Bài giảng môn Quản trị văn phòng

Nội dung văn bản phảỉ phù hợp với đường lối chung và không trái với văn bản pháp luật của cấp trên Đây là yêu cầu thể hiện và đảm bảo tính chính trị, tính hợp hiến và hợp pháp của văn bản. Nội dung phải phản ánh đúng và phù hợp với đường lối, chính sách của Đảng và và nhà nước về những vấn đề hoặc lĩnh vực và văn bản đề cập tới. Có như vậy mới đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động quản lý của nhà nước, tránh sự chồng chéo mâu thuẫn trong cách giải quyết các vấn đề. Văn bản cấp dưới phải phù hợp với nguyên tắc của các văn bản pháp luật như Hiến pháp, luật, pháp lệnh và các văn bản pháp luật của cấp trên. 5.3.3.4 Yêu cầu về văn phong Văn phong là phong cách diễn đạt được sử dụng để trình bày ý tưởng của người viết trong những hoàn cảnh cụ thể. Khi soạn thảo văn bản phải đặc biệt chú ý đến văn phong trình bày văn bản. Câu văn phải biết đúng ngữ pháp tiến Việt. Câu văn trong văn bản viết rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu. Trong văn bản không được viết theo lối văn tả cảnh dông dài dùng hình ảnh ẩn dụ, nói tăng nói giảm, nói bóng, nói gió làm người đọc hiểu sai nội dung văn bản. Văn phong trong văn bản có những đặc điểm sau: - Tính chính xác cao: Một câu văn phản ánh một ý chỉnh thể được mọi người đọc hiểu như nhau. - Lời văn phải mang tính khách quan: Các văn bản hình thanh trong hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị-xã hội không phải là tiếng nói riêng của một cá nhân nào bởi vậy lời văn phải khách quan vô tư, không mang ý đồ cá nhân vào văn bản. Trong văn bản khi xưng hô phải cố tránh dùng ngôi thứ nhất hoặc ngôi thứ hai, hoặc hạn chế tối đa việc sự dụng những từ ngữ diễn tả tình cảm. Ví dụ: “Chúng tôi tha thiết và thành thực trông đợi quý vị cho biết ý kiến về vấn đề nói trên”. - Văn phong trong văn bản phải lễ độ, lịch sự: Sự lễ độ, lịch sự trong văn bản thể hiện ở chỗ không dùng lời lẽ sợ hãi, khúm núm đối với cấp trên, hoặc không dùng lời lẽ hách dịch, dọa nạt đối với cấp dưới nhất là đối với nhân dân. Có nhiều loại văn phong khác nhau như: PT IT Chương V: Soạn thảo và quản lý văn bản 134 - Văn phong nghệ thuật: có đặc điểm là dùng lối diễn đạt giàu cảm xúc, giàu hình tượng (thể hiện tình cảm cá nhân hoặc một nhóm người hoặc dùng một từ nhưng được hiểu nhiều nghĩa), người làm thơ văn phải biết sử dụng từ đa nghĩa. Văn phong nghệ thuật cho phép giản lược một số bộ phận về ngữ pháp và không cần có căn cứ chính xác, sử dụng nhiều dấu thanh điệu. Văn phong nghệ thuật được dùng để trình bày các tác phẩm văn học nghệ thuật. - Văn phong khoa học: được dùng để trình bày các công trình nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực khoa học xã hội hoặc khoa học tự nhiên như báo cáo khoa học chú ý lập luận đưa ra phải có căn cứ khoa học, tính logíc. - Văn phong kỹ thuật: dùng trình bày các công trình mang tính hướng dẫn kỹ thuật như hướng dẫn chế tạo máy. - Văn phong hành chính công vụ: Được sử dụng khi soạn thảo các văn bản quản lý hành chính và sử dụng phổ biến trong các cơ quan hành chính nhà nước. Văn phong hành chính có đặc điểm giống các loại văn phong khác nhưng cũng có những đặc điểm riêng như: phải đảm bảo tính chuẩn mực và nghiêm túc, chuẩn mực về ngữ pháp, viết hoa và dùng từ. Diễn đạt ngắn gọn, lập luận chặt chẽ. Trong văn phòng hành chính phải đi thẳng vào vấn đề không nên diễn đạt theo kiểu vòng vo, phải biết dùng từ khái quát mang tính tổng hợp nhưng phải thận trọng trong việc dùng từ và nghĩa. Nên dùng từ đơn nghĩa nếu dùng từ đa nghĩa