Bài giảng Kỹ thuật soạn thảo Văn bản quản lý hành chính - Lưu Kiếm Thanh

oảng thời gian nhất định.8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com1176. Kế hoạchBản hướng dẫn:cho ai đóthực hiện việc gì đótrong một giai đoạn đã địnhvới một nguồn vốn8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com1186. Kế hoạchPhân bổ thời gianXem xét các khả năng thành côngLường trước hậu quả có thểTìm cách ngăn chặn rủi ro hoặc tận dụng cơ may8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com1196. Kế hoạchKế hoạch là dự kiến hành động, nhưng không là chính hành động.8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com1206. Kế hoạchĐịnh hướng để tiến hành công việc nào đó:Những điều cần làmNgười thực hiệnThời gian thực hiện8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com121CÔNG CỤ LKHTHỜI BIỂU GANTT(Henry Laurence Gantt, 1861-1919)Một chuỗi các biểu đồ dạng thanh ngang trình bày mối liên quan về thời gian giữa các phần việc; thường nêu thời gian, số ngày công, trị giá.8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com122TTCÔNG VIỆCSỐ NGÀYBÁT ĐẦU0115042505151Chu kỳ lập kế hoạch75T2 01/12/042Tổng hợp dữ liệu20T3 04/12/043Phân tích2528/01/054Lập kế hoạch3006/12/045Phê duyệt008/01/056Thông báo mục tiêu0514/02/057Hình thành mục tiêu3515/12/04Tháng 12Tháng 01Tháng 0208/01/05 17:008/8/2021luukiemthanh@yahoo.com123CÔNG CỤ LKHTHỜI BIỂU PERTPROGRAM EVALUATION (AND) REVIEW TECHNIQUEPROJECT EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE(SƠ ĐỒ THEO DÕI ĐÁNH GIÁ ĐỀ ÁN)Trình bày các công việc cần thực hiện và mối liên hệ giữa các công việc: số liệu, thời gian hòan thành, trình tự công việc, thời điểm khởi đầu và kết thúc.8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com124Bắt đầu chu kỳlập kế hoạch1 60 ngàyT2 30/11/04 T5 04/02/05Tổng hợpdữ liệu kinh tế2 20 ngàyT3 01/12/04 T6 25/12/04Phân tích4 35 ngàyT5 02/01/05 T6 18/02/05Chuẩn bị đảm nhận kế hoạch5 25 ngàyT3 02/12/04 T2 05/01/05Triển khaicác mục tiêu10 35 ngàyT2 28/12/04 T6 11/02/05Phê duyệt6 0 ngàyT2 05/01/05 T2 05/01/05Phê duyệt các số liệungân sách năm trước3 0 ngàyT2 30/11/04 T2 30/11/04 Triển khai phương hướngngân sách8 25 ngàyT4 04/12/04 T5 05/01/05 Gửi tới cácgiám đốc9 5 ngàyT2 14/02/05 T6 18/02/05 Chuyển giao chocác giám đốc7 4 ngàyT3 06/01/05 T6 09/01/058/8/2021luukiemthanh@yahoo.com125LỊCH CÔNG TÁC ĐƠN VỊTuần từ đến .THỨCÔNG VIỆCTHỜI GIANĐỊA ĐIỂMPHÂN CÔNGGHI CHÚThứ 2Thứ 3Thứ 4Thứ 5Thứ 6Thứ 7Chủ nhật8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com126LỊCH CÔNG TÁC CÁ NHÂNTuần từ đến .THỨCÔNG VIỆCTHỜI GIANĐỊA ĐIỂMGHI CHÚThứ 2Thứ 3Thứ 4Thứ 5Thứ 6Thứ 7Chủ nhật8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com127CHƯƠNG TRÌNH HỌPChủ đề:Thời gian:Địa điểmTHỜI GIANCÔNG VIỆCPHÂN CÔNGGHI CHÚ8 g 30Khai mạcChánh VP8 g 45Báo cáoGiám đốc10 g 15Giải laoCafe: F31010 g 30Thảo luận11 g 30Nghỉ trưaTự do13 g 30Thảo luận8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com128V. Soạn thảo thư từ giao dịchThư biên tập kỹ lưỡng nhằm xác định:Mục tiêu rõ hay chưa?Ngôn ngữ sử dụng có lịch thiệp và dễ hiểu hay không?Nội dung có tính lô-gic không?