Bài giảng Kỹ năng tổ chức sự kiện

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 1 KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TS. Lưu Kiếm Thanh HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội ĐT: 04.8357083 NR: 04.8636227 DĐ: 0913045209 E-mail: luukiemthanh@yahoo.com 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 2 Nội dung chương trình ¾1. Sự kiện: mục tiêu và phân loại ¾2. Tổ chức sự kiện ¾3. Những điều cần lưu ý 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 3 Sự kiện: mục tiêu và phân loại1 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 4 Mục tiêu ¾Tổ chức sự kiện - Event Management: lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách hàng v.v... 1 mảng của PR. - Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông. - Crisis Management: quản lý khủng hoảng. - Government Relations: quan hệ với chính phủ. - Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty. - Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư. - Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. 1.1. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 5 Mục tiêu ¾Tổ chức sự kiện: Công cụ tiếp thị 1.1. Tổ chức những sự kiện đặc biệt - công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 6 Mục tiêu ¾Tổ chức sự kiện: Cần có những … 1.1. ¾Tri thức … ¾Kỹ năng … ¾Sức khoẻ ¾… 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 7 Mục tiêu ¾Tổ chức sự kiện: Nghề của những ý tưởng 1.1. Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 8 Phân loại 1.2. ¾ Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công. ¾ Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng. ¾ Hội chợ ¾ Hội nghị, hội thảo; họp báo. ¾ Diễn trình; phát biểu của CEO trước công chúng. ¾ Biểu diễn nghệ thuật; Trình diễn thời trang. ¾ Chương trình Team building.. ¾ Các kỳ nghỉ, các ngày lễ. ¾ Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu. ¾ Tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering) ¾ Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao). 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 9 Phân loại 1.2. ¾Sự kiện trong nhà ¾Sự kiện ngoài trời 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 10 Tổ chức sự kiện 2.1. Chuẩn bị (Before planning) ¾ Ý tưởng (concept) ¾ Mục đích sự kiện (objective) ¾ Ngân sách (budget) 2.2. Lập kế hoạch (Action plan) ¾ Chương trình nghị sự ¾ Những người tham gia ¾ Điều kiện vật chất 2.3. Triển khai (action) ¾ Tiến hành ¾ Kiểm tra ¾ Đánh giá 2 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 11 Chuẩn bị 2.1. ¾Ý tưởng (concept) ¾Mục đích sự kiện (objective) ¾Ngân sách (budget) 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 12 Chuẩn bị 2.1. ¾Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 13 ÆÝ tưởng 2.1. "Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình "lồng" tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được "sống" trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng"... 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 14 ÆMục đích 2.1. "Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình "lồng" tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được "sống" trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng"... 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 15 ÆNgân sách 2.1. Kế hoạch ngân sách (Budget plans) ¾ Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan trọng để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch. ¾ Xác định được mục tiêu phấn đấu. ¾ Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tích dữ liệu qua các năm trước. ¾ Xác định được lượng vốn và nguồn vốn. ¾ Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham gia. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 16 Tài chính Đ Á N H G I Á T À I N G U Y Ê N Đ Á N H G I Á T À I N G U Y Ê N NHÂN SỰ BẤT ĐỘNG SẢN CNTT (IT) PHÂN PHỐI TÀI CHÍNH Có đủ vốn? Vốn loại nào (đầu tư/nợ)? Tình trạng ngâm vốn? (so với chi-thu) NGÂN SÁCH = TRỤ CỘTN ÂN SÁC = TRỤ C T 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 17 Mô hình tài chính M Ô H Ì N H T À I C H Í N H M Ô H Ì N H T À I C H Í N H TRẢ LƯƠNG MUA NGUYÊN VẬT LIỆU KHẤU HAO ĐẦU TƯ MỚI TRẢ CỔ PHẦN ĐÓNG THUẾ TRẢ NỢ ¾DỰ BÁO LƯU LƯỢNG TIỀN MẶT ¾DỰ KIẾN LỜI LỖ ¾BẢNG CÂN ĐỐI THU CHI ¾BÁO CÁO QUỸ SỬ DỤNG ¾DỰ BÁO LƯU LƯỢNG TIỀN ẶT ¾DỰ KIẾN LỜI LỖ ¾BẢNG CÂN ĐỐI THU CHI ¾BÁO CÁO QUỸ SỬ DỤNG ™KIỂM SOÁT CHI PHÍ/LỢI TỨC ™TRẢ LÃI NỢ VAY ™THU HỒI VỐN ™ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ™KIỂM SOÁT CHI PHÍ/LỢI TỨC ™TRẢ LÃI NỢ VAY ™THU HỒI VỐN ™ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 18 Lập kế hoạch 2.2. ¾Chương trình nghị sự ¾Những người tham gia ¾Điều kiện vật chất 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 19 Lập kế hoạch 2.2. ¾Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 20 Kế hoạch là gì? Bản hướng dẫn: ¾ cho ai đó ¾ thực hiện việc gì đó ¾ trong một giai đoạn đã định ¾ với một nguồn vốn 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 21 ¾Kế hoạch là dự kiến hành động, nhưng không là chính hành động. Tính dự phòng 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 22 CÁC YÊU CẦU KẾ HOẠCH ¾Dựa trên các dữ liệu. ¾Đủ thông tin cần thiết. ¾Lập luận có mạch lạc. ¾Hỗ trợ các mục tiêu. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 23 ÆThông tin nội dung 2.2. AI? WHO CÁIGÌ? WHAT Ở ĐÂU? WHERE KHI NÀO? WHEN THẾ NÀO? HOW 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 24 ÆThông tin nội dung 2.2. AI? WHO CÁIGÌ? WHAT THẾ NÀO? HOW Ở ĐÂU? WHERE KHI NÀO? WHEN 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 25 Æ Những vấn đề cơ bản 2.2. ¾Chỉ định người phụ trách toàn bộ sự kiện, có thể xử lý mọi việc hoặc đôn đốc thực hiện. ¾Đối tượng: các thành phần có liên quan ¾Quyết định về chủ đề của sự kiện: Mục đích của sự kiện là gì? Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì? Bạn muốn tạo ra những tác động gì? Cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt khách hàng là gì? 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 26 Æ Những vấn đề cơ bản 2.2. ¾ Thời hạn hoàn thành các phần việc khác nhau: Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu? Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện? Ngày giờ tiến hành? Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời? Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 27 Æ Những vấn đề cơ bản 2.2. ¾Quy mô sự kiện. ¾Địa điểm. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị. ¾Trang trí; bài trí; âm thanh; ánh sáng; chụp ảnh, quay phim, v.v… ¾Thời tiết. ¾Chiến lược giao tiếp; Phiên dịch; Trang phục. ¾Vấn đề an ninh. ¾Vấn đề quà tặng, chiêu đãi… 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 28 Æ Những vấn đề cơ bản – tóm tắt 2.2. Chủ đề, văn kiện Chương trình nghị sự Thành phần- quorum Giấy mời Phòng họp Trang phục Đón khách 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 29 Æ Những vấn đề cơ bản 2.2. ¾ Chuẩn bị cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử của các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các vấn đề chính trị và các vấn đề quan trọng khác, các bài viết liên quan đến những vấn đề này. ¾ Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên. ¾ Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 30 Æ Chương trình nghị sự 2.2. Văn bản liệt kê các nội dung công việc cần được tiến hành phù hợp với mục tiêu của sự kiện. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 31 M« h×nh “Qu¶ chu«ng Ch−¬ng tr×nh nghÞ sù” (theo John E.Tropman) Thời gianCông việc Nguồn lực 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 32 Æ Thành phần tham gia 2.2. ¾Lãnh đạo ¾Khách VIP ¾Hành chính ¾Lễ tân - phục vụ ¾Khách mời ¾Thành phần khác 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 33 Æ Điều kiện vật chất 2.2. ¾Địa điểm (hội trường; sàn diễn…) ¾Trang trí. ¾Bài trí. ¾Thiết bị âm thanh; ánh sáng. ¾Các trang bị khác. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 34 Triển khai 2.3. ¾Tiến hành ¾Kiểm tra ¾Đánh giá 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 35 Tiến hành 2.3. ¾Khai mạc ¾Diễn trình ¾Bế mạc 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 36 Æ Kiểm tra 2.3. ¾Hướng mục tiêu. ¾Đảm bảo CTNS. ¾Bầu không khí. ¾Thủ tục; biên bản. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 37 Æ Đánh giá 2.3. •Hãy quan sát một sự kiện và cho biết: 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 38 Æ Đánh giá 2.3. 1. Chủ tọa: - Bắt đầu có đúng giờ? - Mỗi mục CTNS có đủ thời gian? - Có kiểm soát được sự “lạc đề”? - Phản hồi “tín hiệu” phát biểu? - Nghị quyết có rõ ràng? - Có điềm tĩnh và ngoại giao? - Kết thúc có đúng giờ? 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 39 Æ Đánh giá 2.3. 2. Thư ký: - Phân phát có đủ tài liệu? - Có nắm vững trình tự, thủ tục? - Có tham gia thảo luận? - Ghi biên bản thế nào? 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 40 Æ Đánh giá 2.3. 3. Đại biểu: - Tham gia tích cực, xây dựng? - Có ngắt lời người khác? - Có hiểu vấn đề thảo luận? - Nhất trí chung hay theo đa số? - Thái độ đối với CTNS? - Có tham dự đến cùng? 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 41 Những điều lưu ý ¾Những điều kiện cơ bản ¾Phối hợp các sự kiện ¾10 bí quyết thành công 3 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 42 Những điều kiện cơ bản Có ba yếu tố để một event có thể được tổ chức: ¾1) Phải thỏa mãn được yếu tố chính quyền, tức chính quyền cho phép tổ chức. ¾2) Khách hàng, tức là người bỏ tiền ra để tổ chức. ¾3) Đối tượng nhận được thông điệp từ event. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 43 Phối hợp các sự kiện ¾Để tổ chức một sự kiện thành công, cần phối hợp các sự kiện. Trong tiếp thị, bạn có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay làm công tác đối ngoại (public relations - PR) mà không cần phải tổ chức một sự kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng, cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện. 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 44 10 bí quyết thành công ¾ 1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và tiếp thị ¾ 2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp ¾ 3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu ¾ 4. Đặt mục tiêu cụ thể ¾ 5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng ¾ 6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày ¾ 7. Quảng bá sự kiện ¾ 8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ ¾ 9. Nhân lực là yếu tố quan trọng ¾ 10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 45 Xin trân trọng cảm ơn! TS. Lưu Kiếm Thanh HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội ĐT: 04.8357083 NR: 04.8636227 DĐ: 0913045209 E-mail: luukiemthanh@yahoo.com