Bài giảng Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Chương VI: Tổ chức các hoạt động trong Lễ tân ngoại giao

Học phần: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ThS: Đặng Thanh Nam (Bộ môn: Quản trị Văn phòng-SGU) Phần 2. Chương VI Tổ chức các hoạt động trong Lễ tân ngoại giao I. Tổ chức tiệc • Luôn có bục cao để phát biểu. • Quốc kỳ các nước được treo/cắm sau bục phát biểu. • Thực đơn: tránh những món cấm kỵ liên quan tới văn hóa, tôn giáo của khách 1. Các loại tiệc tổ chức trong lễ tân ngoại giao Tiệc Âu Tiệc Á Tiệc Buffet Tiệc trà a. Tiệc Âu Các món ăn thường được chia sẵn từng khẩu phần trên đĩa riêng và mang ra cho khách. Trình tự: - Món khai vị - Món chính - Món tráng miệng - Kèm đồ uống • Đĩa ăn đặt chính giữa cách mép bàn khoảng 2.5cm. • Khăn ăn để trên đĩa (trường hợp món ăn đầu tiên dùng trên đĩa này thì khăn ăn sẽ đặt bên trái của các loại nĩa). • Bộ nĩa ăn không được nhiều hơn ba cái, sắp xếp bên trái đĩa chính. Cán của các loại dao, nĩa phải luôn được xếp thẳng hàng. (trừ nĩa dùng sò, ốc thì phải đặt bên phải). Cách sắp xếp bộ đồ ăn tiêu chuẩn • Bộ dao ăn được đặt bên phải, không quá ba cái. Phần lưỡi dao luôn úp hướng vào đĩa. • Phía trước đĩa ăn là nĩa và muỗng dùng ăn tráng miệng. Nĩa luôn nằm gần đĩa hơn và chuôi quay về bên trái. Muỗng nằm trên nĩa và chuôi quay về bên phải. • Bộ ly uống luôn không quá 4 cái và đặt phía trên bộ dao. • Đĩa và dao nhỏ trên bô nĩa để dùng bơ. • Lọ muối tiêu đặt ở phía trên. Tiêu bên trái, muối bên phải. Cách sắp xếp bộ đồ ăn tiêu chuẩn • Dao, dĩa, thìa(muỗng), nĩa phải đồng bộ (cùng một thứ kim loại, cùng kiểu hoa văn hoặc không có hoa văn). Các loại ly uống trong tiệc Âu Ly uống rượu mạnh không/có đá Ly uống rượu BRANDY/ COGNAC/ SNIFTER Ly uống rượu Champagne, tiệc đứng Ly uống Champagne, tiệc ngồi Ly uống rượu Cocktail, rượu vang mùi Martini, Dubonnet Ly uống Cocktail có rót thêm nước uống có gas, bia ướp lạnh, nước lọc. Ly uống bia ướp lạnh không đá, nước suối. Ly uống đồ uống không cồn Ly uống vang đỏ và vang trắng Ly uống nước ép trái cây Lưu ý • Bàn ăn luôn trải khăn trắng, dung cụ không được có dấu vân tay. • Khi khui, rót rượu phải đi găng tay (hoặc quấn khăn ở vị trí tay cầm chai rượu). • Tiếp đồ ăn: đĩa đã có thức ăn đứng bên phải (nếu để khách tự lấy thức ăn thì đứng bên trái). • Tiếp rượu, nước: đứng bên phải, chỉ rót 1/5-2/5 ly. 1. Tạm dừng ăn (nghỉ để trò chuyện) Dấu hiệu dụng cụ ăn 2. Dọn đồ ăn tiếp theo 3. Ăn xong Tạm dừng ăn (Mỹ) Cách cầm dao, nĩa Cách cắt đồ ăn never Ăn Đi toilet Các món ăn được đặt trên dụng cụ lớn, bày hết trên bàn tiệc, người phục vụ chia theo khẩu phần cho từng thực khách tại bàn. b. Tiệc Á Bàn tiệc Á • Dụng cụ - Chén ăn cơm/các thức ăn khác. - Dĩa kê. - Đồ gác đũa (nếu có). - Đũa. - Muỗng ăn canh. - Khăn ăn - Ly nước. - Chén đựng nước