Bài giảng Office 2010 - Chương 6: Công thức và hàm trong Exel

Click to edit Master title styleti Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level ‹#› 1 CHƯƠNG 6 CÔNG THỨC VÀ HÀM TRONG EXCEL 6.1. XÂY DỰNG MỘT CÔNG THỨC 6.1.1. Cú pháp = (danh sách đối số) Trong đó: Tên hàm do Excel quy định, không phân biệt chữ hoa, chữ thường Các đối số trong hàm được ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;) (có thể thay đổi trong tùy chọn Control Panel\Regional And Language Option) Danh sách các đối số có thể là: Giá trị tự nhập cụ thể Địa chỉ ô, địa chỉ vùng Các công thức Có thể lồng nhiều hàm với nhau. 2 Các bước thực hiện Chọn vị trí nhập hàm Nhập hàm: Cách 1: gõ dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+) gõ tên hàm nhập danh sách các đối số kết thúc bằng phím Enter 3 6.1. XÂY DỰNG MỘT CÔNG THỨC Các bước thực hiện Chọn vị trí nhập hàm Nhập hàm: Cách 2: Formular  Insert Functions hoặc chọn nhóm hàm trong Chọn hàm cần nhập Nhập các đối số theo yêu cầu OK 4 6.1. XÂY DỰNG MỘT CÔNG THỨC 6.1. XÂY DỰNG MỘT CÔNG THỨC 6.1.2. Các lỗi thông dụng 5 6.1. XÂY DỰNG MỘT CÔNG THỨC Một số nhóm hàm thông dụng 6 Hàm tài chính Hàm logic Hàm văn bản Hàm thời gian Hàm tìm kiếm và tham chiếu Hàm toán học và lượng giác 6.2. SỬ DỤNG CÁC HÀM CÓ SẴN 7 6.2.1. NHÓM HÀM THỐNG KÊ 1. HÀM SUM Chức năng: tính tổng Cú pháp: Sum(number1, [number2], ...) Trong đó: + number 1, 2, … có thể là: giá trị số địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa giá trị số công thức, hàm có giá trị số 8 2. HÀM AVERAGE Chức năng: tính trung bình Cú pháp: Average(number1, [number2], ...) Trong đó: + number 1, 2, … có thể là: giá trị số địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa giá trị số công thức, hàm có giá trị số 9 4. HÀM MIN Chức năng: đưa ra giá trị lớn nhất. Cú pháp: Max (number1, [number2], ...) 10 Trong đó: + number1, number2, … có thể là: giá trị số; địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa giá trị số; công thức, hàm có giá trị số Chức năng: đưa ra giá trị nhỏ nhất Cú pháp: Min (number1, [number2], ...) 3. HÀM MAX 5. HÀM COUNT Chức năng: đếm số ô chứa dữ liệu kiểu số Cú pháp: Count(Value1,[Value2],...) 11 Chức năng: đếm số ô chứ dữ liệu (khác rỗng) Cú pháp: Counta(Value1,[Value2],...) 6. HÀM COUNTA Trong đó: + value1, value2, … có thể là: dữ liệu nhập vào; địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa dữ liệu; công thức, hàm 7. HÀM COUNTBLANK Chức năng: đếm số ô không chứa dữ liệu (ô trống, ô rỗng) Cú pháp: CountBlank(range) Trong đó: + range: là vùng cần đếm 12 8. HÀM COUNTIF Chức năng: Hàm đếm số ô chứa giá trị thỏa mãn điều kiện. Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria) Trong đó: Range: Vùng (danh sách) chứa các giá trị cần đếm Criteria: điều kiện đếm Có thể dùng ký tự đại diện như: dấu “?”: thay thế 1 ký tự; dấu “*”: thay thế nhiều ký tự 13 9. HÀM COUNTIFS Chức năng: đếm số đối tượng thỏa mãn đồng thời nhiều điều kiện Cú pháp: COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, range3, criteria3, …) Trong đó: range1, range2, range3, …: vùng (dãy) các ô chứa giá trị cần đếm. criteria1, criteria2, criteria3, …: điều kiện đếm tương ứng 14 Chức năng: Hàm tính tổng các đối tượng thỏa mãn điều kiện Cú pháp: SUMIF(range, criteria, [sum_range]) Trong đó: Range: vùng (danh sách) chứa các giá trị tham chiếu theo điều kiện Criteria: điều kiện tính tổng Sum_range: vùng (danh sách) chứa các giá trị cần tính tổng. Nếu Sum_range trùng với Range thì có thể bỏ qua tham số này. 10. HÀM SUMIF 15 11. HÀM RANK Chức năng: Hàm xếp thứ hạng Cú pháp: RANK(number; ref; [order]) Trong đó: Number: là giá trị cần xếp thứ hạng trong vùng Ref: vùng chứa các giá trị cần được đánh giá xếp thứ hạng Order: kiểu xếp thứ hàng Order=0: xếp theo chiều giảm dần (giá trị mặc định) Order=1 : xếp theo chiều tăng dần 16 6.2. SỬ DỤNG CÁC HÀM CÓ SẴN 17 6.2.2. NHÓM HÀM LOGIC 1. HÀM AND Chức năng: Kết hợp các biểu thức logic, trả về giá trị TRUE khi tất cả các biểu thức đều đúng, trả về giá trị FALSE khi có ít nhất một biểu thức sai. Cú pháp: AND(Logical1, [Logical2], …) 2. HÀM OR Chức năng: Kết hợp các biểu thức logic, trả về giá trị TRUE khi có ít nhất một biểu thức đúng, trả về giá trị FALSE khi tất cả các biểu thức đều sai. Cú pháp: OR(Logical1, [Logical2], …) 3. HÀM NOT Chức năng: Phép phủ định, đổi TRUE thành FALSE hoặc FALSE thành TRUE Cú pháp: NOT(Logical) Trong đó: + Logical: là biểu thức logic, thường chứa các phép so sánh. Bảng Logic Ví dụ: B3=24 AND (B3>=23,B322)  True AND (B3>=23,B3=23,B322)  True OR (B3=23,B325,B3, =, , …) trả về giá trị logic. Nếu có nhiều biểu thức điều kiện thì sử dụng hàm AND hoặc OR value_if_true: giá trị trả về khi điều kiện đúng value_if_false: giá trị trả về khi điều kiện sai 4. HÀM IF - Ví dụ 1: Điền giá trị cho cột KẾT QUẢ: + Nếu ĐIỂM TRUNG BÌNH >=5 là “Đỗ”, ngược lại là “Trượt” 4. HÀM IF Ví dụ 2: Điền giá trị cho cột HB + Nếu ĐTB>=8 180000 + Nếu ĐTB>=7 và ĐTB 0; mặc định là 1 Chức năng: rút trích ra một số ký tự trong chuỗi, tính từ phải sang Cú pháp: Right(text, [num_chars]) 2. HÀM LEFT 4. HÀM MID Chức năng: rút trích một số ký tự trong chuỗi, bắt đầu từ vị trí được chỉ ra tính từ trái sang Cú pháp: Mid(text, start_num, num_chars) Trong đó: + text: chuỗi ký tự + start_num: số thứ tự của ký tự rút trích đầu tiên start_num >0 nếu start_num > độ dài của chuỗi thì kết quả trả về là rỗng + num_chars: số ký tự rút trích ra; num_chars > 0; 26 5. HÀM UPPER Chức năng: chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi thành ký tự hoa Cú pháp: Upper(text) 27 Chức năng: chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi thành ký tự thường Cú pháp: Lower(text) 6. HÀM LOWER 7. HÀM PROPER Chức năng: (chuẩn hóa chuỗi) chuyển ký tự đầu tiên của từng từ trong chuỗi thành ký tự hoa. Các ký tự khác dạng chữ thường. Cú pháp: Proper(text) 28 8. HÀM TRIM Chức năng: (chuẩn hóa chuỗi) loại bỏ các ký tự trắng không cần thiết trong chuỗi Cú pháp: Trim(text) 9. HÀM SUBSTITUTE Chức năng: thay thế một số ký tự trong chuỗi