: một giai đoạn bắt đầu trước khi hoàn thành giai đoạn trước nó. Đôi khi được áp dụng với kỹ thuật “ép lịch trình” (sự điều chỉnh nhanh). có thể gia tăng mối rủi ro và có thể dẫn đến kết quả phải làm lại.Tiếp cận tiềm năng xây dựng một nhà máy mới: Giai đoạn/pha thiết kế; giai đoạn/pha xây dựng*Quan hệ giai đoạn: tương tácchỉ một giai đoạn được lập kế hoạch tại thời điểm đã cho bất kỳ và việc lập kế hoạch cho giai đoạn kế tiếp đang được thực hiện khi đang tiến triển công việc trên giai đoạn hiện hành và thực hiện việc chuyển giao. Cách tiếp cận này rất hữu ích chủ yếu trong môi trường không xác định, không chắc chắn hoặc có biến đổi nhanh như trong việc nghiên cứu, nhưng nó có thể giảm khả năng cung cấp kế hoạch dài hạn. Mục tiêu khi ấy được quản lý bởi sự lớn mạnh của sản phẩm được giao liên tục và những đòi hỏi ưu tiên cho việc giảm tới mức cực tiểu các rủi ro của dự án và tối đa hoá giá trị kinh doanh của sản phẩm. Nó cũng có thể bắt tất cả các thành viên của đội dự án (người thiết kế, người phát triển,) luôn phải sẵn sàng suốt quá trình dự án hoặc ít nhất, cũng là cho hai giai đoạn kế tiếp nhau.*Vòng đời dự án và vòng đời sản phẩmMột sản phẩm có thể được hoàn thành từ một dự án hoặc một số dự án. Khi có nhiều dự án: chương trình.Vòng đời sản phẩm là một tập các pha liên tục theo lệ thường. Vòng đời dự án xảy ra trong một hoặc nhiều pha của vòng đời sản phẩm: Một vòng đời sản phẩm có thể có một số vòng đời dự án: dự án tạo sản phẩm mới, dự án cải tiến sản phẩm Quan niệm cũ phân biệt sản phẩm với dịch vụ. Khoa học dịch vụ coi đơn vị kinh tế là dịch vụ, sản phẩm hàng hóa là cơ chế mang sản phẩm dịch vụ.Vòng đời dự án cho sản phẩm mới là pha đầu tiên vòng đời sản phẩm. Vòng đời dự án cải tiến sản phẩm là pha con trong vòng đời sản phẩm*2. Quản lý dự án trong tổ chứcThực hiện công việc trong một tổ chứcTổ chức hoàn thành các công việc để đạt được một tập các mục tiêuHai loại công việc: thường xuyên (điều hành tác nghiệp) và dự ánCác đặc trưng giống nhauĐược thực hiện bởi các cá nhân trong tổ chứcGiới hạn bởi các áp lực, sức ép về nguồn lựcĐược lập kế hoạch, thi hành, giám sát và kiểm traĐược thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức hoặc kế hoạch chiến lượcCác điểm khác nhauTác nghiệp đang tiến hành và sản xuất ra các sản phẩm/dịch vụ/kết quả có tính lặp đi lặp lại Một dự án một lầnTác nghiệp luôn tiếp diễn và duy trì mãi mãi Dự án (đội dự án và các cơ hội) là tạm thời, có thời điểm kết thúc*Mối quan hệ giữa dự án và tác nghiệpDự án tác động tới tác nghiệpDự án thành công bổ sung vào tác nghiệp: được tích hợp mục tiêu dự án vào thực tế hoạt động tác nghiệpLàm thay đổi hay đóng góp vào hoạt động tác nghiệp:Dự án tạo sản phẩm/dịch vụ mới được bổ sung vào dây chuyền sản xuất và bánLắp đặt sản phẩm/dịch vụ mới đòi hỏi thực hiện liên tục công việcNâng cao trình độ nhân viên, làm phong phú văn hóa tổ chức, Tác nghiệp hỗ trợ dự ánMôi trường tác nghiệp hỗ trợ môi trường miền ứng dụng cho dự ánTương tác giữa Ban tác nghiệp với quản lý & đội dự ánThu nhận thông tin môi trường từ tác nghiệpBổ sung nguồn nhân lực cho dự án*Nhà đầu tư Khái niệmNgười hoặc những tổ chức (khách hàng, người tài trợ, người tổ chức thực hiện hoặc công chúng) là những người có liên quan đến dự án mà sự quan tâm của họ có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới thực hiện và hoàn thành dự ánNhà đầu tư bên trong và nhà đầu tư bên ngoàiPhạm vi xác định nhà đầu tư*Nhà đầu tư: khách hàng/người sử dụng Khái niệmKhách hàng/người sử dụng là những người hoặc những tổ chức sẽ sử dụng các sản phẩm hoặc các dịch vụ hoặc các kết quả. Khách hàng/người sử dụng, có thể là người bên trong hoặc ngoài tổ chức thực hiện dự án. Cũng có thể có lớp người sử dụng phức tạpVí dụkhách hàng của sản phẩm dược phẩm có thể là các bác sỹ - người kê đơn, là những bệnh nhân - người sử dụng, và có thể là người bảo hiểm tức là người trả tiền thuốcmột số phạm vi ứng dụng, khách hàng và người sử dụng đồng nghĩa với nhauphạm vi khác, khách hàng lại là thực thể giành được sản phẩm của dự án, và người sử dụng là người sử dụng trực tiếp sản phẩm*Nhà đầu tư: người tài trợKhái niệmngười hoặc một nhóm người cung cấp nguồn tài chính, ở dạng tiền mặt hoặc các dạng khác, cho dự ánKhi dự án lần đầu tiên hình thành, người tài trợ là người hỗ trợ cho dự án. Việc này bao gồm việc làm người phát ngôn cho vị trí quản lý cấp cao hơn nhằm tập hợp sự hỗ trợ xuyên suốt cả tổ chức và đề cao những lợi ích mà dự án sẽ mang lạiVai tròdẫn dắt dự án thông qua sự cam kết hoặc quá trình lựa chọn cho đến khi có uỷ quyền chính thứcvai trò đáng kể trong việc phát triển mục tiêu và đặc quyền ngay từ lúc đầu dự ánkiểm soát của người quản lý dự án, người tài trợ thường tăng dần vai trò của mìnhNgười tài trợ cũng có thể dính vào những vấn đề quan trọng khác như thay đổi về mục đích, xem xét lại giai đoạn cuối, và những quyết định về thuận lợi và khó khăn khi gặp rủi ro cao*Nhà đầu tư: quản lý danh mục và chương trìnhNgười quản lý chương trìnhNgười quản lý chương trình chịu trách nhiệm về việc quản lý các dự án có liên quan bằng cách phối hợp với nhau nhằm thu được các lợi ích và kiểm soát những yếu tố khác xuất phát từ việc quản lý các dự án riêng biệt. Những người quản lý chương trình kết hợp với những người quản lý từng dự án để cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn cho từng dự án riêng biệtCung cấp thông tin môi trường ngoài dự án/chương trình tới dự ánNgười quản lý danh mụcchịu trách nhiệm lãnh đạo tập hợp các dự án hoặc các chương trình ở bậc cao mà chúng có hoặc không phụ thuộc lẫn nhauCung cấp thông tin môi trường ngoài chương trình tới dự án(Ban) xem xét danh mục là những ban thường được thành lập từ những người thực hiện dự án, những người này hoạt động như là nhóm lựa chọn của dự án: xem xét mỗi một dự án về tiền lãi của vốn đầu tư, giá trị của dự án, những rủi ro đi cùng dự án, và thuộc tính khác của dự án.*Nhà đầu tư: Ban quản lý dự ánKhái niệmlà một cơ cấu tổ chức hoặc một thực thể được trao những trách nhiệm khác nhau liên quan tới việc quản lý tập trung vào sự phối hợp quản lý của những dự án dưới quyềnCó thể là nhà tài trợTrách nhiệm của ban dự án có thể liệt kê từ việc cung cấp các chức năng hỗ trợ quản lý dự án đến việc chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp dự ánTrách nhiệm có thể cóCác dịch vụ hỗ trợ hành chính như chính sách, phương pháp luận, và các mẫu hướng dẫnĐào tạo, cố vấn và huấn luyện người quản lý dự ánHỗ trợ dự án, hướng dẫn và đào tạo việc quản lý dự án và sử dụng các công cụ như thế nàoPhân bổ các nguồn lực, nhân lực của dự ánLà trung tâm thông tin liên lạc giữa những người quản lý các dự án, nhà tài trợ, người quản lý và nhà đầu tư cho dự án.