phải giải thích nghĩa của từ. Chú ý việc dùng thuật ngữ dặc biệt là các thuật ngữ khoa học, cần dùng những thuật ngữ mang tính phổ biến hoặc những thuật ngữ được đa số giới nghiên cứu thừa nhận. Nếu dùng thuật ngữ chưa mang tính thống nhất phải giải thích để hiểu nó theo nghĩa nào. Trong văn phong hành chính các diễn đạt phải phù hợp với đối tượng mà văn bản tác động tới như cấp trên, cấp dưới, ngang cấp, quan hệ với các cơ quan có liên quan. Các yêu cầu cụ thể về văn phong: - Không dùng ngôn ngữ nói mà dùng ngôn ngữ viết. Ngôn ngữ viết đòi hỏi câu văn phải đầy đủ các thành phần, đúng ngữ pháp không dùng lối diễn đạt có tính ẩn dụ. Ngôn ngữ viết đảm bảo cho văn bản tính nghiêm túc, dứt khoát (nhất là trong các văn bản pháp luật) - Văn phong phải phù hợp với từng loại văn bản: tùy theo mục đích và tính chất của từng văn bản, người soạn thảo phải sử dụng một lối diễn đạt, cách hành văn cho phù hợp với nội dung, với quan hệ giao tiếp. - Văn phong hành chính phải ngắn gọn, chính xác, lập luận phải chặt chẽ và có sức thuyết phục. - Chú trọng trong việc sử dụng từ ngữ và thuật ngữ - Kết hợp kỹ thuật trình bày và việc sử dụng hệ thống dấu câu: cách trình bày các ý trong văn bản phải đảm bảo tính logíc, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau là nhằm minh họa phát triển ý trước nhưng đồng thời lại là tiền đề cơ sở cho ý tiếp theo. PT IT Chương V: Soạn thảo và quản lý văn bản 135 5.3.3.5. Yêu cầu đối với người soạn thảo văn bản Người có trách nhiệm hoặc người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản là người có vai trò quan trọng góp phần quyết định đến chất lượng và hiệu quả của văn bản. Vì thế muốn soạn thảo văn bản tốt người soạn thảo phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau. - Có trình độ văn hóa, có kiến thức vững vàng về các vấn đề như tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, chức năng nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan đơn vị mình, có kiến thức pháp lý cần thiết, nắm vững hệ thống luật lệ chính sách của nhà nước về lĩnh vực công tác, về ngành mà mình phục vụ có trình độ chuyên môn tốt. -Người soạn thảo văn bản phải là người có kinh nghiệm thực tiễn, có điều kiện và khả năng thu thập các nguồn thông tin, các số liệu cần thiết phục vụ cho việc soạn thảo văn bản. -Có kiến thức xã hội rộng, có khả năng và trình độ sử dụng ngôn ngữ có khả năng giao tiếp tốt, có tư duy chặt chẽ và năng lực bút pháp cần thiết. - Có lập trường, quan điểm chính trị đúng đắn, có đạo đức trong sáng và trung thực để nắm bắt đúng vấn đề và thể hiện nội dung văn bản một cách khách quan, ngoài ra người soạn thảo cần có tinh thần cầu thị biết lắng nghe các ý kiến đóng góp, biết chọn lựa và dám sửa chữa sai lầm khi cần thiết. 5.3.3.6 Một số điểm lưu ý khi soạn thảo văn bản và ban hành văn bản Văn bản được các cơ quan nhà nước sử dụng như là một phương tiện quản lý chủ yếu. Vì thế chất lượng của văn bản ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý. Nếu việc soạn thảo không tuân thủ và đảm bảo các yêu cầu chung sẽ gây ra những hậu quả sau đây: Thứ nhất: Văn bản được coi là không hợp pháp và bị vô hiệu hóa một phần hoặc toàn bộ. Đây là trường hợp văn bản được soạn thảo vi phạm các yêu cầu như không có các yếu tố pháp lý về thể thức; ban hành không đúng thẩm quyền của cơ quan; trình tự ban hành không đúng theo quy định của pháp luật; nội dung trái với đường lối chính sách chung; trái với các văn bản pháp luật của cấp trên. Để giải quyết hậu quả này Hiến pháp và các văn bản pháp luật của nhà nước