chấm. • Cách trình bày - Bàn trải khăn trắng hoặc màu nhạt. - Chén úp trên dĩa kê trước mặt. - Đũa đặt bên tay phải của chén. - Muỗng đặt bên tay trái của chén. - Khăn ăn đặt trên dĩa kê, úp chén lên trên khăn ăn (có thể xếp khăn ăn theo hình bông hoa đặt trên miệng chén hoặc miệng ly). - Ly nước đặt trước đầu đũa và cách đầu đũa độ 1cm. - Chén đựng nước chấm để trước chén ăn cơm. c. Tiệc buffet (tiệc đứng): Đồ ăn được bố trí theo thứ tự từ đầu tới cuối bàn (hoặc theo trình tự), người tham dự tự phục vụ. Tổ chức tiệc buffet • Món ăn được sắp xếp theo trình tự: - Món khai vị đến món tráng miệng, - Mặn tới ngọt, - Món khô tới món nước, - Món nguội trước rồi món nóng • Thứ tự sắp xếp món ăn trên bàn tiệc buffet: - Salad: (rau trộn, gỏi) - Cold food (khai vị - lạnh): nem, tôm, nghêu, sò, tôm, cua... luộc nguội - Soup (súp) - Hot food (món chính – nóng): thịt, cá, hải sản được chế biến theo dạng quay, rán, xào, hầm... - Desserts (tráng miệng): trái cây, bánh kem, chè, cooktail • Bàn để thức ăn được bố trí hình chữ nhật, hoặc hình vòng cung để thực khách đi một chiều. • Các món ăn được sắp xếp theo theo trình tự: khai vị, món chính, tráng miệng. • Dụng cụ: dao, nĩa, thìa, chén bố trí riêng, không để chung với thức ăn. • Đồ uống: được sắp xếp tại bàn riêng (nước ngọt, café, nước suối, rượu vang, nước trái cây) • Xung quanh có thể bố trí ghế ngồi (không bố trí bàn) Tham dự buffet • Chuẩn bị dụng cụ ăn phù hợp với đồ chọn • Đi theo thứ tự đồ ăn đã sắp xếp trên bàn (không đi ngược). • Lấy thức ăn bằng dụng cụ tại khay thức ăn (không lấy bằng dụng cụ của mình) • Không dừng quá lâu trước một món, không lấy quá nhiều một món. • Không được để thừa thức ăn trên đĩa của mình. • Ăn xong phải để dụng cụ vào đúng nơi quy định (hoặc gác chéo dao, nĩa hình chữ X trên dĩa) d. Tiệc trà (tea-break) • Được tổ chức trước hoặc trong giờ giải lao của Hội nghị/sự kiện. • Thực đơn: - Bánh ngọt. - Bánh mặn. - Trái cây. - Nước uống: trà, café, nước ép trái cây VD: một thực đơn tiệc trà 1. Bánh ngọt: Bánh xu xê 2. Bánh mặn: Hambuger 3. Trái cây: Chuối cau 4. Thức uống: Trà Lipton, Cà phê, nước ép ổi. 2. Cách sắp xếp chỗ ngồi trong bàn tiệc Bàn tiệc dài Bàn tiệc tròn • Theo kiểu Pháp: - Chủ chính ngồi giữa, khách chính ngồi đối diện. - Bên phải chủ chính là khách số 1, bên trái là khách số 2 - Tiếp theo, xếp phía chủ và phía khách theo thứ tự xen kẽ, bên phải bên trái cho đến hết. Bàn tiệc dài • Theo kiểu Anh - Chủ chính và khách chính ngồi hai đầu bàn. - Bên phải chủ chính là khách số 1 (ở đầu bàn), bên trái là khách số 2 (ở đầu bàn) - Bên phải khách chính là khách số 1 (ở đầu bàn), bên trái là chủ số 2 (ở đầu bàn) - Tiếp theo, xếp phía chủ và phía khách xen kẽ nhau vào phía bên trong cho đến hết. - Hai ông bà chủ chính ngồi giữa và đối diện. - Bên phải ông chủ chính là bà khách