Bài giảng Office 2010 - Chương 2: Một số thao tác cơ bản

Click to edit Master title styleti Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level ‹#› CHƯƠNG 2 MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN 1 2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG Chọn ô: click chuột hoặc di chuyển con trỏ đến ô muốn chọn Chọn dãy các ô liên tiếp: Cách 1: click chuột vào ô đầu tiên nhấn giữ và di chuột đến ô cuối cùng Cách 2: click chuột vào ô đầu tiên giữ phím Shift click chuột vào ô cuối cùng (hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cuối cùng). Chọn dãy các ô không liên tiếp: chọn vùng đầu tiên  giữ phím Ctrl  chọn các vùng tiếp theo. 2 Dãy các ô liên tiếp Dãy các ô không liên tiếp Chọn cột hoặc hàng: click chuột vào tên cột hoặc tên hàng Chọn các cột hoặc các hàng liên tiếp: Cách 1: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  nhấn giữ và di chuột đến tên cột hoặc hàng cuối cùng. Cách 2: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  giữ phím Shift  click chuột vào tên cột hoặc hàng cuối cùng. 3 2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG Tên cột Tên hàng Chọn dãy các cột hoặc hàng không liên tiếp: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên nhấn giữ phím Ctrl  click chuột vào tên cột hoặc hàng tiếp theo. Chọn cả bảng tính: click chuột vào ô giao nhau của tên cột và tên hàng hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+A Hủy chọn: click chuột vào ô bất kỳ 4 2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG Chọn cả bảng tính 2.2. XÓA NỘI DUNG Ô BẰNG DELETE VÀ CLEAR Xóa bằng Delete: Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa nhấn phím Delete (Del)  chỉ có nội dung dữ liệu trong các ô được xóa. Xóa bằng Clear: Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa Home Editing Clear  chọn lệnh xóa phù hợp: Clear All: xóa tất cả (nội dung, định dạng, chú thích, Hyperlink) Clear Formats: xóa định dạng Clear Contents: xóa nội dung Clear Comments: xóa chú thích Clear Hyperlinks: xóa siêu liên kết của ô Remove Hyperlinks: hủy bỏ siêu liên kết của dữ liệu trong ô 5 2.3. LỆNH UNDO, REDO VÀ LẶP LẠI THAO TÁC Lệnh Undo (Ctrl + Z): trở về kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động. Lệnh Redo (Ctrl + Y): quay lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo. Lệnh Repeat (Ctrl + Y hoặc F4): thực hiện lặp lại lệnh (thao tác) sau cùng. 6 Lệnh Undo Lệnh Redo Lệnh Repeat 2.4. CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Insert Nhóm Illustrations: Pictute: chèn ảnh tồn tại trong máy ClipArt: chèn ảnh có sẵn của office Shapes: chèn một đối tượng đồ họa SmartArt: chèn đối tượng đồ họa nâng cao Screenshot: chèn ảnh chụp màn hình 7 Trên Ribbon chọn thẻ Insert Nhóm Text: TextBox: chèn hộp văn bản Header & Footer: chèn tiêu đề trên và tiêu đề dưới cho trang in WordArt: chèn chữ nghệ thuật Signature Line: chèn dòng chữ ký điện tử Object: chèn các đối tượng nâng cao Nhóm Symbols: Equation: chèn công thức toán học Symbol: chèn ký tự đặc biệt 8 2.4. CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH 2.5. TẠO ẢNH NỀN CHO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Page Layout Tại nhóm Page Setup chọn lệnh Background  xuất hiện hộp thoại Sheet Background: chọn ảnh nền  Open 9 2.6. ĐẶT TÊN VÙNG Bước 1: Chọn vùng cần đặt tên Bước 2: Thực hiện lệnh đặt tên vùng Cách 1: Formulas  Defined Names  Define Name Cách 2: Formulas Defined Names  Name Manager  New Cách 3: Click phải chuột  Define Name Bước 3: Nhập thông tin trong hộp thoại New Name Name: nhập tên vùng vào hộp Scope: phạm vi sử dụng Comment: nhập chú thích cho vùng nếu cần  OK. 10 2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE a. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sao chép hoặc di chuyển Bước 2: Thực hiện lệnh Copy (sao chép) hoặc Cut (di chuyển) Cách 1: Home  Clipboard  Copy hoặc Cut. Cách 2: Click phải chuột  Copy hoặc Cut Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (copy) hoặc Ctrl+X (cut) 11 2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE a. