Bài giảng Phân tích và Thiết kế tổ chức - Chương III: Các mô hình phân tích tổ chức - Phan Anh Hồng

1hongtcns@yahoo.com Chương III Các mô hình phân tích tổ chức 2hongtcns@yahoo.com Chương III 1. Phân tích tổ chức theo mô hình SWOT 2. Phân tích tổ chức theo mô hình 7S 3. Phân tích tổ chức theo mô hình 9 bước 4. Phân tích tổ chức theo mô hình 5P 3hongtcns@yahoo.com Phân tích tổ chức theo mô hình SWOT • Quan niệm chung về phân tích SWOT • Mô hình phân tích SWOT • Quy trình phân tích SWOT • Các lĩnh vực áp dụng mô hình phân tích SWOT 4hongtcns@yahoo.com Quan niệm chung về phân tích SWOT • Phân tích SWOT là công cụ kế hoạch ñược sử dụng ñể hiểu sức mạnh, hạn chế, cơ hội và ñe dọa của một tổ chức hay một dự án. • Phân tích SWOT là sự tìm kiếm tất cả các yếu tố cả bên trong và bên ngoài ảnh hưởng tích cực hay cản trở sự phát triển của tổ chức và ñạt ñược mục tiêu của tổ chức. 5hongtcns@yahoo.com Phân tích SWOT • Một khung ñơn giản dùng cho xây dựng các chiến lược thay thế. • Có tác dụng khi phải ñối mặt với một tình huống phức tạp, giới hạn về thời gian. • Cung cấp tình huống chiến lược tổng thể • Là bước cơ bản ñể thực hiện các phân tích rộng hơn bên trong và bên ngoài. 6hongtcns@yahoo.com • Phân tích swot tạo ra thông tin hữu ích phù hợp cho tổ chức 7hongtcns@yahoo.com Ph©n tÝch (SWOT) trong ph©n tÝch tæ chøc Strenghts: §iÓm m¹nh cña vÊn ®Ò Opportunities: Thêi c¬, c¬ héi ®Ó gi¶i quyÕt Weaknesses: Nh÷ng yÕu kÐm liªn quan ®Õn vÊn ®Ò Threats: Nh÷ng khã kh¨n c¶n trë tõ bªn ngoµi 8SWOT . . . Phân tích tổ chức Phân tích bên trong Phân tích bên ngoài Điểm mạnh Điểm yếu Cơ hội Các nguy cơ Hồ sơ SWOT 9hongtcns@yahoo.com C¶n trë Thêi c¬ §iÓm yÕu cña tæ chøc §iÓm m¹nh cña tæ chøc Bªn ngoµi Bªn trong 10 hongtcns@yahoo.com C¸c b−íc ®Ó x©y dùng ma trËn SWOT 1. X¸c ®Þnh tÊt c¶ nh÷ng thêi c¬, c¬ héi cã thÓ liªn quan ®Õn tæ chøc. 2. LËp danh môc c¸c c¶n trë ®Õn sù vËn ®éng, tån t¹i, ph¸t triÓn cña tæ chøc 3. LËp danh môc tÊt c¶ nh÷ng ®iÓm m¹nh liªn quan ®Õn tæ chøc. 4. LËp danh môc tÊt c¶ nh÷ng yÕu kÐm liªn quan ®Õn tæ chøc (yÕu kÐm cña chÝnh quyÒn c¬ së). 11 hongtcns@yahoo.com 5. So s¸nh søc m¹nh vµ c¬ héi 6. So s¸nh ®iÓm yÕu vµ c¬ héi 7. So s¸nh søc m¹nh vµ c¶n trë bªn ngoµi. 8. So s¸nh yÕu kÐm vµ c¶n trë bªn ngoµi. 12 hongtcns@yahoo.com Ưu ñiểm và hạn chế của phân tích swot • Ưu ñiểm: – Thuận lợi trong xác ñịnh các ñiểm mạnh và những ñiểm yếu của tổ chức – Khuyến khích phát triển suy nghĩ chiến lược; – Cho phép ban lãnh ñạo tập trung vào những ñiểm mạnh và thiết lập các cơ hội; – Có thể cho phép một tổ chức dự ñoán trước những nguy cơ trong tương lai và thực hiện những hành ñộng ñể tránh hoặc giảm thiểu sự ảnh hưởng của chúng. – Cho phép một tổ chức có thể nhận ra các cơ hội và khai thác các cơ hội ñó – Linh hoạt 13 hongtcns@yahoo.com