Bài giảng Phân tích và Thiết kế tổ chức - Chương I: Tổng quan chung về tổ chức - Phan Anh Hồng

1hongtcns@yahoo.com Chương I Tổng quan chung về tổ chức 2hongtcns@yahoo.com Chương I 1. Quan ni
m chung v t chc 1.1 Khái niệm tổ chức 1.2 Đặc trưng cơ bản của tổ chức 2. C cu t chc 2.1 Quan niệm về cơ cấu tổ chức 2.2 Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức 2.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức 3hongtcns@yahoo.com Khái niệm tổ chức 1.1 Quan niệm về tổ chức 1.2 Các khía cạnh nghiên cứu tổ chức 4hongtcns@yahoo.com • Tổ chức là một hệ thống xã hội ñược tạo ra ñể thực hiện những mục tiêu xác ñịnh. • Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều phân hệ có những mối quan hệ hữu cơ, hợp lý, rõ ràng, hợp tác và phối hợp chặt chẽ, tác ñộng lẫn nhau trong một tổng thể, phát sinh một lực tổng hợp tác ñộng cùng chiều lên một ñối tượng nhằm ñạt mục tiêu. 5hongtcns@yahoo.com Quan niệm về tổ chức • Tổ chức là một hệ thống của hai hay nhiều người, phối hợp với nhau nhằm ñạt ñược những mục tiêu chung. • Tổ chức là một nhóm người hợp tác lại với nhau ñể ñạt mục ñích chung (nhà thờ, CLB). 6hongtcns@yahoo.com Quan niệm về tổ chức • Tổ chức là một sự sắp xếp mang tính xã hội theo ñuổi mục tiêu tập thể, kiểm soát hoạt ñộng riêng của tổ chức, có ranh giới phân biệt với môi trường bên ngoài. • Tổ chức là một ñơn vị xã hội, ñược ñiều phối một cách có ý thức, có phạm vi tương ñối rõ ràng, hoạt ñộng nhằm ñạt ñược một hoặc nhiều mục tiêu chung. 7hongtcns@yahoo.com • Tổ chức là một hệ thống tập hợp của hai hay nhiều người, có sự phối hợp một cách có ý thức, có phạm vi (lĩnh vực, chức năng hoạt ñộng) tương ñối rõ ràng; hoạt ñộng nhằm ñạt ñược một hoặc nhiều mục tiêu chung. 8hongtcns@yahoo.com Môi trường bên ngoài Tác ñộng trực tiếp Văn hóa tổ chức Mục tiêu Nguồn nhân lực C ấ u t r ú c Q uá trình Quản lý Tác ñộng chiến lược Tổ chức là một hệ thống Tổ chức là một hệ thống.ppt 9hongtcns@yahoo.com Các khía cạnh nghiên cứu tổ chức • Từ khía cạnh cơ cấu – Mức ñộ tập trung các yếu tố liên quan như quyền lực – Mức ñộ phi tập trung hóa – Các quy ñịnh chính thức về chính sách, thủ tục; – Thứ bậc – Mức ñộ chuẩn hóa các quy trình – Chuyên môn hóa – Các hoạt ñộng liên quan ñến ñào tạo, phát triển. • Từ khía cạnh về bối cảnh – Văn hóa – Môi trường bên ngoài ảnh hưởng ñến hoạt ñộng của tổ chức – Mục tiêu, mục ñích – Quy mô – Công nghệ 10 hongtcns@yahoo.com Các quan ñiểm tiếp cận nghiên cứu tổ chức 1.2.1 Các quan ñiểm tổ chức ñịnh hướng môi trường; 1.2.2 Các quan ñiểm tổ chức ñịnh hướng con người; 11 hongtcns@yahoo.com Các quan ñiểm tổ chức ñịnh môi trường • Tổ chức là một “cơ thể sống” 2.2.ppt • Tổ chức như một “rãnh mòn tâm lý” 2.6.ppt • Tổ chức như một “dòng chảy, biến hóa” 2.7.ppt 12 hongtcns@yahoo.com Các quan ñiểm tổ chức ñịnh hướng con người • Tổ chức là một “cỗ máy” 2.1ppt.ppt • Tổ chức là một “bộ não” 2.3.ppt • Tổ chức là một “nền văn hóa” 2.4.ppt • Tổ chức là một “hệ thống chính trị” 2.5.ppt • Tổ chức như một “công cụ thống trị” 2.8.ppt • Quan ñiểm “con người – tổ chức” 2.9.ppt 13 hongtcns@yahoo.com 2.Đặc trưng cơ bản của tổ chức • Mục tiêu của tổ chức • Cơ cấu của tổ chức • Quyền lực trong tổ chức • Nguồn lực của tổ chức • Môi trường của tổ chức • Chu trình của tổ chức 14 hongtcns@yahoo.com Tổ chức sinh ra ñể làm gì? • Kết hợp tất cả các nguồn lực lại với nhau ñạt ñược mục tiêu và kết quả mong muốn; • Tạo ra sản phẩm hàng hóa và dịch vụ một cách hiệu quả hơn; • Khuyến khích ñổi mới; • Sử dụng tốt hơn công nghệ thông tin và sản xuất; • Thích ứng nhanh hơn với môi trường thay ñổi và sự ảnh hưởng của môi trường; • Tạo ra giá trị cho nhiều người có liên quan; • Thích ứng với thách thức về ña dạng, ñạo ñức, ñổi mới... 15 hongtcns@yahoo.com II. Cơ cấu tổ chức 1. Quan niệm về cơ cấu tổ chức 2. Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức 16 hongtcns@yahoo.com Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức ñược hiểu là cấu trúc bên trong và các quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận cấu thành tổ chức nhằm ñảm bảo cho tổ chức vận hành tốt, ñạt ñược các mục tiêu của tổ chức. 17 hongtcns@yahoo.com Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (ñơn vị và cá nhân) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, ñược chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất ñịnh, ñược bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt ñộng của tổ chức và tiến tới những mục tiêu xác ñịnh 18 hongtcns@yahoo.com Cơ cấu tổ chức phải ñảm bảo - Việc xác ñịnh các chức năng cụ thể phải phù hợp với các chức năng cơ bản của tổ chức; - Phải có chủ thể ñảm nhận chức năng ñã ñược xác ñịnh; - Không trùng lắp chức năng, nghĩa là không thể có nhiều bộ phận cùng ñảm nhận một chức năng; - Một bộ phận hoặc cá nhân có thể bố trí ñảm nhiệm một số chức năng gần giống nhau hoặc có quan hệ hữu cơ với nhau, nhưng phải ñảm bảo kỹ năng tác nghiệp theo yêu cầu của từng chức năng. 19 hongtcns@yahoo.com Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức • Chuyên môn hóa công việc • Phân chia tổ chức thành các bộ phận • Quyền hạn và trách nhiệm • Cấp bậc và phạm vi quản lý • Tập trung và phân quyền trong quản lý tổ chức • Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu 20 hongtcns@yahoo.com Chuyên môn hóa công việc • Để mỗi nhân viên ñảm nhận mỗi nhiệm vụ chuyên môn riêng biệt của mình trong toàn bộ công việc của tổ chức. • Phân chia các công việc phức tạp thành những hoạt ñộng ñơn giản, mang tính ñộc lập tương ñối ñể giao cho từng người => biến họ thành các chuyên gia. • Dễ ñào tạo ñể thực hiện • Cho phép các nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc kiểm soát công việc. 21 hongtcns@yahoo.com Chuyên môn hóa công việc • Chuyên môn hóa quá mức => buồn chán và bất mãn. • Để khắc phục: – Mở rộng công việc (Job enlargement) – Làm phong phú công việc (Job enrichment) 22 hongtcns@yahoo.com Phân chia tổ chức thành các bộ phận • Phản ánh quá trình chuyên môn hóa và hợp nhóm các công việc; • Nhiệm vụ và các chức năng hoạt ñộng của tổ chức theo chiều ngang ñể giao phó cho các nhà quản trị phụ trách. • Nếu không biết cách phân chia tổ chức thành các bộ phận thì sự hạn chế về số thuộc cấp có thể quản trị trực tiếp sẽ làm hạn chế quy mô của tổ chức; • Việc hợp nhóm các hoạt ñộng và con người ñể tạo nên các bộ phận tạo ñiều kiện mở rộng tổ chức ñến mức ñộ không hạn chế. 23 hongtcns@yahoo.com Quyền hạn và trách nhiệm • Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết ñịnh và quyền ñòi hỏi sự tuân thủ quyết ñịnh gắn liền với một vị trí (chức vụ) nhất ñịnh trong một tổ chức. • Quyền hạn luôn gắn liền với trách nhiệm tương xứng. • Có 3 loại quyền hạn trong tổ chức: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng. 24 hongtcns@yahoo.com Cấp bậc và phạm vi quản lý • Tầm quản lý (tầm kiểm soát) – số người và bộ phận mà nhà quản lý có thể kiểm soát hiệu quả. – Tầm quản lý rộng
số ñầu mối quản lý ít – Tầm quản lý hẹp
số ñầu mối quản lý nhiều 25 hongtcns@yahoo.com Để xác ñịnh tầm quản lý phù hợp, cần xem xét các tương quan: • Tầm quản lý và trình ñộ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận; • Tính phức tạp của hoạt ñộng quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch; • Trình ñộ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận; • Tầm quản lý và sự rõ ràng trong xác ñịnh nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ thuận; • Năng lực của hệ thống thông tin có tác ñộng ñến tầm quản lý 26 hongtcns@yahoo.com Tập trung và phân quyền trong quản lý tổ chức • Tập trung là phương thức tổ chức trong ñó