Bài giảng Quản lý dự án cho kỹ sư

g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N ĐIỀU CHỈNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 66 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N ĐIỀU CHỈNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN – VD 4.5 67 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN (TT)  Quy trình kéo dài thời gian hoàn thành dự án: 1. Xác định đường găng và các công tác găng 2. Tính chi phí kéo dài trong một thời đoạn của tất cả các công tác 3. Trước tiên kéo dài thời gian của các công tác không nằm trên đường găng với chi phí kéo dài lớn nhất 4. Kiểm tra lại đường găng 1. Nếu đường găng cũ còn tồn tại: lặp lại bước 3 2. Nếu xuất hiện đường găng mới thì kéo dài các công tác trên đường găng nào có chi phí lớn nhất và lặp lại bước 3 68 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N PHÂN BỔ NGUỒN LỰC  Khối lƣợng nguồn lực  Khái niệm: quá trình tính toán tổng khối lượng mỗi nguồn lực của các công tác trong dự án ở mỗi thời đoạn thực hiện dự án  Mục đích: có hiểu biết chung về nhu cầu mà một dự án sẽ sử dụng nguồn lực của công ty  Cách xác định nguồn lực: nguồn lực có thể được xác định dựa trên những định mức sẵn có hoặc dựa trên kinh nghiệm khi vận hành 69 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N ĐIỀU HÒA KHỐI LƢỢNG NGUỒN LỰC 70 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N RÀNG BUỘC LIÊN QUAN ĐẾN NGUỒN LỰC 71 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N Thời gian PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (TT)  Cân bằng nguồn lực  Khái niệm: quá trình lập thời gian biểu cho các công tác sao cho việc sử dụng nguồn lực là cân bằng nhau suốt quá trình thực hiện dự án  Việc cân bằng được thực hiện bằng cách dịch chuyển các công tác trong thời gian dự trữ cho phép của chúng  Mục đích:  Giảm độ dao động trong việc huy động các nguồn lực  Việc sử dụng nguồn lực đều đặn có thể dẫn đến CP thấp hơn  Việc triển khai dự án ổn định hơn  Giảm bớt công sức/ nỗ lực quản lý 72 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (TT)  Các bƣớc thực hiện  Từ sơ đồ mạng chuyển sang sơ đồ thanh ngang theo phương thức triển khai sớm  Vẽ sơ đồ khối lượng mỗi nguồn lực  Chọn nguồn lực dao động nhiều nhất. Dịch chuyển các công tác có sử dụng nguồn lực này trong thời gian dự trữ của chúng để cân bằng việc sử dụng nguồn lực này suốt dự án  Vẽ lại sơ đồ khối lượng cho tất cả các nguồn lực. Chọn nguồn lực kế tiếp và lặp lại bước trên 73 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 74 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 75 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 76 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 77 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 78 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 79 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N 80 C h ư ơ n g 4 : H O Ạ C H Đ ỊN H V À L Ậ P T IẾ N Đ Ộ D Ự Á N C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N 1 CHƢƠNG 5 KIỂM SOÁT DỰ ÁN 2C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N NỘI DUNG  Giới thiệu công tác kiểm soát dự án  Kiểm soát chi phí theo phương pháp truyền thống  Kiểm soát chi phí theo phương pháp giá trị thu được  Bài tập Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 3 SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN Cạm bẫy của những báo cáo quá lạc quan 0% 20% 40% 60% 80% 100% 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Thời gian % h o à n t h à n h Tiến triển đạt được Tiến triển được báo cáo Công việc được hoạch định Không đúng thời hạn 3 4C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề ra  Thấy sớm những vấn đề phát sinh  Trao đổi thông tin với các bên liên quan  Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu dự án  Rút ra bài học 5C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N VÕNG ĐỜI DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN KIỂM SOÁT, ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN XÁC ĐỊNH HOẠCH ĐỊNH THỰC HIỆN KẾT THÖC - Mục đích - Mục tiêu - Thiết kế DA - WBS - Lập KH tài chính - Thời gian biểu DA - Nhân sự & tổ chức - Kỹ thuật/ hậu cần - Giám sát/ kiểm tra - Các hoạt động và kết quả - ĐG tiến độ và việc thực hiện - Giải quyết vấn đề - Giao tiếp - Chuyển giao/ bàn giao - Khóa sổ - Thanh toán - Đánh giá tác động - Bài học rút ra 2 – 5 – 10 năm sau Đánh giá nhu cầu Đánh giá phê chuẩn Đánh giá cuối kỳ, báo cáo cuối kỳ Đánh giá phê chuẩn Đánh giá tiếp theoKiểm soát 6C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N MỤC ĐÍCH CỦA ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN  Có cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng dự án  Có đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện dự án  Thêm kinh nghiệm cho các dự án tương tự  Đánh giá hiệu quả của Ban quản lý và Hệ thống giám sát dự án  Bài học trao đổi 7C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Là quá trình nhận định dự án một cách hệ thống và khách quan về:  Việc thực hiện dự án trên tổng thể  Tính hiệu quả/ hợp lý của chiến lược và thiết kế dự án  Những ảnh hưởng/ tính bền vững của kết quả  Những bài học, kinh nghiệm cần thiết  Công việc không thường xuyên  Có sự tham gia của chuyên gia bên ngoài 8C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KIỂM SOÁT DỰ ÁN Thu thập số liệu, thông tin về việc thực hiện dự án, những thay đổi của môi trƣờng So sánh số liệu thu thập và kế hoạch, tiêu chuẩn, tác động mong muốn Hiệu chỉnh 9C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N GIÁM SÁT DỰ ÁN  Quá trình kiểm tra thường xuyên tiến trình dự án trong suốt thời gian thực hiện/ vận hành dự án  Mục tiêu: cung cấp thông tin để ra quyết định 10 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng  Kiểm soát thời gian  Kiểm soát chi phí PHẠM VI KIỂM SOÁT Quản lý phạm viQuản lý thu mua Quản lý thời gian Quản lý chi phí Hỗ trợ kỹ thuật Quản lý nguồn lực Quản lý nhân lực Quản lý môi trường Quản lý truyền đạt thông tin Quản lý chất lượng Kiểm soát thay đổi 11 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý phạm vi:  Tài liệu hoạch định  Điều khoản dự án  Cấu trúc phân việc  Danh sách các công việc/ bảng NVL  Bản vẽ  Đặc tính kỹ thuật  Danh sách các bộ phận, phụ tùng  Hợp đồng  Tài liệu kiểm soát  Những truyền đạt thông tin về dự án  Những phát biểu tác động  Những biến đổi và hiệu chỉnh  Những yêu cầu thay đổi  Những nhượng bộ  Báo cáo kết thúc 12 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Hỗ trợ kỹ thuật:  Tài liệu hoạch định  Những bản tóm tắt của khách hàng  Những điều luật quy định  Những đặc tính kỹ thuật  Những tính toán thiết kế  Những phương pháp xây dựng  Tài liệu kiểm soát  Kiểm soát cấu hình  Những phát biểu tác động  Sự ủy nhiệm  Bản vẽ được sửa đổi 13 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý thời gian: phác thảo trình tự và thời gian về phạm vi công việc  Tài liệu hoạch định  Biểu đồ mốc thời gian  Sơ đồ thanh ngang  Sơ đồ mạng  Tài liệu kiểm soát  Báo cáo tiến triển (thực tế & kế hoạch)  Sơ đồ thanh ngang  Sơ đồ thanh ngang hiệu chỉnh  Giá trị thu được  Tài liệu về xu hướng 14 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý thu mua hàng hóa: xác định rõ những khoản mục phải mua, đúng đặc tính kỹ thuật, đúng tiến độ và ngân sách  Tài liệu hoạch định  Danh sách NVL, phụ tùng  Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu  Ngân sách thu mua  Tài liệu kiểm soát  Đơn mua hàng  Báo cáo tình trạng tiến hành  Tiến độ và ngân sách thu mua sửa đổi 15 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý