Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Chương 2: Khảo sát thực trạng và xác định yêu cầu hệ thống

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG & XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNGKhảo sátXác định yêu cầuPhân tíchThiết kế logic Thiết kế vật lýNội dungCách tiếp cận và khảo sát một hệ thựcCác phương pháp xác định và thu thập yêu cầuTổng hợp kết quả khảo sátCác giai đoạn khảo sátKhảo sát sơ bộMục tiêu:Có dự án khả thi khi phát triển hệ thốngNội dung:Xác định chức năng chính, các ràng buộc chính, môi trường hệ thốngKhảo sát chi tiếtMục tiêu:Xác định yêu cầu cụ thể cho hệ thống cần xây dựngNội dung:Thu thập thông tin và dữ liệu chi tiết các bộ phận liên quan đến hệ thống cần phát triểnHệ thốngCách tiếp cận một tổ chứcMột tổ chức có 3 đặc trưng:Hoạt động nghiệp vụMô hình quản lýCơ cấu tổ chứcChiến lược tiếp cậnTừ trên xuống (top-down)Từ dưới lên (bottom-up)Tổ chứcQuản lýNghiệp vụCách tiếp cận một tổ chứcNguyên tắc từ trên xuống (top-down)Tổ chức: bộ phận cao nhất  thấp nhấtQuản lý: người quản lý cao nhất  thấp nhấtNghiệp vụ: chức năng chung nhất  cụ thể nhấtNguyên tắc từ dưới lên (bottom-up)Từ: Chỗ làm việcCông việc cụ thểNgười cụ thểTích hợp dần lênSơ đồ tiếp cận khảo sátCác bước khảo sát thông tinThu thập dữ liệu bằng các phương pháp khác nhauCủng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quảTổng hợp kết quảHợp thức hóa kết quảYêu cầu của khảo sát hệ thốngNgười phân tích cần:Tính xông xáoTính chủ độngSự nghi ngờChú ý đến mọi chi tiếtĐặt ngược mọi vấn đềKết quả hình thành theo mẫu và chuẩn mựcDữ liệu cần thu thậpSơ đồ tổ chức, nhân sự và vai tròCông việc, trình tự thực hiện, phương tiện, khối lượng và thời gianCác quy tắc nghiệp vụCác loại tài liệu & đặc trưng sử dụngTổ chức, chính sách và hướng dẫnCác nguồn lựcCác điều kiện môi trườngSự mong đợi về hệ thống mớiCác phương pháp xác định yêu cầuPhương pháp truyền thốngPhỏng vấnQuan sát tại chỗĐiều tra bằng bảng hỏiNghiên cứu tài liệu, thủ tụcPhương pháp hiện đạiThiết kế ứng dụng liên kếtHệ thống trợ giúp nhómCác công cụ CASEPhương pháp làm bản mẫuPHỎNG VẤNTổng quanChuẩn bịCâu hỏiTiến hành Mục tiêuHỏi trực tiếp người liên quan để thu thông tinCác yếu tố ảnh hưởngSự chuẩn bịChất lượng câu hỏiPhương pháp, phương tiện ghiKinh nghiệm và khả năng giao tiếpĐặc điểmLà phương pháp chínhThu nhiều thông tinKhó tổng hợpTổng quanChuẩn bịLập danh sách và chọn người cần hỏiHẹn gặp (địa điểm, thời gian, nội dung, chương trình)Tìm hiểu, xác định câu hỏi thích hợp Chuẩn bị phương tiện hỗ trợ (mẫu phỏng vấn, máy ghi âm)Lập kế hoạch phỏng vấnCâu hỏiCâu hỏiCâu hỏi đóng: câu trả lời đã xác địnhCâu hỏi mở: tùy thuộc vào người trả lờiCâu hỏi chiến lược/chéo: từ các nội dung hỏi khác nhau nhằm biết điều nằm sau nóCách hỏiBắt đầu - tìm hiểu vài câu hỏi mởKết thúc - chốt lại với câu hỏi đóngTiến hànhTổ chứcNhóm 2 người: 1 hỏi, 1 ghiPhỏng vấn nhóm  cá nhânKinh nghiệmNắm, hiểu thuật ngữ nghiệp