đã có quy định về quyền giám sát của các cơ quan có thẩm quyền và ra quyết định đình chỉ, sửa đổi hoặc hủy bỏ các văn bản đó. Ví dụ : Nghị quyết của Hội dồng nhận dân cấp tỉnh có thể bị Thủ tướng Chính phủ ra quyết định đình chỉ và Uỷ van thường vụ Quốc hội có quyền ra quyết định hủy bỏ nếu trái pháp luật. Trong trường hợp nếu văn bản trái pháp luật chưa kịp hủy bỏ, đã được ban hành và thi hành thì các cơ quan cấp trên có thẩm quyền sẽ phải ra quyết định khôi phục lại tình trạng cũ do việc thực hiện văn bản trái pháp luật gây ra Nếu những văn bản trái luật gây hậu quả nghiêm trọng trong thực tế thì người có trách nhiệm ban hành và người có trách nhiệm thi hành đều bị truy cứu trách nhiệm, tùy theo mức độ vi phạm (có thể bị kỷ luật, phải bồi thường thiệt hại hoặc nặng hơn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự) Thứ hai : Văn bản khó thực hiện, kém hiệu quả hoặc không thể thực hiện được. PT IT Chương V: Soạn thảo và quản lý văn bản 136 Đây là trường hợp văn bản được soạn thảo vi phạm vào các yêu cầu về văn phong hành chính và thiếu tính khoa học, cụ thể về mặt nội dung. Văn bản do không có tính mục đích hoặc vấn đề đưa ra chưa phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội nên dẫn dến hậu quả không được hoặc không thể thi hành trong thực tế nếu có thi hành thì cũng không thể đạt hiệu quả cao. Văn phong trong văn bản nếu không được diễn đạt một cách mạch lạc dễ hiểu sẽ gây ra hậu quả người thực hiện văn bản khó nắm bắt được vấn đề, thậm chí hiểu không chính xác, hiểu sai làm cho quá trình thực hiện văn bản bị chậm trễ, khó khăn, có khi dẫn đến sai lầm. Hậu quả này buộc các cơ quan nhà nước phải có các biện pháp để sửa chữa, giải thích và hướng dẫn thêm gây ra tệ quan liêu giấy tờ. Trường hợp nếu có hậu quả nghiêm trọng do việc hiểu và làm sai văn bản các cơ quan có chức năng phải tập trung công sức và thời gian để giải quyết gây rất nhiều tốn kém. Để giải quyết tình trạng này, các cơ quan cấp trên phải thường xuyên theo dõi, phát hiện sai trái; cấp dưới cần nghiên cứu kỹ văn bản trước khi thực hiện để phản ánh kịp thời những sai sót với cấp trên. Thứ ba: Văn bản nếu vi phạm vào một số yêu cầu chung sẽ làm giảm uy tín của cơ quan ban hành gây phản ứng của cấp dưới, gây khó khăn cho việc quản lý, tra tìm văn bản khi cần thiết. Đây là trường hợp văn bản không tuân thủ các yêu cầu khác về thể thức như không có số, ký hiệu văn bản, không có địa danh và ngày tháng ban hành. Việc thiếu những yếu tố này làm cho việc đăng ký, chuyển giao văn bản và khi cần tra tìm lại sẽ rất khó khăn. Cách dùng từ ngữ, hành văn không phù hợp làm cho văn bản thiếu tính văn hóa không đáp ứng được với nhu cầu giao tiếp điều đó làm ảnh hưởng đến uy tín của người soạn thảo và cơ quan ban hành chúng. 5.3.4 Quy trình soạn thảo văn bản 5.3.4.1 Quy trình soạn thảo văn bản pháp quy a. Những yêu cầu của văn bản pháp quy Để văn bản quản lý nói chung và văn bản pháp quy nói riêng phát huy đầy đủ các chứng năng của nó thì khi soạn thảo cần phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: - Văn bản pháp quy phải bảo đảm tính mục đích. Trước khi ban hành một văn bản nào, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải xác định được văn bản này nhằm giải quyết vấn đề gì? Mức độ thực hiện đến đâu? Tính mục đích cụ thể hiện ở chỗ nội dung của văn bản phải phù hợp với đường lối của Đảng, đáp ứng nhiệm vụ chính trị của đất nước, của từng địa phương trong từng giai đoạn Cách mạng. Đồng thời văn bản pháp quy phải phản ánh đúng đắn đầy đủ lợi ích và nguyện