Bài giảng Kỹ năng thuyết trình (Kỹ năng giao tiếp trước công chúng)

1 KỸ NĂNG MỀM Kỹ năng với sự thành công của bạn (KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRƯỚC CÔNG CHÚNG) dmtsky@gmail.com 2 NỘI DUNG Trong thời buổi kinh tế thị trường hiện nay, kỹ năng mềm rất quan trọng. Kỹ năng mềm quyết định đến 75% sự thành công của bạn vì chúng là thành phần quan trọng giúp bạn truyền đạt và phát triển kỹ năng chuyên môn ra bên ngoài. Cần phải rèn luyện những kỹ năng này càng sớm càng tốt, vì càng tiếp xúc lâu dần với những kỹ năng càng làm cho chúng ta thuần thục và tạo cho chúng ta một phản xạ tốt đối với những sự cố bất ngờ. Trong bối cảnh công việc hiện nay rất cần có những con người có đầy đủ những kỹ năng để thực hiện tốt công việc. Một số kỹ năng mềm mà chúng ta thường gặp hiện nay đó là : Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư duy hiệu quả và sáng tạo, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng lãnh đạo,.. và kỹ năng chúng ta đang đề cặp đến trong bài viết này đó là kỹ năng thuyết trình. Kỹ năng thuyết trình (hay kỹ năng giao tiếp trước công chúng) là một trong những kỹ năng quan trọng đối với sự thành công của mỗi người trong chúng ta mà nhất là đối với những nhân viên kinh doanh, nhân viên tiếp thị, nhân viên nhân sự,.. những người thường xuyên phải trình bày ý tưởng, dự án hay báo cáo của mình lên cấp trên hoặc đồng nghiệp. I. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH. 1. Khái niệm Kỹ năng thuyết trình là nói chuyện trước nhiều người về một vến đề nào đó theo một cách có hệ thống. 2. Các kiểu, cấp độ thuyết trình - Thuyết trình trước những người trên cấp (hay lớn tuổi hơn).  Với nhóm số lượng trên cấp nhỏ (từ 3 đến 5 người).  Với nhóm số lượng trên cấp lớn (trên 5 người). - Thuyết trình trước những người đồng cấp (hay ngang tuổi).  Với nhóm số lượng đồng cấp nhỏ (từ 3 đến 5 người).  Với nhóm số lượng đồng cấp lớn (trên 5 người). 3 - Thuyết trình trước những người dưới cấp (hay nhỏ tuổi hơn).  Với nhóm số lượng dưới cấp nhỏ (từ 3 đến 5 người).  Với nhóm số lượng dưới cấp lớn (trên 5 người). Việc xác định cấp độ thuyết trình rất quan trọng, nó quyết định đến việc chuẩn bị cho bài thuyết trình: Thời gian, lượng kiến thức, cách bố trí và quy mô nơi thuyết trình, 3. Chuẩn bị bài thuyết trình - Đánh giá đúng bản thân bạn.  Bạn có thật sự am hiểu về vấn đề đó, có đủ thông tin để trình bày nó hay không?  Con người và cương vị của bạn ngay thời điểm thuyết trình có được người nghe chấp nhận hay không? - Tìm hiểu thính giả.  Có bao nhiêu người tham dự.  Họ là ai? Bao nhiêu tuồi? Giới tính? Nghề nghiệp?  Tại sao họ lại tham dự buổi thuyết trình này? - Xác định mục đích, mục tiêu bài nói chuyện.  Mục đích: Cái cuối cùng phải đạt được.  Mục tiêu: Quá trình để đạt được mục đích. + + - Thu thập thông tin, tư liệu cho bài thuyết trình. Các loại thông tin, tư liệu:  Thông tin phải biết: Những điều phải biết để giải quyết vấn đề (những điều liên quan trực tiếp đến vấn đề thuyết trình. Vd: “Vấn đề tai nạn giao thông” thì thông tin phải biết đó là: Tai nạn giao thông là gì, tai nạn giao thông thường xảy ra ở đâu, xảy ra với ai,..?). Mục tiêu 1 Mục tiêu 2 Mục tiêu 3 Mục đích 4 Thông tin cần biết: Những điều có thêm để làm căn cứ thuyết phục người nghe (Vd: “Vấn đề tai nạn giao thông” thì thông tin cần biết đó là: Tai nạn giao thông gây ra hậu quả gì, ảnh hưởng đến những đối tượng nào,..?). Thông tin nên biết: Tư liệu thực tế, những số liệu làm cho bài thuyết trình trở nên phong phú và sinh động hơn (Vd: “Vấn đề tai nạn giao thông” thì thông tin nên biết đó là những số liệu về tình hình tai nạn giao thông hiện nay, số người chết, số người bị thương, độ tuổi, nguyên nhân chủ yếu gây ra tai nạn giao thông,..? ). - Các nguồn thông tin.  