Bài giảng môn Nguyên lý kế toán (Phần 2)

ực hiện theo từng nghiệp vụ đã ghi trên Nhật ký (Nhật ký chung hoặc Nhật ký đặc biệt - Nhật biên, Nhật ký tài khoản). - Cơ sở ghi sổ cái là sổ Nhật ký chung - Cách ghi sổ cái: lấy số liệu theo đối tượng trên sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái của đối tượng đó. Trên sổ cái tài khoản cần ghi chú trang Nhật ký phản ánh số liệu đã ghi, để tiện kiểm tra, đối chiếu số ngày cuối kỳ. - Mẫu sổ cái của hình thức Nhật ký chung được thiết kế theo dạng sau: Chương VI: Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán 135 Đơn vị: Địa chỉ: SỔ CÁI Tài khoản: Số hiệu: Năm: Ngày tháng vào sổ Chứng từ Diễn giải Đối chiếu nhật ký Số tiền Ghi chú SH NT Trang Dòng Nợ Có Số dư đầu kỳ Cộng: Số dư cuối kỳ * Bảng cân đối tài khoản là bước kiểm tra số liệu ghi từ nhật ký vào sổ cái trước khi lập các báo cáo. Bảng cân đối tài khoản - còn gọi là bảng đối chiếu số dư và số phát sinh - có thể lập theo tài khoản tổng hợp hoặc lập theo tài khoản chi tiết cấp 2, 3 Dù chi tiết hay tổng hợp, bảng cân đối tài khoản đều có mẫu sau: BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN (Tổng hợp hoặc chi tiết) Th¸ng (Quý n¨m) Số hiệu tài khoản Tên gọi tài khoản Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Tổn cộng sau) b. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung thể hiện qua sơ đồ 6.1 (trang (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Chương VI: Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán 136 Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 6.1 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng Hạch toán theo hình thức Nhật ký chung có ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chép. Tuy vậy, hình thức sổ có hạn chế lớn là ghi trùng lắp: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa được ghi vào sổ nhật ký chung và ghi vào sổ cái; khối lượng công việc ghi sổ nhiều. Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ kinh tế, số lượng người làm kế toán nhiều. 6.2.3. Hình thức Nhật ký -Sổ cái a. Đặc trưng Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. + Số lượng và loại sổ: Một sổ Nhật ký - Sổ cái và số lượng sổ (thẻ) chi tiết cho một đối Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chương VI: Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán 137 Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ quỹ NHẬT KÝ – SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH tượng cần thiết giống như các hình thức sổ kế toán khác. - Nội dung, kết cấu sổ tổng hợp - Nhật ký - Sổ cái là: + Hạch toán trên Nhật ký - sổ cái là chứng từ gốc hoặc trang sổ: Nhật ký - Sổ cái. + Cơ sở ghi Nhật ký - Sổ cái là chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc cùng loại. + Ghi Nhật ký - Sổ cái tiến hành thường xuyên và đồng thời cả phần thông tin: thời gian và phần thông tin số liệu của một tài khoản (đối tượng hạch toán). Mẫu sổ Nhật ký - Sổ cái có thể dưới dạng sau: Đơn vị: Địa chỉ: NHẬT KÝ -SỔ CÁI Năm 200X Ngày tháng vào sổ Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền phát sinh TK TK SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ Cộng số dư cuối kỳ 200X Số dư đầu kỳ (200X+1) b. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- sổ cái thể hiện qua sơ đồ 6.2 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 6.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Chương VI: Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán 138 Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái. (3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh “Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Có của tất cả các Nhật ký Tài khoản Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản (4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng hình thức ghi sổ "Nhật ký - Sổ cái" Hạch toán theo hệ thống sổ của hình thức Nhật ký - Sổ cái rất đơn giản, số lượng ít, nên khối lượng ghi sổ ít, số liệu kế toán tập trung, cho biết cả hai chỉ tiêu: thời gian và phân loại theo đối tượng ngay trên một dòng ghi, kỳ ghi sổ trên một quyển sổ. Tuy vậy, hình thức sổ có hạn chế lớn là - Ghi trùng lắp trên một dòng ghi: tổng số, số tiền đối ứng ghi trên các tài khoản quan hệ đối ứng; - Tài khoản được liệt kê ngang sổ, vì vậy khuôn khổ sẽ cồng kềnh, khó bảo quản trong niên độ; số lượng sổ tổng hợp chỉ có một quyển nên khó phân công lao động kế toán cho mục đích kiểm soát nội bộ. Nếu đơn vị có ít tài khoản sử dụng, ít lao động kế toán, khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều, trình độ kế toán thấp thì áp dụng hình thức sổ Nhật ký - Sổ cái là có hiệu quả, không ảnh hưởng đến tốc độ cung cấp thông tin kế toán cho quản lý và độ chính xác của số liệu đã ghi. 6.2.4. Hình thức sổ "Chứng từ - ghi sổ" a. Đặc