vọng của nhân dân lao động được nhân dân đồng tình ủng hộ và thực hiện. - Văn bản pháp quy phải bảo đảm tính khoa học - đây là yêu cầu tổng quát cả về nội dung và hình thức . + Về nội dung : Văn bản pháp quy phải có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết. Các sự kiện và số liệu phải chính xác và có giá trị hiện thời, không được sử dụng thông tin đã cũ. Nội dung văn bản đề cập phải phù hợp với sự vận động các quy luật khách quan và xu thế PT IT Chương V: Soạn thảo và quản lý văn bản 137 của thời đại. Các mệnh lệnh, các vấn đề phải rõ ràng không để cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau. + Về hình thức: Phải căn cứ vào hình thức văn bản để lựa chọn cách trình bày cho thích hợp, bảo đảm bố cục logic khoa học từ đặt vấn đề, giải quyết vấn đề và kết thúc vấn đề. Chỉ được sử dụng ngôn ngữ đơn nghĩa, ngắn gọn nhưng phản ánh đầy đủ ý chí và mệnh lệnh của Nhà nước, tránh dùng từ đa nghĩa dẫn đến người đọc có thể hiểu khác nhau hiểu sai mục đích nội dung của văn bản; từ ngữ phải bảo đảm sự trang trọng và tính đại chúng, phổ thông để tạo điều kiện cho mọi đối tượng có thể hiểu và thực hiện đồng bộ, tránh dùng từ địa phương, tiến lóng, từ thô tụcviệc sử dụng các dấu như dấu hỏi(?), dấu chấm than (!), dấu chấm lửng () hoặc dấu “v.v” cũng phải chính xác và đúng tâm trạng các văn bản. - Văn bản pháp quy phải đảm bảo tính quy phạm Quy phạm pháp luật là những quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung do cơ quan Nhà nước cơ thẩm quyền ban hành, được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế khi cần thiết. Nhưng những ý chí đó của nhà nước chỉ có áp dụng cho các chủ thể trong những điều kiện hoàn cảnh nhất định. Do đó mỗi một nội dung, mệnh lệnh cụ thể phải được nêu thành những quy phạm tức là phải nêu rõ: + Những điều kiện, hoàn cảnh và chủ thể mà Nhà nước cần tác động. + Trong hoàn cảnh đó, Nhà nước muốn chủ thể phải xử sự như thế nào (quy định). + Nếu không thực hiện đúng và đầy đủ mệnh lệnh của nhà nước thì nhà nước sẽ sử lý như thế nào (chế tài). - Văn bản pháp quy phải có tính đại chúng: Đối tượng thì hành văn bản pháp quy là quảng đại quần chúng với những trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung thiết thực, rõ ràng dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm đến mức tối đa tính phổ cập. Ngôn ngữ phải bảo đảm sự trong sáng và tính đại chúng: sử dụng những từ ngữ phổ thông quen thuộc trong đời sống hàng ngày để mọi người đều có thể hiểu và thực hiện đúng: cần hạn chế việc dùng từ ngữ nước ngoài theo phương châm: “giữ gìn sự trong sáng của tiếng Việt”. Song một số trường hợp cụ thể khi chưa có từ thay thế thì có thể dùng từ nước ngoài hoặc từ gốc Hán - Việt để tăng phần trang trọng và uy lực của các văn bản nhà nước. - Văn bản phải có tính khả thi Văn bản quy phạm pháp luật khi ban hành phải có khả năng thực hiện trên thực tế. Muốn vậy nội dung văn bản phải phản ánh và phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội, đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành. Người soạn thảo văn bản phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện, đây là vấn đề cốt lõi để xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản, có như vậy nội dung của văn bản mới có khả năng thành hiện thực. Nhưng ngược lại các quy định đặt ra trong văn bản lại quá lạc hậu thì sẽ làm mất đi tính chủ động sáng tạo trong hoạt động quản lý của Nhà nước, gây rối loạn trong quản lý, kìm hãm sự phát triển của xã hội. PT IT Chương V: Soạn thảo và quản lý văn bản 138 b. Quy