Đã đúng ngữ pháp và chính tả hay chưa?8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com129Để viết dễ hiểu nên:- Dùng câu đơn, tránh câu phức hợp hoặc quá dài, tốt nhất câu không nên quá 20 từ.- Sử dụng từ thông dụng.- Tránh từ trừu tượng, thuật ngữ chuyên ngành sâu; sử dụng thừa từ.- Dùng câu chủ động, hạn chế dùng câu bị động.- Cố gắng viết tương ứng với khả năng nhận thức của người đọc.- Tránh viết sáo mòn, dập khuôn.- Cống gắng thể hiện ý tưởng, tránh giọng răn dạy, giáo huấn.8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com130Thí dụ:“Kính thưa Ông,Tôi hết sức vui mừng khi được biết Ông là Chủ tịch Hội đồng thẩm định những dự án mở rộng sản xuất của các doanh nghiệp thuộc Bộ, trong đó doanh nghiệp của chúng tôi.Cách đây không lâu tôi đã gửi cho một thành viên trong Hội đồng của ông một số kiến nghị hết sức quan trọng và đúng đắn về những văn bản thẩm định của các ông. Đáng tiếc là đến nay chúng tôi vẫn chưa được hồi âm. Là một trong những chuyên gia am hiểu và có nhiều kinh nghiệm, phải nói thật rằng những kết quả thẩm định của các ông còn quá nhiều sai sót nghiêm trọng cần được chỉnh lý kịp thời. Tôi rất mong nhận được sự thông cảm nhạy bén của ông và hy vọng được tham gia vào công việc quan trọng của các ông.Kính thư!”8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com131Thư hỏi thông tinĐi thẳng vào vấn đề;Hỏi cụ thể, tránh hỏi mơ hồ: Các ông có thể nói gì với tôi về mặt hàng mới đó của mình?Giải thích ngắn gọn lý do hỏi.Bỏ những chi tiết lan man.Mỗi câu hỏi đặt trong một đoạn riêng và nên đánh thứ tự.Thể hiện sự mong muốn được hồi âm kịp thời8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com132Thưa Quý Công ty,Vừa qua chúng tôi nhận được catalô quảng cáo sản phẩm máy vi tính thế hệ mới của Quý Công ty, vậy xin vui lòng cho chúng tôi biết một số điều sau đây về máy tính hiệu “Con rồng thế kỷ”:Màn hình có sắc nét và rõ không sau khi sử dụng liên tục trong vòng một vài tháng?Cần lau màn hình như thế nào?Việc sử dụng màn hình trong nhiều giờ liên tục có gây ra hại mắt và nhức đầu không? Mới đây có mấy tờ báo đã cảnh báo về điều này và điều đó thật là phiền phức.Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu nhận được những thông tin giải đáp trong vòng hai tuần, vì việc trang bị máy tính thế hệ mới cho Công ty chúng tôi đã trở nên cấp bách hơn bao giờ hết. Kính thư!8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com133Thư hẹn gặp gỡ: Viết đúng thời gian hẹn, tạo thói quen kiểm tra lịch – không nên dựa hoàn toàn vào trí nhớ, thuyết phục về tính cần thiết của cuộc hẹn.Thứ, ngày thángThời gianĐịa điểmMục đích cuộc gặp8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com134Thưa Ông,Tôi muốn giới thiệu với ông về tại văn phòng của chíng tôi vào ngày thứ tháng, lúc 3 giờ chiều.