Bài giảng Phân tích và Thiết kế tổ chức - Chương V: Thiết kế mới tổ chức - Phan Anh Hồng

1hongtcns@yahoo.com Chương V THIẾT KẾ MỚI TỔ CHỨC 2hongtcns@yahoo.com Chương V I. Quan niệm thiết kế mới 1. Khái niệm thiết kế tổ chức mới 2. Một số mô hình thiết kế tổ chức áp dụng cho thiết kế tổ chức mới II. Quy trình thiết kế tổ chức 3hongtcns@yahoo.com khái niệm thiết kế tổ chức mới • Thiết kế tổ chức mới là một quá trình tạo ra một cơ cấu tổ chức và một hệ thống các quy trình thực thi công việc cho tổ chức. 4hongtcns@yahoo.com • Thiết kế tổ chức mới tức là phải trả lời ñược câu hỏi tổ chức ñược sinh ra ñể làm gì? – Kết hợp tất cả các nguồn lực lại với nhau nhằm ñạt ñược mục tiêu và kết quả mong muốn; – Tạo ra sản phẩm hàng hóa và dịch vụ một cách hiệu quả hơn; – Khuyến khích ñổi mới; – Sử dụng tốt hơn công nghệ thông tin và sản xuất; – Thích ứng nhanh hơn với môi trường thay ñổi và sự ảnh hưởng của môi trường; – Tạo ra giá trị cho nhiều người có liên quan (chủ thể, khách hàng...) – Thích ứng với thách thức về ña dạng, ñạo ñức, ñổi mới... 5hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức mới cần nghiên cứu kỹ và hiểu rõ bản chất của mục ñích ra ñời tổ chức • Tổ chức ra ñời ñể làm gì; • Tại sao nó cần phải có; • Những yếu tố nào; • Đích mà tổ chức mong muốn ñạt ñược; • khác 6hongtcns@yahoo.com Một vài khía cạnh có thể hiểu mục ñích ra ñời tổ chức. Đó là: • Một sự khác biệt giữa tổ chức với các tổ chức khác về: sản phẩm, chất lượng...; • Kết quả: ñưa ra ñược những loại sản phẩm có những nét ñặc trưng cao hơn so với hiện hành; • Nhận ñược một thị phần nhất ñịnh; • Đối tượng chú ý của tổ chức là một nhóm, bộ phận khách hàng mang tính cạnh tranh. 7hongtcns@yahoo.com 2. Một số mô hình thiết kế tổ chức áp dụng cho thiết kế tổ chức mới • Quy trình 7 bước thiết kế tổ chức • Quy trình thiết kế tổ chức của Nadler • Thiết kế tổ chức theo quy trình 5 bước của nhóm “Advanced Strategies” • Thiết kế tổ chức theo các quy trình hoạt ñộng của tổ chức • Thiết kế tổ chức theo 4 giai ñoạn thông qua ñánh giá các yếu tố môi trường tác ñộng • Thiết kế tổ chức và thiết kế quy trình theo mô hình của Kaiser 8hongtcns@yahoo.com Quy trình 7 bước thiết kế tổ chức • Mô hình thiết kế tổ chức này dựa trên nguyên tắc có sự tư vấn của các chủ thể tham gia vào quá trình thiết kế tổ chức – Bước 1: Hợp ñồng ñể thiết kế tổ chức; – Bước 2: Đánh giá môi trường tổ chức; – Bước 3: Xây dựng quan niệm thiết kế tổ chức và lựa chọn; – Bước 4: Thực hiện thiết kế chi tiết; – Bước 5: Gắn liền với hệ thống tổ chức; – Bước 6: Thực hiện thiết kế; – Bước 7: Đổi mới và chấp nhận 9hongtcns@yahoo.com Quy trình thiết kế tổ chức của Nadler 1. Phân tích yêu cầu 2. Phân tích quy trình công việc 3. Phân tích hệ thống xã hội 4. Thiết kế tổ chức mới 5. Xây dựng kế hoạch xác lập cơ cấu tổ chức mới 6. Thực hiện mô hình tổ chức mới 7. Đánh giá, xem xét và hoàn thiện (nếu có) 10 hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức theo quy trình 5 bước của nhóm “Advanced Strategies” Tầm nhìn mang tính chiến lược của tổ chức Các hoạt ñộng can thiệp Các giá trị theo ñuổi Các công cụ thực thi Các yếu tố môi trường (trong và ngoài)Thị trường 11 hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức theo quy trình 5 bước của nhóm “Advanced Strategies” 1. Xác ñịnh cụ thể chiến lược phát triển tổ chức “Vision”; 2. Xác ñịnh khối lượng công việc cần ñể ñạt ñược tầm nhìn; 3. Thiết lập công việc thành vai trò của tổ chức; 4. Hoàn thành thiết kế tổ chức; 5. Lập kế hoạch chuyển giao. 12 hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức theo các quy trình hoạt ñộng của tổ chức Đầu vào: Vật liệu; Vốn; Tri thức .v.v.. Đầu ra: -Sản phẩm cuối cùng; - Dịch vụ .v.v.. Chiến lược Cơ cấu Con ngườiCác quá trình Công nghệ Quản lý Chính sáchThủ tục Các quy trình cốt lõi 13 hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức theo 4 giai ñoạn thông qua ñánh giá các yếu tố môi trường tác ñộng • Giai ñoạn khởi ñộng: xác ñịnh mục tiêu chiến lược của tổ chức; các giá trị, tầm nhìn; xác ñịnh ñòi hỏi của công dân, khách hàng; thành lập nhóm thiết kế tổ chức; tìm kiếm những kinh nghiệm tốt về