trình soạn thảo văn bản pháp quy Các văn pháp quy khi soạn thảo phải trải qua các bước chặt chẽ theo luật định theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan ban hành. Tùy theo từng loại hình văn bản, thẩm quyền của cơ quan ban hành, kế hoạch xây dựng văn bản, quy trình soạn thảo văn bản sẽ được triển khai với các giai đoạn và nội dung cụ thể, song đều tuân theo trình tự chung: Bước 1: Công tác chuẩn bị Căn cứ vào chương trình, kế hoạch soạn thảo văn bản, ban soạn thảo tiến hành các công tác chuẩn bị gồm những công việc chủ yếu sau: + Định hình khái quát nội dung văn bản: xác định những nội dung chủ yếu của vấn đề định viết làm cơ sở cho việc thu thập tài liệu, thông tin cần thiết để viết văn bản. + Nghiên cứu các chủ trương chính sách của Đảng ở các cấp định hướng cho chuẩn xác. + Tổng kết đánh giá các văn bản cũ, văn bản có liên quan, nhất là tìm ra các nhược điểm của văn bản cũ để khắc phục. + Chọn lựa phương án hợp lý nhất: xác định mục đích, yêu cầu, giới hạn giải quyết, từ đó người viết mới có cơ sở để cân nhắc cách viết, giới hạn khuôn khổ văn bản, chọn cách trình bày hợp lý. + Đối với nhưng vấn đề có liên quan đến quyền lợi của quần chúng cơ sở, đến thẩm quyền và trách nhiệm của các ban ngành khác, cần tổ chức lấy ý kiến các ban ngành, lấy ý kiến quần chúng để văn bản phản ánh được sâu sát lợi ích và nguyện vọng của họ. + Xác định đối tượng tác động của văn bản tức là: xem xét văn bản đó của cơ quan nào, tầng lớp nào, ai phải thực hiện?...Từ chỗ xác định rõ đối tượng tác động của văn bản để: chọn thể thức (loại hình) văn bản cho phù hợp, lựa chọn cách trình bày cho phù hợp, dùng ngôn ngữ, cách viết, đưa sự kiện, số liệu, lập luận để có sức thuyết phục, chọn thời điểm ban hành cho hiệu quả nhất. Bước 2: Soạn đề cương và viết bản thảo văn bản Căn cứ vào phạm vi điều chỉnh, thể thức của văn bản, thẩm quyền ra văn bản, phương thức quản lý theo chế độ tập thể hay chế độ một thủ trưởng để xây dựng dàn bài, soạn đề cương cho phù hợp. + Xây dựng dàn bài của văn bản: Cách trình bày phải phù hợp với tên văn bản, có thể trình bày theo chương, mục dưới dạng văn xuôi, hoặc trình bày dưới dạng điều khoản. + Soạn đề cương văn bản: Ghi tóm tắt toàn bộ những ý tưởng, mệnh lệnh định viết nhằm phục vụ chủ đề văn bản rồi sắp xếp vào các phần, các mục, điều đã được xây dựng trong dàn bài. Soạn thảo đề cương càng kỹ, càng chi tiết là tiết kiệm được thời gian viết thành bản thảo giúp cho người viết giữ được chủ động, sắp xếp được ý trước ý sau, giữa các phần có sự cân đối vừa đầy đủ vừa rõ ràng. PT IT Chương V: Soạn thảo và quản lý văn bản 139 Đề cương soạn xong có thể tranh thủ ý kiến góp ý của những người có kinh nghiệm soạn thảo văn bản hoặc trình bày người phụ trách duyệt trước: + Viết thành bản thảo văn bản: Viết bản thảo chính là làm cho những ý chính trong đề cương được thể hiện trong các đoạn văn, câu văn và có những mối liên kết lôgic với nhau chặt chẽ. Sau khi viết bản thảo cần kiểm tra kỹ lại xem trọng tâm của văn bản đã được thể hiện chưa? Phương pháp lập luận chặt chẽ chưa? Từ ngữ? Văn phong lỗi ngữ pháp?... Bước 3: Tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo văn bản Trong quá trình xây dựng văn bản pháp quy, căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản mà cơ quan ban hành văn bản tạo điều kiện để các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang và công dân tham gia góp ý kiến xây dựng văn bản. Bước 4: Thẩm định dự thảo Những văn bản pháp quy cần phải có thẩm định của cơ quan thẩm định theo luật định