Sách, báo.  Tìm kiếm trên Internet.  Gặp gỡ các chuyên gia thực hiện phỏng vấn.  Tìm kiếm tại thư viện. Hiện nay nguồn cung cấp thông tin cho mọi người là rất phong phú. Đối với các thông tin trên Internet một nguồn cung cấp thông tin phổ biến nhất hiện nay thì chúng ta nên chọn những trang web đáng tin cậy để thông tin của chúng ta mới thật sự chính xác. - Chuẩn bị thuyết trình.  Bài nói chuyện mang tính chất trình bày.  Bài nói chuyện mang tính chất thuyết phục. - Các công việc tổ chức bày thuyết trình  Số liệu thống kê.  Các giai thoại, câu chuyện.  Các lời trích dẫn.  Các câu nói đùa.  Hình ảnh minh họa.  PowerPoint.  Phân chia công việc nếu thực hiện thuyết trình theo nhóm.  Nơi thuyết trình. 5 - Phát thảo đề cương. I. + a) - 1. + b) - 2. - Cấu trúc bài thuyết trình. - Xây dựng phần mở đầu.  Mở đầu trực tiếp: Giới thiệu trực tiếp vào vấn đề cần thuyết trình.  Mở đầu cách đặt câu hỏi: Sử dụng câu hỏi đề làm sáng tỏ nội dung cần thuyết trình.  Mở đầu bằng lối kể chuyện: Kể một câu chuyện để dẫn người nghe vào đề tài.  Mở đầu bằng một sự tương phản: Sử dụng hình ảnh, con số tương phản để dẫn người nghe vào đề tài thuyết trình.  Mở đầu bằng cách trích dẫn: Dùng lời nói của một hoặc nhiều doanh nhân để trích dẫn vào đề tài. Những điều cần tránh:  Không nên mở đầu quá dài.  Mở đầu không ăn nhập vào chủ đề.  Mở đầu thiếu tự tin. Những điều bắt buộc:  Giới thiệu và làm quen.  Thông báo nội dung thuyết trình.  Thông báo về thời gian và phương thức tiến hành, người trợ giúp (nếu có). - Xây dựng phần thân bài.  Các ý phải liên quan chặt chẽ với nhau, ý trước là tiền đề của ý sau.  Phải có các số liệu, ví dụ minh họa cho mỗi ý, mỗi luận điểm.  Sử dụng các kỹ năng để khác để làm cho bài nói chuyện trở nên sinh động hơn. 6 - Phần kết thúc.  Tóm tắt các điểm chính và nhấn mạnh cố lõi.  Kết thúc bằng một nhận xét tích cực.  Kết thúc đúng lúc.  Mỉm cười và cảm ơn người dự. - Các phương tiện hổ trợ và công tác hậu cần.  Các tài liệu liên quan: Cần kiểm tra nhiều lần các tài liệu liên quan này nhất là trước khi bắt đầu thuyết trình, sắp xếp tài liệu một cách khoa học không để bừa, phần tài liệu nào cần trước thì đề lên trên cùng và ngược lại.  Ngôn từ chiếm 7%, giọng nói chiếm 38%, hình ảnh chiếm 55%.  Phải biết sử dụng các thiết bị nghe nhìn (máy tính, máy chiếu, thiết bị điều khiển từ xa,...).  Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu và kiểm tra tính năng hoạt động của chúng trước khi mọi người bước vào phòng thuyết trình.  Chuẩn bị nơi thuyết trình: Nơi thuyết trình cần phải phù hợp với số lượng người dư, tránh trường hợp nơi thuyết trình quá rộng hoặc quá hẹp. - Chuẩn bị tâm lý và hình thức. Tâm lý là một điều rất quan trọng, rất nhiều người tỏ ra e dè, không thoải mái trước khi tiến hành thuyết trình. Điều này có thể ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của buổi thuyết trình, người trình bài có thể quên nội dung hoặc tiến hành không theo những quy tắc định trước.  Hình thức bên ngoài: Màu sắc quần áo, kiểu quần áo, phụ kiện đi kèm,  Tự tin.  Chuẩn bị tốt bài thuyết trình.  Hãy tưởng tượng rằng bạn sẽ thuyết trình thành công.  Giữ gìn sức khỏe và bảo vệ giọng nói. 7 Cách thức luyện tập:  Đọc bài thuyết trình nhiều lần để nắm vững ý chính.  Tập đọc lại những ý chính và thêm vào những những nội dung khác.  Thuyết trình một mình trước gương để tự điều chỉnh về cử chỉ và điệu bộ cơ thể cho phù hợp.  Ghi âm và nghe lại.  Tổ chức buổi thuyết trình thử.  Diễn tập thật.  Trước khi bước ra tiến hành thì người thuyết trình cần ghi những ý chính ra một tờ giấy để không phải quên nội dung.  