trưng Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Chương VI: Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán 139 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 10 tháng 1 năm N : Số hiệu : 005 Kèm theo 03 phiếu nhập kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm có: - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ phải đính kèm chứng từ gốc mới có giá trị pháp lý để ghi tiếp vào các sổ tổng hợp khác. Số hiệu của chứng từ ghi sổ là số thứ tự của chứng từ được lập và đăng ký trên "Tổng Nhật ký - sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ". Ngày tháng ghi trên chứng từ ghi sổ là ngày tháng vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Mẫu chứng từ ghi sổ được thiết kế thống nhất theo dạng sau: Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền (đồng) Ghi chú Nợ Có Nhập kho Nguyên vật liệu chính A 15211 331 1.004.400 Nhập kho Nguyên vật liệu chính B 15223 331 250.000 Nhập kho Nguyên vật liệu chính C 15224 111 80.000 Cộng 1.334.400 Chứng từ ghi sổ là căn cứ duy nhất để vào sổ cái của hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ", sau khi đảm bảo ghi đủ các yếu tố trên mẫu cho. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ là sổ tổng Nhật ký có chức năng: - Thứ nhất là ghi các chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian đăng ký chứng từ ghi sổ. - Thứ hai là lưu giữ và quản lý tập trung số liệu kế toán theo thời gian ghi Nhật ký. - Thứ ba là làm căn cứ đối chiếu số liệu với sổ cái. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có dạng sau: Chương VI: Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán 140 Đơn vị SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 200N Chứng từ ghi sổ Số tiền (đồng) Chứng từ ghi sổ Số tiền (đồng) Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày tháng - 005 - 10/1 - 1.334.000 - - - - - - Cộng XXX - Cộng tháng - Luỹ kế tới tháng báo cáo XXX Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được ghi đơn không tái thể hiện quan hệ đối ứng của nghiệp vụ đã lập trên chứng từ ghi sổ. Tác dụng lưu trữ số liệu kế toán là tác dụng bao trùm của loại Tổng Nhật ký này. Chứng từ ghi sổ sau khi đăng ký vào sổ "Đăng ký chứng từ ghi sổ" có mẫu trên, mới hoàn thành nội dung phản ánh để tiếp tục ghi sổ cái của hình thức. Sổ cái của hình thức chứng từ - ghi sổ Sổ cái là sổ được mở riêng cho từng tài khoản sử dụng, sổ cái của hình thức kế toán này có thể chi tiết theo tài khoản cấp 2, 3 (nếu bắt buộc); cơ sở duy nhất để ghi sổ cái là: Các chứng từ ghi sổ đã lập và hoàn thành các yếu tố cấu thành trên kết cấu sổ. Sổ cái có thể ghi theo định kỳ ghi chứng từ ghi sổ, có thể ghi một lần vào ngày cuối kỳ báo cáo. Số liệu trên sổ cái được đối chiếu với sổ "Đăng ký chứng từ ghi sổ", sổ chi tiết lập riêng cho cùng một đối tượng phản ánh trên trang sổ cái. Sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ có mẫu kiểu một bên hoặc sử dụng mẫu sổ có kết cấu 2 bên kiểu bàn cờ. b. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ thể hiện qua sơ đồ 6.3 (1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ , kế toán ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2)- Cuối tháng, kế toán khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái, kế toán lập Bảng Cân đối số phát sinh. (3)- Sau khi đã được đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Chương VI: Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ:6.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ * Ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng của hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ có ưu điểm cơ bản là ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ nhật ký và sổ cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá được lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động. Mặc dù vậy hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ vẫn chưa khắc phục được nhược điểm ghi chép của trùng lặp của các hình thức sổ kế toán ra đời được sử dụng trước đó. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ thích hợp với mọi loại quy mô đơn vị sản xuất - kinh doanh và đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu đơn giản nên phù hợp với cả điều kiện lao động kế toán thủ công và lao động kế toán bằng máy 6.2.5. Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ a. Đặc trưng - Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). 141 Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chương VI: Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: + Sổ Nhật ký - chứng từ + Sổ (bảng) kê + Sổ (bảng) phân bổ + Sổ chi tiết + Sổ Cái b. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí chứng từ thể hiện qua sơ đồ 6.4 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 6.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - chứng từ (1). Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. 142 Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ Cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chương VI: Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán 143 (2). Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. * Ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng của hình thức Nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ kế thừa các ưu điểm của các hình thức kế toán ra đời trước nó, đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, thực hiện chuyên môn hoá và phân công chuyên môn hoá lao động kế toán; hầu hết sổ kết cấu theo 1 bên của tài khoản (trừ một số tài khoản thanh toán) nên giảm 1/2 khối lượng ghi sổ. Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ, nên tính chất đối chiếu kiểm tra cao. Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất tạo nên kỷ cương cho thực hiện ghi chép sổ sách. Nhiều chỉ tiêu quản lý được kết hợp ghi sẵn trên sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ, đảm bảo cung cấp thông tin tức thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn. Hạn chế lớn nhất của bộ Sổ Nhật ký - Chứng từ là phức tạp về kết cấu, quy mô lớn về lượng và loại, đa dạng kết cấu giữa các đối tượng trên loại sổ Nhật ký chính và phụ (bảng kê, phân bổ) nên khó vận dụng phương tiện máy tính vào xử lý số liệu kế toán; đòi hỏi trình độ kế toán cao và quy mô hoạt động doanh nghiệp lớn. Bởi vậy có thể nói điều kiện để sử dụng có hiệu quả hình thức sổ Nhật ký - chứng từ là: + Doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thương mại có quy mô lớn. + Đội ngũ nhân viên kế toán đủ nhiều, đủ trình độ để thao tác nghiệp vụ đúng trên sổ. + Đơn vị chủ yếu thực hiện kế toán bằng lao động thủ công. Do vậy đối với các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán thì hình thức này không phù hợp. 6.2.6- Hình thức kế toán trên máy vi tính a- Đặc trưng Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. - Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán. Chương VI: Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán 144 MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN - Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy định tại Chế độ kế toán. - Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp. b- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính được thể hiện trên sơ đồ 6.5. Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 6.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Chương VI: Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán 145 TÓM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG VI 1. Sổ kế toán là phương tiện để hệ thống hoá thông tin theo từng đối tượng kế toán phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ kế toán là công cụ để ghi chép, tổng hợp thông tin kế toán một các có hệ thống trên cơ sở chứng từ gốc nên sổ kế toán có rất nhiều loại để phản ánh tính đa dạng và phong phú của đối tượng kế toán. 2. Có nhiều loại có nội dung và kế cấu khác nhau phù hợp với từng hình thức ghi sổ. 3. Việc mở sổ, ghi sổ, chữa sổ và khoá sổ phải được thực hiện theo các qui định chung của cơ quan Nhà nước. 4. Có ba phương pháp chữa sổ kế toán: phương pháp cải chính, phương pháp ghi bổ sung và phương pháp ghi số âm. 5. Hình thức kế toán được qui định bởi hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán. Mỗi hình thức sổ kế toán xác định: số lượng sổ; kết cấu sổ; mối liên hệ giữa các loại sổ; trình tự ghi chép chứng từ vào sổ. 6. Các hình thức kế toán bao gồm: Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Chứng từ ghi sổ và nhật ký chứng từ. 7. Hình thức kế toán trên máy vi tính có đặc trưng là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP ÔN TẬP 1. Sổ kế toán là gì? Vì sao cần phải xây dựng , tổ chức sổ kế toán trong thực hành công tác kế toán. 2. Các loại sổ kế toán cơ bản? 3. Nguyên tắc và cách thức mở sổ, ghi sổ, chữa sổ, và khoá sổ kế toán? 4. Đặc trưng, các loại sổ và trình tự ghi sổ của các hình thức kế toán ? 5. Hình thức kế toán trên máy vi tính có đặc trưng gì? 6. Sổ kế toán có tác dụng: a. Cung cấp thông tin cho quản lý b. Cung cấp các quá trình hoạt động của đơn vị kế toán c. Lập hệ thống báo cáo tài chính d. Tất cả các trường hợp trên 7. Căn cứ để mở sổ kế toán là: a. Bảng cân đối kế toán kỳ trước b. Sổ kế toán kỳ trước c. Chứng từ kế toán d. a và b 8. Căn cứ để ghi sổ kế toán là: a. Các chứng từ gốc b. Các chứng từ kế toán Chương VI: Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán 146 c. Các chứng từ ghi sổ d. Các nghiệp vụ chuyển số liệu e. Các câu trên đều đúng 9. Trước khi khoá sổ, kế toán cần: a. Lập bảng cân đối tài khoản b. Thực hiện các bút toán điều chỉnh cần thiết và tính số dư các tài khoản c. lập chứng từ kế toá