bằng một số ký tự khác Cú pháp: Substitute(text, old_text, new_text [,instance_num]) Trong đó: + text: chuỗi ký tự gốc + old_text: chuỗi ký tự cũ cần được thay thế + new_text: chuỗi ký tự mới sẽ thay thế vào + instance_num: số lần thay thế , nếu bỏ qua thì tất cả chuỗi ký tự cũ sẽ được thay thế bằng chuỗi ký tự mới. 29 10. HÀM REPLACE Chức năng: thay thế một số ký tự trong chuỗi bằng một số ký tự khác bắt đầu từ vị trí được chỉ ra. Cú pháp: Replace(old_text, start_num, num_chars, new_text) Trong đó: + text: chuỗi ký tự gốc + start_num: vị trí bắt đầu thay thế, nếu start_num>số ký tự của chuỗi gốc thì sẽ ghép chuỗi mới vào cuối chuỗi gốc + num_char: số ký tự thay thế + new_text: chuỗi ký tự mới sẽ thay thế vào 30 11. HÀM REPT Chức năng: lặp lại một số ký tự với số lần cho trước Cú pháp: Rept(text, number_times) Trong đó: + text: ký tự được lặp + number_times: số lần lặp 31 12. HÀM SEARCH Chức năng: tìm vị trí xuất hiện của một số ký tự trong một chuỗi văn bản, không phân biệt ký tự hoa hay ký tự thường. Cú pháp: Search(find_text, within_text, [start_num]) Trong đó: + find_text: chuỗi ký tự cần tìm + within_tex: chuỗi văn bản gốc chứa một số ký tự cần tìm + start_num: vị trí bắt đầu tìm, mặc định là 1 Nếu tìm không thấy hàm sẽ báo #Value! 32 13. HÀM VALUE Chức năng: chuyển đổi kiểu dữ liệu từ chuỗi sang số. Cú pháp: Value(text) Trong đó: + text: chuỗi ký tự cần chuyển đổi 33 34 6.2. SỬ DỤNG CÁC HÀM CÓ SẴN 6.2.4 NHÓM HÀM TOÁN HỌC 1. HÀM ABS Chức năng: lấy giá trị tuyệt đối của một số Cú pháp: ABS(Number) 2. HÀM SQRT Chức năng: lấy giá trị căn bậc 2 của một số Cú pháp: SQRT(Number) 3. HÀM FACT Chức năng: tính giai thừa của một số. Giai thừa (n) = 1*2*3*…*n Cú pháp: FACT(Number) Trong đó: + Number: là một số; địa chỉ ô chứa giá trị số; biểu thức hoặc hàm trả về giá trị số. 4. HÀM INT Chức năng: lấy phần nguyên của một số và số nguyên đó phải nhỏ hơn hoặc bằng number. Ví dụ: =INT(8.9) kết quả là 8, INT(-8.9) kết quả là -9. Cú pháp: INT(Number) 5. HÀM MOD Chức năng: lấy phần dư của phép chia Number cho divisor Cú pháp: MOD(Number, divisor) Trong đó: + Number: là một số; địa chỉ ô chứa giá trị số; biểu thức hoặc hàm trả về giá trị số. + divisor: số chia VD: =MOD(23,4) kết quả là 3. 6. HÀM ROUND Chức năng: làm tròn giá trị một số với chỉ số cho trước. Cú pháp: ROUND(Number, number_digits) Trong đó: + Number: giá trị số cần làm tròn + divisor: chỉ số làm tròn - Nếu divisor =n >0: làm tròn vị trí thứ n số phần thập phân. - Nếu divisor =n=0: làm tròn phần nguyên (mặc định) - Nếu divisor =n số cột trong table_array, hàm sẽ báo lỗi #REF! Bảng tham chiếu trong công thức nên đặt địa chỉ tuyệt đối. Chú ý Chức năng: đưa ra vị trí của giá trị cần tìm trong vùng dữ liệu được chỉ ra Cú pháp: Match(lookup_value, lookup_array, [match_type]) Trong đó: lookup_value: giá trị cần tìm lookup_array: vùng tìm kiếm, chỉ có thể trên một hàng hoặc một cột match_type: kiểu dò tìm, có ba giá trị sau: = 1(Less than): tìm trong khoảng nhỏ, vùng tìm kiếm sắp xếp