Nhược ñiểm • Một số người sử dụng các dữ liệu phân tích quá ñơn giản trong việc ra quyết ñịnh. • Cơ hội sử dụng những nguồn dữ liệu có chất lượng trong tổ chức có thể mất nhiều thời gian và gặp khó khăn về mặt chính trị. • Rủi ro trong việc nắm bắt quá nhiều dữ liệu tạo ra sự khó khăn trong việc xác ñịnh bản chất của tổ chức và dẫn tới khó kiểm soát việc phân tích. • Thiếu cấu trúc chi tiết, dẫn tới mất các yếu tố then chốt. • Tốc ñộ thay ñổi làm cho nó tăng thêm khó khăn trong việc dự báo sự phát triển. Điều này có thể làm ảnh hưởng cho tổ chức trong tương lai. 14 hongtcns@yahoo.com Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân • Điểm mạnh – Ưu ñiểm nào chỉ bạn mới có? (ví dụ: kỹ năng, bằng cấp, giáo dục hoặc các mối quan hệ)? – Việc nào bạn có thể làm tốt hơn người khác? – Bạn ñang sở hữu những mối quan hệ cá nhân nào? – Đâu là những ñiểm mạnh ñược người khác công nhận (cụ thể là sếp của bạn)? – Bạn tự hào nhất về thành công nào của mình? – Giá trị nào không ai có ngoài bạn ra? – Bạn có những mối quan hệ cá nhân khiến người khác phải thèm muốn? Nếu có, mức ñộ thân thiết tới ñâu? 15 hongtcns@yahoo.com Chú ý • Cân nhắc từng câu trả lời trên quan ñiểm của bạn và của mọi người xung quanh. • Nhớ ñừng quá khiếm tốn hay rụt rè mà phải thật sự khách quan thì ñánh giá mới chính xác. • Nếu thấy khó cần chỉ ra ñiểm mạnh ngay lập tức, • hãy liệt kê hết tất cả tính cách của bạn và tìm xem ñiểm mạnh của mình ñang nằm ở ñâu. 16 hongtcns@yahoo.com Gợi ý • Hãy thử phân tích những ñiểm mạnh của mình trong mối liên hệ với mọi người xung quanh. • Ví dụ, nếu bạn là một nhà toán học giỏi nhưng những người xung quanh cũng giỏi ko kém, thì ñó không ñược xem là thế mạnh mà chỉ là một trong những ñiều ñầu tiên ñể gia nhập nhóm 17 hongtcns@yahoo.com Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân • Điểm yếu – Đâu là công việc bạn hay trốn tránh vì không tự tin mình có thể làm tốt? – Mọi người nhận xét ñâu là ñiểm yếu của bạn? – Bạn có hoàn toàn tự tin về trình ñộ và kỹ năng làm việc của bạn không? Nếu không, ñâu là ñiểm yếu nhất của bạn? – Đâu là thói quen xấu của bạn trong công việc? (ví dụ, bạn thường hay trễ giờ, làm việc không có kế hoạch, nóng tính, thiếu khả năng kiểm soát căng thẳng) – Tính cách nào khiến bạn ñi lùi trong công việc? Ví dụ, sợ nói trước ñám ñống sẽ là cản lực lớn nếu bạn phải tổ chức các cuộc họp ñịnh kì. 18 hongtcns@yahoo.com Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân • Chú ý: – Nhớ nhận xét những yếu ñiểm ñó từ góc nhìn của bản thân và của người ngoài cuộc. – Điểm yếu nào bị mọi người nhìn ra mà bạn lại không thấy? – Đồng nghiệp có liên tục qua mặt bạn trong những lĩnh vực quan trọng không? – Tốt nhất là hãy chấp nhận thực tế và ñối mặt sự thật càng sớm càng tốt. 19 