Ông có thể thẩm tra những tính năng ưu việt tân tiến của như đã mô tả trong catalô màu kèm theo đây.Tôi xin phép được gọi điện thoại cho ông vào tuần tới để được Ông vui lòng cho biết bảo đảm ngày và giờ này thích hợp với thời gian biểu của Ông. Kính thư!8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com135Thư kiến nghị:Trình bày kiến nghị ngắn gọn.Ngay câu đầu tiên đi thẳng vào bản chất vấn đề.Lập luận về tính thiết thực của kiến nghị.Bày tỏ sự tin tưởng và biết ơn về việc người đọc có thể thông cảm, hiểu ra vấn đề và có biện pháp giải quyết thoả đáng.Tránh giọng văn mỉa mai, thô bạo và hằn học.8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com136Th­a «ng,Do rçi r·i c«ng viÖc, qua qu¶ng c¸o cña h·ng «ng trªn truyÒn h×nh h«m thø n¨m võa ræi chóng t«i ®­îc biÕt vÒ nh÷ng s¶n phÈm th«ng giã cña c¸c «ng. Chóng t«i nhËn thÊy r»ng ®ã chÝnh lµ thø mµ chóng t«i ®ang hÕt søc cÇn ®Õn, nhÊt lµ trong ®iÒu kiÖn lµm viÖc hiÖn nay t¹i c«ng ty cña chóng t«i khi cã qu¸ nhiÒu nh©n viªn hót thuèc l¸ trong giê lµm viÖc ngay t¹i v¨n phßng.Tuy nhiªn, chóng t«i rÊt b¨n kho¨n kh«ng biÕt nªn chän nh÷ng mµu g× ®Ó phï hîp víi mµu s¬n mçi phßng lµm viÖc ë ®©y, ®ång thêi còng kh«ng lµm ¶nh h­ëng ®Õn bè côc chung cña néi thÊt vèn cã khi ph¶i ®ôc t­êng ra. Chóng t«i ®ang cã ý ®Þnh chän mµu x¸m, kh«ng biÕt nh­ vËy cã phï hîp hay kh«ng?Sau khi trao ®æi, ®­îc sù ®ång ý cña l·nh ®¹o c«ng ty chóng t«i nhËn thÊy gi¸ c¶ c¸c «ng ®­a ra cã lÏ h¬i cao, liÖu cã thÓ gi¶m bít phÇn tr¨m nµo ®ã hay kh«ng?Hy väng lµ c¸c «ng sÏ cã sù tr¶ lêi sím nÕu ®­îc ®Ó chóng t«i cã thÓ tiÕn hµnh nh÷ng thñ tôc ®Æt hµng.KÝnh th­!Thông tin thừa không cần thiếtDài dòng, kể lể không liên quan đến thực chất vấn đềĐặt vấn đề, song vẫn hơi dài và thiếu những thông tin cụ thể về chủng loại, kích thước, v.v...8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com137Thư khiếu nại- Ngắn gọn, tách đoạn hợp lý.- Trình bày rõ ràng bản chất sự việc, mọi chi tiết liên quan.- Đề xuất những phương án giải quyết hợp lý, hợp tình.- Nêu rõ phương thức liên lạc.- Kiềm chế ngôn từ, thái độ nóng giận, hằn học, đe dọa.- Lưu giữ bản sao.- Gửi kèm theo bản sao những giấy tờ, tài liệu có liên quan.8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com138Địa chỉ người nhậnĐịa chỉ liên hệ (nếu trùng với địa chỉ trên thì không ghi)Ngày ... tháng ... năm ...Số và ký hiệu (nếu có)Thưa ......... ,Ngày ... tháng ... năm ... tôi mua (hoặc: thuê, thuê sửa chữa ... ) chiếc xe máy (hoặc: bất kỳ dịch vụ hay mặt hàng nào đó) số khung, chủng loại tại Cửa hàng đại lý xe Honda số .... (địa chỉ chi tiết), hoá đơn số (và các chi tiết quan trọng khác nếu có).Đáng tiếc, chiếc xe (hoặc dịch vụ hay mặt hàng tương ứng nào đó) có nhiều khiếm khuyết (khuyết tật, v.v...) như sau: .... (nêu rõ nội dung những vấn đề khiếu nại).