Bài giảng môn Quản trị hành chính văn phòng

C VĂN BẢN  Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản (theo qui định tại nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 8/4/2004)  Khổ giấy tiêu chuẩn : A4 (210 x 297)  Co chữ : sử dụng kiểu chữ chân phương, mang tính trang trọng  Riêng văn bản có sự trao đổi thông qua phương tiện điện tử thì dùng font chữ Unicode  Quốc hiệu  Tên cơ quan  Số ký hiệu văn bản  Địa danh, ngày tháng  Tên loại , trích yếu  Nội dung văn bản  Chữ ký thẩm quyền  Con dấu  Nơi nhận  Các dấu hiệu  Ký hiệu người đánh máy  Mức khẩn : khẩn, thượng khẩn, hoả tốc  Mức độ mật : Mật, tối mật, tuyệt mật  Địa chỉ , mail, đt ... cơ quan  Hướng dẫn lưu hành  Bản gốc, bản chính, bản sao III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN III.1 Qui trình soạn thảo Xác định nội dung & thể lọai VBXác định nội dung & thể lọai VB Thu thập tài liệu liên quanThu thập tài liệu liên quan Phác thảo đề cương & nhápPhác thảo đề cương & nháp Trình duyệt & sửa chữaTrình duyệt & sửa chữa Viết sạch & hòan thiện VBViết sạch & hòan thiện VB  III.2 Yêu cầu khi soạn thảo  Rõ ràng (Clear)  Ngắn gọn (Consise)  Xác đáng (Corect)  Hoàn chỉnh (Complete)  Lịch sự (Courteous) III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN  III.3 Ngôn ngữ & văn phong  Sử dụng từ phổ thông, tránh sử dụng khẩu ngữ, thổ ngữ  Thuật ngữ tiếng nước ngoài & từ chuyên môn phải được định nghĩa  Sử dụng thuật ngữ thống nhất  Không tùy tiện đặt ra từ mới bằng cách ghép từ  Hạn chế viết tắt, nếu có phải định nghĩa trước.  Viết đúng chính tả  Văn phong hành chính : câu đơn, ngắn gọn, ít mệnh đề IV. THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN  IV.1 Thủ tục trình ký  Tất cả văn bản phải qua văn thư  Văn thư làm thủ tục trình ký  Văn bản phải được giải quyết chậm nhất sau 24 tiếng  Văn bản phải làm đầy đủ thủ tục  Không được chuyển giao vượt cấp (trừ trường hợp đặc biệt) IV.2 Hủy bỏ, sửa đổi văn bản Hủy bỏ : khi văn bản vi phạm qui định, luật lệ nhà nước hay những văn bản cấp trên đã ban hành, VB không đúng thẩm quyền Bãi bỏ : khi văn bản không còn phù hợp và có văn bản khác thay thế, VB hết thời hiệu. Điều chỉnh sửa chữa : khi VB có những mục không phù hợp nhưng không ảnh hưởng đến tinh thần chung của văn bản.  Quan trọng  Chỉ có những cơ quan cấp trên trực tiếp hay cơ quan làm ra văn bản mới có quyền bãi bỏ, hủy bỏ hay sửa đổi văn bản  Chỉ dùng cùng một thể loại hay văn bản có tính pháp lý cao hơn để hủy bỏ, bãi bỏ hay điều chỉnh sửa chữa văn bản V. SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG THAM KHẢO CUỐN MẪU SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TG : TS LƯU KIẾM THANH NXB CHÍNH TRỊ QUỐC GIA 2004 CHƯƠNG 7 TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, CUỘC HỌP, CHUYẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TỔ CHỨC CUỘC HỌP TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  I.1 khái niệm  Hội nghị, hội thảo ở các doanh nghiệp là những cuộc tiếp xúc trên diện rộng với nhiều thành phần tham dự trong khoảng thời gian tương đối dài nhằm tổng kết đánh giá kết quả hoạt động hay trình bày và thảo luận những vấn đề sản xuất kinh doanh.  Hội nghị công nhân viên chức  Hội nghị cổ đông  Hội nghị khách hàng  Hội thảo về sản phẩm  Hội thảo khoa học kỹ thuật công nghệ I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2. Các bước tổ chức và điều hành hội nghị hội thảo  2.1 Lập kế hoạch hội nghị hội thảo  Tên và mục đích của hội nghị, hội thảo.  Thời điểm và thời gian tiến hành hội nghị, hội thảo.  Thành phần tham dự hội nghị, hội thảo.  Địa điểm tổ chức chính và các địa điểm sinh hoạt của hội nghị, hội thảo.  Nội dung cơ bản của hội nghị, hội thảo.  