tăng dần. = 0 (Exact match): tìm chính xác, vùng tìm kiếm không cần sắp xếp. = -1(Greater than): tìm trong khoảng lớn, vùng tìm sắp xếp giảm dần 3. HÀM MATCH Ví dụ 54 Chức năng: đưa ra giá trị của ô ứng với dòng và cột được chỉ ra trong bảng dữ liệu cần tìm kiếm Cú pháp: Index(array, row_num,[column_num]) Trong đó: array: vùng tìm kiếm row_num: stt của dòng trong bảng tìm kiếm column_num: stt của cột trong bảng tìm kiếm 4. HÀM INDEX Chức năng: đưa ra giá trị có số thứ tự trong danh sách các giá trị được chỉ ra Cú pháp: Choose(index_num,value1, [value2], …) Trong đó: index_num: là số thứ tự của giá trị cần lấy ra trong danh sách value1, value2,…: danh sách các giá trị, từ 1 đến 254. 5. HÀM CHOOSE 57 6.2. SỬ DỤNG CÁC HÀM CÓ SẴN 6.2.7 NHÓM HÀM TÀI CHÍNH GIỚI THIỆU CÁC THAM SỐ rate: lãi suất % nper (number of periods): số kỳ (thời gian) đầu tư pmt (payment made each period): giá trị tài khoản đầu tư (phải trả) trong mỗi kỳ pv (present value): giá trị tài khoản ban đầu fv (future value): giá trị tài khoản tương lai type: kiểu thanh toán. =1: thanh toán đầu kỳ; = 0: thanh toán cuối kỳ Chú ý: Tài khoản bỏ ra mang giá trị âm, tài khoản nhận về mang giá trị dương Tham số nào nằm trong dấu [ ] là tham số tùy chọn (có thể nhập hoặc không) 1. HÀM RATE Chức năng: tính lãi suất Cú pháp: RATE (nper, pmt, pv, [fv], [type]) Ví dụ: Gửi tiền vào ngân hàng, cứ mỗi năm gửi $1000. Sau 5 năm nhận được số tiền là $6000. Tính lãi suất? =Rate (5, -1000, 0,6000,0) 2. HÀM NPER Chức năng: tính số kỳ đầu tư Cú pháp: NPER (rate, pmt, pv, [fv], [type]) Ví dụ: Một dự án có mức đầu tư ban đầu là 200 triệu đồng. Sau đó cứ cuối mỗi năm đầu tư thêm 50 triệu đồng nữa. Với mức lãi suất là 35%/ năm. Hỏi sau bao lâu sẽ có được 1tỷ (1000 triệu) = Nper(35%, -50, -200, 1000, 0) 3. HÀM PMT Chức năng: tính giá trị tài khoản đầu tư (phải trả) theo định kỳ Cú pháp: PMT (rate, nper, pv, [fv], [type]) Ví dụ: Mua một xe máy theo hình thức trả góp với giá 27 triệu đồng, lãi suất là 6% / năm. Trả trong 18 tháng cả gốc và lãi vào cuối mỗi tháng. Tính số tiền người mua phải trả hàng tháng? = Pmt (6%/12, 18, 27, 0, 0) 4. HÀM PV Chức năng: tính giá trị tài khoản đầu tư (phải trả) ban đầu Cú pháp: PV (rate, nper, pmt, [fv], [type]) Ví dụ: Đầu tư vào một công ty 270 triệu đồng trong 3 năm. Cuối năm thứ ba nhận được 300 triệu đồng, lãi suất 10%/năm. Xét đầu tư này có lợi hay không? = Pv(10%, 3, 0, 300, 0) = 225.39 Đầu tư vào một công ty 230 triệu đồng trong 3 năm. Cuối mỗi năm nhận được 100 triệu đồng, lãi suất 10%/ năm. Xét đầu tư này có lợi hay không? = Pv (10%, 3, 100, 0,0) = 248.69 5. HÀM FV Chức năng: tính giá trị tài khoản tương lai Cú pháp: FV (rate, nper, pmt, [pv], [type]) Ví dụ: Đầu tư vào một dự án trong 2 năm, mỗi năm là 1000$, lãi suất 10%/năm. Tính số tiền nhận được sau 2 năm? = Fv(10%, 2, -1000, 0,0) Gửi tiết kiệm ban đầu là 100 triệu, mỗi tháng gửi thêm 2 triệu, lãi suất 10%/năm. Tính số tiền nhận được sau 2 năm, với hình thức thanh toán đầu kỳ? = Fv (10%/12, 24, -2, -100, 1)