Bài giảng Phân tích-Thiết kế-Cài đặt hệ thống thông tin - Chương 3: Khảo sát hệ thống, xác định mục tiêu - Đặng Minh Ất

TRÌNH BÀY: PGS.TS. ĐẶNG MINH ẤT BỘ MÔN: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Phân tích - Thiết kế - Cài đặt Hệ thống thông tin CHƯƠNG 3: KHẢO SÁT HỆ THỐNG – XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 2  Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu.  Bài 2: Khảo sát chi tiết.  Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án.  Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho quá trình phân tích. Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 3  Nội dung bài học  Mục đích của khảo sát sơ bộ hiện trạng.  Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.  Xác định các rủi ro và các trở ngại Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 4  Mục đích của khảo sát sơ bộ hiện trạng.  Thông thường thì một hệ thống mới được xây dựng là nhằm để thay thế cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều điều bất cập  Chính vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát sơ bộ và đánh giá hệ thống cũ đó  Mục đích của khảo sát hiện trạng:  Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống.  Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.  Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục. Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 5  Mục đích của khảo sát sơ bộ hiện trạng.  Các mục đích chủ yếu của giai đoạn khảo sát sơ bộ có thể phát biểu là:  Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đề phù hợp với xí nghiệp, người sử dụng và HTTT  Xác định phạm vi của bài toán.  Xác định nhóm người sử dụng, những người mà sẽ có thể bị chi phối bởi sự phát triển hệ thống.  Viết báo cáo, tài liệu dựa trên những phát hiện của việc khảo sát ban đầu để có được cách nhìn bao quát, đầy đủ dưới góc độ quản lý dự án và những gợi ý để tiếp tục chuyển sang giai đoạn tiếp theo Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 6  Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.  Việc khảo sát được thực hiện theo các nội dung sau:  Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống; nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản hệ thống đó.  Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp các quyền hạn.  Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử lý các thông tin trong đó.  Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý, tức là các quy định, các công thức để làm căn cứ cho các quá trình xử lý thông tin.  Thu thập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lưu chuyển và xử lý các thông tin và tài liệu giao dịch.  Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.  Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai.  Đánh giá, phê phán hiện trạng; đề xuất hướng giải quyết  Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng. Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 7  Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.  Kết thúc giai đoạn khảo sát sơ bộ những câu hỏi sau đây sẽ được làm rõ:  Tại sao cần tiến hành khảo sát?  Điều gì cần làm tiếp tục?  Cần thực hiện trong bao lâu?  Giá thành là bao nhiêu?  Mạng lại lợi ích và có trở ngại gì?  Kết quả của giai đoạn khảo sát sơ bộ là Hồ sơ khảo sát  Các mô tả chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động của đơn vị cơ sở.  Các yêu cầu cải tiến, phạm vi công việc tin học hoá, tính khả thi của công việc và hiệu quả đem lại của công việc. Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 8  Xác định các rủi ro và các trở ngại  Cần đặc biệt quan tâm tới các vấn đề ảnh hưởng tới công việc:  Thiếu sự ủng hộ của nhà quản lý cấp cao:  Không xác định được giới hạn vấn đề:  Quá lạc quan:  Vượt quá khả năng:  Không làm người dùng thoả mãn: Bài 2: Khảo sát chi tiết. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 9  Nội dung bài học  Mục đích của việc khảo sát chi tiết  Nội dung khảo sát chi tiết và đánh giá hiện trạng.  