thiết kế tổ chức tương tự. • Giai ñoạn thu thập, xử lý thông tin. Giai ñoạn này cần: – Quan tâm ñến thực trạng hiện tại; – Những vấn ñề khó khăn; – Mức ñộ sẵn sàng của tổ chức. 14 hongtcns@yahoo.com • Giai ñoan thiết kế tổ chức: – Xây dựng mục tiêu; – Xác ñịnh các nhu cầu, ñòi hỏi; – Xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức; – Đánh giá. • Giai ñoạn thực thi và ñánh giá 15 hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức và thiết kế quy trình theo mô hình của Kaiser • Nhận biết tổ chức và phân tích hẫng hụt; • Xây dựng mô hình năng lực; • Thiết kế cơ cấu trách nhiệm báo cáo và báo cáo; • Xây dựng kế hoạch chuyển ñổi và hỗ trợ; • Thực hiện kế hoạch và hỗ trợ; • Quản lý sự thay ñổi. 16 hongtcns@yahoo.com II. Quy trình Thiết kế tổ chức mới - Bước 1. Luận chứng sự cần thiết khách quan sự hình thành tổ chức mới. - Bước 2. Xác ñịnh tính hợp pháp của tổ chức. - Bước 3. Điều tra, khảo sát, xác ñịnh mục tiêu và thẩm quyền của tổ chức mới - Bước 4. Xác ñịnh cơ cấu tổ chức - Bước 5. Dự thảo ñề án tổ chức một cơ cấu tổ chức - Bước 6. Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan có liên quan - Bước 7. Chỉnh lý , trình dự án, bảo vệ dự án và quyết ñịnh thành lập - Bước 8. Xây dựng ñiều lệ tổ chức và hoạt ñộng - Bước 9. Triển khai quyết ñịnh thành lập và quyết ñịnh ban hành ñiều lệ tổ chức 17 hongtcns@yahoo.com Bước 1.Lập Luận chứng - Đây là bước quan trọng chứng minh ñược sự hợp lý của việc hình thành tổ chức mới. Cần trả lời những câu hỏi như: - Xã hội có nhu cầu thực không ? - Tổ chức ra ñời là ñể giải quyết những vấn ñề bức xúc nào ? - Hiện ñã có tổ chức nào có chức năng, nhiệm vụ gần hoặc có liên quan tới những vấn ñề cần giải quyết chưa? 18 hongtcns@yahoo.com Bước 2. Xác ñịnh tính hợp pháp của tổ chức.
Cần trả lời những câu hỏi sau : - Tổ chức ra ñời có hợp pháp không ? - Những ñịnh hướng chính trị của Nhà nước về loại hình tổ chức, ngành, lĩnh vực hoạt ñộng của tổ chức? - Những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan ñến lĩnh vực họat ñộng của tổ chức, ñến chế ñộ chính sách cho việc thành lập tổ chức mới là gì ? - Thể chế tổ chức ? 19 Bước 3. Điều tra, khảo sát, xác ñịnh mục tiêu và thẩm quyền của tổ chức mới. - Đây là bước quan trọng ñể lựa chọn cơ cấu tổ chức mới. 20 Bước 4. Xác ñịnh cơ cấu tổ chức. - Trên cơ sở những phân tích trên, việc xác ñịnh cơ cấu tổ chức phù hợp ñể ñạt ñược mục tiêu của tổ chức là quan trọng. 21 Bước 5. Dự thảo ñề án tổ chức một cơ cấu tổ chức * Mục ñích, ý nghĩa thành lập tổ chức * Điều kiện thành lập ( nhu cầu khách quan, chủ quan) * Tên gọi, ñịa ñiểm cơ quan * Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm * Địa vị pháp lý * Cơ cấu tổ chức, chức danh, ñịnh biên * Cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị * Tổ chức, bố trí nơi làm việc * Dự báo hiệu quả chính trị kinh tế, xã hội và văn hóa * Dự báo thuận lợi, khó khăn khi triển khai thực hiện * Kiến nghị cơ quan có thẩm quyền 22 Bước 6. Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan có liên quan : - Hội thảo, tọa ñàm, trưng cầu ý kiến chuyên gia. 23 Bước 7. Chỉnh lý, trình dự án, bảo vệ dự án và quyết ñịnh thành lập - Do cơ quan có thẩm quyền ra quyết ñịnh thành lập 24 Bước 8. Xây dựng ñiều lệ tổ chức và hoạt ñộng ñể trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Tuỳ theo ñịa vị pháp lý của tổ chức, sau khi có văn bản quyết ñịnh thành lập, phải tiến hành xây dựng ñiều lệ tổ chức và hoạt ñộng ñể cơ quan có thẩm quyền cấp trên ra quyết ñịnh ban hành. Khoảng cách thời gian giữa nghị ñịnh thành lập và quyết ñịnh ban hành ñiều lệ tổ chức, có khi kéo dài hàng năm. 25 Bước 9. Triển khai quyết ñịnh thành lập và quyết ñịnh ban hành ñiều lệ tổ chức - Quyết ñịnh nhân sự; - ñăng ký con dấu; - mở tài khoản; - ñăng ký chữ ký lãnh ñạo; - thông báo thành lập ñến các cơ quan liên quan; - xây dựng chương trình công tác; - lập dự toán kinh phí; - xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị; - bố trí chức danh, - tuyển chọn, ñào tạo nhân sự; - xây dựng quy chế, nội quy hoạt ñộng cho từng lĩnh vực, từng bộ phận; - thiết lập mối quan hệ công tác. 26 hongtcns@yahoo.com