Để giải quyết vấn đề tôi có mong muốn .... (chỉ rõ phương thức đề xuất như đổi lại; nhận lại tiền; sửa chữa, v.v...).Tôi xin gửi Ông những giấy tờ, tài liệu sau đây làm bằng cứ:1/..............................2/..............................Tôi rất mong đợi sự hồi đáp của Ông và cảm phiền Ông giải quyết trước ..... (Nêu rõ thời hạn). Tôi thiết nghĩ rằng Ông cũng không thích thú gì khi phải mất thời gian làm việc những cơ quan chức năng bảo vệ quyền lợi của khách hàng. Xin Ông liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ nêu trên hoặc theo số điện thoại sau đây vào giờ hành chính: ........Xin chân thành cảm ơn.Kính thư!Ghi chú:Sao gửi: (những địa chỉ được sao gửi nếu có) Thông tin về dịch vụ, mặt hàngVấn đề khiếu nạiĐề xuất phương án giải quyết Liệt kê giấy tờ, tài liệu có liên quan Thời hạn giải quyết và biện pháp dự phòng Địa chỉ liên hệ Giữ lại bản sao bức thư, bản chính giấy tờ, tài liệu 8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com139Thư cảm ơnĐể xây dựng thiện cảm cho doanh nghiệp của mình chúng ta thường viết thư cảm ơn đối tác hay khách hàng nhân dịp đặc biệt nào đó, thí dụ:- Có một khách hàng mới, vừa đặt hàng lần đầu tiên.- Đối tác hay khách hàng vừa đáp ứng một đề nghị, yêu cầu nào đó.- Đối tác hay khách hàng đưa ra một đề nghị, đề xuất có lợi cho doanh nghiệp của bạn.- Khách hàng mua hàng đều đặn và trả tiền đúng hạn, v.v...Thư cảm ơn cần viết ngắn gọn, giọng văn chân thành và hướng khách hàng tới sự tiếp tục hợp tác trong tương lai. Thư cảm ơn không nên dùng hình thức bưu thiếp, mẫu in sẵn, vì như vậy làm cho tính chân thành của thư bị giảm sút đáng kể.8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com140Thưa Quý Ông,Nhân dịp năm mới, Công ty Huy Hoàng chúng tôi xin cảm ơn Ông về sự hợp tác đầy hiệu quả trong thời gian qua.Việc mở rộng kinh doanh của Công ty chúng tôi trong những năm tới rất cần sự nhiệt tình ủng hộ và những hoạt động thiết thực của những khách hàng như Quý Ông.Nguyên tắc bất di bất dịch của chúng tôi là “Phục vụ khách hàng ở mức cao nhất có thể”.Xin chúc Quý Ông một năm mới tràn đầy hạnh phúc và thành đạt.Vì một sự hợp tác bền vững và hiệu quả!Kính thư!8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com141Thưa Ông,Xin chúc mừng Công ty của Ông và bản thân Ông nhân dịp được nhận phần thưởng cao quý của Nhà nước trao tặng - Huân chương Lao động hạng nhất vì đã có những đóng góp to lớn cho sự phồn thịnh của nền kinh tế nước nhà.Những sản phẩm của Quý Công ty đã trở thành niềm vinh dự của nền công nghiệp nước nhà và là đồ vật thân quen của nhiều gia đình chúng ta.Là một trong những khách hàng quen thuộc, một đối tác nhiệt thành của Quý Công ty, chúng tôi luôn luôn coi sự thành công của mình là một hệ quả tất yếu của sự hợp tác với những công ty thành đạt và đáng tin cậy như Quý Công ty.Chúc Quý Công ty và bản thân Ông làm ăn ngày càng thịnh vượng.Kính thư!8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com142Thưa ......... ,Một tá cây con khoẻ mạnh mà hôm nay Ông nhận được là hoàn toàn miễn