Xác định rủi ro và các trở ngại Bài 2: Khảo sát chi tiết. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 10  Mục đích của việc khảo sát chi tiết  Mục tiêu của việc nghiên cứu, khảo sát chi tiết là tìm những giải pháp tối ưu về kỹ thuật, tài chính, thời gian tổ chức,.  Kết quả của giai đoạn này là báo cáo về các yêu cầu của người sử dụng, xác định dòng thông tin, đánh giá lựa chọn các giải pháp.  Khảo sát chi tiết được thực hiện theo hai hướng:  Tiếp tục chi tiết hoá các mục tiêu  Xác định nguồn thông tin, yêu cầu về thông tin Bài 2: Khảo sát chi tiết. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 11  Phương pháp thực hiện.  Cần khảo sát để tìm hiểu xem hệ thống đang làm gì một cách chi tiết, cụ thể là:  Các nguồn thông tin  Phần cứng/ phần mềm đang sử dụng.  Các quy trình.  Các biểu và báo cáo đang dùng.  Tổ chức nhân sự.  Chi phí.  Chu kỳ và tần suất hoạt động. Bài 2: Khảo sát chi tiết. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 12  Lập hồ sơ khảo sát.  Nội dung chủ yếu của khảo sát chi tiết là chi tiết hóa các quá trình và các phương thức tác động qua lại giữa các quá trình và toàn bộ hệ thống.  Khó khăn chủ yếu khi khảo sát hệ thống là sự tương tác của các thủ tục bởi vì các tương tác đó thường không diễn ra đơn giản.  Có thể có những tương tác sau:  Tương tác giữa các bộ phận.  Tương tác không chính thức.  Tương tác hợp thức nhưng không thường xuyên.  Tương tác đặc biệt nhưng không hợp thức. Bài 2: Khảo sát chi tiết. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 13  Lập hồ sơ khảo sát.  Hồ sơ đầu vào gồm:  Mô tả chức năng trả lời cho câu hỏi hệ thống làm gì.  Mục đích: Dùng cho việc gì.  Khối lượng: Kích thước.  Tường thuật: Mô tả từng báo cáo.  Nội dung chi tiết: Thông tin được bố trí như thế nào? được biểu diễn ra sao? được đưa ra như thế nào?  Người sử dụng: Ai nhận tài liệu.  Địa điểm: Cần phân phát ở đâu.  Địa điểm: Cần phân phát ở đâu.  Kiểm tra: Quản lý khi nào và ra sao.  Hồ sơ đầu ra gồm:  Mô tả chức năng.  Mô tả các trường dữ liệu.  Quan hệ của nó với các đầu ra. Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 14  Nội dung bài học  Xác định phạm vi và các hạn chế  Xác định các mục tiêu và ưu tiên cho dự án.  Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi  Lập kế hoạch triển khai dự án. Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 15  Xác định phạm vi và các hạn chế  Phạm vi có thể bao trùm cả cơ quan hay chỉ đụng chạm một vài bộ phận nhỏ của cơ quan, bao quát công tác quản lý toàn diện hay chỉ giải quyết một vài công tác quản lý riêng biệt nào đó.  Trong một cơ quan, tổ chức, dù lớn hay nhỏ, thì hệ thống quản lý thường bao gồm nhiều hệ con (như quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý vật tư, quản lý sản xuất,) và mỗi hệ con này lại gồm nhiều hệ nhỏ hơn (chẳng hạn quản lý kho, xử lý đơn hàng,...).  Có thể có ba loại hạn chế:  Hạn chế về nhân lực.  Hạn chế về thiết bị, kỹ thuật.  Hạn chế về tài chính Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 16  Xác định các mục tiêu và ưu tiên cho dự án.  HTTT được xây dựng là nhằm vào các mục đích sau:  Mang lại lợi ích nghiệp vụ: tăng khả năng xử lý; đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ một cách tin cậy, chính xác, an toàn, bí mật.  Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động; tăng thu nhập, hoàn vốn nhanh.  Mang lại lợi ích sử dụng: nhanh chóng, thuận tiện.  Khắc phục các khiếm khuyết của hệ thống cũ; hỗ trợ các chiến lược phát triển lâu dài; đáp ứng các ưu tiên, ràng buộc và hạn chế đã được áp đặt. Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 17  Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi.  Việc đưa ra giải pháp vào giai đoạn này, nghĩa là vào lúc mới chỉ tìm hiểu sơ bộ, khi chưa có một sự phân tích sâu sắc và một sự cân nhắc kỹ lưỡng quả thật là có phần hơi sớm. Tuy nhiên việc đó không thể trì hoản vì các lý do sau đây:  Trước hết là bên sử dụng không thể chờ đợi lâu hơn.  