Bài giảng môn Hệ thống thông tin quản lý (Phần 2)

nhoc, do đó mối kết hợp phancong (giữa các loại thực thể Giangvien,Lop,Monhoc) có khoá là {MAGV,MAMH,MALOP} - phancong là mối kết hợp 3 ngôi. (Trong giáo trình này, tên của mối kết hợp được viết toàn bằng chữ thường). Việc thành lập mô hình thực thể kết hợp cho một ứng dụng tin học có thể tiến hành theo các bước sau: b1.Xác định danh sách các loại thực thể b2. Xác định các mối kết hợp giữa các loại thực thể để phác thảo mô hình b3.Lập bản số của các mối kết hợp 96 Để kết thúc chương này, chúng tôi sẽ lập mô hình thực thể kết hợp cho bài toán quản lý điểm của sinh viên đã được nêu trong ví dụ 1.1 97 CHƯƠNG 5 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIÊU BIỂU TRONG TỔ CHỨC KINH TẾ THƯƠNG MẠI 5.1. Hệ tin học văn phòng * Chức năng của hệ tin học văn phòng. Hệ tin học văn phòng (Management Office System) là hệ thống thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản các văn bản, tài liệu, thư điện tử cũng như các loại hình thông tin khác. Nó có các chức năng sau đây: * Soạn thảo văn bản: dùng máy vi tính, mát in, máy sao chụp để soạn thảo, in ấn các văn bản. Đây là ứng dụng đầu tiên và rộng rãi nhất của tin học văn phòng. * In ấn, chế bản điện tử. Đây cũng là lĩnh vực ứng dụng rất rộng rãi của tin học văn phòng. * Trao đổi thông tin viễn thông như FAX, Internet. Ngày nay Internet phát triển rất nhanh, cho phép nhận và gửi thông tin qua mạng rất nhanh chóng, thuận lợi và rẻ 98 tiền. Internet các các dịch vụ chủ yếu là: E-mail, Hội thảo trên Internet, truy nhập các trang web (dịch vụ WWW: World Wide Web). Nhờ WWW mà Internet trở thành kho thông tin khổng lồ về các lĩnh vực khác nhau. Nếu muốn ta có thể tạo ra các trang web của mình để cho những người khác tnj đến (tức là tự quảng cáo mình). *Tác dụng của hệ tin học văn phòng 1. Cho phép NSD dùng được các tài nguyên thông tin toàn cầu trong công việc hàng ngày của mình; 2. Tăng NSLĐ của các nhân viên văn phòng; 3. Rút ngắn thời gian chuẩn bị và cung cấp văn bản. 4. Cho phép truyền đi trọn gói các dạng tài liệu khác nhau như văn bản, biể đồ, hình ánh, phim ảnh, âm thanh... 5. Tăng NSLĐ của cán bộ quản lý vì họ được ccps thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, rõ ràng... 5.2. Hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống xử lý giao dịch ( Transaction Processing System ) : HTXLGD là hệ thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản và truyền thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động kinh tế và thương mại.  Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch : 99 Quy trình xử lý giao dịch gồm các bước cơ bản sau đây: 1. Thu thập dữ liệu. Có thể thực hiện bản ghi người hoặc bằng các thiết bị đầu cuối (terminal ) như máy quét, máy đọc, máy đo... 2. Xử lý giao dịch. Có 2 phương pháp: a) Xử lý theo lô : gồm các bước: * Tích luỹ theo từng nhóm (loại ) các dữ liệu phát sinh; * Ghi các dữ liệu đó lên đĩa từ; * Sắp xếp các dữ liệu đó theo cấu trúc FIFO theo trình tự thời gian; * Gửi các dữ liệu đó về thiết bị xử lý trung tâm để xử lý chúng. b) Xử lý theo thời gian thực. Theo phương pháp này các dữ liệu giao dịch được xử lý ngay khi chúng xuất hiện để phục vụ khách hàng. Vì vậy hts này còn được gọi là hệ thống trực tiếp. Mô hình dưới đây chỉ ra quá trình giao dịch trong một trung tâm thương mại. 100 3. Cập nhật CSDL. Là quá trình làm cho nội dung các CSDL đổi mới phù hợp với các đối tượng mà chúng phản ánh. 4. Chuẩn bị tài liệu và báo cáo. Căn cứ vào các dữ liệu đã thu thập và xử lý được để tao ra các báo cáo khác nhau phục vụ cán bộ lãnh đạo và khách hàng. 5.3. Hệ thống phục vụ quản lý Hệ thống phục vụ quản lý đạo là hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho cán bộ quản lý ra quyết định... Kiến trúc của hệ thống phục vụ quản lý 101 5.4.Hệ thống lãnh đạo Hệ thống cung cấp thông tin cho cán bộ quản lý cấp cao nhất trong tổ chức phục vụ những quyết định chiến lược. Kiến trúc của hệ thống phục vụ quản lý 102 5.5. Hệ thống trợ giúp ra quyết định Hệ thống cộng cụ lập phương án quyết định, lựa chon phương án tối ưu, trợ giúp quá trình ra quyết định của các nhà quản lý. Kiến trúc của hệ thống trợ giúp ra quyết định 103 5.6. Hệ thống thông tin sản xuất Trong một doanh nghiệp, phân theo chức năng, HTTTQL bao gồm: Hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin tài chính kế toán Hệ thống thông tin quản trị nhân lực Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định. *Mô hình hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin sản xuất bao gồm toàn bộ các thông tin phản ánh các quá trình sản xuất và quản lý sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Hệ thống này trợ giúp các chức năng sản xuất và tác nghiệp. Có thể khái quát hệ thống này như sau: 104 Thành phần của hệ thống thông tin sản xuất cũng giống như thành phần của một HTTTQL nói chung. Tiềm năn phần cứng là một LAN. Tiềm năng phần mềm quan trọng nhất là các CSDL và các chương trình dùng để vạch các loại kế hoạch khác nhau. * Các mô hình gồm các mô hình qui hoạch tuyến tính, các mô hình tối ưu, các mô hình thống kê toán... Mô hình chức năng tổng quát của hệ thống thông tin sản xuất có dạng dưới đây. Trong sơ đồ này xét đến 4 quy trình là KH hoá chiến lược, KH hoá chiến thuật và cơ động, hệ thống báo cáo và hệ thống giao dịch. 5.7.Hệ thống thông tin tài chính & kế toán Hệ thống thông tin tài chính & kế toán bao gồm 2 phân hệ là tài chính và kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Đây là hệ thống thông tin được tin học hoá sớm nhất so với các hệ thống thông tin khác. 105 *Phân hệ thông tin tài chính. Phân hệ này bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. 1. Mô hình phân hệ thông tin tài chính. 2. Các tiềm năng: - Phần cứng: LAN; - Phần mềm: là CSDL tài chính thống nhất. 3. Các quy trình trong phân hệ thông tin tài chính. a) quy trình lập các KH tài chính. b) quy trình quản lý ngân sách. c) quy trình quản lý vốn đầu tư 4) quy trình dự đoán tài chính. Mô hình chức năng của các quy trình trong hoạt động tài chính doanh nghiệp được trình bầy trong hình dưới đây , trong đó các hoạt động tài chính được xét theo các giai đoạn ngắn hạn, dài hạn, các báo cáo tài chính và quy trình xử lý giao dịch 106 *Phân hệ thông tin kế toán Phân hệ thông tin kế toán có chức năng thu nhận các dữ liệu trong các giao dịch kinh tế và thương mại, thực hiện các thủ tục kế toán nhắm xây dựng các báo cáo tài chính và các bảng cân đối kế toán tổng hợp. 1. Mô hình tổng quát của phân hệ thông tin kế toán như sau. ( H 3.8) 2. Các tiềm năng: - Phần cứng: LAN; 107 - Phần mềm: là CSDL về đơn đật hàng, về quản lý kho hàng, thanh toán, sổ cái và các sổ chi tiết; sử dụng các HQTCSDL thông dụng như FoxPro, Access, Lotus, Excel...Các phần mềm kế toán như FAST Acounting Quy trình xử lý thông tin kế toán được trình bày trong H 3.9. Quy trình này gồm 13 khối thể hiện các công đoạn của quy trình kế toán. Các khối 1,2,3: Quy trình xử lý đơn đặt hàng; Các khối 4,5,6,7: Quy trình thanh toán; Các khối 8,9: Quy trình xử lý mua hàng; Các khối 10,11: Quy trình trả lương; Các khối 12,13: Quy trình kế toán tổng hợp. 108 Nội dung chi tiết của các quy trình đó xi xem trong GT. 5.8.Hệ thống thông tin quản trị nhân lực *Mô hình Hệ thống thông tin quản trị nhân lực bao gồm toàn bộ các thông tin về nguồn nhân lực, về tuyển chọn, bồi dưỡng và sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. 