vụ, văn hóaQuan sát, lắng nghe, thay đổi thích hợpTránh hỏi chuyện cá nhân, nội bộHỏi ngắn gọn, trực tiếp, không áp đặtTừng bước thiết lập sự thân thiện, tin cậyQUAN SÁT TẠI CHỖTổng quanĐặc điểm Tổng quanMục tiêuNhìn vào đối tượng để thu thông tinCó 2 cách quan sát:Trực tiếp  dễ làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thườngGián tiếp (qua phương tiện)  chủ động hơn, có thể ghi lại để làm tư liệuĐặc điểmDùng bổ sung và chính xác hóa thông tinCó tính bộ phận, bề ngoài, bị độngHạn chế về thời gian, phạm vi, đối tượng được quan sátĐIỀU TRA BẰNG BẢNG HỎITổng quanThiết lập bảng hỏi Tổng quanMục tiêuThăm dò dư luận, thu thập ý kiến, quan điểm hay đặc trưng có tính đại chúng, rộng rãi, có xu hướng liên quan đến hoạt động chung của tổ chức và đến phát triển HTTTĐặc điểmNhanh, rẻ, dễ tổng hợp, có sẵn công cụĐào tạo người điều tra ít tốn kémĐộ chính xác thấp, mang tính trung bìnhThiết lập bảng hỏiBảng hỏi gồm 3 phầnThông tin chungCâu hỏiBổ sungCần soạn thảo, lấy ý kiến, điều tra thửChọn mẫu điều tra tùy mức yêu cầu chính xácNghiên cứu tài liệuCông việc cần làmXác định tài liệu, báo cáo chính cần thu thậpPhân loại, sao chép, lên danh sách, bổ sungGhi lại các nội dung cốt yếu theo mẫuPhân tích làm nổi bật yêu cầuNội dung cần chú ýChi tiết về tổ chức, chức năng, nhân sự, nguồn lựcKế hoạch kinh doanh, sản phẩm,chính sách, môi trườngCông việc, quy trình, thời gian, chi phí, quy tắc hoạt độngTHIẾT KẾ ỨNG DỤNG LIÊN KẾTTổng quanÝ tưởngĐể tất cả những người sử dụng chủ chốt, các nhà quản lý, các nhà phân tích hệ thống cùng tham gia vào việc phân tích hệ thống hiện thờiThành phần tham dựLãnh đạo phiên JADNgười sử dụngNhà quản lýNhà tài trợNhà phân tích hệ thống, các kĩ thuật viên và đội ngũ phát triển hệ thốngĐặc điểmCho kết quả nhanh, hiệu quả, chính xácCần người có kinh nghiệm tổ chức và sự trợ giúp của các phương tiện kĩ thuậtTốn kém thời gian và tiền củaPhương pháp làm mẫuNgười dùng tham gia vào quá trình phát triển và xây dựng mẫu để người dùng đánh giá và sửa đổi mỗi khi có thông tin phản hồiSử dụng khi:Nhu cầu chưa rõ ràngNhiều người cùng làmThiết kế chấp nhận được phức tạpMong yêu cầu được đặc tả tốt nhấtCác công cụ và dữ liệu đã sẵn sàngCác phương pháp khácHệ thống trợ giúp nhómTrợ giúp việc lưu trữ, chia sẻ dữ liệu, ý tưởng và thảo luận về yêu cầu của hệ thốngCác công cụ CASEPhân tích hệ thống hiện tại, phát hiện, lưu trữ và biểu diễn yêu cầu nhằm đáp ứng những thay đổi của điều kiện môi trường, tìm ra các mâu thuẫn, bổ sung thiếu sótTổng hợp kết quả khảo sátTiến hành tổng hợp theo 2 loại:Theo dữ liệuTheo tiến trìnhTổng hợp theo dữ liệuLiệt kê tất cả dữ liệu có liên quan đến miền khảo sát của tổ chức và sàng lọc để thu được những dữ liệu đầy đủ, chính xácTổng hợp theo tiến trìnhThực hiện tổng hợp theo tiến trình khi:Nhiều chức năng có quan hệ với nhauNhiều bộ phận, con người tham giaCông cụ tổng hợp: biểu đồ hoạt độngBiểu đồ hoạt độngKí phápBiểu đồ hoạt động – ví dụ