Bài giảng môn Tin học đại cương - Chương 4: Các gói phần mềm văn phòng

MỘT SỐ GÓI PHẦN MỀM VĂN PHÒNGChương IVNỘI DUNGGói phần mềm MS-OfficeGói phần mềm OpenOfficeTin học đại cương213/08/2021I. Gói phần mềm MS-Office Giới thiệu chung về MS-OfficePhần mềm soạn thảo văn bản MS-Word 2007Tin học đại cương313/08/2021I.1 Giới thiệu chung về MS-OfficeGói phần mềm MS-Office là một sản phẩm của hãng Microsoft nhằm giúp các nhân viên văn phòng xử lý các công việc hàng ngày của mình như: soạn thảo văn bản, tính toán, lưu trữ và xử lý dữ liệu,..MS-Office được hầu hết các công ty trên toàn thế giới sử dụngCác thành phần ứng dụng hay được sử dụng nhiều nhất là: MS-Word, Exel và PowerpointCác phiên bản: MS Office 2000, 2003, 2007, 2010.Tin học đại cương413/08/2021I.2 Phần mềm soạn thảo văn bản MS Word 20071. Khởi động và thoát khỏi MS Word 20072. Khảo sát cửa sổ word 2007 3. Làm việc với tài liệu Word 2007 4. Định dạng tài liệu Word 2007Tin học đại cương513/08/2021Khởi động và thoát khỏi MS Word 2007Khởi động WordCách 1: Chọn biểu tượng trên DesktopCách 2: Chọn Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Word 2007Cách 3: Gõ Winword trong hộp RunThoát khỏi WordCách 1: Chọn Office Button/ CloseCách 2: Chọn biểu tượng x ở phía bên trái thanh tiêu đề Tin học đại cương613/08/2021Thanh công cụ Quick AccessThanh tiêu đềCác Tab trên RibbonRibbonCác nhóm RibbonKhung tài liệuThanh trạng tháiCác nút ViewCác nút và thanh trượt ZoomOffice ButtonKhảo sát cửa sổ Word 2007Khảo sát cửa sổ word 2007Office Button: chứa các lệnh fileThanh công cụ Quick Access: Chứa các lệnh thường được sử dụng nhiều nhấtCác thao tác thêm vào thanh Quick AccessChọn Office Button/ Word OptionsChọn Customize/ chọn lệnh mong muốn/Add/CloseRibbon: Gồm 3 thành phần chính: Tab (thẻ), Group (nhóm), Command Button (các nút lệnh)Các nút lệnh liên quan với nhau được gom vào một nhóm, nhiều nhóm có chung một tác vụ được gom vào một thẻTin học đại cương813/08/2021Làm việc với tài liệu Word 2007Tạo một tài liệu mớiImport một tài liệuLưu tài liệuTin học đại cương913/08/2021Tạo 1 tài liệu mới:Theo khuôn mẫu (template) tài liệu mặc địnhMở theo cách trên slide 6Hoặc sử dụng một template độc đáoChọn Office Button / NewTrong khung Template, có thể chọn:Blank And Recent: sử dụng một template trống mới hoặc các template mà đã sử dụng gần đâyInstalled Templates: sử dụng các template được lưu trữ trên máy tínhMy Templates: sử dụng các template tuỳ ý mà người dùng đã tạoNew From Existing: sử dụng các template có thể sao chép từ tài liệu hiện cóTin học đại cương1013/08/2021Làm việc với tài liệu Word 2007Tạo 1 tài liệu mới:Hoặc sử dụng một template độc đáoChọn Office Button / NewTrong khung Template, có thể chọn:Microsoft Office Online: sử dụng các template từ các tài nguyên Microsoft trực tuyếnChọn Installed Templates: chọn Template mong muốn / Create New/ DocumentTin học đại cương1113/08/2021Làm việc với tài liệu Word 2007Làm việc với tài liệu Word 2007Import một tài liệu:Có thể lấy và biên tập một tài liệu đã cóChọn Office Button/OpenTìm file cần lấyChọn mục All File để hiển thị các file có thể trực tiếp mở được trong WordNhập các ký tự hoặc đối tượng đặc biệt:Vào tab Insert rồi chọn các biểu tượng phù hợp với đối tượng muốn thêm vào văn bảnTin học đại cương1213/08/2021Lưu một tài liệu:Cách 1: Chọn Office Button/SaveCách 2: Biểu tượng