thì sau khi lấy ý kiến tham gia góp ý dự thảo văn bản, cơ quan soạn thảo cần hoàn chỉnh dự thảo, chuẩn bị hồ sơ thẩm định để gửi cho cơ quan thẩm định. Cơ quan thẩm định tiến hành thẩm định theo luật định và gửi biên bản thẩm định cho cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản. Nhận được biên bản thẩm định của cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký. Bước 5: Xét duyện và ký văn bản. Dự thảo văn bản sau khi đã chỉnh lý sẽ trình lên cấp trên (tập thể hay cá nhân) để xem xét, thông qua và ký ban hành theo thẩm quyền, thủ tục. Trong trường hợp văn bản không được thông qua thì cơ quan soạn thảo văn bản phải chỉnh lý và trình lại. Bước 6: Ban hành và tổ chức thực hịện Văn bản pháp quy được ban hành trước thời hạn có hiệu lực của văn bản một khoảng thời gian phù hợp để có thể tuyên truyền phổ biến, hướng dẫn cho các chủ thể cách thực hiện. Việc công bố gửi văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Điều 10 luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật: “văn bản quy phạm pháp luật phải được đăng công báo hoặc yết thị, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ở Trung ương phải được đăng công báo trong thời hạn chậm nhất là mười lăm ngày kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành. Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân phải được yết thị tại trụ sở cơ quan ban hành và những địa điểm khác do hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân. Uỷ ban nhân dân phải được yết thị tại trụ sở cơ quan ban hành và những địa điểm khác do Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân quyết định. Các cơ quan có chức năng ban hành và tổ chức thực hiện cần triển khai tổ chức thực hiện văn bản bằng nhiều hình thức thích hợp như: gửi văn bản đến cơ quan có trách nhiệm thực hiện, viết bài giải thích, hướng dẫn động viên, khuyến khích kết hợp với nêu ý nghĩa và tầm quan trọng của việc ban hành văn bản. Bản gốc của văn bản pháp quy phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Soạn thảo văn bản pháp quy là một việc làm quan trọng trong những khâu công tác hành chính của các cơ quan nhà nước. Văn bản có chất lượng cao hay thấp đều ảnh hưởng PT I Chương V: Soạn thảo và quản lý văn bản 140 trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả công tác của cơ quan. Các cơ quan phải coi công tác soạn thảo văn bản là một công tác khoa học. Người soạn thảo văn bản phải có trình độ văn hóa, khả năng lý luận, có kinh nghiệm thực tiễn về công tác quản lý, có các nguồn thông tin đầy đủ về chủ trương, chính sách của cấp trên về tình hình lĩnh vực quản lý, có đạo đức trong sáng, trung thực để nắm bắt phản ánh đúng ý đồ của người lãnh đạo để soạn thảo văn bản tổ chức hướng dẫn, giải thích văn bản đúng với nội dung biểu quyết của tạp thể hoặc mệnh lệnh của thủ trưởng. 5.3.4.2. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính Văn bản hành chính là các văn bản quản lý mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan nhà nước. Khi soạn thảo văn bản quản lý hành chính về cơ bản cũng phải đảm bảo các yêu cầu như đối với văn bản pháp quy song các văn bản này không có tính chất pháp lý. Quá trình soạn thảo các văn bản quản lý hành chính gồm các bước sau đây: Bước 1: Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa thông thường xuất phát từ ý tưởng chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, từ các vấn đề thể hiện trong chương trình công tác của cơ quan Tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan đến nội dung của vấn đề cần ra văn