Dự trù kinh phí tổ chức và các nguồn kinh phí chính I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2.2 Chuẩn bị hội nghị  Thành lập ban tổ chức hội nghị, hội thảo  Xác định mục đích, nội dung hội nghị hội thảo  Qui định thành phần tham gia hội nghị  Xác định thời điểm và thời gian tiến hành hội nghị, hội thảo  Lựa chọn địa điểm và trang trí phòng hội nghị  Làm giấy mời và in ấn những tài liệu phục vụ hội nghị  Chuẩn bị lực lượng thư ký và phục vụ hội nghị I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2.3 Tiến hành hội nghị  Đón khách  Giới thiệu đại biểu và thành phần tham dự  Điều hành hoạt động của hội nghị  Chỉ đạo việc thực hiện ghi chép biên bản  Thực hiện những thủ tục kết thúc hội nghị I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2.4 Công việc sau hội nghị  Hoàn thành những văn bản cần thiết của hội nghị  Triển khai các quyết định, nghị quyết đã thông quan trong đại hội  Thực hiện những công văn hành chính gửi cho các cấp lãnh đạo đã chỉ đạo hội nghị  Lập bảng thanh toán chi tiết những chi phí của hội nghị II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  1. Khái niệm  Cuộc họp là sự gặp gỡ trực tiếp giữa những người có trách nhiệm nhằm thực hiện việc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều hành hoạt động của doanh nghiệp  Cuộc họp là phương tiện của các nhà quản trị nhằm thực hiện chức năng quản trị của mình II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  2. Các bước tổ chức và điều hành cuộc họp  2.1 Chuẩn bị cho cuộc họp  Mục đích và yêu cầu cuộc họp là gì ?  Thành phần tham dự cuộc họp là ai ?  Thời gian và địa điểm thích hợp cho cuộc họp ?  Cần gửi thông tin và chương trình cho các thành viên không?  Các phương tiện cần sử dụng trong cuộc họp là gì ?  Các nội dung bố trí ra sao ?  Có cần thảo luận nội dung trước hay không ?  Cần thư ký cuộc họp hay không ?  Cần các thức uống hay đồ ăn gì ?  Các phương tiện phục vụ cuộc họp ? II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  2.2 Điều hành cuộc họp  Hãy chăm chú lắng nghe.  Giữ cho cuộc họp đi đúng hướng.  Nêu những vấn đề quan trọng cần giải quyết.  Tóm tắt những việc đã thảo luận và đạt sự nhất trí.  Luôn có những số liệu chính xác và rõ ràng.  Giữ cho cuộc họp liên tục không bị ngắt quãng.  Bình tĩnh và chủ động, biết kiềm chế cảm xúc.  Giảm tối đa việc trao đổi riêng trong cuộc họp.  Tôn trọng và hợp tác với các thành viên. II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  2.3 Sau khi kết thúc cuộc họp  Sau khi kết thúc cuộc họp, nhà quản trị hành chính với chức năng của mình phải chỉ đạo thực hiện ngay những công việc nhằm bảo đảm cho kết quả cuộc họp được triển khai trên thực tế II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  3 Các nguyên tắc tổ chức cuộc họp  Nguyên tắc chuẩn bị  Nguyên tắc kiểm soát thời gian  Nguyên tắc tôn trọng  Nguyên tắc dân chủ  Nguyên tắc ghi nhận thông tin III- TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC  1. Khái niệm  LÀ buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà đòi hỏi nhà quản trị phải di chuyển ra ngoài bằng những chuyến công tác với những chương trình nghị sự và những thời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mỉ.  Các chuyến công tác dài ngày  Các chuyến công tác ngắn hạn III- TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC  2. Các bước tổ chức chuyến công tác  2.1 Lên kế hoạch các chuyến công tác  Mục tiêu và nội dung chuyến công tác.  Thời gian thực hiện chuyến công tác  Danh sách các cán bộ đi cùng với lãnh đạo và số lượng người trong đoàn công tác.  Phương tiện di chuyển  Các tài liệu, giấy tờ, thủ tục cần thiết.  Kinh phí cho chuyến công tác. III- TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC  2.2 Chuẩn bị các chuyến công tác  Liên hệ nơi công tác  Thực hiện các giấy tờ thủ tục hành chính cho đoàn công tác  Chuẩn bị nội dung công việc cho đoàn công tác  Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, thông tin chuyên môn cần thiết  Chuẩn bị các phương tiện di chuyển  Chuẩn bị kinh phí và điều kiện hoạt động khác III- TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC  2.3 Các công việc khi lãnh đạo đi công tác  Những công việc cần làm trước khi lãnh đạo dời khỏi cơ quan  Những công việc khi lãnh đạo đi vắng  Những công việc sau khi lãnh đạo về CHƯƠNG 8 CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  1. Sự cần thiết của công tác lưu trữ  Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ thể hiện những sự kiện, những hoạt động của tổ chức, cá nhân.  Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc thể hiện tính chính xác và tin cậy của những thông tin chứa đựng trong nó.  