Save trên thanh Quick AccessCách 3: Nhấn Ctrl + S Lưu bản sao của tài liệu:Lưu tài liệu với một tên khácChọn Office Button/ Save As/Chọn SaveLưu tài liệu dưới dạng TemplateChọn Office Button/ Save As/ Word TemplateGõ tên cho templateChọn SaveTin học đại cương1313/08/2021Làm việc với tài liệu Word 2007Định dạng một tài liệu Word 2007Định dạng TextTạo một Drop CapĐịnh dạng một đoạnTạo một danh sách được đánh số tự độngTạo một danh sách được đánh số hoặc được đánh Bullet Loại bỏ việc đánh số và bulletThêm các đường viền (Border) và bóng (shading)Định dạng một trangTin học đại cương1413/08/2021Định dạng TextĐịnh dạng ký tự:Chọn tab HomeChọn Font Dialog BoxXuất hiện hộp thoại FontTin học đại cương1513/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007Tạo một Drop CapDrop Cap: là chữ viết hoa được phóng to ở đầu đoạn, mở rộng xuống hai hoặc nhiều dòng textCác bước tạo một Drop cap Chọn ký tự hoặc từ mà muốn được định dạng dưới một Drop CapChọn tab Insert/ chọn Drop cap trong nhóm TextNếu chọn Dropped: ký tự đầu tiên được thả xuống bên trong đoạnNếu chọn In Margin: chữ hoa nổi bật trong lềChọn Drop Cap Options: để xem thêm các tuỳ chọnChọn Ok để đóng hộp thoại Drop CapTin học đại cương1613/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007Định dạng một đoạnTác dụng: căn chỉnh, thụt dòng, khoảng cách dòng, các bullet hoặc đánh số và các đường viềnCác bước thực hiện:Chọn tab Home/ chọn nhóm ParagrapChọn Paragrap Dialog BoxTin học đại cương1713/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007Tạo một danh sách được đánh số tự độngSử dụng AutoCorrectBấm Enter để bắt đầu một đoạn mớiBấm phím số 1, bấm phím TAB hoặc ENTER hai lần, gõ nội dungBấm Enter: số 2 tự động xuất hiện, gõ vào nội dungBấm Enter: số 3 xuất hiện, gõ vào tiếp nội dungMuốn kết thúc: gõ Enter hai lầnTin học đại cương1813/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007Tạo một danh sách được đánh số hoặc được đánh Bullet Chọn tab Home/ nhấn chuột vào mũi tên kéo xuống Bullet hoặc NumberingTin học đại cương1913/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007Tạo một danh sách được đánh số hoặc được đánh Bullet Nếu chọn BulletChọn tiếp Define New Bullet: hộp thoại Define New Bullet xuất hiện/Nếu chọn đánh số:Chọn tiếp Define Number Format: hộp thoại Define New Number Format xuất hiện/Tin học đại cương2013/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007Loại bỏ việc đánh số và bulletChọn đoạn muốn đánh số và bulletTrong nhóm Paragraph của tab Home: chọn Numbering hoặc Bullet khi thích hợpThêm các đường viền (Border) và bóng (shading)Chọn text muốn có đường viền hoặc bóngTrong nhóm Paragraph của tab Home, chọn mũi tên kéo xuống của Borders/ Borders And Shading: hộp thoại Border And Shading xuất hiện/Tin học đại cương2113/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007Định dạng một trangĐịnh dạng: các lề, hướng, kiểu căn chỉnh theo chiều dọcXác lập các lề:Mở tài liệu có các lề mà muốn xác lập/ chọn phần mong muốn căn lềChọn tab Page Layout/ chọn Margins trong nhóm Page Setup: một menu xuất hiệnChọn tuỳ chọn mong muốnTin học đại cương2213/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007Định dạng một trangXác định hướng trangXác định việc một trang: cao hơn chiều rộng của nó hay rộng hơn chiều cao của nó Các bước thực hiện:Mở tài liệu có hướng muốn xác lậpChọn