Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 9: Sổ sách kế toán

NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN ThS. Nguyễn Thị Thu Chương IX SỔ SÁCH KẾ TOÁN 9.1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA SỔ SÁCH KẾ TOÁN 9.2. PHÂN LOẠI SỔ SÁCH KẾ TOÁN 9.3. QUY TRÌNH KẾ TOÁN TRÊN SỔ SÁCH KẾ TOÁN 9.4. CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN 9.1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA SỔ SÁCH KẾ TOÁN 9.1.1. Khái niệm Sổ kế toán là những tờ sổ có kết cấu mẫu sổ phù hợp với hình thức kế toán sử dụng, dùng để ghi chép hệ thống hóa thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên cơ sở chứng từ kế toán phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán. 9.1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA SỔ SÁCH KẾ TOÁN 9.1.1. Khái niệm Sổ kế toán có nội dung chủ yếu sau: - Ngày tháng ghi sổ; - Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính - Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ; - Họ tên, chữ ký của những người liên quan đến sổ. 9.1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA SỔ SÁCH KẾ TOÁN 9.1.2. Vai trò - Dùng để tổng hợp số liệu đã được phản ánh trên chứng từ gốc thành các chỉ tiêu kinh tế cần thiết. - Có tác dụng quan trọng khi lập báo cáo kế toán cuối kỳ. 9.2. PHÂN LOẠI SỔ SÁCH KẾ TOÁN 9.2.1. Theo trình tự ghi sổ (phương pháp ghi sổ) - Sổ kế toán ghi theo trình tự thời gian: Là sổ dùng để ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo trình tự thời gian phát sinh. Ví dụ: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chuyên dùng, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,.. - Sổ kế toán ghi theo hệ thống: Là sổ dùng để ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo theo từng chỉ tiêu kinh tế, tài chính; theo từng đối tượng kế toán cụ thể. Ví dụ: Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản,... - Sổ liên hợp: Là sổ dùng để vừa ghi theo trình tự thời gian, vừa ghi theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ví dụ: Nhật ký sổ cái. 9.2. PHÂN LOẠI SỔ SÁCH KẾ TOÁN 9.2.2. Theo nội dung kinh tế, tài chính phản ánh trong sổ Sổ kế toán tổng hợp: Là sổ ghi chép liên quan đến tài khoản cấp 1 Sổ kế toán chi tiết: Là sổ ghi chép liên quan đến tài khoản chi tiết (cấp 2, cấp 3,..) Sổ kế toán kết hợp: Là sổ vừa ghi chép liên quan đến tài khoản cấp 1, vừa liên quan đến các tài khoản chi tiết. 9.3. QUY TRÌNH KẾ TOÁN TRÊN SỔ SÁCH KẾ TOÁN 9.3.1. Mở sổ 9.3.2. Ghi sổ 9.3.3. Sửa chữa sổ 9.3.4. Khóa sổ 9.3.1. Mở sổ Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đăng ký với cơ quan thuế và cơ quan tài chính Thời gian sử dụng 12 tháng Số lượng sổ mở tùy theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ. 9.3.2. Ghi sổ Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính, trường hợp ghi bằng máy thì sau khi kết thúc việc ghi sổ phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển cho từng kỳ kế toán năm. Căn cứ vào chứng từ để ghi sổ, phải ghi bằng mực thường không phai, ghi sổ chính xác, kịp thời, rõ ràng, trung thực và đầy đủ, đúng với chứng từ kế toán và đầy đủ theo các nội dung của sổ. Ghi sổ phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính; Thông tin, số liệu ghi trên sổ của năm sau phải kế tiếp năm trước liền kề, ghi sổ phải liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ. 9.3.3. Sửa chữa sổ kế toán a. Trường hợp ghi sổ bằng tay Phương pháp cải chính số liệu Phương pháp ghi bổ sung Phương pháp ghi âm 9.3.3. Sửa chữa sổ kế toán Phương pháp cải chính Điều kiện áp dụng: Sai sót được phát hiện sớm, chưa ảnh hưởng đến số cộng sổ. Phương pháp sửa: Gạch một đường thẳng ngang bằng mực đỏ vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh. 9.3.3. Sửa chữa sổ kế toán Phương pháp ghi bổ sung Điều kiện áp dụng: Bỏ sót nghiệp vụ, ghi thiếu số liệu. Phương pháp sửa: Dùng mực xanh ghi thêm định khoản thiếu với số tiền chênh lệch. 9.3.3. Sửa chữa sổ kế toán Phương pháp ghi âm Điều kiện áp dụng: số đã ghi trên sổ lớn hơn số thực tế kiểm kê hoặc ghi sai quan hệ đối ứng. Phương pháp sửa: ghi thêm định khoản với số tiền âm (ghi bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn) 9.3.3. Sửa chữa sổ kế toán b. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán trên máy vi tính. 9.3.3. Khóa sổ Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán (cuối tháng, quý, năm) trước khi lập báo cáo tài chính; Khi khóa sổ phải cộng số phát sinh trong tháng, số lũy kế từ đầu năm đến cuối tháng này, tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. 9.4. CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN 9.4.1. Khái niệm Hình thức kế toán là các mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán. 9.4. CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN 9.4.2. Các hình thức kế toán Hình thức Nhật ký chung Hình thức Nhật ký Sổ cái Hình thức Chứng từ ghi sổ Hình thức Nhật ký chứng từ Hình thức Kế toán máy 9.4.2. Các hình thức kế toán 9.4.2.1. Hình thức Nhật ký chung a. Đặc điểm Tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ cái. b. Các loại sổ - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 9.4.2.1. Hình thức Nhật ký chung Trình tự ghi sổ Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Nhật ký chuyên dùng Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán 9.4.2.2. Hình thức Nhật ký Sổ cái a. Đặc điểm Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - sổ cái b. Các loại sổ Nhật ký Sổ cái Sổ chi tiết 9.4.2.2. Hình thức Nhật ký Sổ cái Trình tự ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký Sổ cái Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán 9.4.2.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ a. Đặc điểm Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái. 9.4.2.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ b. Các loại sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ chi tiết 9.4.2.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ Trình tự ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 9.4.2.4. Hình thức Nhật ký chứng từ a. Đặc điểm Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh vào sổ kế toán tổng hợp riêng biệt gọi là Nhật ký - Chứng từ. Nhật ký - chứng từ được mở cho bên Có của tài khoản kế toán. 9.4.2.4. Hình thức Nhật ký chứng từ Các loại sổ Nhật ký Chứng từ Bảng kê Bảng phân bổ Sổ cái Sổ chi tiết 9.4.2.4. Hình thức Nhật ký chứng từ Trình tự ghi sổ Bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết 9.4.2.5. Hình thức Kế toán máy a. Đặc điểm Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán. b. Các loại sổ Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó. 9.4.2.5. Hình thức Kế toán máy c. Trình tự ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Phần mềm kế toán Máy vi tính Sỏ kế toán Tổng hợp, chi tiết Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Cảm ơn tất cả các bạn Chúc sức khỏe và thành công!