Bài giảng Phân tích và Thiết kế tổ chức - Chương VI: Thiết kế hoàn thiện tổ chức - Phan Anh Hồng

1hongtcns@yahoo.com Chương VI THIẾT KẾ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC 2hongtcns@yahoo.com Chương VI 1. Quan niệm về thiết kế lại tổ chức 2. Quy trình thiết kế lại tổ chức 3hongtcns@yahoo.com Quan niệm về thiết kế lại tổ chức • Thiết kế lại tổ chức thực chất là một quá trình làm thay ñổi tổ chức. • Thực chất của vấn ñề thiết kế lại tổ chức cũng chính là việc cơ cấu lại tổ chức trên tất cả các phương diện bao gồm cả việc thay ñổi cơ cấu tổ chức hiện hành bằng cơ cấu mới thích ứng hơn; thay ñổi cách bố trí nhân sự; các mối quan hệ... 4hongtcns@yahoo.com Quan niệm về thiết kế lại tổ chức • Tất cả các hoạt ñộng “lại” ñó ñều nhằm làm cho tổ chức hoạt ñộng tốt hơn; thích ứng hơn với sự thay ñổi cả môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức và quan trọng hơn là ñáp ứng ñòi hỏi của khách hàng và ñạt mục tiêu tổ chức. 5hongtcns@yahoo.com Đòi hỏi thiết kế lại tổ chức ñược xem xét từ 3 nhóm yếu tố • Khía cạnh về tài chính – Sự ñòi hỏi kết quả cao hơn; – Đòi hỏi phải cắt giảm chi phí nhưng không ñược cắt giảm viên chức; • Khía cạnh chiến lược phát triển tổ chức – Sự tăng trưởng như mong muốn; – Sự ñổi mới các yếu tố; – Dịch vụ khách hàng thay ñổi; – Các hoạt ñộng sản xuất kinh doanh mới ra ñời; – Những loại công nghệ mới ñược áp dụng; – Đòi hỏi nhanh hơn, nhiều hơn, rẻ hơn. => Đòi hỏi phải thay ñổi mô hình tổ chức 6hongtcns@yahoo.com • Khía cạnh về chính trị: Đó là sự phân bổ lại quyền lực trong tổ chức cũng như quyền lực của tổ chức trong môi trường 7hongtcns@yahoo.com Triết lý thiết kế lại tổ chức Thay ñổi trong môi trường sản xuất, kinh doanh, hoạt ñộng cung cấp dịch vụ Chiến lược sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ mới (chiến lược phát triển tổ chức) Thiết kế lại tổ chức Những hạn chế của mô hình hiện tại Đòi hỏi năng lực mới 8hongtcns@yahoo.com Các yếu tố tác ñộng ñến thay ñổi tổ chức và ñòi hỏi thiết kế lại tổ chức • Chu kỳ sống của tổ chức; • Toàn cầu hóa; • Thay ñổi công nghệ xử lý thông tin; • Đòi hỏi do thay ñổi quy trình tổ chức; • Xu hướng xuất hiện những cơ cấu tổ chức mới; • Trách nhiệm; • Chức năng; • Cách thức tăng trưởng, phát triển; • Mức ñộ biến ñộng; • Đào tạo phát triển; • Tuyên ngôn nhiệm vụ, sứ mệnh; • Sự thay ñổi; • Ưu tiên; 9hongtcns@yahoo.com Dấu hiệu ñòi hỏi phải thiết kế lại tổ chức • Thiết kế lại tổ chức là một ñòi hỏi tất yếu: – Môi trường của tổ chức luôn vận ñộng phát triển; – Một tổ chức thực luôn tồn tại nhiều vấn ñề; – Về nguyên tắc tổ chức ñược thiết kế ban ñầu nhằm ñáp ứng ñòi hỏi của những người sáng lập ra tổ chức. Qua quá trình hoạt ñộng, tổ chức không ngừng vận ñộng, phát triển. – Các yếu tố bên ngoài ngày càng trở nên phức tạp hơn. 10 hongtcns@yahoo.com Một số dấu hiệu cần chú ý • Năng suất và kết quả có dấu hiệu suy giảm; • Dòng công việc không hiệu quả, có nhiều công ñoạn không làm gia tăng giá trị; • Nhiều nỗ lực tiêu phí sức lực, thời gian trong khi không có thời gian, nguồn nhân lực cho các hoạt ñộng khác; • Chia việc thành các nhóm nhưng lại thiếu một sự liên kết, hướng ñến mục tiêu chung (các tổ chức thường không mang tính hệ thống, mạnh ai nấy chạy). • Thiếu tập trung vào khách hàng. Triết lý “khách hàng là số 1; khách hàng là thượng ñế” ít ñược chú ý. 11 hongtcns@yahoo.com Một số dấu hiệu cần chú ý • Thiếu một cơ chế chịu trách nhiệm cho những hoạt ñộng yếu kém của từng bộ phận (VD: cơ chế chịu trách nhiệm trong khu vực công, nhưng lại thiếu cơ sở ñể xử lý) • Nhiều khả năng mâu thuẫn xảy ra; • Thiếu quyền hạn và thông tin ñể giải quyết vấn ñề phát sinh; • Bỏ qua hay ñổ lỗi hơn là giải quyết; • Chậm trễ khi quyết ñịnh; • Lãng phí thời gian (họp nhưng không có mục tiêu, kết quả) 12 hongtcns@yahoo.com Một số dấu hiệu cần chú ý • Tính hệ thống thiếu chặt chẽ; • Thiếu tin tưởng lẫn nhau giữa quản lý với nhân viên; • Mâu thuẫn giữa các bộ phận; • Thời gian ñể ra ñời dịch vụ mới, sản phẩm mới quá lâu; • Vấn ñề chất lượng (mức ñộ hài lòng của khách hàng) • Không kết quả;. 