Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 5: Giai đoạn thực hiện - Nguyễn Khắc Quốc

i điểm mốc phải bàn giao 1 phần cụ thể nào đó trong hệ thống, sau khi đã kiểm thử và các tài liệu kèm theo. - Các tài liệu được biên soạn khi hoàn tất hệ thống và được bàn giao cụ thể. - Các môđun phải được lập trình và tổ chức một cách khoa học: + Các thành viên trong nhóm phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản trong công nghệ phần mềm để phối hợp công việc. -Tránh tình trạng xem lập trình tức là đã đạt 90% tiến độ, chỉ còn gỡ lỗi là xong. - Khi đó mới chỉ đạt được 50% công việc, sửa lỗi và tu chỉnh chương trình cũng chiếm chừng ấy thời gian. 42 5.2 Tổ chức lập trình các môđun cơ bản; ghép nối hệ thống (tt) B. Về lập trình viên - Không đánh giá hết được các khó khăn trong bài toán. - Hứng thú khi được khuyến khích làm các công việc mới, cao hơn và khó hơn công việc được giao lần trước. - Do đó, tìm được cách động viên mọi người là một nghệ thuật. - Các lập trình viên thường nghĩ rằng mất 90% thời gian đã làm được 90% công việc. - Nhưng 10% công việc còn lại thường rất khó hoàn thành đúng tiến độ - Có trường hợp phải tốn một khoảng thời gian như đã bỏ ra để hoàn thành nốt 10% công việc còn lại. - Các lập trình viên ở giai đoạn cuối thường làm quá giờ nhưng như vậy quá tải và sẽ ảnh hưởng các dự án khác. 43 5.2 Tổ chức lập trình các môđun cơ bản; ghép nối hệ thống (tt) Các mốc quan trọng 1. Rà soát các thiết kế môđun và phê duyệt 2. Lập trình các môđun, kiểm thử và ký nhận bởi người điều hành dự án 3. Thứ tự tích hợp hệ thống, trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch kiểm thử hệ thống 4. Biên soạn tài liệu 44 5.3 Mua sản phẩm Nên tuân theo các bước sau: + Biên soạn tài liệu gọi thầu + Nhận hồ sơ dự thầu + Chọn thầu/bỏ thầu + Biên soạn hợp đồng + Tiến hành mua và thanh toán sơ bộ + Kiểm tra và chấp nhận + Hoàn tất lắp đặt/cài đặt + Tích hợp hệ thống, thích nghi sản phẩm + Bàn giao và quyết toán. 45 5.3.1 Tài liệu gọi thầu - Trong tài liệu gọi thầu cần nêu rõ các thông tin sau: + Tên dự án, + Cơ quan chủ trì, + Các thông tin về cơ quan (điện thoại, fax...) + Mục đích, yêu cầu, phạm vi đề cập trong sự án + Những chức năng chính + Trang thiết bị, sản phẩm cần mua, thời hạn cung cấp + Hình thức mua và thanh toán + Thời hạn đăng ký + Những yêu cầu khác (đặt ra đối với các đối tác) 5.3 Mua sản phẩm (tt) 46 5.3.2 Nhận hồ sơ dự thầu - Có bộ phần thường trực nhận hồ sơ dự thầu trong thời hạn đã thông báo. - Tổ chức các cuộc gặp mặt giới thiệu chi tiết dự án cho các đối tác dự thầu. - Yêu cầu mỗi cơ quan đối tác dự thầu làm hồ sơ dự thầu, trình bày rõ các giải pháp kỹ thuật và luận chứng kinh kế - kỹ thuật đối với các giải pháp đã lựa chọn. 5.3 Mua sản phẩm (tt) 47 5.3.3 Đánh giá, thẩm định các hồ sơ dự thầu - Thành lập ban trợ giúp phân loại, đánh giá sơ bộ các tài liệu thầu. - Xây dựng bảng điểm để chấm thầu - đối với mỗi chỉ tiêu, xác định khả năng cung cấp của nhà thầu, hệ số quan trọng đối với dự án, trên cơ sở đó tính điểm đạt được... - Tiến hành các cuộc họp chuyên môn xin ý kiến chuyên gia, lựa chọn các đề xuất, các giải pháp phù hợp; nên có các chuyên gia trong các bộ phận quản lý thuộc chương trình tham dự. - Xác định, cân nhắc các giải pháp và các nguồn tài chính phù hợp với yêu cầu - Yêu cầu một số đối tác tinh chỉnh lại bản dự thầu, cùng các giải pháp kinh tế - kỹ thuật - Phiên họp cuối cùng để quyết định và lựa chọn phương án. Có thể bỏ thầu hay đấu thầu tuỳ thuộc từng hoàn cảnh cụ thể. 5.3 Mua sản phẩm (tt) 48 Các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu - Các giải pháp được đề nghị có phù hợp với các yêu cầu đã đặt ra trong tài liệu về các yêu cầu hay không? - Tính hợp lý của các giải pháp đã lựa chọn: + Về chuyên môn: Tính mở của hệ thống (Khả năng tích hợp với môi trường, khả năng ghép nối hệ thống trong tổng thể cả chương trình CNTT...) + Về công nghệ: Tính hiện đại về phần cứng, phần mềm + Về hiệu quả