nguồn lực: cùng với quản lý thời gian tạo ra những dự báo về nguồn lực  Tài liệu hoạch định  Dự báo nguồn lực  Sự sẵn có về nguồn lực  Biểu đồ tần suất về nguồn lực được điều hòa  Tài liệu kiểm soát  Bảng thời gian  Biểu đồ tần suất hiệu chỉnh về nguồn lực 16 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý chi phí: phân bổ ngân sách và dòng tiền tới gói công việc  Tài liệu hoạch định  Cấu trúc phân bổ chi phí  Các ngân sách cho công việc (hoạt động)  Các ngân sách phòng ban  Báo cáo dòng tiền tệ  Tài liệu kiểm soát  Các báo cáo chi tiêu (thực tế và kế hoạch)  Chi phí được giao và chi phí tại thời điểm hoàn thành  Ngân sách sửa đổi  Giá trị thu được 17 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Kiểm soát thay đổi: khi dự án tiến triển, phạm vi công việc được sửa đổi và kiểm soát thông qua:  Những thông tin về dự án  Những phát biểu tác động  Những báo cáo về sự không phù hợp  Những yêu cầu và nhượng bộ về thay đổi  Những sửa đổi về bản vẽ  Những đơn hàng được sửa đổi và thay đổi  Những điều khoản phụ thêm trong hợp đồng  Những sửa đổi về đặc tính kỹ thuật và cấu hình 18 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý chất lượng:  Tài liệu hoạch định  Kế hoạch chất lượng dự án  Kế hoạch kiểm soát chất lượng  Danh sách các bộ phận và tiêu chuẩn/đặc tính kỹ thuật  Tài liệu kiểm soát  Các báo cáo điều tra  Những báo cáo về sự không phù hợp  Những nhượng bộ  Những yêu cầu thay đổi  Bản vẽ được sửa đổi  Sổ tay dữ liệu và sổ tay vận hành  Sự ủy nhiệm 19 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý việc truyền đạt thông tin:  Tài liệu hoạch định  Các kênh truyền đạt thông tin  Danh sách tài liệu được kiểm soát  Danh sách phân phối  Thời gian biểu của các cuộc họp và hội thảo  Tài liệu kiểm soát  Sự chuyển giao  Biên bản của các cuộc họp 20 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý nguồn nhân lực:  Tài liệu hoạch định  Cấu trúc tổ chức dự án  Ma trận trách nhiệm  Mô tả công việc  Các thủ tục công việc  Tài liệu kiểm soát  Bảng thời gian  Đánh giá thành quả đạt được 21 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N PHẠM VI KIỂM SOÁT  Quản lý môi trường:  Tài liệu hoạch định  Những quy tắc và luật lệ  Các vấn đề về môi trường  Tài liệu kiểm soát  Những báo cáo về môi trường 22 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Kiểm soát dự án  Bên trong: do phía thực hiện dự án (nhà thầu)  Bên ngoài: do phía khách hàng hoặc đối tác độc lập  Kiểm soát cho ai?  Chính ban QLDA  Cơ quan thực hiện (chủ dự án)  UBND và các bộ phận chức năng liên quan  Bộ chủ quản, bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong chính phủ  Các nhà tài trợ  Tư vấn – Nhà thầu – Nhà cung cấp  Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương và các nhóm quan tâm khác 23 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N QUY TRÌNH KIỂM SOÁT & ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN BẮT ĐẦU Công bố kế hoạch đầu tiên Thu thập thông tin về dự án So sánh tiến triển và mục tiêu Thỏa mãn? Dự án đƣợc hoàn thành? Kết thúc dự án Đánh giá dự án Công bố kế hoạch hiệu chỉnh Thực hiện hành động hiệu chỉnh Kết luận KẾT THÖC Không Không Có Có 24 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N THÔNG TIN CHO VIỆC KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN  Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng công trình  Thời gian và nguồn lực đã sử dụng  Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch  Trễ tiến độ  Vượt chi phí  Nguồn lực thay đổi  Những khó khăn có thể xảy ra 25 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU DỰ ÁN  Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra với thực tế đạt được  Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến và thời gian thực tế  Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế 26 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N CÁC LÝ DO KHIẾN DỰ ÁN KHÔNG ĐÖNG THEO KẾ HOẠCH TRỄ TIẾN ĐỘ VƢỢT CHI PHÍ NGUỒN LỰC THAY ĐỔI • Thời tiết xấu • Thiết bị hư hỏng • Thiếu vốn • Khan hiếm NVL • Ước tính thời gian quá ngắn • Các công việc bị chểnh mảng • Vượt quá thời gian • Sử dụng nhiều nhân lực hơn • Sử dụng nhiều thiết bị hơn • CP nhân lực cao hơn • CP NVL cao hơn • Các công việc bị chểnh mảng • Thiết bị hư hỏng • Nhân viên bị bệnh • Nhân viên nghỉ việc • CP nhân lực cao hơn • Ước tính nguồn lực quá thấp 27 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KHÓ KHĂN TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố, vd: chỉ nhấn mạnh vào chi phí, bỏ qua yếu tố thời gian, chất lượng  Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối/ không đồng ý  Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ  Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến/ thông tin thiên lệch  Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi  Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng 28 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống  Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp thời gian và chi phí) 29 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG  Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ đối với một công việc/ một nhóm công việc trong WBS  Nội dung báo cáo  Mô tả công việc  Tiến độ theo thời gian  Ai là người chịu trách nhiệm  Ngân sách theo thời gian  Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu 30 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG  Nhược điểm:  Không cho biết bao nhiêu khối lượng công việc đã được hoàn thành  Không cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án CP theo kế hoạch của giai đoạn 2 là 12.000 USD CP thực tế của giai đoạn 2 là 14.000 USD Sự khác biệt trong giai đoạn 2 là 2.000 USD CP tích lũy theo kế hoạch đến thời điểm hiện tại là 25.000 USD CP tích lũy thực tế đến thời điểm hiện tại là 29.000 USD Sự khác biệt tích lũy là 4.000 USD 31 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO PP. GIÁ TRỊ LÀM RA  PP. các tiêu chí hệ thống kiểm soát tiến độ/ chi phí (Cost/Schedule Control System Criteria)  Sự phát triển của hệ thống PERT/COST  Tiêu chí hệ thống kiểm soát chi phí tiến độ năm 1967  tổng hợp cả thời gian và chi phí để đánh giá tiến triển DA 32 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N C P / g iá t rị t íc h l ũ y Thời gian CP tích lũy thực tế Khoản đóng góp thêm CP/ giá trị hoạch định Khoảng thời gian trước tiến độ Giá trị làm ra 33 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N CÁC ĐẠI LƢỢNG ĐÁNH GIÁ TIẾN TRIỂN DỰ ÁN Đại lượng phân tích về kết quả Đại lượng phân tích về sai lệch Chỉ số kết quả công việc Dự báo chi phí thực hiện tương lai 34 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N Các đại lƣợng phân kết quả và sai lệch theo phƣơng pháp giá trị làm ra C h i p h í tí c h l u õy ( % ) Soá thaùng 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 140 130 120 110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 ACWP BCWP BCWS Thôøi gian chaäm treã döï kieán Ö ô ùc t ín h c h i p h í c o øn l a ïi Thôøi gian hoaøn thaønh döï kieán ban ñaàu Thôøi gian hoaøn thaønh hieäu chænh Öôùc tính chi phí hieäu chænh Chi phí vöôït quaù Thôøi ñieåm baùo caùo AV CV SV TV 35 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N ĐẠI LƢỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ BCWS: chi phí dự tính của công việc theo kế hoạch  Số lượng nguồn lực được tính theo đơn vị tiền được hoạch định là sẽ chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định của kế hoạch Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc % công việc được hoạch định cho đến thời điểm xem xét BCWS = x 36 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N ĐẠI LƢỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ ACWP: chi phí thực sự của một công việc đã được thực hiện trong một giai đoạn thời gian  Nếu NVL mua trước?  