Bài giảng Kỹ năng thuyết trình - PECSME Training Program

Mô đun – Phần 2-4 Kỹ năng thuyết trình 1 Nội dung Xác định nội dung cho bài thuyết trình Thuyết trình bán hàng Chuẩn bị bài thuyết trình hiệu quả bằng power point Thực hiện thuyết trình 2 PECSME Training Program - Vietnam Xác định những điểm mà chúng ta cần thuyết trình Chức năng truyền thống của thuyết trình là : để thông báo , thuyết phục hay giải trí . Hãy phân tích bài thuyết trình : Chúng ta cần biết tại sao chúng ta lại thực hiện bài thuyết trình này và chúng ta muốn kết quả của buổi thuyết trình này như thế nào . Lập mục tiêu cụ thể : Chúng ta muốn đạt được điều gì ? Câu trả lời của chúng ta cho câu hỏi đó là trọng tâm cho mọi quyết định của chúng ta về bài thuyết trình . 3 PECSME Training Program - Vietnam Phân tích thính giả ( người nghe ) Những thông tin về cá nhân người nghe : độ tuổi , giới tính , học vấn , khả năng kinh tế , tôn giáo , nghề nghiệp , chủng tộc/dân tộc , chính trị , ảnh hưởng của nền văn hóa . Thái độ , giá trị và niềm tin của người nghe là gì ?: Chúng ta tìm hiểu về đặc điểm tâm lý của thính giả ví dụ như người nghe đang làm việc ở công ty , phòng ban nào ? Những mong đợi của người nghe là gì ? Hãy tìm hiểu xem tại sao họ lại tham dự buổi thuyết trình của chúng ta ; ví dụ họ quan tâm đến bài thuyết trình hay họ bị buộc phải nghe ? 4 PECSME Training Program - Vietnam Thuyết trình bán hàng Phải nhiệt huyết với sản phẩm/dịch vụ của mình . Nhiệt tình là thông điệp về đầu tư của cá nhân chúng ta vào sản phẩm . Tập trung vào lợi ích mà dịch vụ của chúng ta sẽ mang lại . Các lợi ích khác với đặc điểm của nó . Đặc điểm là kích cỡ , màu sắc và tính năng . 5 PECSME Training Program - Vietnam Thuyết trình bán hàng (2) Lợi ích chính là câu trả lời cho câu hỏi : “ Tại sao tôi muốn dùng dịch vụ này ?“ của khách hàng Lợi ích là lý do để khách hàng mua . Điều chỉnh bài thuyết trình cho phù hợp với đối tượng khách hàng 6 PECSME Training Program - Vietnam Thuyết trình bán hàng (3) Đối với những khách hàng làm trong lĩnh vực kỹ thuật , thì có thể nhấn mạnh những lợi ích như sau : Giảm tiêu thụ nhiên liệu Chủ DN có được các công nghệ mới nhất đã được chứng minh Giảm gián đoạn trong sản xuất ( công việc ) – điện năng đáng tin cậy Nâng cao chất lượng sản phẩm 7 PECSME Training Program - Vietnam Thuyết trình bán hàng (4) Đối với những khách hàng kỹ thuật , thì có thể nhấn mạnh những lợi ích như sau : Tăng công suất sản xuất Giảm phát thải khí nhà kính Chủ DN được xem là DN có trách nhiệm với môi trường 8 PECSME Training Program - Vietnam Thuyết trình bán hàng (5) Nếu khách hàng là người làm về tài chính thì những lợi ích mà chúng ta có thể nhấn mạnh là : Đem lại dòng tiền mặt dương cho chủ DN Được cấp tài chính không từ những chi phí họat động hiện tại Cải thiện được lợi nhuận và dòng tiền Có khả năng tiếp cận thị trường mới Giới thiệu về các nguồn tài chính mới Tăng được lợi thế cạnh tranh của DN 9 PECSME Training Program - Vietnam Thuyết trình bán hàng (6) Hãy lên mục tiêu cho buổi thăm hỏi chào hàng. Hãy viết ra những mục tiêu và luôn có cuốn sổ nhỏ trong tay để viết ra những điểm mà chúng ta cần thêm vào . Hãy mang theo các cuốn giới thiệu về sản phẩm , tài liệu bán hàng , và các thông tin bổ trợ khác 10 PECSME Training