sử dụng: Đối với người sử dụng Chi phí/hiệu quả Tiến độ thực hiện - Nên chuẩn bị sẵn các phiếu đánh giá theo các tiêu chuẩn, mỗi tiêu chuẩn có một thang điểm xếp loại thích hợp. - Có đánh giá, xếp loại tổng thể toàn bộ hồ sơ dự thầu. 5.3 Mua sản phẩm (tt) 49 Cách thức tiến hành - Có thể lựa chọn giữa 2 hình thức bỏ thầu và đấu thầu tuỳ theo từng loại hình dự án, tính chất và quy mô dự án, cũng như các yêu cầu khác - Nên chia dự thầu thành 2 giai đoạn + Dự thầu phần cứng và phần mềm hệ thống + Dự thầu phầm mềm ứng dụng 5.3 Mua sản phẩm (tt) 50 5.3.4 Đàm phán và ký hợp đồng A. Đàm phán, thỏa thuận - Trước hết phải nắm rõ các chi tiết về giá cả, thị trường các sản phẩm cần mua, - Chuẩn bị các bảng chào giá của các hồ sơ dự thầu để làm cơ sở thoả thuận. - Phải có đầy đủ thông tin và các công thức, phương pháp đánh giá dự toán. - Để định giá một cách chính xác, phải chia nhỏ các phần thành các phần nhỏ hơn, rồi tiến hành ước lượng các phần đó. - Trong khi trao đổi phải chỉ rõ cho đối tác của mình biết phần nào có thể giảm giá được. 5.3 Mua sản phẩm (tt) 51 -Trước khi ngồi đàm phán, phải chuẩn bị kỹ 2 điểm sau: 1. Ba vấn đề (rẻ, nhanh, tốt) + Giá + Thời gian thực hiện + Các chức năng hệ thống - Ba nhân tố này có liên quan chặt chẽ với nhau. - Nếu giá hạ phải chấp nhận thời gian thực hiện dài hơn hoặc các chức năng sẽ ít đi. 2. Một giải pháp + Có thể chấp nhận giao nhận sản phẩm theo từng khoản, mục. - Có thể phiên bản 1 chỉ chứa các chức năng cơ bản với giá cả chấp nhận sau đó các phiên bản tiếp theo sẽ có thêm các chức năng mới. - Cách làm này có lợi cho cả hai bên, về bên đặt hàng không phải vượt qua giới hạn tài chính, bên thực hiện vẫn có công việc và nếu mọi chuyện trôi chảy sẽ được nhận làm tiếp tục. 5.3 Mua sản phẩm (tt) 52 B. Tổ chức hợp đồng - Thông thường các điều khoản đã được ghi rõ trong hồ sơ dự thầu, các tài liệu dự thầu đã được ký nên có thể xem là một hợp đồng chính thức. - Trong hợp đồng nên ghi rõ các điều khoản khác như : + Giá, + Bản quyền pháp lý, + Bảo hành. - Nếu sai sót của phần cứng hay phần mềm có thể gây ra tổn thất lớn hay các tình huống nguy hiểm khác, sự liên đới của tác giả phải được ghi rõ trong văn bản. - Khi cần thiết có thể ghi rõ trách nhiệm của phía người sử dụng trong công việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời hoặc thậm chí tham gia biên soạn tài liệu. 5.3 Mua sản phẩm (tt) 53 Có 2 loại hợp đồng: + Hợp đồng giá cố định + Hợp đồng giá thay đổi. - Hợp đồng giá cố định phù hợp trong những tình huống không có nhiều biến động, phần mềm, phần cứng đã quen thuộc. - Hợp đồng giá thay đổi phù hợp khi có nhiều biến động, rủi ro, và được tính theo giờ hoặc theo ngày công. 5.3 Mua sản phẩm (tt) 54 5.3.5 Mua sản phẩm - Báo với đối tác thời gian bàn giao thiết bị phần mềm. - Giám sát việc lắp đặt thiết bị, cài đặt phần mềm - Kiểm tra cấu hình thiết bị so với các qui định trong hợp đồng - Kiểm tra các phần mềm và các dữ liệu cần thiết kèm theo - Biên bản giao nhận 5.3 Mua sản phẩm (tt) 55 5.3.6 Kiểm tra, chấp nhận - Chạy thử hệ thống: bật, tắt, khai thác thử các chức năng - Phiếu bảo hành - Biên bản giao nhận, có chữ ký hai bên, xem như phụ lục hợp đồng. 5.3 Mua sản phẩm (tt) 56 5.3.7 Cài đặt tính hợp lệ hệ thống - Thử nghiệm hệ thống - Yêu cầu sửa đổi cho phù hợp với môi trường làm việc của hệ thống với các bài toàn cụ thể. 5.3 Mua sản phẩm (tt) 57 Các mốc quan trọng - Lập tài liệu gọi thầu - Tổ chức thẩm định các hồ sơ dự thầu - Kiểm tra, chấp nhận, cài đặt tích hợp hệ thống 5.3 Mua sản phẩm (tt) 58 5.3 Mua sản phẩm (tt) Bảng kê các công việc 59 Câu hỏi thảo luận 1. Tại sao các lập trình viên thường hay bắt đầu công việc lập trình quá sớm, khi chưa hoàn tất việc thiết kế hệ thống và môđun. Những vấn đề nảy sinh? 2. Khi nào việc thiết kế hệ thống được coi là kết thúc và việc thiết kế môđun bắt đầu? Những nhân tố nào chi phối? 3. Tại sao lập trình viên phải đặt kế hoạch kiểm thử môđun trước khi viết chương trình?