*Nhà đầu tư: Người quản lý dự ánKhái niệmLà người chịu trách nhiệm cá nhân tổ chức thực hiện dự án nhằm đạt được các mục đích của dự ánCó khả năng hiểu được các chi tiết của dự án, nhưng lại quản lý từ nhãn quan bao quátĐòi hỏi tính năng động, phán quyết đúng đắn, bản lĩnh lãnh đạo tốt, kỹ năng thương lượng và sự hiểu biết tốt về công tác quản lý dự ánTrách nhiệm có thể cóPhát triển kế hoạch quản lý dự án và các thành phần khác có liên quanDuy trì dự án trong giới hạn về thời gian và ngân sách.Xác định rõ, theo dõi và trả lời về rủi roCung cấp các báo cáo chính xác và đúng hạnthông tin liên lạc với nhà đầu tư, nhà tài trợ, đội thực hiện dự án. chiếm vị trí trung tâm của các tương tác giữa nhà đầu tư và chính dự án*Nhà đầu tư: Đội dự án và khácĐội dự ángồm người quản lý dự án, nhóm quản lý dự án và những thành viên khác của đội, những người thực hiện các công việc Không có người không liên quan đến việc quản lý dự áncá nhân từ những nhóm khác nhau có hiểu biết về các chủ đề riêng biệt hoặc với các kỹ năng đặc biệt để thực hiện dự án.Quản lý chức năngQuản lý thực hiệnNgười bán hàng/đối tác kinh doanh*Yếu tố văn hóa và quy trình tổ chức tới dự ánChuẩn văn hóa của tổ chứcBao gồm văn hóa và phong cách của tổ chức.sự hiểu biết chung về việc làm thế nào để tiếp cận lợi ích công việc, những biện pháp gì được xem xét để đạt được lợi ích công việc, và ai là người có ảnh hưởng trong việc làm giảm nhẹ công việcvăn hóa và phong cách là nhân tố môi trường của doanh nhiệp có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thực hiện các mục tiêuvăn hoá riêng biểu lộ nhiều cách ảnh hưởngChia sẻ quan điểm, giá trị, chuẩn mực, niềm tin và những mong ướcChính sách, phương pháp và các qui trìnhQuan điểm về mối quan hệ quyền lựcÝ thức làm việc và giờ giấc làm việcngười quản lý dự án nên hiểu phong cách và văn hoá của tổ chức khác nhau. Ví dụ, một số trường hợp, một người có vị trí cao trong tổ chức nhưng lại không có thực quyền*Kiểu tổ chức theo mức độ quản lý dự án* Cấu trúc của tổ chứcĐặc trưng dự ánCổ điểnMa trậnTổ chức dự ánYếuTrung bìnhMạnhQuyền lực của người quản lý dự ánÍt hoặc khôngGiới hạnThấp/Vừa phảiVừa phải /CaoCao tới tất cảTính sẵn sàng về nguồn lựcÍt/ KhôngGiới hạnThấp/Vừa phảiVừa phải /CaoCao tới tất cảNgười điều khiển nguồn kinh phí của dự ánNgười quản lý chức năngNgười quản lý chức năngHỗ hợpNgười quản lý dự ánNgười quản lý dự ánVai trò của người quản lý dự ánBán thời gianBán thời gianToàn bộ thời gianToàn bộ thời gianToàn bộ thời gianNhân viên tác nghiệp dự ánBán thời gianBán thời gianBán thời gianToàn bộ thời gianToàn bộ thời gianTài sản quy trìnhKhái niệmLà tất cả các phương thức có liên quan đến quy trình từ tất cả các tổ chức liên quan trong dự án, được sử dụng nhằm đạt được thành công của dự án(i) các kế hoạch, chính sách, qui trình thực hiện, và những hướng dẫn; (ii) cơ sở tri thức của tổ chức như các bài giảng và những thông tin lịch sửQuy trình và hướng dẫnCác qui trình chuẩn của tổ chức như các chuẩn mực, chính sách (về an toàn, về sức khoẻ, về đạo đức, về quản lý dự án), chuẩn sản xuất và vòng đời của dự án, các chính sách về chất lượng, các qui trình (qui trình kiểm toán, mục tiêu cải thiện, bản liệt kê các danh mục kiểm tra, việc xác định qui trình chuẩn hoá được sử dụng trong tổ chức)Các hướng dẫn chuẩn hoá, hướng dẫn làm việc, việc đưa ra các tiêu chuẩn ước lượng, và việc thực hiện các tiêu chuẩn đo lường.