Bài giảng Quan hệ công chúng - Bài 6: Sự kiện & Tài trợ

ThS Nguyễn Hoàng Sinh 1 Quan hệ công chúng Bài 6 Sự kiện & Tài trợ Nội dung bài giảng  Sự kiện:  Mục đích & phân loại  Quy trình tổ chức sự kiện  Tài trợ:  Các loại tài trợ  Các bước thực hiện khi tài trợ  Thực hiện tài trợ hiệu quả  Báo cáo chuyên đề:  Kế hoạch tổ chức sự kiện ThS Nguyễn Hoàng Sinh 2 Tổ chức sự kiện  Mục đích:  Tạo môi trường và cơ hội giao lưu/tương tác giữa tổ chức/doanh nghiệp và công chúng  Nhằm chuyển tải một thông điệp cụ thể, hoặc lặp lại một thông điệp đồng nhất  Thông điệp của sự kiện được thể hiện dưới dạng:  Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng-rôn, cờ phướn, quà tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên...  Lời nói: chủ đề bài phát biểu thông cáo báo chí văn nghệ , , , , các ấn phẩm...  Các loại sự kiện:  Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng  Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công  Hội chợ; hội thảo, hội nghị; họp báo  Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu  Team building; tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering)  Ca nhạc, thể thao, giải trí... ThS Nguyễn Hoàng Sinh 3 Quy trình tổ chức  Các yêu cầu  Mục tiêu sự kiện (objective)  Ngân sách (budget)  Ban tổ chức & Loại hình sự kiện  Lập kế hoạch  Ý tưởng (concept)  Chương trình (program)/Kế hoạch chi tiết (checklist) ệ Thực hi n  Triển khai (implementation)  Đánh giá (evaluation) Yêu cầu  Mục tiêu sự kiện  Chi phối dự toán & hiệu quả ngân sách  Gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện  Phải có ý nghĩa đích thực  bảo đảm cho tổ chức sự kiện thành công và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới  Ngân sách  Quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện ThS Nguyễn Hoàng Sinh 4 Yêu cầu  Ban tổ chức & loại hình sự kiện  Thành lập Ban tổ chức sự kiện:  Thực hiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện  Loại hình sự kiện:  Quyết định đối tượng khách mời, thời điểm, địa điểm diễn ra sự kiện và chi phối phương thức tổ chức sự kiện Lập kế hoạch  Sáng tạo ý tưởng  Động não (Brainstorming):  Từ 3 đến 5 người  Luôn luôn sáng tạo  Kích thích mọi sáng kiến  Các vấn đề giải quyết:  Xác định chủ đề của sự kiện “Ngăn nắp & chuyên nghiệp” Cuộc thi “VP ngăn nắp & chuyên nghiệp”  Cách thức tổ chức sự kiện như thế nào để làm nổi bật chủ đề  Gắn hoạt động sự kiện với hình ảnh của DN hay sản phẩm Giới thiệu SP chuyên nghiệp hóa VP làm việc ThS Nguyễn Hoàng Sinh 5 Lập kế hoạch  Chương trình  Các hoạt động được tổ chức trong sự kiện  Khung chương trình  Kế hoạch chi tiết  Lên kế hoạch các công việc chuẩn bị  Checklist:  người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc tiế độ thự hiệ n c n Lịch trình  Pert  Gantt ThS Nguyễn Hoàng Sinh 6 Thực hiện  Triển khai:  Liên hệ các đối tác  Nhà cung cấp: sử dụng thêm dịch vụ bên ngoài  Xúc tiến tuyên truyền cho sự kiện (PR)  Họp báo/Quảng cáo  Sự kiện chính thức  Chạy thử chương trình: xử lí các yếu tố phát sinh  Đánh giá: Đánh giá ề mặt chi phí v  Đánh giá về mặt hiệu quả Tổ chức sự kiện - Agency ThS Nguyễn Hoàng Sinh 7 Quy trình tổ chức Nguồn: Goldsun Việt Nam Lập kế hoạch ThS Nguyễn Hoàng Sinh 8 Checklist ThS Nguyễn Hoàng Sinh 9 Tài trợ  Tài trợ là hỗ trợ tài chính cho sự kiện quan trọng tổ , chức hoặc cá nhân tiêu biểu nào đó  Tài trợ thường nhằm vào các hoạt động sau:  Thương mại: Thể thao, Nghệ thuật, Văn hóa, Giải trí  Bảo trợ: Khoa học, Giáo dục, Từ thiện  Mục đích của tài trợ:  Quảng bá hình ảnh, tên tuổi tổ chức, DN  Thu hút sự quan tâm khách hàng tiềm năng và mục tiêu  Thể hiện trách nhiệm XH: Xây dựng hình tượng sâu đậm trong lòng công chúng (thiện cảm)  Thu hút và tạo ra tin tức truyền thông ThS Nguyễn Hoàng Sinh 10 Ưu nhược điểm  Ưu điểm  Hướng đến đúng đối tượng mục tiêu  Chi phí/khách hàng mục tiêu rẻ hơn  Phương pháp hữu hiệu để thiết lập mối liên kết giữa giá trị thương hiệu sẵn có với các thương hiệu lớn khác  Mang tính tương tác cao, thông qua việc tạo ra và xây dựng mối quan hệ và sự trải nghiệm của khách hàng  Nhược điểm Thất bại chung với chương trình mà đơn vị tài trợ  Hiệu quả phụ thuộc vào tần suất xuất hiện  Thông điệp thường không ấn tượng và dễ nhớ  Khó kiểm soát được vì nội dung thông điệp thường được chuyển tải qua góc nhìn của người thứ 3 Các bước thực hiện khi tài trợ  Xác định đối tượng  Hoạch định ngân sách  Xác định mục tiêu  Xây dựng thông điệp  Giám sát thực hiện  Đánh giá hoạt động tài trợ ThS Nguyễn Hoàng Sinh 11 Tài trợ thương mại hiệu quả  Phải mang lại một giá trị cộng thêm cho người tiêu dùng mục tiêu  Thích hợp với giá trị cốt lõi của nhãn và sự thật ngầm hiểu  Thu hút sự quan tâm của các dạng truyền thông  Phải có được mối quan hệ tin cậy và sự kết hợp lâu dài với đối tác – chủ chương trình  Hiểu rõ cấu trúc tài trợ và điều khoản thực hiện:  Tài trợ độc quyền  Tài trợ chính  Tài trợ phụ Bài tập nhóm  Đánh giá hồ sơ tài trợ  Hồ sơ tài trợ: ..\Bai giang 08-09\Ch8.1.Tai tro & su kien\VANG TRANG NHAN AI.ppt ThS Nguyễn Hoàng Sinh 12 Chuyên đề  Kế hoạch tổ chức sự kiện  To chuc su kien_Vien nghien cuu & dao tao quang cao.pdf