hongtcns@yahoo.com Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân • Cơ hội – Kỷ nguyên công nghệ mới giúp gì ñược cho bạn? Bạn có nhận ñược sự giúp ñỡ từ người khác qua Internet không? – Ngành của bạn có ñang tăng trưởng không? Nếu có, bạn có thể tận dụng ñược ñiều gì từ thị trường hiện tại? – Bạn cómối quan hệ ñối tác chiến lược nào ñể giúp ñỡ khi cần thiết không? – Bạn nhận thấy tổ chức ñang có xu hướng ra sao? Làm sao ñể tận dụng cơ hội ñó? – Đối thủ của bạn có thất bại khi giải quyết một vấn ñề quan trọng nào không? Nếu có, liệu bạn có thể tận dụng sai lầm ñó ñể làm tốt hơn không? – Tổ chức hoặc thị trường ñang cần gì mà chưa ai ñáp ứng ñược? – Khách hàng và ñối tác có phàn nàn gì về tổ chức không? Nếu có, liệu bạn có giải pháp không? 20 hongtcns@yahoo.com Hãy thử tìm kiếm cơ hội bằng một trong những cách sau: • Tham gia các buổi gặp gỡ xã giao, lớp học, hội thảo • Đảm nhiệm một vài dự án khi ñồng nghiệp ñi nghỉ phép dài hạn. • Cố gắng học thêm một vài kỹ năng mới như nói chuyện trước công chúng hoặc quan hệ quốc tế khi ñược giao một dự án mới hoặc một vai trò mới • Tận dụng kỹ năng ñặc biệt của mình (thông thạo ngoại ngữ chẳng hạn) ñể tỏa sáng khi công ty mở rộng hoặc sáp nhập. Ghi nhớ: Quan trọng là bạn phải có khả năng nhận ra và tận dụng ñiểm mạnh cũng như nhận biết và hạn chế ñiểm yếu ñể nắm bắt cơ hội trong tầm tay. 21 hongtcns@yahoo.com Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân • Nguy cơ – Bạn ñang phải ñối mặt với khó khăn gì trong công việc? – Bạn có ñang bị ñồng nghiệp cạnh tranh về chức vụ hoặc dự án nào không? – Liệu công việc (hoặc yêu cầu công việc) của bạn có bị thay ñổi không? – Công nghệ thay ñổi có ñe dọa tới vị trí của bạn? – Yếu ñiểm nào có thể dẫn bạn tới nguy cơ? 22 hongtcns@yahoo.com Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân Điểm cốt lõi: Tóm lại, ma trận SWOT là một lược ñồ hiệu quả ñể phân tích ñiểm mạnh và ñiểm yếu của bản thân cũng như chỉ ra cơ hội và nguy cơ mà bạn ñang ñối mặt. Từ ñó giúp bạn tập trung phát huy ñiểm mạnh và hạn chế ñiểm yếu ñể tận dụng cơ hội một cách tốt nhất. 23 hongtcns@yahoo.com • Bằng công cụ phân tích swot bạn hãy phân tích ñiểm mạnh, ñiểm yếu, cơ hội, thách thức của chính bản thân bạn ? vi du tham khao.ppt 24 Dùng SWOT phân tích môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức: ĐIỂM MẠNH Các nhân tố bên trong của tổ chức có tác dụng hỗ trợ ñể ñạt ñược mục tiêu tổ chức ĐIỂM YẾU Các nhân tố bên trong của tổ chức làm kìm hãm quá trình giành ñược hiệu quả tổ chức CƠ HỘI Các nhân tố bên ngoài của tổ chức có tác dụng hỗ trợ ñể ñạt ñược hiệu quả tổ chức CÁC NGUY CƠ Các nhân tố bên ngoài của tổ chức làm kìm hãm quá trình giành ñược hiệu quả tổ chức 25 Phân tích bên trong Đánh giá toàn diện các ñiểm mạnh và ñiểm yếu của tổ chức.