*Tài sản quy trìnhQuy trình và hướng dẫnCác mẫu biểu (về những rủi ro, cấu trúc công việc, sơ đồ lịch trình của dự án, và các mẫu hợp đồng)Các hướng dẫn và tiêu chuẩn cho việc thay đổi bộ qui trình chuẩn của tổ chức nhằm đáp ứng đầy đủ những nhu cầu đặc biệt của dự ánCác trang thiết bị thông tin liên lạc của tổ chức (về sự sẵn sàng công nghệ thông tin liên lạc, cho phép thông tin liên lạc đa phương tiện, chính sách lưu trữ các sổ sách ghi chép, các trang thiết bị bảo mật)Những hướng dẫn hoặc các trang thiết bị kết thúc dự án (về kiểm toán dự án, đánh giá dự án, đánh giá sản phẩm)Các qui trình kiểm tra tài chính (thời gian báo cáo, việc chi tiêu và xem xét việc chi tiêu, các mã kế toán, các điều khoản hợp đồng chuẩn)*Quy trình và hướng dẫnQuy trình và hướng dẫnNhững thủ tục quản lý đúng và sai để xác định việc kiểm tra đúng và sai, phân biệt và giải pháp đúng và sai, và các hoạt động khác có liên quanThay đổi thủ tục kiểm tra bao gồm các bước mà theo đó các chuẩn, chính sách, kế hoạch và thủ tục chính thức của công ty - hoặc các văn bản dự án - sẽ được thay đổi, và có bao nhiêu những thay đổi sẽ được thông qua và có giá trị.Những thủ tục kiểm tra rủi ro, gồm phạm trù rủi ro, khả năng xác định và những ảnh hưởngNhững thủ tục được ưu tiên, được thông qua và những quyền hạn trong công  việc*Cơ sở tri thức quy trìnhCơ sở dữ liệu đo qui trình được dùng để thu thập và tạo ra dữ liệu đo các qui trình và sản phẩmHồ sơ dự án (qui mô, chi phí, lịch trình và vạch gianh giới đo đạc, lịch công tác, sơ đồ kế hoạch làm việc, ghi nhận rủi ro, kế hoạch thực hiện khi gặp rủi ro, xác định ảnh hưởng của rủi ro)Thông tin lịch sử (các tài liệu và hồ sơ dự án, tất cả những thông tin và văn bản về kết thúc dự án, thông tin về cả kết quả của quyết định lựa chọn dự án trước đó lẫn thông tin thực hiện dự án, thông tin từ nỗ lực quản lý rủi ro)Các cơ sở dữ liệu quản lý kết quả đúng và sai, thông tin kiểm tra, cách giải quyết, và kết quả của các hoạt động khác.Căn cứ hiểu biết quản lý gồm các các quy định quản lý chính thức, các chính sách, các thủ tục và bất kỳ văn bản dự án nàoCác cơ sở dữ liệu tài chính gồm các thông tin như giờ làm việc, chi phí, ngân sách và chi phí phụ trội của dự án.*Vai trò quan trọng của quy trình tổ chức*Các yếu tố thành công then chốt (CSFs) Độ đo chủ yếuHình ảnh trong các thị trường tài chính Tỷ lệ giá / thu nhậpDanh tiếng công nghệ với khách hàngTỷ lệ đơn đặt hàng của khách hàng / giá tỷ lệ,Kết quả phỏng vấn “nhận thức” khách hàngSự thành công trong thị trườngSự thay đổi thị phần (hàm lượng chất xám của sản phẩm), Độ tăng trưởng thị phần của công tyDự đoán độ rủi ro trong hồ sơ và hợp đồng chủ chốtSố năm kinh nghiệm của công ty theo các sản phẩm tương tựKhách hàng "mới" hoặc "cũ"Quan hệ khách hàng trước đâySố dư lợi nhuận theo công việcRanh giới lợi nhuận bỏ thầu là tỷ lệ công việc tương tự trong cùng dòng sản phẩmTinh thần công tySự đổi mới, sự vắng mặt không lý doHiệu suất dự toán theo công việc chính yếuGiá công việc, tỉ lệ dự toán /thực tế