phí. Trong những điều kiện bình thường cây con do Mùa xuân vĩnh cửu có thể vượt qua được mọi thử thách khắc nghiệt mà bất kỳ mọi loại cây kém chất lượng khác sẽ bị héo tàn nhanh chóng. Trong nhiều năm qua cây con của Mùa xuân vĩnh cửu được chuyển tới khách hàng với những điều kiện sinh trưởng tối ưu và tới 99% trường hợp thoả mãn tốt nhất những nhu cầu khắt khe của khách hàng.Nếu không tin Ông hãy thử trồng ngay chúng vào đất ẩm theo đúng những chỉ dẫn kèm theo trong vòng 24 tiếng đồng hồ sau khi nhận được cây. Sự đâm chồi nảy lộc của chúng sẽ là minh chứng tốt nhất và tin rằng sẽ đem lại hương vị thiên nhiên ngọt ngào và nồng ấm cho ngôi nhà của Ông.Từ ngày hôm nay hàng tháng Ông sẽ nhận được với giá khấu trừ cao phân trăm phát hành phí Nguyệt san “Quà tặng thiên nhiên” của chúng tôi , mà trong đó sẽ có nhiều đề xuất bổ ích để làm vườn cây của Ông mãi mãi xanh tươi.Xin chân thành cảm ơn.Kính thư!Khiếu nại được giải quyết ngayKhẳng định sự cố chỉ là hy hữuNhắc nhở khách hàng đảm bảo kỹ thuật sử dụng dịch vụĐề xuất khéo về sự hợp tác trong tương lai 8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com143Thưa Bà,Bà hoàn toàn có lý khi từng tin rằng mặt hàng áo thun “Mùa thu vàng” sẽ được khách hàng ưa chuộng. Đúng như vậy, vì ngoài khiểu dáng, màu sắc hấp dẫn, chúng còn có độ hút ẩm và co giãn uyển chuyển hết sức phù hợp với mùa thu của đất nước chung ta. Những chỉ số thông kê cũng cho thấy đó là những chiếc áo thun ăn khách nhất trong những năm qua.Một trong những vấn đề thương mại hiện nay là làm sao theo kịp được những nhu cầu đổi thay nhanh chóng, liên tục, thường xuyên của khách hàng, nhất là khi liên quan đến vấn đề “mốt thời trang”, một vấn đề luôn luôn làm cho các kho bãi của chung ta tràn ngập hàng hoá. Chúng tôi sẵn sàng nhận lại những hàng hoá kém phẩm chất, song một khi không nảy sinh vấn đề đó thì những lô hàng đã bán ra coi như đã tiêu thụ xong.Nhiều nhà phân tích am hiểu thị trường dự đoán mùa thu năm nay khi nhiệt độ trở nên giá rét hơn năm qua và áo thun sẽ lại là chủ đề quan tâm đặc biệt của khách hàng. Hơn thế nữa, chiến dịch quảng cáo và khuyến mại mà chúng tôi đang ngày một tăng cường sẽ góp phần không nhỏ vào việc tiêu thụ những chiếc áo thun tuyệt vời đang bị mùa hè quên lãng. Xin gửi bà một số phiếu quảng cáo về mặt hàng này trên báo địa phương đã được chúng tôi trả tiền trước nhằm tăng cường sự quảng bá của mặt hàng.Chúc bà thành công.Kính thư!Khẳng định ý kiến đúng đắn của chủ cửa hàng khi mua hàng của doanh nghiệp Nguyên nhân từ chối yêu cầu và thể hiện sự từ chốiKết thúc, thể hiện sự lạc quan vào tương lai tiêu thụ hàng và sự tiếp tục hợp tác8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com144Biên tập8/8/2021luukiemthanh@yahoo.com145Xin trân trọng cảm ơn!TS. Lưu Kiếm ThanhHỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA77-Nguyễn Chí Thanh, Hà NộiCQ: 04.8357083NR: 04.8636227; DĐ: 0913045209E-mail: luukiemthanh@yahoo.com