Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản

Bài giảngGiảng viên: TS. Trần HoàngCVCC, Nguyên Cục trưởng Cục VTLTNNHiện là Giám đốc Trung tâm Tư vấn - chuyển giao công nghệ lưu trữ và văn phòngĐT: 0913 206 198Email: luutru.vanphong@gmail.comKĨ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢNT ài liệu tham khảoThể thức Mẫu một số loại văn bảnBài tậpNỘI DUNGTÀI LIỆU THAM KHẢO- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP;TÀI LIỆU THAM KHẢO- TT số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;- TT số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản QPPL của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.TT số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011CQNN, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.Đối tượng áp dụngThể thức VBKỹ thuật trình bày VBTập hợp các thành phần cấu thành VB.Các quy định về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề, vị trí trình bày, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ.TT số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011Phông chữKhổ giấyBộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001A4, A5TT số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/201120-25mm20-25mm15-20mm30-35mm Định lề: (đối với khổ giấy A4)THỂ THỨC VĂN BẢNQUỐC HIỆUCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMIn hoa, 12-13Độc lập - Tự do - Hạnh phúcIn thường, 13-14Bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; VPQH; HĐDT, các UB của QH hoặc HĐND và UBND các cấp; Đoàn ĐBQH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản. Tên cơ quan ban hành văn bản50%UBND TỈNH QUẢNG BÌNH SỞ NỘI VỤTÊN CƠ QUAN BAN HÀNHSỐ VÀ KÍ HIỆU SỐKÍ HIỆUGhi theo năm từ 01/01 đến 31/12 Số dưới 10 thêm số 0 vào trướcGồm chữ viết tắt tên loại VB và chữ viết tắt tên CQ ban hànhTheo quy địnhSỐ VÀ KÍ HIỆU ../NQ-CP./CT-TTg../BC-HĐND..CP-HC..BNV-TCCB.SNV-VPĐơn vị soạn thảoĐỊA DANHCấp TW: Hà Nội,... Hưng Yên, .Cấp tỉnh: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Tên của tỉnh: Thành phố Hà Tĩnh,..Tên của huyện: Sóc Sơn,...Tên của xã, phường Điện Biên Phủ,.Công an, Quốc phòng: có quy định riêngTÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG VĂN BẢNTên loại VB- Là tên của từng loại VB do cơ quan, tổ chức ban hành. - Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.Trích yếu của VB - Trích yếu nội dung của VB là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát ND chủ yếu của VB.- Thường bắt đầu bằng “Về việc” (V/v)- Trình bày riêng một dòng bên dưới tên loại của VB hoặc dưới số, ký hiệu của Công văn.TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG VĂN BẢN Số 72/VTLTNN-NVĐPv/v kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ 2015QUYẾT ĐỊNH (in hoa, 14)Về việc điều động cán bộ(in thường, 14)(in thường 12-13)NỘI DUNG- Viện dẫn: ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu, thời gian, tên cơ quan ban hành, trích yếu.- Căn cứ pháp lý.- Phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.- Nghị quyết (cá biệt): điều, khoản, điểm hoặc khoản, điểm.- Quyết định (cá biệt): điều, khoản, điểm.- Quy chế (Quy định): chương, mục, khoản, điểm hoặc khoản điểm.NỘI DUNG Hành văn phải trung lập, không thiên vị, khách quan. Lời văn phải lịch sự, đúng tư cách trong giao dịch. Cuối văn bản, phải nhân danh cơ quan để yêu cầu.Phần: số La MãMục: số La MãKhoản: số Ả RậpChú ýCác văn bản có phần, chương, mục phải có tiêu đềBố cục “văn bản điều khoản”Phần I Chương I Mục 1. Điều 1. (Khoản) 1. (Điểm) a) (Tiết) -Có tiêu đềCó/không tiêu đềKhông tiêu đề- Tiếng Việt, phổ thông.- Tiếng nước ngoài: thông dụng hoặc phiên âm.- Thuật ngữ: giải thích.- Viết tắt: hạn chế (lần đầu: giải thích).- Từ ngữ đúng nghĩa, một cách hiểu, không dùng từ nghi vấn, từ cảm thán.- Không sử dụng dấu: ?; !- Số Ả rập (chú thích bằng chữ)Ngôn ngữ Thay mặt: TM. Ký thay: KT. Thừa lệnh: TL. Thừa ủy quyền: TUQ. Quyền: Q.KÍTM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂNTM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘIKT. CHỦ TỊCHPHÓ CHỦ TỊCHTL. CHỦ TỊCHCHÁNH VĂN PHÒNGTUQ. GIÁM ĐỐCTRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨCIn hoa, 14TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH(chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNGTrịnh Đình DũngKT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN(chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNGVũ Văn NamVB hành chính (sự nghiệp, giáo dục, y tế, khoa học, lực lượng vũ trang được ghi học hàm học vị, quân hàm)Chú ýDẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨCViệc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 084/2004 của CP về công tác văn thư và quy định của PL có liên quan.Dấu: theo NĐ 110/2004/NĐ-CPDấu giáp lai: giữa mép phải, tối đa 05 trang văn bảnĐóng dấu Ngay ngắn Đúng chiều Đúng màu mực dấu Trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên tráiDẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨCNơi nhận: 12, nghiêng, đậmKính gửi: 13-14 đứngLưu: VT, TCCBCác thành phần thể thức khác- Trả lại sau hội nghị- Xem xong trả lại- Lưu hành nội bộDấu chỉ mức độ mật (tuyệt mật, tối mật, mật)Dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ)Dấu đỏPhụ lục: Đánh số La MãSố trangGóc phải, cuối trang, không đánh trang 01; Phụ lục có trang riêng.Các thành phần thể thức khácBản sao y bản chínhBản trích sao Bản sao lụcThể thức bản saoCác thành phần thể thức khácSố đánh chung các loại bản sao hàng nămBản gốcLưu đơn vị soạn thảoBản chínhLưu VT Đính chính văn bảnSai nội dung Ra văn bản riêng định sửaSai thể thức, kỹ thuật trình bày Ra văn bản hành chínhMẪU MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢNBÀI TẬPI. LÀM TẠI LỚP1. Học viên tập soạn thảo một quyết định cá biệt của Giám đốc cơ quan cử 03 viên chức đi học về soạn thảo văn bản.2. Học viên thảo một giấy mời họp.3. Học viên dự thảo một tờ trình.4. Học viên thảo một văn bản đính chính sai sót nội dung, về thể thức hoặc kỹ thuật trình bày của một văn bản cơ quan đã gửi đi.TR¢N TRäNG C¶M ¥NII. BÀI KIỂM TRA