Program - Vietnam Thuyết trình bán hàng (7) Hãy để khách hàng nói đến 90% thời gian ; Họ sẽ cho chúng ta biết cách phải bán hàng cho họ . Chúng ta chỉ cần lắng nghe . Hãy dùng giấy chứng nhận . Công cụ bán hàng tốt nhất của chúng ta là bằng chứng cho th ấy các khách hàng hài lòng . Hãy mời khách hàng tiếp xúc với sản phẩm . Ví dụ như khuyến khích khách hàng vận hành thử thiết bị 11 PECSME Training Program - Vietnam Bằng chứng của khách hàng hài lòng là gì Một đoạn viết hoặc nói tán dương những ưu điểm của sản phẩm/dịch vụ . Những lời tán dương này là của người nổi tiếng hoặc người bình thường 12 PECSME Training Program - Vietnam Thuyết trình bán hàng (8) Giới hạn ở 3 sự lựa chọn khi thuyết trình . Quá nhiều sự lựa chọn có thể bị ngợp và kết quả là không cái nào được chọn . Hãy tự đánh giá mình sau mỗi cuộc gọi . Xác định xem chúng ta đã làm tốt cái gì và cái gì cần hoàn thiện . Lên kế hoạch để hoàn thiện . 13 PECSME Training Program - Vietnam Thuyết trình bán hàng (9) Xác định xem khách hàng có vẻ quan tâm đến cái gì nhất trong đề xuất của chúng ta Hãy xem xét trong kế hoạch tiếp theo của chúng ta Liên tục theo đuổi khách hàng . Thường là mất từ 5 đến 10 lần theo đuổi thì mới bán được hàng . 14 PECSME Training Program - Vietnam Một số lời khuyên khi chuẩn bị bài thuyết trình bằng Power Point 15 Nội dung Bắt đầu nhưng có nghĩ đến điểm kết thúc Sử dụng đề cương để viết nội dung Sử dụng hình ảnh để bài trình bày được sinh động hơn , quí vị có thể trình bày số liệu bằng đồ thị hay biểu đồ 16 Sử dụng mẫu Sử dụng “Slide Master” để bài trình bày được thống nhất Sử dụng các cỡ chữ và biểu màu sắc Nhiều kiểu chữ khác nhau sẽ làm cho người nghe bị rối 17 Chữ Chọn kiểu chữ dễ đọc Độ rộng x độ cao x x x x x ( đều là chữ cỡ 28) Chữ Arial và Roman dễ đọc hơn chữ thảo và kiểu chữ Anh cũ 18 Cỡ chữ Cỡ chữ tối thiểu của tiêu đề nên là 28 Cỡ chữ tối thiểu của các gạch đầu dòng ( tiểu mục ) là 22 đối với máy xách tay , và 24 đối với máy chiếu 19 Gạch đầu dòng Đối với mỗi một gạch đầu dòng , cần duy trì các chữ trong vòng một dòng hoặc tối đa là hai dòng Giới hạn số lượng gạch đầu dòng là sáu – bốn nếu có ảnh hay biểu tượng Nếu quí vị dùng quá nhiều chữ thì người đọc sẽ không đọc 20 Chữ in và chữ nghiêng CHỮ IN SẼ KHÓ ĐỌC HƠN Sử dụng để NHẤN MẠNH Chữ nghiêng được dùng khi “ trích dẫn ” Chữ nghiêng được dùng để làm nổi rõ những ý kiến hay ý tưởng 21 Màu sắc Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý nhưng khó giữ tập trung Màu xanh lá cây , xanh da trời và màu nâu là những màu dịu hơn Không nên dùng màu trắng trên nền sẫm nếu khoảng cách > 20 feet Màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp 22 Màu kết hợp/màu tương phản Màu cạnh nhau hài hoà với nhau Có thể tạo ra vân cho nền của bài trình bày Màu đối nghịch tương phản nhau Màu của chữ tương phản với nền của bài trình bày thì sẽ dễ đọc hơn 23 Hình ảnh Cần liên quan với nội dung của thông điệp và giúp làm cho thông điệp được rõ hơn Nếu không liên quan đến thông điệp sẽ làm cho người nghe bị phân tán Sơ đồ đơn giản là kênh truyền thông điệp hữu hiệu 24 Kế hoạch làm việc Xem xét các mốc làm việc chính ở đây ĐỂ CÓ THÊM THÔNG TIN... Liệt kê địa điểm hay người liên lạc để xem kế hoạch làm việc chi tiết (hay các tài liệu liên quan khác ) ở