13 hongtcns@yahoo.com Một số dấu hiệu cần chú ý • Không ñủ năng lực ñể ñáp ứng ñòi hỏi của khách hàng; • Đạo ñức hạn chế; • Không ñủ khả năng ñiền ñầy mục tiêu; • Mục tiêu chỉ dừng lại ở nhà quản lý cấp cao, không lan truyền 14 hongtcns@yahoo.com Lợi ích của việc thiết kế lại tổ chức • Nhân viên, cấp dưới và các nhà lãnh ñạo - quản lý sẽ hài lòng hơn với mô hình tổ chức mới sau khi thiết kế lại; • Khách hàng, bạn hàng, ñối tác sẽ hài lòng hơn khi hoạt ñộng cung cấp dịch vụ tốt hơn; • Sử dụng tài chính, ngân sách sẽ hiệu quả hơn do hạn chế nhiều “lãng phí”; • Lợi thế cạnh tranh của tô chức với hoạt ñộng cung cấp dịch vụ, hàng hóa hay quản lý tốt hơn; • khác 15 hongtcns@yahoo.com Một số mô hình thiết kế lại tổ chức • Thiết kế lại tổ chức theo mô hình thay ñổi 8 bước của John P.Kotter • Thiết kế lại tổ chức theo quy trình 10 bước của “The Center for Organizational Design” • Thiết kế lại tổ chức theo quy trình “leadership – and – motivation.com” • Thiết kế lại tổ chức theo quan ñiểm của Kellysears Consulting Group • .v.v.. 16 hongtcns@yahoo.com Thiết kế lại tổ chức theo mô hình thay ñổi 8 bước của John P.Kotter • Bước 1: tạo nên một sự cấp thiết, mong muốn • Bước 2: Hình thành một liên minh mạnh (nhóm dẫn ñường) • Bước 3: Tạo ra tầm nhìn cho sự thay ñổi (phát triển tầm nhìn và chiến lược) • Bước 4: Phổ biến tầm nhìn • Bước 5: Trao quyền cho cấp dưới, nhân viên triển khai • Bước 6: Tạo ra những thắng lợi ngắn hạn • Bước 7: Xây dựng sự thay ñổi • Bước 8: Gắn kết những gì ñã tạo ra với văn hóa tổ chức 17 hongtcns@yahoo.com Thiết kế lại tổ chức theo quy trình 10 bước của “The Center for Organizational Design” • Bước 1: bước khởi ñầu. Phải nhận ñược sự cam kết của lãnh ñạo các cấp, bao gồm cả lãnh ñạo cao nhất trong tổ chức cho việc thiết kế lại; • Bước 2: xây dựng một nguyên tắc chung (ñịnh hướng) cho quá trình thiết kế lại; • Bước 3: thành lập ban chỉ ñạo hay nhóm thiết kế lại tổ chức; • Bước 4: xây dựng kế hoạch truyền thông trong tổ chức về thiết kế lại tổ chức; • Bước 5: Đánh giá cụ thể tất cả các vấn ñề của tổ chức hiện tại – áp dụng mô hình SWOT; 18 hongtcns@yahoo.com Thiết kế lại tổ chức theo quy trình 10 bước của “The Center for Organizational Design” • Bước 6: Xây dựng những nội dung của thiết kế lại; • Bước 7: Thiết lập kế hoạch chuyển ñổi từ trạng thái hiện tại ñến “cơ cấu tổ chức mới” • Bước 8: thực hiện thiết kế lại; • Bước 9: bố trí lại nhân sự hợp lý theo mô hình mới; • Bước 10: Đánh giá kết quả và tiếp tục vòng ñổi mới 19 hongtcns@yahoo.com Thiết kế lại tổ chức theo quy trình “leadership – and – motivation.com” Môi trường bên ngoài Tầm nhìn Sứ mệnh Văn hóa Đổi mới Lựa chọn kỹ thuật Lựa chọn cơ cấu Lựa chọn trách nhiệm Lựa chọn nhân sự Thiết kế hệ thống công việc Kết quả thực thi hoạt ñộng 20 hongtcns@yahoo.com Thiết kế lại tổ chức theo quan ñiểm của Kellysears Consulting Group • Bước 1: Xác ñịnh tiêu chí cho thiết kế tổ chức • Bước 2: Xác ñịnh mô hình hoạt ñộng cung cấp dịch vụ của tổ chức (quy trình hoạt ñộng) • Bước 3: Xác ñịnh và ñánh giá các phương án cơ cấu tổ chức • Bước 4: Xây dựng kế hoạch thực hiện cơ cấu tổ chức ñược lựa chọn. • Bước 5: Triển khai thực hiện. 21 hongtcns@yahoo.com II. Quy trình thiết kế lại tổ chức 1. Xác ñịnh lại chức năng nhiệm vụ 2. Xác ñịnh tình hình tăng, giảm số lượng người làm việc trong tổ chức và mức ñộ hoàn thành công việc từ ñó phát hiện ra các nhân tố tích cực và tiêu cực trong quản lý con người của tổ chức 3. Xác ñịnh trình ñộ, kỹ năng của người làm việc trong tổ chức so với yêu cầu công việc 22 hongtcns@yahoo.com II. Quy trình thiết kế lại tổ chức 4. Xác ñịnh lại sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm, phân loại mức ñộ thực hiện quyền hạn và trách nhiệm và nguyên nhân 5. Quy trình làm việc 6. Mối quan hệ 7. Xác ñịnh lại cơ cấu tổ chức 8. Xác ñịnh phương tiện và ñiều kiện làm việc 9. Bố trí lại nhân sự 10.Mô hình lãnh ñạo 23 hongtcns@yahoo.com