Mặt khác, bên xây dựng hệ thống cũng cần có một sự xác định giải pháp như thế.  Việc đưa ra một giải pháp “thô” như thế chỉ bao gồm các quyết định đại thể:  Chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các biện pháp chính để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.  Chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các biện pháp chính để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 18  Lập kế hoạch triển khai dự án.  Gồm các công việc chính sau đây:  Lập hợp đồng triển khai dự án.  Dự trù thiết bị và kinh phí.  Tổ chức nhóm làm việc.  Sự điều hành dự án.  Xác định tiến trình dự án. Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho quá trình phân tích. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 19  Nội dung bài học  Phương pháp phỏng vấn (Phương pháp 1)  Phương pháp sử dụng phiếu điều tra (Phương pháp 2)  Nghiên cứu tài liệu về hệ thống (Phương pháp 3)  Phương pháp quan sát hệ thống (Phương pháp 4) Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho quá trình phân tích. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 20  Phương pháp phỏng vấn (Phương pháp 1)  Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng nhất. Phương pháp này đặc biệt hữu hiệu khi người phân tích ít am hiểu trong lĩnh vực nghiệp vụ  Những điều cần lưu ý khi phỏng vấn:  Chú ý lắng nghe khi phỏng vấn.  Thiết lập quan hệ trong quá trình phỏng vấn.  Tình huống phỏng vấn.  Câu hỏi mở.  Câu hỏi trực tiếp.  Những câu hỏi cần tránh. Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho quá trình phân tích. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 21  Phương pháp sử dụng phiếu điều tra (Phương pháp 2)  Sử dụng khi đối tượng phỏng vấn lớn.  Điều tra là một phương pháp thông dụng của thống kê.  Sau khi thu được kết quả điều tra của mẫu, người ta suy ra kết quả cho toàn bộ tổng thể với một mức chính xác nào đó.  Khi thu thập thông tin trong HTTT người ta thường áp dụng phương pháp điều tra chọn mẫu.  Khi điều tra, ta phải chọn các đại diện điều tra thuộc nhiều lĩnh vực.  Thông thường, phiếu điều tra bao gồm các nội dung chính:  Chức năng nhiệm vụ, tổ chức của bộ phận.  Mô tả các quy trình hoạt động nghiệp vụ chính của bộ phận  Việc trao đổi thông tin với các đơn vị khác (đầu vào, đầu ra, định kỳ trao đổi)  Các khó khăn, vướng mắc, các kiến nghị trong các khâu quản lý. Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho quá trình phân tích. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 22  Nghiên cứu tài liệu về hệ thống (Phương pháp 3)  Nghiên cứu tài liệu về hệ thống là bước đầu tiên của quá trình phân tích hệ thống và cũng là phương pháp thu thập thông tin đầu tiên thường được áp dụng.  Các tài liệu bao gồm toàn bộ các mẫu biểu đầu vào và đầu ra, các quy định về quy trình hoạt động của đơn vị.  Nghiên cứu về hệ thống được bắt đầu từ nghiên cứu môi trường của HTTT bao gồm:  Môi trường bên ngoài.  Môi trường kỹ thuật.  Môi trường vật lý.  Môi trường tổ chức. Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho quá trình phân tích. 25 October 2011Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 23  Phương pháp quan sát hệ thống (Phương pháp 4)  Người phân tích dưới dạng thực tập viên tới làm việc ở đơn vị trong một thời gian nào đó.  Các quan sát bắt đầu từ việc theo dõi quan sát các quy trình hoạt động tiến tới xác định mục đích hoạt động chính của đơn vị.  Tuy nhiên, phương pháp quan sát hệ thống cũng có một số hạn chế.  Hệ thống cũ sẽ bị thay thế nên không còn ý nghĩa nhiều nữa.  Những người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu.  Việc quan sát cũng thường đòi hỏi khá nhiều thời gian  Bước tiếp theo là tiến hành quan sát chi tiết  Tiếp tục chi tiết hoá các mục tiêu  Xác định các nguồn thông tin, yêu cầu về thông tin