Nên ở một mình trong một vài phút để tập trung tinh thần nếu là thuyết trình lần đầu. 4. Tiến hành thuyết trình. - Các bước tiến hành.  Lập bảng số liệu và rút ra kết luận từ bảng số liệu này.  Cần có các câu chuyển tiếp để liên kết các luận điểm chính.  Chú ý phân bổ thời gian hợp lý. - Tạo ấn tượng tốt với khán giả. Có 10 tiêu chí: 1. Trang phục phải gọn gàng, lịch sự. 2. Dáng đi phải tự tin. 3. Chú ý tư thế đứng. 4. Khi bắt đầu nói chuyện thì cần giới thiệu về bản thân mình. 5. Nói to và rõ ràng. 6. Cần thay đổi tốc độ, nhịp độ nói. 7. Đưa mắt quan sát thính giả. 8. Chú ý ánh mắt, cử chỉ, nét mặt. 9. Có thể đi lại khi nói chuyện. 10. Lưu lại ấn tượng đối với khán giả. 8 - Trình bày phần kết luận.  Hướng đến sự kết thúc.  Chuẩn bị kết thúc (tóm lược ngắn gọn, xúc tích).  Kết thúc mạnh mẽ, ấn tượng, mỉm cười và cảm ơn khán giả. - Trao đổi với khán thính giả.  Phải nghiên cứu tài liệu và thông tin liên quan, lường trước các vấn đề có thể xảy ra.  Tiếp cận câu hỏi một cách tích cực.  Lắng nghe một cách cẩn thận.  Nên trả lời từng câu hỏi một.  Nếu cần có thể yêu cầu người hỏi làm rõ nghĩa câu hỏi.  Hướng câu trả lời đến toàn bộ khán giả.  Chú ý kiểm soát thời gian.  Bình tỉnh trước khi trả lời, không nên căng thẳng quá. Kỹ năng thuyết trình là một kỹ năng được sử dụng khá phổ biến. Tuy nhiên để sử dụng tốt kỹ năng này không phải là dễ dàng, cần có nhiều thời gian và phải tập luyện thường xuyên để nâng cao kỹ năng cũng như kiến thức của bản thân. II. KỸ THUẬT TRÌNH TẠO POWERPOINT THUYẾT TRÌNH Bước 1: Với một đề tài đã được biết từ trước điều đầu tiên để tạo được một chương trình PowerPoint thuyết trình “có chất lượng” là phải tìm đủ thông tin cần thiết cho bài thuyết trình. Lượng thông tin này phải thật đầy đủ và chính xác, đặc biệt phải tìm kiếm thêm nhiều hình ảnh phù hợp với đề tài. Bước 2: Viết ra nội dung của bài thuyết trình với những ý chính, ý phụ và tiêu đề cho từng ý. Lựa chọn những hình ảnh phù hợp với từng mục và từng ý. Bước 3: Tạo PowerPoint 9 - Người làm PowerPoint cần tìm một màu nền (Background) hay một dạng nền dựng sẵn (Themes) phù hợp với nội dung của đề tài. Thông thường màu nền được dùng là màu trắng hoàn toàn với mục đích làm cho việc phối màu cho nội dung bên trong được dễ dàng hơn. - Ở Slide đầu tiên nên trình bày tên cơ quan, đơn vị, tổ chức của người đứng ra thuyết trình, kèm theo đó là tên nội dung của bài thuyết trình, nhóm thực hiện (nếu có hình ảnh đại diện thì càng tốt). - Ở Slide tiếp theo thì phải trình bày ngắn gọn nội dung hoặc những mục chính của đề tài. Những Slide còn lại trình nội dung của đề tài. - Mỗi Slide cần phải có tên tiêu đề, nội dung bên trong cần phải ngắn gọn, tập trung vào ý chính. Phải có hình ảnh, biểu đồ, video clip, bản số liệu minh họa cho từng ý, từng nội dung. - Không nên tạo quá nhiều hiệu ứng cho mỗi Slide vì nó sẽ tạo nên sự mất tập trung của người xem. Mỗi Slide nên bắt đầu bằng một hình ảnh để đánh vào sự tò mò của người xem, khiến người xem muốn biết ngay nội dung của Slide là gì? - Kích thước chữ (Size chữ) cho mỗi Slide phải phù hợp. Chúng ta nên dùng Size từ 28 đến 32 hoặc lớn hơn cho phần tiêu đề. - Font chữ thường dùng là Times New Roman, Vni-Times hoặc muốn cho nét chữ mềm hơn thì nên dùng font Tohoma, Calibri,.. - Về màu sắc thì nên mặc định cho từng phần. Ở phần tiêu đề nên tạo một màu riêng (nếu tạo thêm khung nền cho tiêu đề thì càng tốt). Màu sắc ở phần tiêu đề và phần nội dung nên khác nhau. - Mỗi ý phải có dấu, ký hiệu đầu dòng (Bullet) để phân biệt mỗi ý. - Slide kết thúc phải có lời cảm ơn khán giả và phần tóm lược nội dung của đề tài (nếu cần)./. DUY TUỆ THỊ NGHIỆP Lấy trí tuệ làm sự nghiệp của mỗi bản thân