Bài giảng Lý thuyết kế toán (Phần 2)

ác loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo hình thức nào sẽ có loại sổ của hình thức đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. - Trình tự ghi sổ (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập ttrong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổn hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính - Ưu, nhược điểm Thu nhận và phân loại chứng từ vào Phần mềm máy vi tính ra Thông tin đầu ra Sổ kế toán Báo cáo tài chình 88 + Ƣu điểm: Xử lý số liệu kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin đối với các nhà quản lý. Tiết kiệm đƣợc chi phí tiền lƣơng do giảm thiểu đƣợc số lƣợng cán bộ kế toán cần thiết trong doanh nghiệp. + Nhƣợc điểm: Do làm trên phần mềm kế toán nên có thể sẽ xảy ra hƣ hỏng, hay lỗi phần mềm làm ảnh hƣởng đến tiến độ công việc. CHƢƠNG 7: TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1. Ý nghĩa và nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán 1.1 Ý nghĩa tổ chức công tác hạch toán kế toán Tổ chức công tác hạch toán kế toán là việc thiết lập mối quan hệ giữa các phƣơng pháp hạch toán kế toán trong từng nội dung hạch toán cụ thể và trong từng điều kiện cụ thể nhằm phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Từ đó, cung cấp thông tin cần thiết cho quản trị doanh nghiệp và những ngƣời quan tâm. Tổ chức công tác hạch toán kế toán chính là cầu nối giữa những nguyên lý chung về hạch toán kế toán với việc áp dụng những nguyên lý đó vào thực tiễn công tác kế toán. Chất lƣợng thông tin hạch toán kế toán cung cấp phụ thuộc vào chất lƣợng tổ chức. Để tổ chức công tác hạch toán kế toán một cách khoa học, cần căn cứ vào các yếu tố nhƣ nhu cầu thông tin, quy mô và cấu trúc của các dòng thông tin, vào trình độ cán bộ quản lý và cán bộ kế toán, vào trình độ trang bị và sử dụng các phƣơng tiện tính toán... Để phát huy đƣợc đầy đủ vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán cũng nhƣ thực hiện đƣợc những yêu cầu của kế toán, cần phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý. Tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu sau : - Phải phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành - Phải phù hợp với đặc điểm sản xuất – kinh doanh, quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp - Phải phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có - Phải xuất phát từ nhu cầu thông tin của ngƣời ra quyết định. 89 Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp tạo điều kiện cung cấp thông tin kinh tế chính xác, kịp thời, phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo ghi chép, phản ánh và quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp, tính toán xác định đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thúc đẩy việc hạch toán kế toán và mở rộng hạch toán kinh tế nội bộ, đảm bảo thực hiện đƣợc đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và những yêu cầu của kế toán. 1.2. Nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán - Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị, thực hiện kế hoạch hoá công tác kế toán, đảm bảo công tác kế toán đạt hiệu quả cao. - Tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý tiên tiến, tổ chức trang bị và ứng dụng kỹ thuật tiên tiến vào công tác kế toán, bồi dƣỡng trình độ chuyên môn, trình độ khoa học kỹ thuật và quản lý cán bộ kế toán. - Hƣớng dẫn và kiểm tra việc chấp hành chế độ, chính sách thể lệ kinh tế tài chính cho cán bộ nhân viên trong đơn vị, tổ chức kiểm tra kế toán trong đơn vị. 2. Nội dung tổ chức công tác hạch toán kế toán 2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Để thu thập thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao về trạng thái và sự biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho quản trị doanh nghiệp và làm căn cứ để ghi sổ kế toán cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị đều phải lập chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo đúng mẫu và phƣơng pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định. Tuỳ thuộc vào nội dung hoạt động kinh doanh, trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hƣớng dẫn mà Nhà nƣớc đã ban hành, kế toán sẽ xác định những chứng từ kế toán cần thiết mà đơn vị phải sử dụng. Từ đó, hƣớng dẫn các cá nhân và bộ phận liên quan nắm bắt đƣợc cách thức lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ... 2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán Nhà nƣớc ban hành, căn cứ vào nội dung và nhiệm vụ kinh doanh, các đơn vị phải tiến hành nghiên cứu, cụ thể hoá 90 và xác định những tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị mình. Đồng thời, xây dựng các danh mục và cách thức ghi chép các tài khoản cấp III, cấp IV...phục vụ cho quản trị doanh nghiệp. 2.3. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán Căn cứ vào quy mô và điều kiện kinh doanh của đơn vị và các hình thức kế toán, đơn vị sẽ lựa chọn cho mình một hình thức kế toán phù hợp. Đó là một trong các hình thức sau : Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – chứng từ. 2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo trong các doanh nghiệp bao gồm hệ thống báo cáo kế toán tài chính và hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Đối với các báo cáo mang tính chất bắt buộc, định kỳ kế toán phải tiến hành lập và nộp theo đúng nội dung, phƣơng pháp và thời hạn quy định. Đối với các báo cáo kế toán quản trị chủ yếu phục vụ cho công tác quản lý nội bộ của đơn vị. Kế toán phải xây dựng nội dung, chỉ tiêu và phƣơng pháp tính toán thích hợp, phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin của các nhà quản lý đơn vị. 2.5. Tổ chức bộ máy kế toán Loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung - Nội dung + Theo loại hình này, thì toàn bộ công tác kế toán đƣợc tiến hành tập trung tại một phòng kế toán của đơn vị, ở các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra, xử lý chứng từ và gửi về phòng kế toán trung tâm. + Ở đơn vị chính có phòng kế toán trung tâm tiến hành nhận chứng từ ở các đơn vị phụ thuộc gửi về để ghi sổ kế toán và lập các báo cáo kế toán toàn đơn vị. 91 - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán - Ưu, nhược điểm + Ƣu điểm : đảm bảo sụ lãnh đạo tập trung thống nhất công tác kế toán, thuận tiện trong viêc cơ giới hoá công tác kế toán, dễ phân công công tác, kiểm tra xử lý cung cấp thông tin kịp thời + Nhƣợc điểm : Hạn chế trong việc giám sát, kiểm tra của kế toán ở các đơn vị phụ thuộc. - Điều kiện áp dụng Phù hợp với các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, tổ chức hoạt động trên địa bàn tập trung. Trong điều kiện áp dụng phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại trong kế toán loại hình này áp dụng cho tất cả các đơn vị. Loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán - Nội dung + Theo loại hình này, thì công tác kế toán không những đƣợc tiến hành tập trung tại phòng kế toán của đơn vị mà còn đƣợc tiến hành ở các bộ phận đơn vị phụ thuộc. + Ở các đơn vị phụ thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng, làm nhiệm vụ từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán đến lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm ở đơn vị chính. + Ở đơn vị chính có phòng kế toán trung tâm, làm nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở văn phòng đơn vị chính và liên quan chung đến Kế toán trƣởng (trƣởng phòng kế toán) đơn vị Bộ phận tài chính Bộ phận kế toán, kiểm toán nội bộ Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán vật tƣ, TSCĐ Bộ phận kế toán tiền lƣơng Bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận kế toán chi phí Bộ phận kế toán Các nhân viên kinh tế ở các bộ phận kế toán phụ thuộc 92 toàn đơn vị, tổng hợp số liệu từ các báo cáo kế toán của các đơn vị phụ thuộc gửi về để lập báo cáo kế toán toàn đơn vị, ngoài ra còn tiến hành hƣớng dẫn kiểm tra công tác kế toán toàn đơn vị. - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán - Ưu, nhược điểm + Ƣu điểm : công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị phụ thuộc, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán kiểm tra, giám sát trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính, tạo điều kiện cho tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ. + Nhƣợc điểm : Bộ máy kế toán cồng kềnh, thông tin cung cấp không đƣợc kịp thời, hạn chế sự kiểm tra chỉ đạo sát sao của lãnh đạo đơn vị đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị. - Điều kiện áp dụng Phù hợp với các đơn vị có quy mô lớn, tổ chức hoạt động trên địa bàn phân tán, chƣa trang bị và ứng dụng phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại trong kế toán. Loại hình công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán - Nội dung Kế toán trƣởng (trƣởng phòng kế toán) đơn vị Bộ phận tài chính Bộ phận kế toán, kiểm toán nội bộ Bộ phận kế toán chung Bộ phận kế toán tổng hợp Trƣởng phòng kế toán bộ phận phụ thuộc Bộ phận kế toán tiền lƣơng Bộ phận kế toán thanh toán Trƣởng phòng kế toán bộ phận phụ thuộc Bộ phận kế toán chi phí Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán chi phí Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán tiền lƣơng Bộ phận kế toán thanh toán 93 + Công tác kế toán đƣợc thực hiện ở phòng kế toán đơn vị và ở một số bộ phận đơn vị phụ thuộc, còn một số bộ phận phụ thuộc khác không tiến hành công tác kế toán. + Ở các đơn vị phụ thuộc có một số đơn vị có tổ chức kế toán riêng sẽ tiến hành hạch toán theo hình thức phân tán, còn một số đơn vị phụ thuộc khác không có tổ chức kế toán riêng sẽ tiến hành hạch toán theo hình thức tập trung. - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán - Ưu, nhược điểm + Ƣu điểm : Tạo điều kiện cho kế toán gắn với hoạt động của đơn vị, kiểm tra giám sát các hoạt động kinh tế một cách có hiệu quả. + Nhƣợc điểm : Bộ máy kế toán vẫn cồng kềnh - Điều kiện áp dụng Phù hợp với các đơn vị có quy mô lớn, tổ chức hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán, các đơn vị phụ thuộc đƣợc phân cấp quản lý ở các mức độ khác nhau. 2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ 2.6.1 Tổ chức kiểm tra kế toán Kế toán trƣởng (trƣởng phòng kế toán) đơn vị Bộ phận tài chính Bộ phận kế toán, kiểm toán nội bộ Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán vật tƣ, TSCĐ Bộ phận kế toán tiền lƣơng Bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận kế toán chi phí Bộ phận kế toán Các nhân viên kinh tế ở bộ phận phụ thuộc Trƣởng phòng kế toán bộ phận phụ thuộc Bộ phận kế toán chi phí Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán tiền lƣơng Bộ phận kế toán thanh toán 94 Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán đƣợc thực hiện đúng quy định, có hiệu quả và cung cấp đƣợc thông tin đúng, phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp. Kiểm tra kế toán đƣợc tiến hành thƣờng xuyên trong quá trình công tác kế toán. Tổ chức kế toán phải phân công ngƣời có năng lực chuyên môn, trung thực, có trách nhiệm để thực hiện công việc kiểm tra kế toán. Công việc kiểm tra kế toán bao gồm những nhiệm vụ sau : - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Kiểm tra việc ghi chép, tính toán, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời, đầy đủ, trung thực, rõ ràng. Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán. - Thông qua việc kiểm tra kế toán mà kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch sản xuất – kinh doanh, thu – chi tài chính, kỷ luật thu nộp thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tƣ và vốn bằng tiền, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tƣợng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính. - Qua kết quả kiểm tra kế toán mà đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác kế toán, trong công tác quản lý của doanh nghiệp. - Nội dung kiểm tra kế toán bao gồm kiểm tra việc thực hiện các phƣơng pháp kế toán chủ yếu và kiểm tra các nội dung chủ yếu của kế toán nhƣ : kế toán tài sản cố định, vật tƣ hàng hoá, lao động tiền lƣơng, chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, phí lƣu thông, thành phẩm và hàng hoá, thanh toán, vốn bằng tiền... 2.6.2 Kiểm toán nội bộ Để thực hiện yêu cầu kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp nhằm mục đích tăng cƣờng chất lƣợng và hiệu quả của công tác quản lý nói chung và quản lý hoạt động kế toán tài chính nói riêng thì kiểm toán nội bộ đƣợc xác định nhƣ là một công cụ hết sức cần thiết và có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Thông qua kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho các nhà quản trị có đƣợc những căn cứ có tính xác thực và có đủ độ tin cậy để xem xét, đánh giá các hoạt động trong nội bộ, tính đúng đắn của các quyết định cũng nhƣ tình hình chấp hành và thực hiện các quyết định đã đƣợc ban hành với các bộ phận và các cá nhân thừa hành. 95 Kiểm toán nội bộ đƣợc xác định là một hệ thống đƣợc dùng trong việc kiểm tra, đo lƣờng và đánh giá tính xác thực của các thông tin tài chính và tính khả thi của các quyết định quản lý nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị trong nội bộ doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ không chỉ tiến hành đối với hoạt động tài chính kế toán đơn thuần mà đối tƣợng của nó còn đƣợc mở rộng với hầu hết các hoạt động khác nhau thuộc các bộ phận trực thuộc doanh nghiệp nhƣng dù sao thì khía cạnh cần đƣợc nhấn mạnh vẫn là các hoạt động tài chính kế toán. Mục tiêu kiểm toán nội bộ hƣớng vào các vấn đề sau : xem xét, kiểm tra tính tuân thủ của các bộ phận nhằm hƣớng các hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp phù hợp với các chính sách khác nhau đã đƣợc doanh nghiệp ban hành, xác định độ tin cậy và tính xác thực của các thông tin tài chính để phục vụ cho yêu cầu ra quyết định và đánh giá tính hiệu quả của các quyết định. Kiểm toán nội bộ đƣợc thực hiện theo quy trình chung : Lập kế hoạch kiểm toán, thu thập các bằng chứng kiểm toán để thực hiện công việc kiểm toán, lập báo cáo kiểm toán trình bày các kết quả và ý kiến. Để thực hiện kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp cần tổ chức một bộ phận độc lập trực thuộc giám đốc hoặc hội đồng quản trị nhằm tạo cho bộ phận này có đƣợc sức mạnh cần thiết để thực hiện và phát huy đƣợc chức năng giám sát của mình. Nói chung, với một hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc tổ chức chu đáo, có quy chế hoạt động đƣợc xác lập hợp lý và khoa học sẽ là cơ sở vững chắc để thực hiện chức năng kiểm tra có đủ uy lực và hiệu quả. 96 Tài liệu tham khảo - Chế độ kế toán doanh nghiệp - Chuẩn mực kế toán - Luật kế toán - Học viện Tài chính, Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán, NXB Tài chính, 2004 - Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán, NXB bản Tài chính, 2006. TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRUNG ƯƠNG I  : Thụy An, Ba Vì, Hà Nội : (024) 33.863.050 : http:// gtvttw1.edu.vn : info@gtvttw1.edu.vn