mọi quyền ra quyết ñịnh ñược tập trung vào cấp quản trị cao nhất của tổ chức. • Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết ñịnh cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. • Ủy quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn ñể họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất ñịnh. 27 hongtcns@yahoo.com Mức ñộ phân quyền lớn khi • Tỷ trọng các quyết ñịnh ñược ñề ra ở cấp quản lý thấp hơn càng lớn; • Các quyết ñịnh ñề ra ở các cấp thấp càng quan trọng; • Phạm vi tác ñộng bởi các quyết ñịnh ñược ban hành ra ở các cấp dưới càng lớn; • Mức ñộ ñộc lập trong kiểm tra quá trình ra quyết ñịnh; 28 hongtcns@yahoo.com Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu • Phối hợp là quá trình liên kết hoạt ñộng của những con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu của tổ chức. • Phối hợp nhằm ñạt ñược sự thống nhất hoạt ñộng của các bộ phận bên trong và cả với bên ngoài tổ chức. 29 hongtcns@yahoo.com Để ñạt ñược sự phối hợp: • Xây dựng ñược các kênh thông tin ngang, dọc; lên, xuống thông suốt giữa các bộ phận và các cấp ñộ tổ chức. • Duy trì ñược mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận riêng lẻ; • Duy trì ñược mối liên hệ giữa tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp. 30 hongtcns@yahoo.com Các kiểu cơ cấu tổ chức • Theo phương thức hình thành các bộ phận • Theo các mối quan hệ quyền hạn ñược sử dụng • Theo cấp quản trị • Theo quan ñiểm tổng hợp 31 hongtcns@yahoo.com Theo phương thức hình thành các bộ phận - Cơ cấu ñơn giản - Cơ cấu chức năng - Cơ cấu theo sản phẩm – khách hàng – ñịa lý - Cơ cấu ma trận 32 hongtcns@yahoo.com Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng NV NV NV NV NV NV Thủ trưởng cơ quan Người ñiều hành chức năng Người ñiều hành chức năng 33 hongtcns@yahoo.com Mối quan hệ trực tiếp, chỉ huy: Mối quan hệ hỗ trợ, cung cấp: Tổng giám ñốc Giám ñốc nghiên cứu và phát triển Giám ñốc tiếp thị Giám ñốc sản xuất Giám ñốc tài chính Giám ñốc hành chính Giám ñốc sản xuất thuốc kháng sinh Giám ñốc sản xuất thuốc bổ các loại Giám ñốc sản xuất thuốc dân tộc C cu t chc theo sn phm 34 hongtcns@yahoo.com Tổng giám ñốc Tổng giám ñốc Khu vực châu Á Tổng giám ñốc Khu vực Bắc Mỹ Tổng giám ñốc Khu vực châu Âu Các giám ñốc chức năng C cu t chc theo khu v c ña lý 35 hongtcns@yahoo.com Cơ cấu tổ chức theo ma trận Tæng gi¸m ®èc Nhµ qu¶n lý s¶n xuÊt Nhµ qu¶n lý tiÕp thÞ Nhµ qu¶n lý tµi chÝnh Nhµ qu¶n lý nh©n sù Nhµ qu¶n lý hµnh chÝnh Dự án A Dự án B Dự án C Dự an D 36 hongtcns@yahoo.com Theo các mối quan hệ quyền hạn ñược sử dụng - Cơ cấu trực tuyến - Cơ cấu trực tuyến – tham mưu - Cơ cấu trực tuyến – chức năng 37 hongtcns@yahoo.com Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến Thủ trưởng cơ quan Người ñiều hành trực tuyến Người ñiều hành trực tuyến Người ñiều hành trực tuyến NV NV NV NV NV NV NV NV NV 38 hongtcns@yahoo.com Cơ cấu tổ chức trực tuyến - tham mưu Thủ trưởng cơ quan Người ñiều hành trực tuyến Người ñiều hành trực tuyến N V N V N V N V N V N V Người ñiều hành trực tuyến N V N V N V Người ñiều hành tham mưu N V N V N V 39 hongtcns@yahoo.com 40 hongtcns@yahoo.com Theo cấp quản trị - Cơ cấu nằng ngang (phẳng) - Cơ cấu hình tháp - Cơ cấu mạng 41 hongtcns@yahoo.com Mô hình cơ cấu tổ chức nằm ngang LuËt s− Tr−ëng v¨n phßng luËt LuËt s− LuËt s− 42 hongtcns@yahoo.com Mô hình cơ cấu tổ chức theo thứ bậc 43 hongtcns@yahoo.com Nhà trung gian Nhà sản xuất t Nhà thiết kế Nhà cung cấp Nhà phân phối i C cu t chc theo mng 44 hongtcns@yahoo.com Theo quan ñiểm tổng hợp - Cơ cấu cơ học (hành chính máy móc) - Cơ cấu hữu cơ linh hoạt 45 hongtcns@yahoo.com C cu t chc linh hot, h u c 46 hongtcns@yahoo.com Đầu vào Đầu raQuản lý Môi trường Chiến lược Con người Văn hóa Tổ chức Kỹ thuật 47 hongtcns@yahoo.com