109 *Thành phần của hệ thống thông tin QTNL gồm: - Tiềm năng phần cứng: một LAN: - Tiềm năng phần mềm : quan trọng nhất là một CSDL quản lý lao động ; *Mục tiêu của hệ thống thông tin QTNL là: - Cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý. - Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về NNL; - cung cấp thông tin về bồi dưỡng NNL; - cung cấp thông tin về tiềm năng NNL để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ; - cung cấp thông tin về sự biến động của NNL; - cung cấp thông tin về trả lương, bảo hiểm XH... 110 5.9. Thương mại điện tử: chiến lược phát triển trong môi trường kinh doanh mới a) Các loại giao dịch trong thương mại điện tử Trong TMĐT có ba chủ thể tham gia: Doanh nghiệp (B) giữ vai trò động lực phát triển TMĐT, người tiêu dùng (C) giữ vai trò quyết định sự thành công của TMĐT và chính phủ (G) giữ vai trò định hướng điều tiết và quản lý.Từ các mối quan hệ giữa các chủ thể trên ta có các loại giao dịch TMĐT: B2B, B2C, B2G, C2G, C2C ... trong đó B2B và B2C là hai loại hình giao dịch TMĐT quan trọng nhất. Business-to-business (B2B) : Mô hình TMĐT B2B được định nghĩa đơn giản là thương mại điện tử giữa các công ty. Đây là loại hình thương mại điện tử gắn với mối quan hệ giữa các công ty với nhau. Khoảng 80% thương mại điện tử theo loại hình này và phần lớn các chuyên gia dự đoán rằng thương mại điện tử B2B sẽ tiếp tục phát triển nhanh hơn B2C. 111 Business to Customers (B2C): Thương mại điện tử B2C hay là thương mại giữa các công ty và người tiêu dùng, liên quan đến việc khách hàng thu thập thông tin, mua các hàng hoá thực (hữu hình như là sách hoặc sản phẩm tiêu dùng) hoặc sản phẩm thông tin (hoặc hàng hoá về nguyên liệu điện tử hoặc nội dung số hoá, như phần mềm, sách điện tử) và các hàng hoá thông tin, nhận sản phẩm qua mạng điện tử. Đơn giản hơn chúng ta có thể hiểu :Thương mại điện tử B2C là việc một doanh nghiệp dựa trên mạng internet để trao đổi các hang hóa dịch vụ do mình tạo ra hoặc do mình phân phối. Các trang web khá thành công với hình thức này trên thế giới phải kể đến Amazon.com, Drugstore.com, Beyond.com. b) Các hình thức hoạt động chủ yếu của Thương mại điện tử Thư điện tử  Thanh toán điện tử  Trao đổi dữ liệu điện tử  Truyền dung liệu  Bán lẻ hàng hóa hữu hình c) Lợi ích của Thương mại điện tử Thu thập được nhiều thông tin  Giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí bán hàng, tiếp thị và giao dịch  Giúp thiết lập củng cố đối tác  Tạo điều kiện sớm tiếp cận kinh tế trí thức  Giảm ách tắc và tai nạn giao thông 112 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Võ Văn Huy và Huỳnh Ngọc Liễu,(2001), Hệ thống Thông tin Quản lý, Nhà Xuất Bản Khoa Học Kỹ Thuật. 2. Trương Văn Tú và Trần Thị Song Minh,(2000), Hệ thống Thông tin Quản lý, NXB Thống Kê. 3. Phạm Thị Thanh Hồng và Phạm Minh Tuấn,(2007), Hệ thống Thông tin Quản lý, NXB Khoa Học và Kỹ Thuật. 4. Nguyễn Văn Ba,(2003), Phân tích Thiết kế Hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội. 5. Đinh Thế Hiển,(2002), Phân tích Thiết kế Hệ thống Thông tin Quản lý, NXB Thống Kê.