Văn hoá tổ chức
Hình ảnh của tổ chức
Cơ cấu của tổ chức
Đội ngũ nòng cốt
Tiếp cận các nguồn (4M) (bao gồm nguồn thông tin)
Hiệu quả hoạt ñộng • Sự thiếu kinh nghiệm •Năng lực hoạt ñộng • Nhận thức về chương trình • Thị phần • Các nguồn tài chính • Các ñồng minh • Mạng lưới 26 Phân tích bên ngoài
Những thay ñổi từ môi trường bên ngoài sẽ mang ñến những cơ hội và nguy cơ.
Cơ hội là một dịp ñể giới thiệu chương trình hoặc dịch vụ mới có thể mang lại siêu lợi nhuận • Khách hàng • Đối thủ cạnh tranh • Xu hướng thị trường • Thay ñổi về xã hội • Công nghệ mới • Môi trường kinh tế • Môi trường chính trị và các qui ñịnh 27 Cơ hội
Một cơ hội là dịp cho một tổ chức tăng trưởng do xuất hiện một thời cơ có lợi trong môi trường kinh doanh.
Các cơ hội có thể có: – Nhu cầu mới xuất hiện của khách hàng – Sự cải tiến về chất lượng – Mở rộng thị trường toàn cầu – Sự hội nhập dọc ( các cơ sở liên kết, sáp nhập với nhau ñể tận dụng thế mạnh sẵn có) 28 Nguy cơ
Nguy cơ là một nhân tố từmôi trường bên ngoài của tổ chức làm nguy hại ñến sự thịnh vượng của tổ chức.
Các nguy cơ có thể xảy ra là: – Giảm lợi nhuận từ các sản phẩm, dịch vụ ñặc thù – Tăng thuế – Xuất hiện ñối thủmới – Thay ñổi nhân khẩu/ chuyển ñổi nhu cầu – Xuất hiện công nghệ mới giá rẻ – Các qui ñịnh mới 29 Cơ hội và nguy cơ tạo nền tảng cho phân tích bên ngoài
Bằng việc xem xét các cơ hội, tổ chức sẽ phát hiện ra những mục tiêu mới, các thị trường chưa ñạt tới, sản phẩm hoặc công nghệ mới, hoặc nhận biết ñược những sáng tạo tiềm năng.
Bằng việc xem xét các nguy cơ, tổ chức sẽ nhận biết ñược sự chuyển ñổi bất lợi của môi trường, thị trường hoặc sự thay ñổi về công nghệ và tạo ra các tình thế tự vệ nhằm bảo toàn vị trí hiện có của mình. 30
Các ví dụ minh họa
vi du minh hoa 1.ppt
PHÂN TÍCH SWOT TỔ CHỨC CỦA BẠN.ppt 31 Bài tập thảo luận nhóm
Hãy sử dụng mô hình phân tích SWOT ñể phân tích tổ chức cơ quan nơi anh chị công tác (lớp học KS9 – TCNS2)?