Tài liệu lưu trữ gắn liền với những đối tượng nhất định và là tài sản được bảo vệ.  2. Nội dung của công tác lưu trữ  Phân loại các tài liệu một cách khoa học.  Đánh giá và xác định giá trị tài liệu.  Bổ sung tài liệu lưu trữ  Thống kê và kiểm tra các tài liệu.  Tổ chức và triển khai các kỹ thuật bảo quản.  Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  3- Các phương án phân loại tài liệu  Đặc trưng cơ cấu tổ chức  Đặc trưng mặt hoạt động  Đặc trưng thời gian  Đặc trưng vấn đề  Đặc trưng địa dư LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  4. Thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ  4.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ  Xác định những nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ.  Xác định những tài liệu có giá trị và quan trọng cần bổ sung vào lưu trữ.  Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ  Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tắc không phân tán tài liệu trong lưu trữ LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  5 – Sắp xếp và bảo quản tài liệu lưu trữ  5.1 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ  Sắp xếp trực tiếp  Phương pháp gián tiếp  Phương pháp kết hợp LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  5.2 Bảo quản hồ sơ lưu trữ  Nội dung cơ bản của bảo quản tài liệu là phòng chống các yếu tố phá hoại tài liệu, giảm tối đa những thiệt hại và phục chế sửa chữa những tài liệu đã hư hỏng LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  6. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ  6.1 Thống kê tài liệu lưu trữ  Giúp cơ quan nắm chắc được số tài liệu đang lưu trữ nhằm có kế hoạch bảo quản và sử dụng hiệu quả các tài liệu này.  Lên kế hoạch kịp thời nhằm bổ sung, điều chỉnh và nâng cao giá trị của tài liệu lưu trữ, chủ động trong việc tổ chức lưu trữ tại cơ quan. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  6.2 Kiểm tra tài liệu lưu trữ  Kiểm tra tài liệu lưu trữ là việc tiến hành kiểm tra thực tế các tài liệu có trong kho lưu trữ. Kiểm tra định kỳ (5 năm) hay kiểm tra đột xuất (do thiên tai, cháy nổ).  Việc kiểm tra hồ sơ tài liệu cho phép bộ phận lưu trữ xác định được những mất mát hay hư hỏng tài liệu để có phương án khắc phục LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ  Nguyên tắc lợi ích doanh nghiệp  Nguyên tắc bảo mật II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU Giá trị tài liệu i t ị t i li Giá trị thực tiễn i t ị t ti Giá trị lịch sử i t ị lị Giá trị thực tiễn thường xuyên i t ị t ti t Giá trị thực tiễn không thường xuyên i t ị t ti t II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU  2. Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu  Tiêu chuẩn nội dung tài liệu  Tiêu chuẩn tác giả tài liệu  Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm của tài liệu  Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin  Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu  Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài liệu LAÄP HOÀ SÔ HUÛY TAØI LIEÄU Laäp danh muïc taøi lieäu huûy Baûn thuyeát minh lyù do huûy Tôø trình xin huûy taøi lieäu ÄP À S Û ØI I Ä ä ï t øi li ä û û t át i l ù û ø trì i û t øi li ä TRÌNH HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU LÊN THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN LẬP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TL Phân tích giá trị tài liệu Kiểm tra trực tiếp tài liệu I Ị I Ị Phân tích giá trị tài liệu iể tra trực tiếp tài liệu QUYẾT ĐỊNH HỦY TÀI LIỆU Thủ trưởng cơ quan QĐ Trình cấp cao hơn khi tài liệu ngoài thẩm quyền tiêu hủy Ị I I hủ trưởng cơ quan rình cấp cao hơn khi tài liệu ngoài thẩ quyền tiêu hủy HỦY TÀI LIỆU Lập bảng thống kê tài liệu Lập biên bản giao nhận tài liệu giữa bộ phận lưu trữ với bộ phận hủy tài liệu Tiến hành tiêu hủy tài liệu I I ập bảng thống kê tài liệu ập biên bản giao nhận tài liệu giữa bộ phận lưu trữ với bộ phận hủy tài liệu iến hành tiêu hủy tài liệu LẬP BIÊN BẢN HỦY TÀI LIỆU Lập biên bản hủy tài liệu Lưu biên bản hủy I I I ập biên bản hủy tài liệu ưu biên bản hủy