đây T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T9 T10 T11 T12 Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 25 Quí vị Các phương tiện truyền thông tin chỉ hỗ trợ cho bài thuyết trình của quí vị chứ không thể là bài thuyết trình Hãy nhớ , chỉ quí vị mới có thể không để mình bị “CHẾT vì power point” 26 Thuyết trình hiệu quả 27 Người trình bày Cách quí vị thuyết trình cũng quan trọng như nội dung mà quí vị thuyết trình . Hình dáng bên ngoài của quí vị ( quần áo phù hợp ) Giọing nói của quí vị ( ngữ điệu ) Động tác , hành động của quí vị ( không để có hành động lúng túng ) Tác phong của quí vị ( dễ gần , tự tin, kiểm soát kiến thức và người nghe ) 28 PECSME Training Program - Vietnam Các thành phần chính – bài thuyết trình Có hai phần Phần trình bày về tài liệu Trình bày đẹp mặt – đồ thị , loại và kích cỡ chữ , sự phân bố , nền Dùng gạch đầu dòng , số , đồ thị , hình vẽ Phần trình bày của người thuyết trình Ngôn ngữ cử chỉ , giọng nói , giao tiếp với người nghe . Hiểu những tài liệu trình bày ( tự tin) 29 PECSME Training Program - Vietnam Chiến lược trình bày Bám sát theo đúng nội dung và thời gian thuyết trình – tránh lạc đề . Giữ đúng tiến độ Truyền tải thông tin đơn giản và trực tiếp Chuyển dần từ đơn giản đến phức tạp Giành khoảng 2 phút cho một trang thuyết trình (slide) Giành đủ thời gian cho các câu hỏi và nhận xét trong và sau khi thuyết trình . Kết thức đúng thời gian , thậm chí còn sớm hơn dự kiến 30 PECSME Training Program - Vietnam Phong cách trình bày Di chuyển nhẹ nhàng – đừng đứng một chỗ , đút tay vào túi , hấp tấp Dùng mắt để giao tiếp Đừng lúc nào cũng đọc ở tài liệu hay trên màn hình – hãy giải thích nội dung Đặt câu hỏi cho người nghe khi cần . Đảm bảo là người nghe hiểu . Lắng nghe , điều chỉnh và giao tiếp Hãy hài hước để tạo ấn tượng , nhưng nên thận trọng , dùng khi thích hợp . 31 PECSME Training Program - Vietnam Giọng nói và ngôn ngữ Đọc rõ từ tài liệu hay màn hình : Những tài liệu này truyền tải thiếu nội dung Người nghe có thể đọc nhanh hơn là quí vị nói Điều chỉnh giọng nói : Nói với sự tự tin nhưng đừng thuyết giáo – hãy trao đổi : Sử dụng ngữ điệu để nhấn mạnh những điểm chính . Tự tin với tài liệu . Tốc đọ nói và âm lượng – Đừng nới to quá hay nhỏ quá , nhanh quá hay chậm quá . Ngôn ngữ dùng không nên quá thân mật hoặc quá dễ dãi ( đời thường ). (“ Anh thừa biết cái này ”) 32 PECSME Training Program - Vietnam Diện mạo Quần áo cũng nói đôi điều về cái mà chúng ta sẽ trình bày . Nếu đó là buổi thuyết trình gồm những người ăn mặc trang trọng mà quí vị thì không , có nghĩa là quí vị thiếu sự tôn trọng với chủ đề và người nghe . Nếu đó là buổi thuyết trình khá thoải mái mà quí vị lại ăn mặc quá trang trọng thì có nghĩa là quí vị chưa hiểu về người nghe – lạc lõng . Tuy nhiên , ăn mặc quá trang trọng vẫn tốt hơn là quá tuyền toàng . 33 PECSME Training Program - Vietnam Trình bày hiệu quả Bài trình bài gồm : Tài liệu tốt ( Thông tin, nội dung và kết cấu tốt ) Nhìn đẹp ( đồ thị đẹp , ngôn ngữ đơn giản , thuyết phục ) Trình bày tốt ( Giọng nói , diện mạo , giao tiếp ) Nội dung rõ ràng , được trình bày rõ ràng 34 PECSME Training Program - Vietnam Và cuối cùng Hãy thư giãn Tận hưởng niềm vui 35 PECSME Training Program - Vietnam Cảm ơn www.iiec.org 36