Yêu cầu làm bài tập: – Phân tích tất cả các yếu tố cấu thành lên lớp học (phân tích bên trong). Tức là bao gồm các phân tích về mục tiêu, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, các yếu tố quyền, nghĩa vụ; quy mô, văn hóa... của lớp). Phân tích các nhóm (tổ), các cá nhân. Xác ñịnh các tương quan giữa 3 nhóm yếu tố cá nhân – nhóm (tổ) – tổ chức (lớp). – Phân tích yếu tố bên ngoài tác ñộng ñến tổ chức (lớp học). Tức là phân tích các tương quan của lớp KS9 – TCNS2 với các lớp học khác trong trường; tương quan của lớp với các yếu tố môi trường (cả môi trường tự nhiên và môi trường xã hội) – Làm việc nhóm (nhóm 10 sinh viên) – ghi tên danh sách các thành viên trong nhóm. 32 hongtcns@yahoo.com Phân tích tổ chức theo mô hình 7S • Phân tích tổ chức theo mô hình 7S là cách phân tích các yếu tố tạo nên tổ chức và các yếu tố ñược bắt ñầu bằng chữ S (trong tiếng Anh) 33 hongtcns@yahoo.com Structure Systems Style Staff Skills Strategy Shared Values 34 hongtcns@yahoo.com • Shared Values: tổ chức ñại diện và tin tưởng vào ñiều gì. • Strategy: Các kế hoạch (thành chiến lược) mà tổ chức thực hiện ñể ñạt ñược mục tiêu ñề ra, kể cả liên quan ñến nhân sự, môi trường, ñối thủ, khách hàng. • Structure: Cách các bộ phận trong tổ chức liên hệ với nhau: tập trung, theo chức năng, phân tán, ma trận, cổ phần... • Systems: Các thủ tục, quy trình mà công việc ñược thực hiện: hệ thống tài chính kế toán, thuê mướn nhân sự, thăng chức, ñánh giá nhân viên... • Staff: Số lượng nhân sự và loại nhân sự trong tổ chức. • Style: Văn hóa tổ chức • Skills: Năng lực ñặc khác biệt của từng cá nhân trong tổ chức cũng như của toàn tổ chức 35 hongtcns@yahoo.com • Các yếu tố cơ bản của mô hình 7S trong phân tích tổ chức 36 hongtcns@yahoo.com Cơ cấu/Structure • Phân tích nhằm nhìn nhận cơ cấu tổ chức ñể tìm ra cách thiết kế ñúng, hợp lý. Và có thể nhìn nhận thấy những ñiều gì có thể xẩy ra khi thay ñổi nhiều yếu tố như nhân sự, bạn hàng, khách hàng. • Chỉ ra các mối quan hệ giữa các yếu tố của tổ chức. 37 hongtcns@yahoo.com Hệ thống/Systems • Phân tích hệ thống của một tổ chức nhằm chỉ ra mối quan hệ giữa các yếu tố trong tổ chức mang tính liên kết, hỗ trợ nhau. Nếu một thành viên - cá nhân có vấn ñề (bỏ việc, ñuổi việc) thì ñiều gì sẽ xảy ra? 38 hongtcns@yahoo.com Kỹ năng/Skills • Điều này cũng có thể giúp từng thành viên trong tổ chức nhận biết tại sao mình ñược ñưa vào tổ chức; • Loại kỹ năng gì họ cần từ mình; • Kỹ năng gì cần hiện tại; • Kỹ năng gì cần tiếp theo trong giai ñoạn tới; • Nếu tiếp tục làm việc trong tổ chức, liệu có phù hợp? 39 hongtcns@yahoo.com Mô hình/Style • Đó chính là những gì (văn hóa) mà người khác có thể cảm nhận ñược về tổ chức: Họ nói về tổ chức như thế nào? Họ sẽ mô tả tổ chức bằng những tiêu chí gì? • Mô hình, mẫu hình cũng sẽ ñược phân tích cả từ giác ñộ của lãnh ñạo, quản lý trong tổ chức. Đó chính là văn hóa lãnh ñạo, quản lý. 40 hongtcns@yahoo.com Nhân sự/Staff • Phân tích nội dung