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt Bước 3: Đặt con trỏ tại vị trí muốn di chuyển hoặc sao chép vùng dữ liệu đến. Thực hiện dán vùng dữ liệu: Cách 1: Home  Clipboard  Paste Cách 2: Click phải chuột  Paste Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V b. Sử dụng chuột Chọn vùng dữ liệu  giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột. 12 c. Dán đặc biệt (Paste Special) Thực hiện lệnh Copy hoặc Cut Chọn vị trí đích  click phải chuột  Paste Special…. (Hoặc Home  click vào mũi tên lệnh Paste Paste Special) 13 2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE c. Dán đặc biệt (Paste Special) Mục Paste: thực hiện dán All: tất cả Formulas: công thức Values: giá trị Formats: định dạng Comments: chú thích Validation: qui định xác thực dữ liệu All using source theme: tất cả mẫu định dạng nguồn All except borders: tất cả trừ khung viền Column widths: chiều rộng cột Formulas and number formats: công thức và các định dạng dữ liệu số Values and number formats: giá trị và các định dạng dữ liệu số 14 2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE c. Dán đặc biệt (Paste Special) Mục Operation: dán thêm các phép toán None: không tính toán Add: cộng Subtract: trừ Multiply: nhân Divide: chia 15 2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE add subtract multiply divice c. Dán đặc biệt (Paste Special) Skip blanks: trừ các ô rỗng Transpose: đảo dòng thành cột hoặc ngược lại Paste Link: dán liên kết 16 2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE 2.8. SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD Sau khi thực hiện lệnh Cut hoặc Copy, dữ liệu sẽ được lưu tạm thời tại vùng nhớ trung gian Clipboard. Clipboard lưu tối đa được 24 mục dữ liệu không phân biệt kiểu. Clipboard lưu dữ liệu theo nguyên tắc hàng đợi, mục lưu sau được đặt trên, mục lưu trước đó bị đẩy xuống. Để hiển thị Clipboard: Ribbon click vào mũi tên cuối nhóm Clipboard 17 2.8. SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD Các thao tác trên Clipboard Paste All: dán tất cả các mục Clear All: xóa tất cả các mục đã lưu Options: thiết lập một số tùy chọn hiển thị cho Clipboard Thao tác với dữ liệu trong clipboard: click chọn dữ liệu  Paste: sao chép dữ liệu trong clipboard ra bảng tính click chọn dữ liệu  Delete: xóa dữ liệu lưu trong clipboard 18 2.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô a. Chèn hàng Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm hàng phía trên. Bước 2: Thực hiện lệnh chèn hàng Cách 1: Home Cells Insert  Insert Sheet Rows Cách 2: Click phải chuột  Insert 19 b. Chèn cột Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm cột phía bên trái Bước 2: Thực hiện lệnh chèn cột Cách 1: Home Cells Insert  Insert Sheet Columns Cách 2: Click phải chuột  Insert 20 2.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô c. Chèn ô Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm ô trống Bước 2: Thực hiện lệnh chèn ô Cách 1: Home  Cells  Insert  Insert Cells Cách 2: Click phải chuột  Insert Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp Shift cells right: chèn và đẩy các ô sang bên phải Shift cells down: chèn và đẩy các ô xuống dưới Entire row: chèn cả dòng Entire column: chèn cả cột Bước 4: Kết thúc OK: thực hiện chèn ô Cancel: hủy việc chèn ô 21 2.