Bài giảng Kỹ năng thuyết trình - Đại học Bách khoa TP HCM

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Khoa Khoa học và Kỹ thuật Máy tính Đại học Bách Khoa TPHCM NỘI DUNG |Một số câu hỏi |Bước chuẩn bị |Đặc điểm của một bài thuyết trình |Trình bày bằng phương tiện trực quan |Thuyết trình bằng overhead projector |Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 2 MỘT SỐ CÂU HỎI |Thuyết trình là gì ? y Người nói cung cấp thông tin cho người nghe. y Thời gian trình bày “ngắn”. |Ai cần ai ? y Người nói cần người nghe hay y Người nghe cần người nói. @ 2011 3 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình THẢO LUẬN: CÁC VIỆC CỦA 1 THUYẾT TRÌNH | Chuẩn bị y Xác định chủ đề y ? | Phương tiện hỗ trợ y Phần mềm y ? | Tác phong y Eye contact y ? | Tiến hành y Time y ? y Kết thúc | Hỏi và đáp | ? @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 4 Bảng đánh giá phần trình bày: Cách tổ chức báo cáo Người nghe không thể hiểu vì trình bày lộn xộn. Người nghe gặp khó khăn vì trình bày không mạch lạc, nhảy qua nhảy lại khó theo dõi. Trình bày thông tin theo một trình tự logic để người nghe dễ theo dõi. Trình bày thông tin theo một trình tự logic và thú vị để người nghe dễ dàng theo dõi. Kiến thức về chủ đề Không biết tí nào. Không trả lời được những câu hỏi trong lớp liên quan đến chủ đề. Không cảm thấy tự tin về các thông tin liên quan đến chủ đề và chỉ có khả năng trả lời những câu hỏi đơn giản. Thể hiện khả năng trả lời được các câu hỏi, nhưng còn hời hợt, chưa rõ ràng và kỹ lưỡng. Thể hiện có kiến thức toàn diện (hơn mức yêu cầu) trong khi trả lời các câu hỏi trong lớp với sự giải thích rõ ràng và kỹ lưỡng. Hình ảnh Hình ảnh thừa hoặc không có hình ảnh Thỉnh thoảng dùng hình ảnh, nhưng thường không ăn nhập với phần chữ và nội dung trình bày. Hình ảnh liên quan đến phần chữ và nội dung trình bày. Phần hình ảnh mô tả và nhấn mạnh được các phần thể hiện bằng chữ trong bản trình bày trên màn chiếu. Lỗi ngôn ngữ 4 hoặc trên 4 lỗi ngữ pháp hoặc/và lỗi chính tả trong phần trình bày. Có 3 lỗi chính tả hoặc/và lỗi ngữ pháp. Tồn tại 2 hoặc ít hơn 2 lỗi chính tả và/hoặc lỗi ngữ pháp. Bản trình bày không có lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp. Giao tiếp với người nghe Chỉ đọc là chính Thỉnh thoảng có quan sát người nghe, nhưng vẫn đọc là chủ yếu. Luôn giữ mối quan sát sự theo dõi của người nghe, nhưng vẫn thường phải ngó đến kịch bản. Luôn nắm được tình trạng theo dõi của người nghe, ít khi phải xem kịch bản khi trình bày. Kỹ thuật ngôn từ Còn lập bập, phát âm không chính xác các thuật ngữ. Nói nhỏ làm một số người nghe cuối lớp không nghe được. Giọng nhỏ. Phát âm chưa chính xác các thuật ngữ. Người nghe khó theo dõi báo cáo. Giọng rõ. Phát âm phần lớn chính xác các từ. Hầu như tất cả người nghe đều nghe rõ báo cáo. Nói rõ, đúng, phát âm chính xác các từ, thuật ngữ để tất cả người nghe có thể nghe rõ mà không phải đoán. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 5 BƯỚC CHUẨN BỊ |Xác định mục tiêu bằng các câu hỏi. y Tại sao có buổi thuyết trình này. y Cái gì được cung cấp cho người nghe. |Xác định thính giả. y Thể loại của chủ đề thuyết trình. y Trình độ thính giả. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 6 BƯỚC CHUẨN BỊ |Xác định thời gian thuyết trình : y Chia thời gian trình bày thành các phần nhỏ tương ứng với từng công việc xác định. Thí dụ : | Phần 1 : dẫn nhập : tổng quan về nội dung trình bày, tại sao có vấn đề này, kết quả mong muốn đạt được. | Phần 2 : trình bày từng chủ đề của chương trình nghị sự. | Phần 3 : kết luận của phần thuyết trình. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 7 BƯỚC CHUẨN BỊ |Chia nội dung thành 2 phần : y Phần trình bày trên các slide. y Phần để nói. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 8 ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH |Rõ ràng : y Ngắn và đơn giản. y Highlight các điểm quan trọng. |Sử dụng hình ảnh, âm thanh, màu sắc, ... để làm mạnh các thông điệp @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 9 ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH |Nội dung slide là : y Xương sống của bài thuyết trình y Hỗ trợ cho lời nói. |Nhất quán : y Màu sắc y Font, size chữ y Indentation. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 10 ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH |Mỗi slide bao gồm : y Hình ảnh, video, âm thanh. y Chữ viết |Mỗi dòng của slide là : y Đoạn câu (phrase) không là mệnh đề. y Xúc tích, ngắn gọn. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 11 ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH |Sử dụng các hiệu ứng của powerpoint y Trật tự xuất hiện của nội dung trình bày y Xuất hiện của từng slide y Xuất hiện của từng dòng, chữ, ký tự y Xuất hiện của từng hình ảnh. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 12 ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH |Sử dụng phần note của mỗi slide. |Sử dụng hiệu ứng lệch slide giữa máy tính và máy chiếu. |Slide là abstract của document (word file). @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 13 CASE STUDY 1 |Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web Norton Antivirus. |Xây dựng một buổi thuyết trình thuyết phục các Thầy/Cô giáo của 1 trường cấp 3 mua máy tính xách tay hiệu X. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 14 CASE STUDY 2 |Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web của Oracle. |Thuyết trình các tính năng nổi bật của ngôn ngữ VB. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 15 CASE STUDY 3 |Thuyết trình phổ biến nội dung công tác mùa hè xanh cho các SV. |Báo cáo tổng kết công tác mùa hè xanh của đơn vị. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 16 THIẾT KẾ TRÌNH BÀY TRỰC QUAN |Hãy nghĩ đến thính giả của bạn |Thiết kế để giúp người nghe |Trình bày trực quan nên |Trình bày trực quan tốt là |Những cách để thêm sắc thái vào sự trình bày @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 17 HÃY NGHĨ ĐẾN THÍNH GIẢ CỦA BẠN |Lắng nghe khó hơn đọc y “người nghe" chỉ lắng nghe khoảng từ 25% đến 50% thời gian. |Thông tin được trình bày một mạch y Bộ nhớ ngắn hạn chỉ nhớ từ 5 đến 7 điểm. y Lắng nghe nhớ khoảng 10%, còn đọc nhớ khoảng 50%. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 18 HÃY NGHĨ ĐẾN THÍNH GIẢ CỦA BẠN |Nếu thính giả lắng nghe chỉ 1 phần thời gian và chỉ nhớ 10% điều họ nghe thì “cửa sổ” thông tin của bạn mở ra khoảng 2.5% tới 5.0% trên toàn bộ thời gian trình bày ! |Vậy Thật tôi nghiệp cho người nghe ! Hãy làm gì để người nghe chịu nghe và nhớ. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 19 THIẾT KẾ ĐỂ GIÚP NGƯỜI NGHE |Organize – dữ liệu trình bày dưới dạng khung và có cấu trúc y Cung cấp 1 "jigsaw puzzle boxtop" để người nghe tự tổ chức và tái xây dựng những thông tin bằng lời của bạn. y Liệt kê các điểm đã được trình bày và cung cấp 1 bản đồ mà anh trình bày. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 20 THIẾT KẾ ĐỂ GIÚP NGƯỜI NGHE (TT) | Illustrate – giúp người nghe chuyển data thành thông tin y Vẽ 1 bức hình. y Kể 1 câu chuyện. y Đưa ra những so sánh. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 21 THIẾT KẾ ĐỂ GIÚP NGƯỜI NGHE (TT) |Repeat – cải thiện sự tiếp thu data đối với người nghe y Nhớ rằng “người nghe" tập trung từ 25 tới 50% thời gian. y Thường xuyên lặp lại. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 22 TRÌNH BÀY TRỰC QUAN NÊN |Trình bày trực quan hỗ trợ cho mục tiêu truyền đạt. |Trình bày trực quan làm phong phú thông điệp bằng lời nói. |Trình bày trực quan nên sử dụng màu sắc và hình ảnh. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 23 TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ |Visible – thấy thì mới tin y Mọi người xem thấy rõ |Ký tự cao 1 inch thấy được từ 30 feet. |Cần phải tính |Độ rộng của màn hình |Khoảng cách từ projector tới màn hình |Khoảng cách của mọi người tới màn hình @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 24 TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ |Visible (tt) y Số từ của từng dòng | 3 tới 4 là tối ưu | 6 tới 7 là tối đa y Số dòng của mỗi slide | Ít hơn 10 s @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 25 TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ |Clear – hiểu được ngay thông điệp bằng lời nói y Mỗi visual tập trung trên 1 ý tưởng | Tránh quá nhiều thông tin sơ đẳng |Dùng màu để tập trung trên thông tin then chốt y Liên hệ trực tiếp tới mục tiêu truyền đạt y Bổ sung cho thông điệp bằng lời nói |Âm điệu | Tổng quan hoặc hình ảnh toàn cục @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 26 TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ |Simple y Lọai ra thông tin không liên quan y Làm đơn giản bằng cách dùng bản phác thảo, màu sắc @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 27 NHỮNG CÁCH ĐỂ THÊM SẮC THÁI VÀO SỰ TRÌNH BÀY |Kết hợp : Chữ viết, ký hiệu, biểu đồ, hình ảnh |Thêm màu sắc để nhấn mạnh, thận trọng về ý nghĩa của màu sắc. |Sử dụng bút chiếu, che phủ hoặc là biến mất slide |Thay đổi backgrounds để chuyển bước hoặc chuyển chủ đề mới |Thay đổi trình tự nhìn (ngang, dọc, xiên) @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 28 SỬ DỤNG OVERHEAD PROJECTORS |Những tiện lợi của Overhead Projectors |Những điểm bất tiện của Overhead Projectors |Các kỹ thuật trình bày với Overhead Projectors |Overhead Projection Survival Kit @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 29 NHỮNG TIỆN LỢI OF OVERHEAD PROJECTORS |Tập trung được sự chú ý của thính giả : y Gây sự chú ý lên phương tiện trình bày. y Ngừng sự chú ý lên người nói. |Có thể hiệu chỉnh giấy trong lúc trình bày y Highlight các điểm quan trọng y Viết lên giấy trong như viết lên bảng. |Làm đơn giản thông tin phức tạp bằng cách đặt các giấy trong lên nhau. |Giấy trong dễ mang đi. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 30 NHỮNG ĐIỂM BẤT TIỆN CỦA OVERHEAD PROJECTORS |Overhead projector khó vận chuyển. |Overhead projection kém “chuyên nghiệp” hơn slides. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 31 CÁC KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VỚI OVERHEAD PROJECTORS |Chuyển đổi sự chú ý : y Vào màn hình hay vào người trình bày. | Tắt projector khi không dùng. | "Chalkboarding" y Dùng projector như bảng đen |Pointing để nhấn mạnh y Dùng đèn pin rọi để kéo sự chú ý tại nơi chiếu. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 32 CÁC KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VỚI OVERHEAD PROJECTORS |Highlighting y Dùng màu khác với màu gốc để gây chú ý. |Che nội dung trình bày y Mở từng chủ đề mỗi lúc. y Hướng chú ý vào phần được mở. y Ngừa sự sao lãng. |Phủ lấp các giấy trong lên nhau y Làm đơn giản các khái niệm phức tạp. y Từng phần được trình bày từng lúc. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 33 OVERHEAD PROJECTION SURVIVAL KIT |Cần chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ : |Extension Cord (dây nối). |Ungrounded Plug Adapter (ổ cắm 3 chấu). |Spare Bulb (bóng dự phòng). |Transparency Pen (bút lông xóa). |Acetate Film (giấy trong). @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 34 NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH |Đứng trước cử tọa, thuyết trình viên phải bình tĩnh, tự tin, chủ động sáng tạo trong ứng xử. Khi thuyết trình, cần lưu ý những nguyên tắc sau đây: |Nói chứ không phải là đọc bài. |Đứng thuyết trình trừ phi bị bắt buộc phải ngồi nói.. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 35 NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH |Thỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộ chứ không nên đứng yên một chỗ. |Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn xác, không nói quá nhanh hay quá chậm. |Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọng nói. Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 36 NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH |Đối diện cử tọa, nhìn vào mắt cử tọa (eye- contact) y Nhận biết sự truyền đạt của mình được tiếp nhận như thể nào y Thay đổi cách tiếp cận hay phương pháp truyền đạt cho thích hợp |Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết. Đặc biệt trong các hội nghị, nhiều diễn giả trình bày, thời gian dành cho mỗi người rất ngắn. |Khi sử dụng dụng cụ hỗ trợ như projector, tránh nói với screen mà nói với cử tọa. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 37 NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH |Phải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn tất bài thuyết trình đúng giờ y Tập dượt (rehearsal) bài nói nhiều lần cho thuần thục. |Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau khi kết thúc bài thuyết trình. |Theo dõi cử tọa, có niềm say mê với chủ đề và nhạy bén đáp ứng những nhu cầu của cử tọa. @ 2011 K ỹ năng giao tiếp ngành nghề -Thuyết trình 38