Bài giảng môn học Nguyên lý kế toán - Chương 4: Chứng từ kế toán và kiểm kê

.............................................................. Lý do tạm ứng:................................................................................................................................. Thời hạn thanh toán:........................................................................................................................ Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Company Logo 1.5 Nguyên tắc lập chứng từ www.thmemgallery.com o Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến đơn vị đều phải lập chứng từ. Chỉ lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế o Chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ. Kịp thời, chính xác cho nội dung quy định theo mẫu o Không được viết tắc, tẩy xóa, sữa chữa, chỗ trống phải gạch chéo. Khi viết sai chứng từ phải hủy bỏ o Chứng từ phải lập đủ số liên quy định o Chứng từ lập để giao dịch bên ngoài cần có dấu của đơn vị kế toán o Người lập, người ký duyệt và những người liên quan phải trực tiếp ký tên (bằng bút mực không bằng bút đỏ, bút chì) và chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ o Chứng từ được lập dưới dạng điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định Company Logo 1.6 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ www.thmemgallery.com Lập/ thu nhận chứng từ - Lập theo mẫu, ghi nội dung KT phát sinh - Đầy đủ chữ ký Kiểm tra & hoàn chỉnh chứng từ - Tính rõ ràng, trung thực của các khoản mục - Tính hợp pháp, hợp lệ của NVKT - Tính chính xác của số liệu, thông tin Luân chuyển& ghi sổ - Phân loại chứng từ - Luân chuyển đến các bộ phận liên quan - Vào sổ kế toán Bảo quản – Lưu trữ - Hủy - Phân loại theo NDKT, sắp xếp theo thứ tự thời gian - Chứng từ không Sử Dụng Trực Tiếp để ghi sổ: 5 năm - Chứng từ SDTT để ghi sổ: 10 năm Company Logo 1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ www.thmemgallery.com Giấy đề nghị tạm ứng Người nhận Giám đốc/ Kế toán Thủ quỹ tạm ứng Phó giám đốc Lưu trữ Company Logo 1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ www.thmemgallery.com Phiếu nhập kho Lập Nhập kho chứng từ Ghi vào thẻ kho Phòng Kế toán Thủ kho cung ứng vật liệu Ghi sổ Nhập NVL Lưu trữ Company Logo 1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ www.thmemgallery.com  KIỂM TRA CHỨNG TỪ  Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán  Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan  Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán  Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ Company Logo 1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ www.thmemgallery.com  HOÀN CHỈNH CHỨNG TỪ . Ghi giá trên chứng từ ( đối với loại chứng từ có yêu cầu này) Ví dụ: Khi kế toán nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến sẽ ghi vào cột đơn giá và thành tiền, sau đó phiếu xuất kho dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán . Phân loại và tổng hợp chứng từ . Lập định khoản kế toán Company Logo 1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ www.thmemgallery.com  TỔ CHỨC LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ . Là việc xác định và luân chuyển chứng từ đến người nhận, bảo quản chứng từ sau khi đã ghi sổ kế toán . Kế toán trưởng của đơn vị chịu trách nhiệm quy trình luân chuyển chứng từ, thông thường được thể hiện dưới dạng lưu đố chứng từ Company Logo 1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ www.thmemgallery.com  BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ  Chứng từ kế toán phải được lưu trữ bản chính theo thời hạn quy định  Chỉ có cơ quan Nhà nước có thẩm quyền mới được tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán  Đối với chứng từ điện tử phải được lưu trữ ở dạng nguyên bản và phải có phương tiện truy cập khi cần thiết Company Logo 2. KIỂM KÊ TÀI SẢN www.thmemgallery.com Sự cần thiết của kiểm kê Giữa số liệu kế toán và số liệu thực tế có thể chênh lệch do những nguyên nhân sau: . Do nhầm lẫn về chủng loại, thiếu chính xác về mặt số lượng khi nhập, xuất, thu, chi. . Hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo quản . Lập chứng từ, ghi sổ kế toán có sai sót . Tình trạng tham ô, gian lận, mất mát tài sản Company Logo 2.1 KHÁI NIỆM www.thmemgallery.com Kiểm kê là việc kiểm tra các loại tài sản hiện có nhằm xác định số thực có của tài sản trên thực tế, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế và số liệu ghi trên sổ sách kế toán. Kiểm kê là phương pháp kế toán thực hiện việc cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế toán. Điều 39, Luật kế toán 2003 Company Logo 2.2 TÁC DỤNG CỦA KIỂM KÊ www.thmemgallery.com Các trường hợp phải tiến hành kiểm kê: . Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính . Chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, bán, cho thuê doanh nghiệp . Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp . Đánh giá lại tài sản do các sự kiện: hỏa hoạn, lũ lụt . Các trường hợp khác theo yêu cầu của nhà nước Company Logo 2.2 TÁC DỤNG CỦA KIỂM KÊ www.thmemgallery.com o Kiểm kê giúp bảo vệ tài sản của đơn vị  Ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí và hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính làm thất thoát tài sản  Nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản o Giúp cập nhật số liệu trên sổ sách theo đúng số liệu thực tế nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chính xác, đầy đủ, trung thực. o Giúp người quản lý nắm chính xác số lượng và chất lượng tài sản hiện có đưa ra các biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cáo hiệu quả hoạt động (TS ứ đọng, chất lượng TS, cách thức bảo quản TS) Company Logo 2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ www.thmemgallery.com Company Logo 2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ www.thmemgallery.com Căn cứ vào phạm vi kiểm kê Kiểm kê toàn diện . Kiểm kê toàn bộ các loại tài sản hiện có của đơn vị như TSCĐ, NVL, CCDC, Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng, Khoản phải thu . Tiến hành ít nhất một lần vào cuối kỳ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính Company Logo 2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ www.thmemgallery.com Kiểm kê từng phần . Kiểm kê một hoặc một vài loại tài sản hiện có của đơn vị như kiểm kê tiền mặt tại quỹ, kiểm kê hàng tồn kho . Phục vụ yêu cầu quản lý hay khi có nghiệp vụ bàn giao tài sản Company Logo 2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ www.thmemgallery.com Căn cứ theo thời hạn kiểm kê Kiểm kê định kỳ . Kiểm kê theo thời hạn quy định trước như kiểm kê cuối mỗi tháng đối với hàng hóa, cuối năm với toàn bộ TS của đơn vị . Kỳ hạn kiểm kê định kỳ được Nhà nước quy định hoặc theo yêu cầu quản lý của đơn vị Company Logo 2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ www.thmemgallery.com Kiểm kê bất thường . Kiểm kê đột xuất, ngoài thời hạn quy định . Kiểm kê bất thường tiến hành khi có sự thay đổi người quản, khi đơn vị gặp sự cố như cháy nổ, hỏa hoạn, khi cơ quan thanh tra tiến hành đột xuất, theo yêu cầu của kiểm toán Company Logo 2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ www.thmemgallery.com Company Logo 2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ www.thmemgallery.com Trước khi kiểm kê Kế toán viên . Khóa sổ kế toán . Xác định giá trị TS trên sổ sách Nhân viên quản lý TS sắp xếp và phân loại TS Company Logo 2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ www.thmemgallery.com Thực hiện kiểm kê . Thực hiện kiểm kê theo trình tự . Thu thập, tổng hợp số liệu kiểm kê và đối chiếu với sổ sách kế toán Có hai phương pháp kiểm kê  Kiểm kê hiện vật  Kiểm kê đối chiếu Company Logo 2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ Phương thức tiến hành kiểm kê Kiểm kê hiện vật Kiểm kê đối chiếu 2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ www.thmemgallery.com Đơn vị:................... Mẫu số 05 - VT Bộ phận:................ (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ - Thời điểm kiểm kê .....giờ ...ngày ...tháng ...năm...... - Ban kiểm kê gồm : Ông/ Bà:...............................................Chức vụ.............................................Đại diện:.....................................Trưởng ban Ông/ Bà:...............................................Chức vụ.............................................Đại diện:...........................................Uỷ viên Ông/ Bà: ..............................................Chức vụ.............................................Đại diện:...........................................Uỷ viên - Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: S Tên, nhãn hiệu, Đơn Theo Theo Chênh lệch Phẩm chất T quy cách vật tư, Mã vị Đơn sổ kế toán kiểm kê Thừa Thiếu Còn Kém Mất T dụng cụ, ... số tính giá Số Thành Số Thành Số Thành Số Thành tốt phẩm phẩm lượng tiền lượng tiền lượng tiền lượng tiền 100% chất chất A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Cộng x x x x x x x x x x Ngày ... tháng ... năm ... Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (Ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Company Logo 2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ www.thmemgallery.com Xử lý kết quả kiểm kê . Điều chỉnh số liệu khi có phát sinh chênh lệch . Đề ra giải pháp xử lý thích hợp khi TS bị thiếu Company Logo BÀI TẬP www.thmemgallery.com Câu hỏi và bài tập trong Giáo trình Nguyên lý kế toán (Lý thuyết, bài tập và bài giải), TS. Lê Thị Thanh Hà và TS. Trần Thị Kỳ, Nhà xuất bản Thống kê, 2014. Company Logo