này là nhận biết nguồn nhân lực của tổ chức trên nhiều phương diện: kiến thức, kỹ năng và cách ứng xử. Tất cả liệu có phù hợp với tổ chức? 41 hongtcns@yahoo.com Giá trị ñược chia sẻ/Shared Value • Tất cả yếu tố này gắn liền với nhận thức ñúng: ñiều gì là giá trị của tổ chức và dựa vào ñó ñể khen thưởng; • Làm thế nào ñể gắn kết với các giá trị của các bên có liên quan? 42 hongtcns@yahoo.com Chiến lược/Strategy • Kế hoạch tương lai là gì? • Lần cuối tổ chức xem xét kế hoạch của mình là khi nào? • Tổ chức ñã làm gì sau thời ñiểm ñó? • Lần cuối cùng kế hoạch công tác của tổ chức ñã ñược bổ sung là khi nào? • Kế hoạch công tác cung cấp một ñịnh hướng ñánh giá? • Kế hoạch tiếp thị? • Những gì sẽ làm trong 3 năm tới? 43 hongtcns@yahoo.com Phân tích tổ chức theo mô hình 9 bước Đây là cách tiếp cận phân tích dựa trên các yếu tố tạo nên hiệu quả tổ chức: 1. Phân tích các cá nhân cụ thể trong tổ chức 2. Phân tích tổ chức mang tính toàn bộ 3. Phân tích sản phẩm của tổ chức 4. Khách hàng 5. Thị trường, nhóm cung cấp và chiến lược 6. Quan hệ tổ chức, nhóm, khách hàng 7. Quá trình tạo ra sản phẩm 8. Quản lý chung 9. Phối kết hợp 44 hongtcns@yahoo.com Phân tích các cá nhân cụ thể trong tổ chức (lãnh ñạo, quản lý các cấp, tác nghiệp, người lao ñộng...) • Phân tích hành vi của cá nhân trong tổ chức: – Phân tích các nhóm hành vi; – Phân tích tính cách cá nhân, nhà quản lý; – Quản lý năng lực – Cam kết tổ chức – Hài lòng công việc – Đạo ñức tổ chức – Khác • Phân tích yếu tố tri thức của cá nhân con người và của cả tổ chức trong tổ chức: tri thức hiện hữu và tri thức tiềm ẩn 45 hongtcns@yahoo.com Phân tích tổ chức mang tính toàn bộ • Phân tích tình hình tài chính của tổ chức • Phân năng lực tiếp thị hay chiếm lĩnh thị trường của tổ chức • Phân tích năng lực nghiên cứu và phát triển • Phân tích ñiền kiện về trang thiết bị, máy móc và công sở • Phân tích các yếu tố hoạt ñộng 46 hongtcns@yahoo.com Phâm tích sản phẩm của tổ chức • Tính năng của sản phẩm • Vị trí của sản phẩm • Khả năng xúc tiến • Khả năng phân phối 47 hongtcns@yahoo.com • Khách hàng • Thị trường, nhóm cung cấp và chiến lược • Quan hệ tổ chức, nhóm khách hàng • Quá trình tạo ra sản phẩm • Quản lý chung • Phối kết hợp Sự thành công của tổ chức trên bất cứ lĩnh vực nào cũng chịu sự tác ñộng của nhiều nhóm yếu tố. Tuy nhiên, mức ñộ thành công của từng tổ chức lại phụ thuộc không chỉ vào những yếu tố mà tổ chức hiện ñang có, quan trọng hơn là sự kết hợp của các yếu tố ñó. 48 hongtcns@yahoo.com Phân tích tổ chức theo mô hình 5P • Những ñe dọa, cản trở của những nhà cạnh tranh mới • Mức ñộ khao khát của sự sống còn mang tính cạnh tranh • Sự thách thức của các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ thay thế • Sức mạnh mặc cả của khách hàng • Sức mạnh mặc cả của các nhà cung cấp 49 hongtcns@yahoo.com Mô hình 5 lực lượng tác ñộng ñến tổ chức Những tổ chức mới ra ñời Người mua Sự thay thế mới Nhà cung cấp Sự cạnh tranh 50 hongtcns@yahoo.com