Bài giảng Lý thuyết hạch toán kế toán - Phần 4: Sổ sách kế toán và tổ chức công tác hạch toán kế tóan

LÝ THUYẾT HẠCH TOÁN KẾ TOÁNPHẦN 4PHẦN 4SỔ KẾ TOÁNCÁC HÌNH THỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁNBỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁNĐẢM BẢO TÍNH TRUNG THỰC VÀ HỢP LÝ CỦA THÔNG TIN KẾ TOÁNI. SỔ KẾ TOÁNKhái niệm và phân loạiMở và ghi sổ kế toánSửa chữa sổ kế toánKhái niệm sổ kế toánVề mặt lý thuyết: Sổ kế toán là biểu hiện vật chất của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ là sự biểu hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép.Về mặt ứng dụng: là phương tiện vật chất cần thiết để người làm kế toán ghi chép phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượngTác dụng của sổ sách kế toánEstablishes accountability for assets and transactions.Keeps track of routine business activities.Obtains detailed information about a particular transaction.Evaluates efficiency and performance within company.Maintains evidence of company’s business activities.Mở và ghi sổ kế toán(Gtrình 165 -166)Sửa chữa và điều chỉnh sổ kế toánSửa chữa trên sổ ghi bằng taySửa chữa trong trường hợp ghi sổ bằng máy tínhSửa chữa sau khi báo cáo năm được duyệtĐiều chỉnh sổ kế toánSửa chữa sổ kế toán ghi bằng tayKhi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau: (1)- Phương pháp cải chính: (2)- Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ): (3)- Phương pháp ghi bổ sung: Sửa chữa sổ kế toán ghi bằng tay(1). Phương pháp cải chính: Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.Sửa chữa sổ kế toán ghi bằng tay(2). Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ): Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”;Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. Sửa chữa sổ kế toán ghi bằng tay(3). Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ bằng máy tính(1)- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; (2)- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót; (3)- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” Sửa chữa sau khi báo cáo năm được duyệt.- Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.Điều chỉnh sổ kế toánTrường hợp doanh nghiệp phải áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và phải điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu trong các năm trước theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” thì kế toán phải điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của các tài khoản có liên quan II. CÁC HÌNH THỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁNKhái niệmHÌnh thức Nhật ký sổ cáiHình thức Nhật ký chungHình thức Chứng từ ghi sổHình thức Nhật ký chứng từHình thức hạch toán kế toánHình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định, nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ việc thiết lập các báo cáo kế toánCác hình thức hạch toán kế toán cơ bảnNhật ký sổ cáiNhật ký chungChứng từ ghi sổNhật ký chứng từHình thức nhật ký sổ cáiĐặc trưng cơ bản: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:Nhật ký - Sổ Cái;Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.Mẫu Nhật ký sổ cáiChứng từ kế toánSổ quỹ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú:Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁIHình thức nhật ký sổ cái – Ví dụNgày 1/3/2008, tại DN A có các nghiệp vụ phát sinh như sau:Mua NVL về nhập kho, chưa trả tiền người bán: 10 tr.đRút tiền gửi NH về bổ sung quỹ tiền mặt: 20 tr.đNgười mua trả khoản nợ từ kỳ trước: 50 tr.đYêu cầu: Phản ánh các nghiệp vụ trên vào Nhật ký sổ cái của DN.HÌnh thức nhật ký sổ cáiƯu điểmNhược điểmĐiều kiện áp dụngHình thức nhật ký chungĐặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;Sổ Cái;Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.Nhật ký chungSổ cáiSổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệtChứng từ kế toánSỔ NHẬT KÝ CHUNGSỔ CÁI Bảng cân đối Tài khoảnBÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú:Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNGHình thức nhật ký chung – Ví dụNgày 1/3/2008, tại DN A có các nghiệp vụ phát sinh như sau:Mua NVL về nhập kho, chưa trả tiền người bán: 10 tr.đRút tiền gửi NH về bổ sung quỹ tiền mặt: 20 tr.đNgười mua trả khoản nợ từ kỳ trước bằng tiền mặt: 50 tr.đYêu cầu: Giả sử DN vận dụng hình thức kế toán nhật ký chung, hãy phản ánh các nghiệp vụ trên vào sổ nhật ký chung và các sổ cái tương ứng.Hình thức nhật ký chungƯu điểmNhược điểmĐiều kiện vận dụngHÌnh thức chứng từ ghi sổĐặc trưng cơ bản: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:Chứng từ ghi sổ; (Nhật ký tài khoản)Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; (Nhật ký tổng quát)Sổ Cái;Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Chứng từ ghi sổSổ đăng ký chứng từ ghi sổSổ cái (1)Sổ cái (2)Chứng từ kế toánSổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔBảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loạiSæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ CáiSổ đăng ký c.từ ghi sổ Bảng CĐ tài khoảnBÁO CÁO TÀI CHÍNHGhi chú:Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔHình thức chứng từ ghi sổƯu điểmNhược điểm Điều kiện vận dụngHình thức chứng từ ghi sổ – Ví dụHình thức nhật ký chungThích hợp với điều kiện kế toán thủ côngĐọc giáo trìnhIII. BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁNBộ máy kế toánĐơn vị kế toánKhối lượng công tác kế toán và các phần hành kế toánBộ máy kế toánKế toán trưởngMô hình tổ chức bộ máy kế toánMô hình tập trungMô hình phân tán.Mô hình hỗn hợpIV. ĐẢM BẢO TÍNH TRUNG THỰC VÀ HỢP LÝ CỦA THÔNG TIN KẾ TOÁNHệ thống kiểm soát nội bộHoạt động kiểm toánHệ thông chuẩn mực kế toán – Hướng dẫn việc tạo lập các thông tin kế toánHoạt động của các tổ chức nghề nghiệpYêu cầu về năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của người làm kế toán.Các chứng chỉ nghề nghiệpChuẩn mực về đạo đức của người làm kế toán và kiểm toánLearning Objective 1Identify the types of problems that can appear in financial statements.What Are Three Reasons for Problems in the Financial Statements?Disagreement—Because accounting involves judgment and because auditors and management have different incentives, the possibility for honest disagreement exists.Fraud—Intentional manipulation.Error—Occurs when care is not taken in recording, posting, and/or summarizing transactions. Corrected upon detection.Transactions and journal entries.Types of Errors in the Reporting ProcessAug 1 Supplies . . . . . . . . . . . . . . . 