Nếu NVL mua trả chậm?  Chi phí quản lý? 37 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N ĐẠI LƢỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ BCWP: chi phí dự tính của công việc đã được thực hiện Ước tính giá trị làm ra trong thực tế:  Sử dụng phán xét chủ quan  Dựa trên số lượng các đơn vị sản phẩm đã làm ra  Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của các mốc dự án Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc % công việc thực sự đã làm cho đến thời điểm xem xét BCWP = x 38 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N CÁC ĐẠI LƢỢNG PHÂN TÍCH SAI LỆCH  Sai lệch về tiến độ – SV  Sai lệch về chi phí – CV  Sai lệch kế toán – AV  Sai lệch thời gian – TV  SD (Status Date): ngày đánh giá dự án  BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời điểm mà BCWS - BCWP BCWSBCWPSV  ACWPBCWPCV  ACWPBCWSAV  BCSPSDTV  39 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N CÁC CHỈ SỐ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC  Chỉ số kết quả về tiến độ – SPI  Chỉ số kết quả về chi phí – CPI BCWSBCWPSPI / ACWPBCWPCPI / 40 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N Các chỉ số kết quả công việc của dự án Tuaàn 3 )0.79,0.79( Tuaàn 4 )0.82,0.83( Tuaàn 2 )0.82 ,0.88( Tuaàn 1 )0.78 ,0.85( 0.75 0.80 0.85 0.90 0.95 1.00 1.05 1.10 0.75 0.80 0.85 0.90 0.95 1.00 1.05 1.10 Toång hôïp chæ soá SPI vaø CPI Döï aùn gaëp vaán ñeà veà tieán ñoä vaø chi phí Döï aùn gaëp vaán ñeà veà tieán ñoä Döï aùn gaëp vaán ñeà veà chi phí Döï aùn tieán trieån toát veà tieán ñoä vaø chi phí CPI SPI 41 C h ư ơ n g 5 : K IỂ M S O Á T D Ự Á N DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN TƢƠNG LAI  Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại của dự án  FCTC (Forecast Cost to Complete Project)  BCAC (Budgeted Cost at Completion)  Chi phí dự báo cho toàn bộ dự án  FCAC (Forecast Cost at Completion) CPI BCWPBCAC BCWP ACWP xBCWPBCACFCTC )( )(   FCTCACWPFCAC  Chương 6 KẾT THÚC DỰ ÁN  Các vấn đề khi kết thúc dự án  Quản lý về nhân sự  Quản lý truyền thông  Quản lý thông tin  Quản lý chuyển giao quyền lực 2C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN Các vấn đề cần lưu tâm  Con người  Truyền thông  Thông tin  Quyền lực 3C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN  Các thành viên của tổ dự án sẽ  Lo lắng về tương lai của họ  Giảm sự quan tâm đối với các nhiệm vụ còn lại  Giảm động cơ làm việc  Không gắn bó với dự án như lúc ban đầu  Khách hàng của dự án sẽ  Giảm sự quan tâm ở các mức độ tổng thể, bao quát  Gia tăng sự quan tâm theo mức độ của người sẽ vận hành dự án  Gia tăng sự quan tâm về các chi tiết, các kết quả của dự án  Thường ít tham gia các cuộc họp của dự án 4C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN  Dự án sẽ cần  Xác định và hoàn tất các kết quả còn tồn đọng  Kết thúc các hợp đồng và các yêu cầu công việc  Thanh lý các tài sản  Đối chiếu và so sánh những việc đã làm với các dữ liệu đã đề ra trong quá khứ  Thực hiện và đảm bảo cam kết  Nhà quản lý dự án cần nhận thức rằng  Quyền hạn của nhà quản lý bị giảm đi  Sự đồng ý, chấp thuận của khách hàng cũng bị giảm đi  Số nhân viên của dự án cũng bắt đầu giảm đi  Bốn nhân tố trên kết hợp với nhau để tạo ra một sự độc đáo và một tập hợp các vấn đề đòi hỏi phải có kỹ năng quản lý ở mức độ cao 5C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ  Nhân sự ít quan tâm đến mục tiêu của dự án, bắt đầu nghĩ đến mục tiêu dài hạn  Câu hỏi của thành viên tổ dự án  Dự án có bị giải tán hay không?  Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp?  Khi nào họ rời khỏi dự án?  Việc trở về công việc cũ như thế nào, có được không?  Câu hỏi của khách hàng  Khi nào sẽ được vận hành dự án?  Dự án sẽ vận hành đúng như các yêu cầu mong muốn hay không?  Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp?  Những việc cần làm để có thể kết thúc dự án?  Những chuyên gia chủ chốt của dự án có thể chuyển đi 6C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ  Khó khăn trong quản lý nhân sự giai đoạn kết thúc dự án  Dự án cần duy trì một đội ngũ nhân sự kinh nghiệm  Nhân sự dự án chỉ thực hiện tốt khi họ có sự chắc chắn nào đó về tính liên tục và vị trí của sự thuê mướn lao động tương lai  Nhà quản lý dự án cần  Động viên và duy trì để mọi người gắn bó với dự án  Làm sao để khuyến khích mọi người tự quản lý để hoàn thành nhiệm vụ  Phải cung cấp đầy đủ thông tin và nguồn lực để hoàn thành các nhiệm vụ còn lại của dự án 7C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG  Nhà QLDA thành công:  Đảm bảo sự cam kết và nhiệt tình của người có liên hệ với dự án được duy trì và động viên nhờ sự phân quyền và cung cấp đủ nguồn lực  Truyền thông là quá trình 2 chiều Nhà quản lý dự án Tổ dự án, khách hàng Mục tiêu, yêu cầu Phản hồi về quy trình, kết quả 8C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG  Yêu cầu thêm của khách hàng  Lập kế hoạch huấn luyện cho nhân viên của họ để tiếp nhận và vận hành dự án  Khảo sát nhu cầu để thích nghi và điều chỉnh các quy trình và các hệ thống vận hành  Lập kế hoạch cho sự gia tăng NVL thô khác nhau hay hoặc dự trữ sản phẩm  Lập kế hoạch quảng cáo hoặc bán sản phẩm sẽ có của dự án  Nhu cầu thêm của nhà QLDA  Lập kế hoạch tái phân công nhân viên  Đảm bảo kết thúc dự án theo trật tự  Tập hợp tất cả thông tin cần thiết để đảm bảo việc lưu trữ các bài học và kinh nghiệm thu được từ dự án 9C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG  Tổ chức những cuộc họp thường xuyên hơn  Mở rộng sự tham dự bao gồm  Tất cả các thành viên của tổ dự án (càng lúc càng ít dần)  Nhân viên của khách hàng có liên quan đến các công việc còn tồn đọng/sai sót  Cho phép cuộc họp xem xét những vấn đề chi tiết mà trước đó không được xem xét tại những cuộc họp này  Tổ chức những cuộc họp cùng với nhóm để thảo luận các vấn đề trong nhóm: tái phân công, thay đổi nhiệm vụ các thành viên 10 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ THÔNG TIN  Những yếu tố cần lưu ý trong quá trình quản lý thông tin:  Hầu như tiền bạc đã được tiêu dùng và phân bổ  Đa số các kết quả đã được hình thành  Đa số các nguồn lực đã được sử dụng  Những thông tin cần trong giai đoạn cuối dự án:  Xác định các công việc còn tồn đọng  Ghi nhận lại bản chất thực sự của các kết quả  Tạo ra một tài liệu về dự án  Kiểm soát những gì chúng ta đạt được so với những gì đã đề ra 11 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N QUẢN LÝ THÔNG TIN Hoạt động quản lý thông tin nhằm  Hoàn thành dự án  Đảm bảo khách hàng có thể quản lý một cách hiệu quả sự vận hành và bảo trì các thành quả dự án  Thực hiện sự kiểm toán và thẩm định sau dự án 12 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N HOÀN THÀNH DỰ ÁN Để hoàn thành dự án cần xác định:  Những gì đã thực hiện  Những gì chưa hoàn tất, còn phải được thực hiện Nguồn tham khảo  Bản tiêu chuẩn & các đặc trưng của dự án  Hệ thống kiểm soát sự thay đổi trong quá trình thực hiện dự án Cái gì thay đổi?  Tại sao thay đổi? Ai là người chịu trách nhiệm? 13 C h ư ơ n g 6 : K Ế T T H Ú C D Ự Á N HOÀN THÀNH DỰ ÁN  Vấn đề liên quan đến công việc còn tồn đọng  Thỏa thuận giữa nhà QLDA và khách hàng/chủ đầu tư chương trình hoàn thành phần công việc còn tồn đọng  Thiết lập những mục tiêu ưu tiên trong chương trình  Khiến cho việc kết thúc dự án được quản lý