bản, đặc biệt là các thông tin quan trọng như: thông tin pháp luật, thông tin thực tiễn, yêu cầu về thời gian của cấp có thẩm quyền. Bước 2: Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo văn bản phù hợp Với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước. Để văn bản bảo đảm chất lượng cần có sự phối hợp tham gia ý kiến của các bộ phận chuyên môn về các vấn đề có liên quan và sự chỉ đạo chặt chẽ của cấp duyệt ký văn bản để nắm được ý đồ chỉ đạo, tránh trường hợp phải sửa chữa nhiều lần, gây mất thời gian, tốn kém. Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Tưởng hoặc phó) các phòng ban, hoặc văn phòng Duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan (Thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách chuyên môn) ký Trong giai đoạn này người lãnh đạo trực tiếp những người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải duyệt, kiểm tra nội dung, hình thức, thể thức của văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan ký ban hành. Các ý kiến yêu cầu sửa chữa dự thảo văn bản sẽ được ghi ngoài lề hoặc trực tiếp sửa vào nội dung văn bản, sau đó văn bản được gửi trả lại cho bộ phận soạn thảo để chỉnh lý lại. Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, dánh máy (hoặc in) soát lại văn bản, trình ký Nhận được dự thảo văn bản có ý kiến yêu cầu sửa chữa của người phụ trách trực tiếp, người (bộ phận) soạn thảo văn bản phải hoàn chỉnh văn bản lần cuối, đánh máy (hoặc tin) bản chính, soát lại văn bản để tránh mọi sai sót và trình thủ trưởng ký ban hành văn bản. Trong giai đoạn này, thủ trưởng sau khi xem xong yêu cầu phải chỉnh lý sửa chữa thì người (bộ phận) soạn PT IT Chương V: Soạn thảo và quản lý văn bản 141 thảo phải nhận văn bản về để tiến hành chỉnh lý theo yêu cầu chỉ đạo của thủ trưởng. Sau khi sửa xong, làm thủ tục trình ký lại. Bước 5: Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “ nơi nhận “ và làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản (cho số, ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, bảo quản văn bản lưu) theo đúng quy định hiện hành. 5.4 PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG Văn bản hành chính chiếm một khối lượng rất lớn trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nó là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể. Văn bản hành chính bao gồm rất nhiều loại, phần này sẽ đề cập đến kỹ thuật soạn thảo một số loại văn bản hành chính chủ yếu. 5.4.1 Soạn thảo quyết định 5.4.1.1 Văn bản quyết định Quyết định là một loại văn bản tương đối thông dụng được các cơ quan, tổ chức, đơn vị dùng để thực hiện thẩm quyền của mình trong việc qui định các vấn đề chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết các công việc khác dưới hình thức văn bản áp dụng quy phạm pháp luật. Quyết định chứa đựng quy phạm pháp luật là quyết định ban hành qui định về chủ trương, chế độ, thể lệ, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức bộ máy, hoặc ban hành văn bản phụ có chứa quy phạm pháp luật. Quyết định được sử dụng với tư cách văn bản áp dụng quy phạm pháp luật để giải quyết những công việc về tổ chức thực hiện, kiểm tra, thanh tra đối với các cơ quan, tổ chức trong việc chấp hành pháp luật; bổ nhiệm, miễn nhiệm đối với những cán bộ giữ chức vụ thuộc thẩm quyền quản lý của mình. 5.4.1.2 Cơ cấu của quyết định Cơ cấu của quyết định gồm hai phần: - Phần 1: Căn cứ ban hành quyết định: Căn cứ thường bao gồm căn cứ pháp lý và cơ sở thực tiễn để ban hành quyết định. Căn cứ pháp lý thường là những văn bản luật, văn bản dưới l