100 Cash . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Postage stamps.What types of errors are possible?The receipt was lost and not recorded.The amount was entered incorrectly.The entry is fraudulent.Accounts and ledgers.Types of Errors in the Reporting ProcessWhat types of errors are possible?Journal entry data are not summarized appropriately or accurately.Amounts are included in expense or revenue accounts rather than asset or liability accounts.Intentional fraud.Describe Some Ways to Do Fraudulent Financial Reporting.Two entries are made:one to match the invoice andone for cash (which is kept).False transactions for which there are no legitimate invoices or receipts.Listing sales that don’t exist.Not recording sales returns or uncollectible receivables.Not recording expenses, understating liabilities, or overstating assets.Unreasonable estimates or judgments that mean the difference between showing a profit or a loss.Learning Objective 2Describe the safeguards employed within a firm to ensure that financial statements are free from problems.Policies and procedures established to provide management with reasonable assurance that the firm’s objectives will be met.Define Internal Control StructureDesigned to protect investors and creditors and help management in their efforts to effectively and efficiently run their organization.What Are Some Concerns When Designing Internal Control Structures?To provide accurate accounting records and financial statements.To safeguard assets (cash, property, employees, confidential information, reputation, and image) and records.To effectively and efficiently run operations without duplication of effort or waste.To follow management policies.To comply with the Foreign Corrupt Practices Act.Policies and Procedures1. The control environment.2. The accounting system.3. The control procedures.What Are the Three Parts of the Control Structure?Control EnvironmentManagement philosophy and operating style.Does management follow controls?Does management stress importance of controls?Organizational structure.Are there clear lines of authority and responsibility?Is just one person responsible for each function?Audit committee.Typically members are on the board of directors.Internal and external auditors are accountable to the committee.Accounting SystemIdentifies, assembles, classifies, analyzes, records, and reports the firm’s transactions. Accountability for assets Valid transactions Properly authorized transactions Completeness of records Proper classification Proper timing Proper valuation Correct posting and summarizationControl ProceduresSegregation of duties:AuthorizationRecord keepingCustody of assetsProper procedures for authorizationAdequate documents and recordsPhysical control over assets and recordsIndependent checks on performanceWhat Are the Guidelines on Reporting on Internal Controls?Management of public companies * are required by law to issue a management statement in annual report. * must acknowledge their responsibility for a good system of internal controls. Learning Objective 3Understand the need for monitoring by independent parties.Monitoring SystemWho makes sure the internal control system is functioning properly?What about disagreements in judgment, and who decides what is reasonable?While the vast majority of managers would not intentionally bias the financial statements, their incentives may cause them to influence the process.Learning Objective 4Describe the role of auditors and how their presence affects the integrity of financial statements. Role of Internal AuditorsWho are internal auditors?An independent group of experts in control, accounting, and operations.What do they do? Monitor operating results and financial records. Evaluate internal controls. Assist with increasing efficiency and effectiveness of operations. Detect fraud.Role of External AuditorsWho are external auditors?Employees of CPA firms.What do they do? Perform SEC-required audits. Examine financial statements in accordance with GAAP to be certain they are free from material (significant) misstatement. Provide reasonable assurance that financial statements are “presented fairly.”What Do Auditors Do?Provide an independent assessment of a firm’s internal control system.Study the control system to determine if they can rely upon it as they audit.Interview employeesto see if procedures are understood.to see if proper documentation is being made.to see if proper authorization is being obtained.to identify potential weaknesses in the system. (continued)What Do Auditors Do?Observe operationsto verify compliance with procedures.to verify inventory.Sample a set of transactions for analysisto conclude if procedures are complied with.to determine if system is reliable.Confirmationof records to verify existence of accounts.with customers to verify account balances.Perform analytical procedures involving comparative ratio analysis.Are Auditors Independent?Responsible to financial statement users to ensure they are represented fairly.Avoid litigation and damages by providing unbiased and fair information.Have a reputation to protect.Pays the auditors.Wants to use the least conservative estimates.Desires to present the most favorable position.AUDITORSMANAGEMENTIt is this tension that provides users with information that fairly represents the business’s performance.