chính, bên trái là bà khách số 1; - Bên phải bà chủ chính là ông khách chính, bên trái là ông khách số 1; - Tiếp theo xếp các vợ chồng ngồi chéo nhau bên phải rồi bên trái cho đến hết • Đối với bàn dài, trường hợp chủ và khách là những cặp vợ chồng, hoặc chủ chính và khách chính có phu nhân hoặc phu quân. Bàn tiệc tròn • Kiểu Pháp: - Chủ chính và khách chính ngồi đối diện; - Bên phải chủ chính là khách 1, trái là khách 2; bên phải khách chính là chủ 1, trái là chủ 2. - Các vị trí tiếp theo, xếp chủ và khách theo thứ tự bên phải bên trái, xen kẽ. - Nếu có vợ/chồng thì bên phải chủ chính là vợ/chồng của khách chính; bên phải khách chính là vợ/chồng của chủ chính. C K C1 C3 K1 K3 K2 C2 • Kiểu Anh - Chủ chính và khách chính ngồi bên nhau (chủ chính ngồi bên trái, khách chính ngồi bên phải) - Tiếp theo xếp phía chủ và phía khách theo thứ tự bên phải và bên trái xen kẽ nhau cho đến hết. - Nếu có vợ/chồng thì bên trái chủ chính là vợ/chồng của khách chính; bên phải khách chính là vợ/chồng của chủ chính C K C1 K1 C2 K2 C3 K3 Bàn tiệc hình chữ T • Bàn ngang là bàn danh dự: - Chủ chính và khách chính ngồi giữa bàn, nhìn xuống phía dưới. - Bên phải chủ chính là khách chính; - Bên trái chủ chính là khách số 1; - Bên phải khách chính là chủ số 1; - Xếp tiếp theo bên phải, bên trái theo thứ tự; bên trong bàn ngang để trống hoặc xếp cho phiên dịch. • Bàn dọc: - Xếp xen kẽ chủ và khách hai bên. - Thứ tự quan trọng trước, ít quan trong sau. c5 k4 c3 k2 k6 k5 c4 k3 c2 c6 Kk1 c1C PD Bàn tiệc hình chữ U • Bàn ngang: Chủ chính và khách chính ngồi giữa bàn ngang nhìn xuống phía hai bàn dọc. • Các bàn chữ U: - Xếp như đối với bàn chữ T; - Phía trong bàn ngang để trống hoặc xếp chỗ cho phiên dịch. II. Tặng phẩm • Được sử dụng trong các buổi đón tiếp chính thức. • Tặng phẩm do VN sản xuất và thể hiện bản sắc dân tộc. • Lựa chọn quà tặng phù hợp với từng đoàn khách Cách thức tặng quà • Tặng quà vào buổi đầu tiên của chuyến thăm và tặng vào cuối buổi tiếp. • Cách tặng: tặng trực tiếp hoặc tặng qua đường lễ tân. • Quà tặng: phải được bao gói. Nếu quà tặng cho riêng từng đối tượng hoặc phân biệt nam, nữ, trưởng đoàn thì cần đánh dấu vào quà tặng. - Tặng trực tiếp: áp dụng với đoàn dưới 10 người. Tặng ngay tại buổi tiếp. Cần được thông báo cho đối phương để họ có thể chủ động. - Tặng qua đường lễ tân: áp dụng với các đoàn khách quan trọng hoặc có nhiều thành viên. Chỉ tặng cho Trưởng đoàn tại buổi tiếp, còn lại sẽ được chuyển đến lễ tân khách sạn nơi đoàn ở kèm danh thiếp. III. Tặng hoa: • Hoa tươi, không lòe loẹt, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng, bao gói lịch sự. (Cần tham khảo trước sở thích của khách). • Người tặng hoa: nên là nữ giới ăn mặc lịch sự (áo dài hoặc vest), hoặc thiếu nhi. Nếu có phu nhân của trưởng đoàn cùng đi, tặng hoa cho cả hai người.