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô Shift cells right Shift cells down 2.10. XÓA HÀNG, CỘT VÀ Ô a. Xóa hàng Bước 1: Chọn một hoặc nhiều hàng cần xóa. Bước 2: Thực hiện lệnh xóa hàng Cách 1: Home  Cells Delete  Delete Sheet Rows Cách 2: Click phải chuột  Delete b. Xóa cột Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột cần xóa. Bước 2: Thực hiện lệnh xóa cột Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Sheet Columns Cách 2: Click phải chuột  Delete 22 2.10. XÓA HÀNG, CỘT VÀ Ô c. Xóa ô Bước 1: Chọn ô cần xóa. Bước 2: Thực hiện lệnh xóa ô Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Cells Cách 2: Click phải chuột  Delete Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp Shift cells left: xóa và đẩy các ô sang bên trái Shift cells up: xóa và đẩy các ô lên trên Entire row: xóa cả dòng Entire column: xóa cả cột Bước 4: Kết thúc OK: thực hiện xóa ô Cancel: hủy việc xóa ô 23 Shift cells left Shift cells up 2.11. THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG Giá trị độ rộng cột từ 0  255 (ký tự), mặc định là 8.43 ký tự. Giá trị chiều cao của dòng từ 0  409 (point), mặc định là 12.75 point. a. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng chuột Đưa trỏ chuột đến bên dưới tên hàng hoặc bên phải tên cột Xuất hiện ký hiệu điều chỉnh  nhấn giữ và di chuột đến kích thước cần 24 Ký hiệu điều chỉnh chiều cao hàng Ký hiệu điều chỉnh độ rộng cột b. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng lệnh Bước 1: Chọn các hàng hoặc cột cần điều chỉnh kích thước Bước 2: Home  Cells  Format Bước 3: Chọn lệnh phù hợp: Row Height… nhập giá trị quy định chiều cao của hàng AutoFit Row Height: chiều cao dòng tự động theo dữ liệu. Column Width… nhập giá trị quy định độ rộng của cột AutoFit Column Width: độ rộng cột tự động theo dữ liệu. Default Width… quy định lại kích thước mặc định 25 2.11. THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG 2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT a. Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵn Bước 1: nhập giá trị khởi đầu Bước 2: đưa con trỏ vào góc dưới bên phải của ô (Fill handle), con trỏ chuyển thành hình dấu “”. Nhấn giữ và kéo chuột theo hàng dọc hoặc hàng ngang. 26 2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT a. Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵn Danh sách một số AutoFill có sẵn: 27 Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr, … January February, March, April, … Text1 text2, text3, text4, ... 1st Period 2nd Period, 3rd Period, 4th Period, ... b. Tự tạo thêm mẫu AutoFill Bước 1: Hiển thị hộp thoại CustomList Trên Ribbon chọn thẻ File  Options  Advance Tại mục Create lists for use in sorts and fill sequences  Edit Custom Lists…  xuất hiện hộp thoại: Bước 2: Tạo danh sách Chọn NEW LIST Nhập danh sách trong hộp List entries Add: nhập danh sách; Delete: xóa danh sách OK: đóng hộp thoại, chấp nhận danh sách mới 28 2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT c. Điền dữ liệu theo quy luật Bước 1: Nhập giá trị khởi đầu vào ô thứ nhất Bước 2: Nhập giá trị theo quy luật vào ô thứ hai Bước 3: Chọn hai ô, nhấn giữ và kéo chuột theo hàng dọc hoặc hàng ngang. 29 2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT d. Sử dụng chức năng AutoCorrect File  Options Proofing  AutoCorrect Options  xuất hiện hộp thoại 30 2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT (2) Gõ cụm từ viết tắt (3) Gõ đoạn văn bản đúng (4) Nhập vào danh sách (1) Tích chọn để bật chức năng 2.13. SỬ DỤNG LỆNH FILL Bước 1: Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) sao chép và tất cả các ô cần sao chép dữ liệu đến Bước 2: Home Editing  Fill chọn hướng phù hợp: Down: sao chép dữ liệu từ trên xuống Right: sao chép dữ liệu từ phải sang Up: sao chép dữ liệu từ dưới lên Left: sao chép dữ liệu từ trái sang 31 2.13. SỬ DỤNG LỆNH FILL Home Editing  Fill  Series: sao chép dữ liệu theo quy luật Series in: điền dữ liệu trong Rows: theo hàng Columns: theo cột Type: kiểu Linear: cấp số cộng Growth: cấp số nhân Date: kiểu thời gian Date unit: bộ thời gian Day: ngày Weekday: tuần Month: tháng Year: năm 32 Giá trị bước nhảy Giá trị kết thúc 33 2.13. SỬ DỤNG LỆNH FILL Cách 1: File  Save As Cách 2: File  Save & Send  Create PDF/ XPS Document  Create PDF/XPS 34 2.14. LƯU TỆP DƯỚI DẠNG PDF Chọn kiểu PDF Chọn chế độ chuẩn Mở sau khi lưu