tab Page Layout/ chọn Orientation trong nhóm Page SetupTrên menu: chọn tuỳ chọn mong muốnTin học đại cương2313/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007Định dạng một trangXác định khổ giấyTrong tab Page Layout/ chọn mũi tên hướng xuống Size trong nhóm Page Setup: xuất hiện menuChọn khổ giấy mong muốnTin học đại cương2413/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007Định dạng một trangXác định kiểu căn chỉnh thẳng đứngXác định kiểu canh chỉnh theo chiều dọc sao cho text được canh đều với đỉnh, đáy hoặc tâm của trang hoặc được canh đều giữa đỉnh và đáyCác bước thực hiện:Trong tab Page Layout/ chọn Page Setup Dialog Box: hộp thoại Page Setup xuất hiệnChọn tiếp tab Layout trong hộp thoại vừa xuất hiện, bên dưới Page, chọn mũi tên kéo xuống của Vertical Alignment/ chọn kiểu căn chỉnh mà muốn sử dụngChọn OkTin học đại cương2513/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007Tạo các ngắt phần (section break)Một ngắt phần: biểu thị sự kết thúc của một phần (section) trong tài liệuChèn một ngắt phần:Mở tài liệu/ chọn nơi muốn chèn một ngắt phầnChọn tab Page Layout/ chọn Breaks trong nhóm Page Setup: menu Breaks xuất hiệnĐể tạo phần mới, có tuỳ chọn sau:Chọn Next page: bắt đầu phần mới trên trang kế tiếpChọn Continuous: bắt đầu phần mới trên cùng một trangChọn Even Page: bắt đầu phần mới trên trang được đánh số chẵn kế tiếpChọn Odd Page: bắt đầu phần mới trên trang được đánh số lẻ kế tiếpTin học đại cương2613/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007Xoá một ngắt phầnChọn ngắt phần mà bạn muốn xoáChọn DeleteTạo và sử dụng các cộtĐịnh dạng các tài liệu trong một hay nhiều cộtCác bước thực hiện Đặt điểm chèn tại vị trí muốn các cột bắt đầu. Trên tab Page Layout: chọn Breaks trong nhóm Page Setup và chọn ContinuousChọn tab Page Layout/ chọn Columns trong nhóm Page SetupChọn tuỳ chọn thumbnail tương ứng với số và cột mong muốnTin học đại cương2713/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007Sử dụng các TabTab là loại định dạng thường được sử dụng để căn chỉnh Text và tạo các Table đơn giảnMS Word 2007 hỗ trợ 5 loại Tab:Left Tab: canh trái text tại điểm dừng tabCenter tab: canh giữa text tại điểm dừng tabRight tab: canh phải text tại điểm dừng tabDecimal tab: canh chỉnh dấu thập phân của các số được ấn tap tại điểm dừng tabBar tab: canh trái text với một đường thẳng đứng được hiển thị tại điểm dừng tabTin học đại cương2813/08/2021Định dạng một tài liệu Word 2007NỘI DUNGGói phần mềm MS-OfficeGói phần mềm OpenOfficeTin học đại cương2913/08/2021II. GÓI PHẦN MỀM OPENOFFICEGiới thiệu chungCác thành phần của bộ sản phẩm openoffice Ưu và nhược điểmCách thức cài đặtTin học đại cương3013/08/2021II.1 Giới thiệu chungOpenoffice là một phần mềm mã nguồn mở được tài trợ xây dựng bởi Sun Microsystems trong dự án openoffice.org. Hơn 450.000 người đã trên khắp thế giới đã cùng nhau xây dựng với mục đích tạo ra một bộ phần mềm văn phòng mà tất cả mọi người có thể được sử dụng.Tin học đại cương3113/08/2021II.1 Giới thiệu chung Vì đặc điểm của openoffice (o0o) là một phần mềm mã nguồn mở nên người dùng có thể chỉnh sửa giao diên hoặc tính năng theo mục đích của mình do đó từ phiên bản Openoffice 3.1 trở đi đã xuất hiện giao diện tiếng Việt Tin học đại cương3213/08/2021II.2 Các thành phần của bộ sản phẩm openoffice Các thành phần của bộ sản phẩm openoffice cũng tương tự như các thành phần của bộ sản phẩm phần mềm văn phòng MS-OfficeTài liệu văn bản: Writer (word processor)Bảng tính: Calc (spreadsheet)Trình chiếu: Impress (presentations)Bản vẽ: Draw (vector graphics)Cơ sở dữ liệu: Base (database)Công thức: Math (formula editor)Tin học đại cương3313/08/2021Writer (word processor)Tin học đại cương3413/08/2021Writer (word processor)Writer là một công cụ có tính năng phong phú giúp bạn làm việc với các văn bản với file định dạng ‘‘.odt’’Bạn có thể chèn hình ảnh và các đối tượng từ các thành phần khác vào tài liệu Writer. Writer có thể xuất các tập tin HTML, XHTML, XML, PDF, và một số phiên bản của tập tin Microsoft Word. Writer cho bạn kết nối với email của khách hàng.Tin học đại cương3513/08/2021Calc (spreadsheet)Tin học đại cương3613/08/2021Calc (spreadsheet)Calc có chức năng tương tự như công cụ MS- Excel. Nó chứa hơn 300 chức năng cho các hoạt động tài chính, thống kê và toán học, và cả những kịch bản phân tích.Các file bảng tính của Cals có định dạng ‘‘.ods ’’ Bạn có thể mở và làm việc với các file Ms-Excel và save chúng dưới định dạng Excel (‘‘.xls’’, ‘‘.xlsx’’). Tin học đại cương3713/08/2021Draw (vector graphics)Tin học đại cương3813/08/2021Draw (vector graphics)Draw là công cụ vẽ vector có thể tạo ra tất cả mọi thứ từ sơ đồ đơn giản cho đến các tác phẩm nghệ thuật bằng việc xác định các điểm kết nốiBạn sử dụng Draw tạo bản vẽ trong bất kỳ thành phần nào của o0o, và tạo ra các lip nghệ thuật cho riêng mình.Draw có thể mở tất cr các ảnh có định dạng phổ biến và lưu chúng trong hơn 20 định dạng (jpg, gip, png, html, pdf, flash,...)Tin học đại cương3913/08/2021Base (Database)Base cung cấp công cụ để làm việc với các dữ liệu hàng ngày với giao diện đơn giản. Người dùng có thể tạo sơ đồ dữ liệu, lưu trữ, chỉnh sửa, truy vấn dữ liệu. Base có vai trò và tính năng tương tự Microsoft Access, tuy nhiên người dùng có thể sử dụng nó để mở và thao tác dữ liệu được tạo bởi các hệ quản trị dữ liệu khác như dBASE, MySQL, hay Oracle.Tin học đại cương4013/08/2021Math (formula editor)Math được dùng để soạn thảo công thức toán học của o0o cho các tài liệu như các tập tin được tạo bởi writer và Cals Math cũng có thể làm việc như một công cụ độc lậpBank có thể lưu các công thức trong tiêu chuẩn ngôn ngữ đánh dấu toán học (MathML) để đưa vào các trang web hoặc các tài liệu được tạo ra bơi o0o.Tin học đại cương4113/08/2021II.3 Ưu và nhược điểm của openofficeƯu điểm:Miễn phíMã nguồn mởĐa nềnHỗ trợ nhiều ngôn ngữGiao diện thân thiệnKhả năng tích hợp caoTương thích nhiều loại tệpCó thể chỉnh sửa được Tin học đại cương4213/08/2021II.4 Ưu và nhược điểm của OpenOfficeNhược điểmTốc độ chậm hơn so với MS-OfficeGiao diện trên thanh menu gần giống với MS-Office nhưng các chức năng ở bên trong không giống hoàn toàn, khiến người dùng mất thời gian để làm quen với công cụ khi chuyển từ MS-Office ...Tin học đại cương4313/08/2021II.4 Cách thức cài đặt Đối với phiên bản OpenOffice.org 3 thì yêu cầu về hệ điều hành như sauMicrosoft Windows 2000 (Service Pack 2 or higher), XP hoặc mới hơn.GNU/Linux Kernel phiên bản 2.4 và glibc 2.3.2 hoặc mới hơn. Mac OS X 10.4.x, X11; Mac OS X 10.5• Solaris 10 OS hoặc cao hơn.Tin học đại cương4413/08/2021II.4 Cách thức cài đặt Bộ cài và hướng dẫn cài đặt được Download từ trang web học đại cương4513/08/2021